Neviena noliktava nevar iztikt bez viena vai otra speciālista, pateicoties kuram tā faktiski funkcionē. Šie darbinieki galvenokārt ir noliktavas vadītājs, noliktavas pārzinis un krāvēji. Kādi pienākumi ir noteikti katram no viņiem? Šajā grāmatā aplūkosim noliktavas vadītāja funkcijas un darba pienākumus, jo tieši šis darbinieks ir tieši saistīts ar noliktavas grāmatvedības organizēšanu. Un arī kā pareizi organizēt noliktavas darbu.
* * *
Dotais grāmatas ievada fragments Noliktavas pārvaldīšana. Piezīme noliktavas vadītājam (Andrejam Bat) nodrošina mūsu grāmatu partneris - kompānijas litri.
Revīzija ar savām acīm
Savlaicīga pasūtījumu izpilde, nepārtraukts darbs darbnīcās un visa uzņēmuma reputācija ir atkarīga no tā, kā darbs tiek organizēts noliktavā. Neatkarīgi no tā, kādi produkti šeit tiek glabāti, tās funkcija nemainās: noliktava ir buferis, kas paredzēts, lai saskaņotu vietu, ražošanas un pārdošanas jaudu, apvienojumā ar inventāra apstrādes zonu, kurā preces maina formu, pilnīgumu, stāvokli. utt.
Noliktavas sistēmas redzamie pamatelementi, kas pastāvīgi mijiedarbojas, ir:
personāls;
aprīkojums;
inventāra preces.
Neaizmirstiet, ka sistēmas darbībā ir iesaistīti arī citi elementi:
procesi;
dokumentu aprites un uzskaites sistēma;
darba organizācija.
Tiksim galā ar katru no tiem pēc kārtas.
Kad, ieejot noliktavā, novērojam saspringtu darbu - vieni strādnieki izkrauj preces, citi iekrauj, citi pārvieto pa noliktavu, citi sastāda dokumentāciju, daži vada, daži veic - mēs neviļus radām ilūziju, ka viss notiek kā tā vajadzētu, darbs rit pilnā sparā, un visi ir aizņemti. Taču satraukums nav efektivitātes rādītājs. Tieši otrādi – tas liecina, ka šis noliktavas “organisms” ir slims un ir steidzami jāārstē.
Normāli organizētā un pārvaldītā noliktavu sistēmā pēc definīcijas nevar būt personāla un procesu koncentrācija vienā vietā un laikā. Labi sakārtotās noliktavās valda miers un klusums, darbs notiek mēreni, šeit nav darbinieku pūļu - savu darbu dara tikai vientuļi strādnieki, lēnām un netraucēti.
Mēģināsim tuvāk aplūkot, kas patiesībā slēpjas aiz iepriekš aprakstītās noliktavas “aktīvās” dzīves, un noskaidrosim iespējamos iemeslus bieži sastopamajai steigai un satricinājumiem, ko mēs bieži uztveram kā dabisku lietu stāvokli:
Materiālu krustojumu un krustojošo materiālu plūsmu klātbūtne liecina par nepareizu telpas plānošanu un neracionālu darbu sadali, kas palielina kļūdu iespējamību un risku, ka preces tiks nosūtītas uz nepareizu galamērķi.
Tehnoloģisku krustojumu klātbūtne, kas krustojas tehnikas un cilvēku pārvietošanās ceļi, izraisa darba palēnināšanos un palielina bojājumu risku (gan iekārtām, gan darbiniekiem).
Pareizas noliktavas darbību plānošanas trūkums (darbu veikšana pēc nepieciešamības) noved pie tā, ka plānotās darbības pārklājas laikā un telpā, radot slodzi uz tiem pašiem noliktavas sistēmas elementiem.
Darba maiņu organizācijas neefektivitāte rodas, ja noliktavas noslodze tiek novērtēta pēc vidējiem rādītājiem (nedēļā, dienā) un maiņu darba organizācijā netiek ņemti vērā reālie procesu un darbību slodzes maksimumi.
Neefektīva darba organizācija - kad tiešais vadītājs nezina, kas, kam un kad jādara, darbinieki šos lēmumus pieņem paši, kas, ja nav organizācijas un “komandcentra”, galu galā izrādās postoši. jebkura sistēma.
Tās ir visvienkāršākās, bet tajā pašā laikā globālākās noliktavas problēmas, kas uzreiz krīt acīs, rūpīgi vērojot, kā darbs tiek veikts.
Pakavēsimies pie dažiem noliktavas darba atmosfēras elementiem un apsvērsim tos sīkāk.
Inventārs
Vienkāršākais solis, veicot “auditu savām acīm”, ir uzraudzīt inventāra priekšmetu stāvokli, apriti, uzglabāšanu un kustību.
Attiecībā uz krājuma vienībām mēs varam identificēt vienkāršu pazīmju grupu, kas liecina par problēmu esamību noliktavas sistēmā:
Inventārs un materiāli atrodas noliktavā ārpus loģistikas vienību sistēmas (kaste, palete, konteiners utt.);
Inventārs un materiāli tiek glabāti tieši uz grīdas bez atsauces uz kādu zonu (identificēti saskaņā ar uzskaites sistēmu);
ir bojāts preču un materiālu tirdzniecības iepakojums vai uzglabāšanas (pārvietošanas) vienība;
Inventāra preces atrodas noliktavā bez iepakojuma;
Inventārs un materiāli atrodas noliktavā bez identifikācijas sistēmas (identifikācija tiek veikta pēc izskata vai ir apgrūtināta);
Inventārs un materiāli atrodas iesaiņojumā, loģistikas vienībā, bet tādā formā, ka tos nav iespējams apstrādāt bez papildu izmaksām un operācijām.
Šādu problēmu klātbūtne noliktavā ļauj izdarīt neapmierinošus secinājumus:
noliktavā nav glabāšanas sistēmas;
nav izstrādāti noteikumi darbam ar inventāra priekšmetiem vai nav pievērsta darbinieku uzmanībai;
Noliktavas darbinieki neievēro noteikumus darbam ar inventāra priekšmetiem;
noliktavā nav ieviesta uzskaites sistēma vai tās ieviešana nav iespējama;
izpildes disciplīnas un darba organizācijas līmenis noliktavā ir zems;
atlikumu līmenis grāmatvedības sistēmā nekad neatbilst faktiskajam līmenim;
Papildu izmaksas pastāvīgi tiek prasītas par noraidīšanu, pārsaiņošanu, iepakojuma materiālu iegādi utt.
Nereti ir gadījumi, kad pieprasījuma iesniegšanas brīdī inventarizācijas materiāli nav gatavi nosūtīšanai, kas noved pie pasūtījuma izpildes laika palielināšanās vai tā neveiksmes. Jo, ja, piemēram, no 10 000 kastēm 50 ir bojātas, pazaudētas vai izpakotas, pasūtījumu nevar uzskatīt par pilnībā pabeigtu. Jebkurā gadījumā rezultāts būs papildu izmaksas un pasūtījuma traucējumi.
cilvēku, aprīkojuma un telpu trūkuma problēma radīsies regulāri, jo daļa resursu pastāvīgi tiek novirzīta papildu operācijām.
Sliktākais uzņēmumam šādā situācijā nav pat peļņas zaudēšana no neveiksmīga pasūtījuma vai iztērēta laika. Daudz trakāk ir, ja noliktavas darbinieki (iekrāvēji, noliktavas pārzinis, noliktavas pārzinis, loģisti), katru dienu saskaroties ar šīm kļūmēm un to sekām, tās nepamana, ņemot vērā visu notiekošo par NORMĀLU. Šajā gadījumā problēma nav kāda daļa, kas atrodas uz grīdas; problēma ir daudz dziļāka un tās risināšanai būs jāmaina visa sistēma un, iespējams, jānomaina daudzi darbinieki.
Noliktavas uzglabāšanas sistēmas
Nākamais elements, kam jāpievērš uzmanība, veicot “auditu savām acīm”, ir noliktavas uzglabāšanas un iepakošanas sistēmas, proti, dažādas plauktu konstrukcijas un kā tās tiek izmantotas, kā tajās tiek uzglabātas un apstrādātas inventāra preces.
Ir vienkāršu kritēriju grupa, kas ļauj novērst problēmas ar plauktu konstrukciju izmantošanu:
1. Katra plauktu sistēma ir paredzēta uzglabāšanai pēc noteiktiem principiem.
Produktu vienību vai komponentu uzglabāšana un apstrāde uz palešu plauktiem nav efektīvi;
Ieejas plauktu tunelī nav efektīvi izvietot dažādus sortimentus;
Nav efektīvi uzglabāt produktu vienības vai komponentus bloku grīdu sistēmā bez trīsceļu apstrādes ejām.
2. Katra plauktu sistēma ir paredzēta apstrādei ar speciālu aprīkojumu (hidrauliskie vai komplektēšanas ratiņi, krāvējs, iekrāvējs utt.).
Nav efektīvi manuāli atlasīt kravu no plauktu sistēmām, kas paredzētas apstrādei ar mašīnām;
Nav efektīvi ļaut personālam strādāt augstumā ar kravām, kas glabājas uz plauktu konstrukcijām;
Nav efektīvi izmantot viena veida aprīkojumu darbam ar visu veidu plauktu sistēmām.
3. Katra plauktu sistēma ir dārga konstrukcija, kas nav mazāk vērtīga kā tajā glabātais aprīkojums vai preces. Tas prasa arī rūpīgu ārstēšanu, tāpēc ir nepieņemami:
salauzti stabi un saliektas sijas;
saplēstas un pazudušas zīmes un instrukcijas.
Visbiežāk sastopamās problēmas, kas saistītas ar noliktavas uzglabāšanas sistēmām, ir:
nepareiza plauktu sistēmu konstrukcija un izvietojums (neņemot vērā transportēšanas maršrutus, preču plūsmas, iekraušanas un izkraušanas metodes utt.);
neefektīva plauktu sistēmu izmantošana, kas rada nevajadzīgas izmaksas;
pastāvīgas papildu uzturēšanas izmaksas, kas rodas no noliktavas uzglabāšanas sistēmu nepareizas apstrādes;
pastāvīga nepareizas apstrādes dēļ bojāto plauktu konstrukciju elementu nomaiņa;
ilgs pasūtījuma izpildes laiks;
liels darbinieku skaits, kas nepieciešams darba veikšanai;
vietas trūkums sortimenta izvietošanai;
aprīkojuma trūkums sistēmas uzturēšanai;
komplektēšanas vietu trūkums preču izvēlei;
grāmatvedības sistēmas normālas darbības neiespējamība.
Lielākā vilšanās nereti ir ieguvumu trūkums no investīcijām noliktavas modernizācijā (jaunu telpu būvniecībā, dārgu iekārtu un plauktu sistēmu iegāde). Iemesls tam visbiežāk ir tas, ka noliktavas darbinieki, kuru darba atvieglošanai tika ieguldīti šie ieguldījumi, strādā ierastajā kārtībā, atmetot visas pūles, iznīcinot plauktu sistēmas vai pilnībā neizmantojot tās.
Noliktavas aprīkojums
Veicot “auditu ar savām acīm”, nevar ignorēt noliktavas aprīkojumu, kurā ietilpst visa veida mehānismi, kas paredzēti inventāra priekšmetu pārvietošanai noliktavā.
Attiecībā uz tehnoloģijām audits ir vienkāršots, jo visas problemātiskās jomas, kā likums, ir diezgan acīmredzamas, lai gan tās bieži ignorē pat tie darbinieki, kuri ar tām regulāri saskaras:
aprīkojums nav atbilstošā stāvoklī (netīrs un bojājumu pazīmes);
iekārtai ir uzraksti, rasējumi, ierīces, kas nav paredzētas tās pasē;
procesos nav iesaistītas visas pieejamās iekārtas;
noliktavas vai kompleksa teritorijā atrodas “pamestas” iekārtas;
darbības laikā iekārtai beidzas uzlāde vai degviela;
pastāv pastāvīga aprīkojuma trūkuma problēma, regulāri tiek izvirzītas prasības iegādāties vairākas papildu vienības;
Ja ir servisa nodaļas, kas veic remontdarbus pēc līguma, ir arī mūsu pašu mehāniskās un remonta zonas, kur nemitīgi kaut kas tiek remontēts.
Iepriekš minēto "simptomu" klātbūtne norāda uz šādu problēmu esamību:
nav atsevišķa ar slodzes grafiku saskaņota iekārtu ekspluatācijas grafika;
nav apzinātas reālās vajadzības pēc aprīkojuma, nav sakarības starp darba apjomu un biežumu un iekārtu vienību skaitu;
personāls nav personīgi atbildīgs par izmantoto aprīkojumu;
iekārtas tiek uzturētas un apkalpotas, neievērojot darba noteikumus saskaņā ar tehnisko pasi.
Pārsteidzoši, praksē ir grūti atrast vismaz vienu noliktavu, kurā, pēc vadītāja domām, nav nepieciešamas vairākas noliktavas aprīkojuma vienības. Un tajā pašā laikā gandrīz katrā noliktavā var atrast iespējas samazināt tā daudzumu vai palielināt produktivitāti, racionāli izmantojot un uzturot.
Iepakojums un palīgmateriāli
No visām noliktavām neatkarīgi no tā, vai tās ir rūpnieciskas vai komerciālas, gandrīz 20% ir, kur ir precīzi izklāstīti iepakojuma un palīgmateriālu apstrādes noteikumi un kārtība, noteiktas to uzglabāšanas vietas un piešķirti nepieciešamie resursi. Problēmas, kas ar tām rodas, ir līdzīgas problēmām ar inventāra materiāliem, lai gan tām ir zināma specifika.
No jauna aplūkojot izejmateriālus un iepakojuma materiālus, jūs varat atklāt, ka:
tiem nav noteiktas uzglabāšanas vietas, kas atrodas nekārtībā visā noliktavā vai uzņēmumā;
nav precīzu datu par izmantoto sugu skaitu un to nomenklatūru;
tie neatrodas bilances uzskaites sistēmā vai to reģistrētais daudzums nekad neatbilst reālajam;
neskatoties uz pastāvīgiem iepirkumiem, regulāri to trūkst, kas izraisa procesu kavēšanos;
nav spēkā esošo noteikumu par apiešanos ar tiem, kā arī nav neviena, kas būtu atbildīgs par to lietošanu un patēriņu;
No piegādātājiem un klientiem regulāri tiek saņemtas sūdzības par nepareizu materiālu izmantošanu.
Šādām šķietami nelielām problēmām var būt ļoti nopietnas sekas uzņēmumam:
bez precīzas uzskaites nekad netiks noteikta iepakojuma un palīgmateriālu daļa ražošanas vienības izmaksās;
iepakojuma un palīgmateriālu izmaksas tiks nepārtraukti attiecinātas uz vispārējām un pieskaitāmajām izmaksām;
radīsiet mākslīgus patēriņa standartus, kas netiks ievēroti;
jo trūkst pastāvīgas platības iepakojumam un palīgmateriāliem, to starpglabāšanas vietas būs visur;
juceklis ar materiāliem pastāvīgi kavēs pārvietošanos, ja nepieciešams, tie tiks pārvietoti no vienas vietas uz otru.
Jums arī jāsaprot, ka noliktavas pārziņa un iekrāvēja iecelšana, kas atbild par iepakojumu un palīgmateriāliem, neatrisinās problēmu. Atšķirībā no citām noliktavu sistēmas problēmām šī pilnībā slēpjas noliktavas uzskaites trūkumā, kas ir tikpat atšķirīga no grāmatvedības, cik grāmatvedība atšķiras no finanšu grāmatvedības. Tikai ar tā efektīvu darbību ir iespējams sākt racionālāku iepakojuma un palīgmateriālu izmantošanu.
Noliktavas darbinieki
Cilvēki nekļūst par noliktavas turētājiem un krāvējiem - viņi piedzimst. Šim jokam ir nopietns pamats, jo noliktavas darbinieki ir unikāli savās īpašībās. Nekur nav tik daudz revolūciju un streiku, nekur nav izvirzīti tik daudz ultimātu, un nekur nav tik neinteresētu kvalitatīvu rezultātu trūkuma. Noslēpums ir tajā, ka viņi nejūtas kā vērtīgi darbinieki, kas rada pievienoto vērtību, bet ir pieraduši, ka vienmēr tiek uzskatīti par vainīgiem pie visa.
Šīs saites problēmas ir viegli pamanāmas, novērojot viņu darbu:
viņi staigā grupās un strādā 2-3 pie vienas operācijas vai procesa;
uz vienu vai diviem darbiniekiem vienmēr ir viens novērotājs;
ja palūgsiet meistaram vai noliktavas pārzinim nosaukt visus noliktavā strādājošos un norādīt, kurš pie kāda procesa šobrīd strādā, skaidru atbildi nesadzirdēsiet;
katru reizi maiņā ierodas cits cilvēku skaits;
netiek ievēroti drošības pasākumi;
viņi neuzmanīgi rīkojas ar inventāra priekšmetiem;
viņi valkā apavus un apģērbu, kas nav noteikts ar noteikumiem;
viņi runā pa mobilajiem telefoniem un ēd nepareizā vietā;
pastāvīgi tiek lietotas rupjības;
Smēķēšana telpās ir atļauta; darbinieki apmeklē smēķēšanas zonu 3-10 cilvēku grupās.
Šis stāvoklis ļauj izdarīt šādus secinājumus:
noliktavā valda haoss;
noliktavas vadība ir neprofesionāla;
nav izpildes disciplīnas;
darba procesus vada “veclaiku” grupa, pieredzējuši darbinieki, kuri ir pārliecināti, ka prot darīt savu darbu un neatzīst noteikumus un noteikumus;
Šādā situācijā jūs esat pilnībā atkarīgs no noliktavas darbiniekiem pasūtījumu un pieprasījumu izpildē, un neviena atalgojuma sistēma neuzlabos darba kvalitāti.
Patiesībā ir vērts ieskatīties “smēķētavā”, dzirdēt skaļu radio atskaņošanu, apslāpēt visu apkārt, redzēt darbiniekus, kas rosās apkārt, izliekas aizņemtiem - un ar to pietiks, lai atzītu, ka ir problēmas ar noliktavas darbiniekiem. Vienīgā atšķirība ir šīs "slimības" bojājuma dziļumā.
Noliktavas procesi
Spēja noteikt procesus ievērojami atvieglo vadītāja dzīvi, ļaujot visefektīvāk organizēt darbu, pastāvīgi redzēt veikto darbību secību un saprast, kurš par kādu darba daļu ir atbildīgs. Taču daudzi, pieņēmuši šo metodi kā universālu efektivitātes recepti un sākuši to lietot noliktavā, saskaras ar pilnīgu noraidījumu, ko izraisa tas, ka atšķirībā no ražošanas noliktavas personāla savu darbu neuztver kā vērtības radīšanu klientam un visu uzņēmumu, viņiem ir vienaldzīgi jēdzieni tehnoloģijas, to secība un ražošanas kultūra. Tāpēc esiet gatavi tam, ka uzreiz nebūs iespējams reģistrēties un ieviest nepieciešamos noliktavas procesus.
Tātad, kā veikt noliktavas procesu “auditu savām acīm”? Vispievilcīgākais šādā “auditā” ir tas, ka nav “īpašu” vai “unikālu” noliktavu, un to ir vērts pastāvīgi atcerēties. Neļaujiet sevi maldināt noliktavas darbinieku, noliktavas vadītāju un pat kompleksu vadītāju izteikumiem, ka piedāvātās metodes darba organizācijas uzlabošanai noliktavā nedarbosies "jo..." - tad sekojiet līdzi jebkādiem skaidrojumiem, ar ko šī noliktava atšķiras no tās. analogiem. Bet jebkura noliktava ir paredzēta, lai veiktu vienus un tos pašus pamatuzdevumus: pieņemšana, izvietošana, uzglabāšana, komplektēšana, inventarizācija, kravu nosūtīšana un ar preču apstrādi saistītu procesu un operāciju grupas veikšana (komplektu veidošana, iepakošana, sagatavošana utt.) .
Tāpēc, lai noteiktu, cik tehnoloģiski attīstīti un pareizi ir noliktavā veiktie procesi, varat rīkoties šādi:
Pieprasīt visa veida noliktavas procesus regulējošos noliktavas dokumentus (noteikumus, procedūras, instrukcijas, algoritmus, instrukcijas, rīkojumus u.c.), kā arī pārbaudīt vadītāju un darbinieku zināšanas, tajā skaitā, cik aktuāli ir šie dokumenti.
Pārbaudiet jebkura darbinieka izpratni par procesu (lūdziet viņam paskaidrot, ko, kāpēc un kāpēc viņš to dara, pie kāda rezultāta tam jānoved un kas notiks, ja process netiks pabeigts laikā).
Mēģiniet izjaukt kādu darbību vai procesu un novērojiet, pie kādiem rezultātiem tas novedīs, izsekojot reakcijas un lēmumu pieņemšanas ātrumam (un noteikt, vai izmaiņas vispār tiks pamanītas).
Veikt vadītāju un strādnieku sertifikāciju, izmantojot gadījumus, iesakot nosacītas situācijas, kas var rasties darba laikā noliktavā, un lūdzot aprakstīt savu rīcību. Problēmas piemērs: noliktavā ieradās automašīna ar bojātām precēm, iepirkumu menedžeris nav pieejams, līdz darba dienas beigām ir palikusi 1 stunda, un vadītājs steidzas prom. Uzdodot līdz pat 20 šādiem jautājumiem, varēsi diezgan objektīvi novērtēt sava personāla gatavību dažādām situācijām.
Ievadfragmenta beigas.
7. Vai šīs darbības jāveic reģistratūrā?
8. Vai marķējumam "jāapēd" uztveršanas zona?
Var būt vairāk jautājumu, tas atkarīgs no noliktavas specifikas. Galvenais, lai pats audits būtu vadāms, un uz tā pamata var pieņemt vadības lēmumus. Un tam ir jāapraksta darba procesi (un konkrēti pieņemšana); ja nav apraksta, tas nozīmē, ka tie ir spontāni un audita objekta nav.
Mērāmības prasības
Bez izmērāmiem rādītājiem audita veikšana ir bezjēdzīga. Dažus parametrus var noteikt, izmantojot mērinstrumentus, piemēram, izkraušanas laiku. Ražošanas standartizētāji vienmēr ir strādājuši ar šādiem rādītājiem.
Tiek aprēķināti daži fizikālie parametri, piemēram, palešu aizņemtā platība pieņemšanas brīdī. To nevar izmērīt tieši, bet to ir viegli aprēķināt, reizinot palešu laukumu ar to skaitu. Daži rādītāji ir statistiski, lai apkopotu lielu informācijas apjomu, jo īpaši defektu procentuālo daudzumu. Visbeidzot, daži rādītāji var būt balstīti uz ekspertu vērtējumiem, piemēram, desmit ballu skalā. Tādējādi gandrīz jebko var izmērīt, tiklīdz ir “izgudrots” mērīšanas paņēmiens. Fizikālie lielumi ir piemērotāki procesa veiktspējas un tā ierobežojumu mērīšanai, tie būs jāpārvērš kvalitātes vadībai. Gluži pretēji, ekspertu vērtējumi vairāk attiecas uz kvalitāti, nevis uz produktivitāti. Pamatojoties uz izmērāmiem parametriem, mēs veidojam KPI (Key Performance Indicators), tas ir, galvenos darbības rādītājus.
Pieejas KPI veidošanai
KPI komplektā jāiekļauj tikai tie rādītāji, kas ir tieši saistīti ar pieņemšanas procesiem. Piemēram, nav jēgas tur iekļaut noliktavas apgrozījumu, jo tas ir ārējs faktors (no esošo procesu uzlabošanas viedokļa) attiecībā uz noliktavu. Jums arī jābūt uzmanīgiem attiecībā uz KPI, ko izmanto darbinieku motivēšanai. Tā ir papildu atgriezeniskā saite uzņēmuma procesu sistēmā, tāpēc tā var ietekmēt pašus procesus, turklāt ne vienmēr paredzami. Procesa auditā šī iespējamā ietekme būtu jāņem vērā, taču labāk ir atstāt šos rādītājus ārpus uzmanības, lai darbs būtu efektīvāks. Rādītāju kopas apjoms ir atkarīgs no auditam atvēlētajiem resursiem un tehnoloģiskajām iespējām. Piemēram, ja jums ir informācijas sistēma, statistiku var iegūt no datu bāzes, bet, ja jums tā nav, jums būs "jānošķūrē" dokumentu kalns.
Ir arī vērts iepriekš apsvērt iespējamos pasākumus, kas izriet no audita. Tos nosaka iespējas ietekmēt procesu, piemēram, budžets. Informācija ir jāvāc un jāanalizē tikai konkrētiem mērķiem, turpmākiem vadības lēmumiem. Manā praksē ir bijis gadījums, kad personāla dienests piedāvāja apkopot katra darbinieka nostrādāto stundu statistiku. Uz nodaļu vadītāju jautājumu, vai apmaksāsim virsstundas, optimizēsim personālu, vai darīsim ko citu, personāla vadītājs atbildēja, ka nezina - vispirms jāapkopo statistika. Tāda statistika nav vajadzīga! Informācijai vajadzētu ietekmēt pārvaldību, un tā ir jāizgūst tikai šim nolūkam. Citādi tā ir laika izšķiešana.
KPI izstrādes piemēri
Šeit ir piemēri KPI, ko var izmantot pieņemšanas auditā. Kravu pārvadājumu vidējā vērtība īstermiņā ir nemainīga. Dienas un nedēļas cikli ir aptuveni vienādi. Audita procesā var noteikt ienākošās plūsmas apjomu tonnās, kubikmetros, kravas vienībās vai gabalos periodam. Varat arī noteikt piegādes partiju vidējo lielumu. Tas vēl nav KPI, jo īpaši tāpēc, ka noliktava to neietekmē. Bet maksimālo ienākošo plūsmu, saņemšanas caurlaidspēju, nosaka tas, kā process tiek organizēts. Bet tas nav procesa rādītājs, bet gan sistēmas ierobežojums. To var noteikt audita procesā. Pietiek fiksēt noliktavas pārpildes faktus un noteikt pieņemšanas plūsmu šajos periodos.
Pirmais KPI var būt pieņemšanas jaudas rezerve, kas tiek definēta kā maksimālās ienākošās plūsmas un strāvas vai vidējās ienākošās plūsmas starpības attiecība pret maksimālo ienākošo plūsmu. Attiecīgi iegūstam vidējo un pašreizējo jaudas rezervi. Šī formula izskatās šādi: R = (P max - P t(cp)) / P max, kur R ir rezerve, P max ir maksimālā plūsma, P t (cp) ir pašreizējā (vai vidējā) plūsma. Ja rezerves ir minimālas, tad audita rezultātam jābūt pasākumiem, lai palielinātu maksimālo caurlaidspēju. Un, ja rezerves ir pietiekamas, tad par standartu var ņemt vidējo jaudas rezervi, noteikt pielaides, kuru robežās ir jānosaka strāvas plūsma un personāla plānošana, vadīšana un zināmā mērā arī īstenošana. procesiem var uzlikt operatīvo uzraudzību un tādu ietekmi uz procesu, kas viņu noturētu pielaides robežās.
Mūs varētu interesēt arī transporta dīkstāve izkraušanai. No utilitārā viedokļa mūs pat neinteresē tas, bet gan sodu apmērs par dīkstāvi. Tāpēc otrais KPI var būt tieši šī summa rubļos. To nosaka katrai ritošā sastāva klasei atsevišķi (limitātā katrai vienībai, bet vispirms jāatrisina vismaz klasei). Vienkāršs Eurotruck, protams, ir dārgāks nekā vienkārša Gazele. Audita rezultātā šis KPI tiek izmērīts un tiek plānoti vienreizēji vai pastāvīgi pasākumi, lai to samazinātu līdz nullei.
Vēl vairāki KPI var būt saistīti ar transportu. Piemēram, produkta iepakojuma kvalitāte. Tas ir arī process ārpus noliktavas, to var iekļaut tikai tad, ja darbības ar piegādātāju noved pie kaut kā, pretējā gadījumā šādu rādītāju nozīme ir maza. Lai gan no cita viedokļa tas ietekmē mūsu procesu kvalitāti, un mēs varam tos uzlabot. Nepietiek ar piegādes sadali paletēs un beztaras. Paletes var pareizi un kaut kā salocīt. Uz paletēm var būt un var nebūt iepakojuma saraksta, ASN, svītrkoda. Lielapjoma kastes var sakraut kārtīgi un secīgi saskaņā ar rakstiem, vai arī tās var nejauši izmest. Visas šīs iespējas ir jānodala, jānosaka to īpatsvars kopējā populācijā, metodoloģija un apstrādes standarti.
Kvantitatīvie KPI - darbības rādītāji, protams, ietekmē kvalitāti, un katrā noliktavā audita laikā var noteikt saprātīgu to kopumu. Pārejam pie kvalitātes. Nav noslēpums, ka daudzās noliktavās nepieciešams atvērt iepakojumus un veikt arī iekšējo kontroli. Tas, no vienas puses, prasa noteiktas darbaspēka izmaksas (citu KPI), un, no otras puses, ja palaidīsit garām kādu neatbilstību, tā atgriezīsies pie jums kā bumerangs no jūsu klienta. Tāpēc nepieciešams ievadīt divus rādītājus: no piegādātāja saņemto neatbilstību procentuālo daļu un patērētāja konstatēto neatbilstību procentuālo daļu. Tos nevarēs reducēt uz vienu, mūs interesē abi aspekti, un aktivitātes uz tiem būs atšķirīgas. Sūdzību procentuālo daļu nepieciešams dalīt arī ar defekta rašanās vietu: vai jūsu noliktava ir kļūdījusies (un kas, pieņemšana? Vai arī kļūda tika pieļauta vēlāk?) vai jūsu piegādātāja kļūda tika laista garām, pieņemot.
Ir arī lietderīgi izsekot saiknei starp sūdzībām un maksimālo slodzi un kopumā ar jaudas rezervēm. Domājams, ka kļūdu skaits būs lielāks, kad reģistratūras darbinieki ir ļoti noslogoti un paradoksālā kārtā periodos, kad slodze ir tuvu nullei. Kvalitātei nepieciešams tonis un ritms, un pārslodze un nepietiekama slodze to vienlīdz samazina.
Reģistratūrā var būt arī palīgdarbības, piemēram, kvalitātes kontrole, produktu marķēšana, līmēšana, šķirošana uzglabāšanas vietās, svēršana. Audita laikā obligāti jānosaka to īpatsvars procesā un kvalitātē.
KPI pielietojums un aktivitāšu attīstība
Konstatējot faktus un saņemot skaitļus, ir jāpāriet pie procesa uzlabošanas pasākumu izstrādes un ieviešanas, jo audits tiek veikts ar mērķi radīt ietekmi uz sistēmas procesiem. Lielākā daļa darbību jau bija paredzētas revīzijas plānošanas posmā, un tagad tās ir jāpārvērš realitātē. Darbības var iedalīt vairākās kategorijās atkarībā no ietekmes vietas:
1. Biznesa ārēja darbība. Bizness ir atvērta sistēma, tāpēc ir nepieciešams ietekmēt ārpasauli (mūsu gadījumā piegādātājus un pārvadātājus).
2. Ārpus noliktavas. Uzņēmējdarbībā viss ir savstarpēji saistīts, noliktava apkalpo uzņēmuma preču plūsmas, un noliktavas darbība ir atkarīga no citiem uzņēmuma procesiem.
3. Ārēji pieņemšanai. Piemēram, saistīta darbība ir preču novietošana uzglabāšanas zonās. Ja šīs darbības jauda ir mazāka nekā saņemšanas jauda, var rasties pārpilnība uztveršanas zonā.
4. Iekšējie, kas saistīti ar pieņemšanas operācijām.
Pēc laika intervāla visas šīs darbības var iedalīt vienreizējās, cikliskās un pastāvīgās, un pēc vadības līmeņa - operatīvajās un stratēģiskajās. Darbības (visās kategorijās), lai palielinātu jaudu, varētu izskatīties šādi.
Vienreizējās lietošanas:
1. Ārpus uzņēmējdarbībai:
a) pāreja uz visu preču piegādi uz eiro paletēm, kas samazina transportlīdzekļa izkraušanas/iekraušanas procesu 1,5 - 2 reizes;
b) prasību radīšana piegādātājam preču iepakošanai.
2. Ārpus noliktavas:
a) uzdevumu pārdale pretrunīgām piegādēm starp iepirkumu nodaļu un noliktavu.
3. Ārpus pieņemšanas:
a) pieņemšanas zonas palielināšana uz nosūtīšanas zonas rēķina.
4. Iekšējais:
a) izkraušanas, marķēšanas, pieņemšanas un dokumentu apstrādes darbību nodalīšana;
b) darba organizēšana vairākās maiņās, ņemot vērā maksimālās slodzes;
c) uzglabāšanas bufera organizēšana produktu marķēšanai.
Ciklisks:
1. Ārpus uzņēmējdarbībai:
a) piegādātāju sertifikācija.
2. Ārpus noliktavas:
a) regulāras uzņēmuma mēroga sanāksmes par kvalitātes jautājumiem, piedaloties pieņemšanas vadītājiem.
3. Ārpus pieņemšanas:
a) regulāra noliktavas pārvaldnieka veikta pretenziju uzraudzība par noliktavas kļūdām.
4. Iekšējais:
a) personāla pārdale starp komandām, lai nodotu pieredzi;
b) apmācības un pārkvalifikācijas programmas;
c) darbības laika kontroles mērījumi;
d) preču aizņemtās pieņemšanas zonas analīze, tās optimizācija.
Pastāvīgs:
Iekšējā:
a) to KPI mērīšana, kas pēc audita tiek atzīti par neapmierinošiem;
b) iekrāvēju kontrole alkohola reibumam;
c) bezierunu amatu aprakstu ievērošana;
d) mentorings. ■
2 Turlajevs Jevgeņijs Gennadijevičs Konsultāciju uzņēmuma “Profikom” dibinātājs (uzņēmuma mērķis ir risināt biznesa problēmas uzņēmumiem, kuriem ir tālredzīga zīmola attīstības stratēģija), biznesa treneris, krīzes menedžeris, praktiķis. Sīkāka informācija mājaslapā Darbības joma: konsultāciju pakalpojumi biznesa attīstības jautājumos; augstas kvalitātes izplatīšanas pārdošanas sistēmas izveide; darbs pārdošanas nodaļas un pārdošanas stratēģijas izstrādē tirdzniecības un ražošanas uzņēmumos; būvēt loģistikas sistēmas; atvērto un korporatīvo semināru rīkošana; krīzes vadība pārdošanā un loģistikā.
Loģistikas analīzes mērķis ir esošās noliktavas sistēmas ekspertu novērtējums un konstruktīvs priekšlikums jaunu tehnoloģiju ieviešanai noliktavas darbībā, tehnoloģisko operāciju apstrādē ar precēm un noliktavas kompleksa tehniskajam nodrošinājumam. 4
Audita pamatprincips Audita pamatprincips ir virzība no uzņēmuma globālajiem mērķiem esošās noliktavas loģistikas sistēmas maiņā uz detalizētu noliktavas tehnoloģisko procesu izpēti, zemas efektivitātes cēloņiem un neizmantotajām iespējām noliktavas darbā. loģistika. 5
Uzdevumu definēšana Tikšanās ar uzņēmuma vadību. Izmaiņu saraksta sagatavošana, kas identificē izvirzītos projekta mērķus, kas jāsasniedz izmaiņu rezultātā. Mērķu saraksts ir sadalīts prioritātēs - obligātajā, plānotajā un vēlamajā. Jādefinē obligāti mērķi. Plānotais un vēlamais tiek izmantots atsevišķu risinājuma aspektu izvērtēšanai. Līguma un konfidencialitātes līguma parakstīšana. 6
Komunikācija ar personālu Saziņa ar darbiniekiem noliktavā, kas ilgst piecas darba dienas; Maksimāla to iesaiste notiekošajos pārmaiņu procesos, kas ir viens no galvenajiem audita mērķiem; Maksimālā informācijas apjoma iegūšana un objektīvs noliktavas darbības novērtējums šodien
Saņemtās informācijas analīze Risinājumu izstrāde, lai optimizētu mijiedarbības sistēmu ar citām uzņēmuma struktūrvienībām; Preču plūsmu diagrammu izstrāde un produktu izvietošana noliktavā; Glabāšanas vietu projektēšana un aprēķins; Noliktavas aprīkojuma aprēķins pēc veida; Tehnoloģiskā procesa diagrammas izstrāde; Noliktavas darbības optimizācija; Personāla skaita aprēķins atkarībā no piedāvātajām noliktavas darbības tehnoloģijas iespējām; Rekomendāciju izstrāde noliktavas uzskaites sistēmas optimizēšanai, dokumentu plūsmai, informācijas apmaiņai.
Revīzijas programmas sastādīšanai un revīzijas pierādījumu vākšanas procedūru izvēlei vēlams noformēt revidenta anketu gatavās produkcijas un preču uzskaites pārbaudei (2.3.tabula).
2.3. tabula
Auditora anketa gatavās produkcijas un preču uzskaites pārbaudei
|
Pieprasāmā informācija vai dokuments |
Kontroles audita procedūra |
Nākamais jautājums Nr. |
Auditora slēdziens |
|||
|
A. Gatavā produkcija |
||||||
|
Darba plānā tiek izmantots konts 40 “Produktu (darbu, pakalpojumu) izlaide”. |
Darba kontu plāns |
Pārbaudīt gatavās produkcijas faktiskā novērtējuma atbilstību organizācijas grāmatvedības politikā noteiktajai novērtēšanas metodei; |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Gatavās produkcijas uzskaite tiek veikta par standarta izmaksām |
Standartizmaksu aprēķināšanas kārtība |
Pārbaudīt nosūtīto produktu novērtējuma atbilstību organizācijas grāmatvedības politikā noteiktajai vērtēšanas metodei; |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Uzņēmums līgumos izmanto klauzulu, kas nosaka, ka pircējs saņem īpašumtiesības uz nosūtītajiem produktiem nosūtīšanas laikā |
Līgumi ar klientiem |
Pārbaudīt nosūtīto un pārdoto produktu reģistrēšanas pilnīgumu un savlaicīgumu |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Uzņēmums ražo produkciju no klientu piegādātām izejvielām |
Līgumi par produkcijas ražošanu no klientu piegādātām izejvielām |
No pircēja piegādātām izejvielām ražoto produktu uzskaites pareizības pārbaude |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Vai ir sastādīts dokumentu aprites grafiks? |
Dokumentu plūsmas grafiks |
Pareizas gatavās produkcijas un to kustības uzskaites pārbaude |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Vai tiek veiktas gatavās produkcijas inventarizācijas? |
Inventāra saraksti |
Pārbaudīt atspoguļojuma pareizību gatavās produkcijas inventarizācijas rezultātu uzskaitē |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
B. Produkti |
||||||
|
Vai ir noteikts atbildīgo personu loks par preču pieņemšanu un izlaišanu no noliktavas? |
Līgumi par pilnu atbildību |
Preču saņemšanas un nosūtīšanas noliktavā kārtības ievērošana |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Vai preču pieņemšana, iekšējā pārvietošana, izlaišana un norakstīšana tiek dokumentēta, izmantojot primāros dokumentus? |
Rēķini, preču pieņemšanas akti, preču norakstīšanas akts, kvantitatīvās un summārās uzskaites karte u.c. |
Apstiprināt preču faktisko pieejamību ar attiecīgiem dokumentiem; preču aprites operāciju dokumentēšanas kārtības noteikšana; pārbaudīt analītiskās uzskaites pareizību; |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Vai noliktavā ir preču kustības žurnāls? |
Preču kustības žurnāls noliktavā |
Pārbaudīt ierakstu derīgumu analītiskās uzskaites reģistros (preču noliktavas kartes un žurnāls preču kustības uzskaitei noliktavā) |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
|
Preču vērtēšana tiek veikta pēc pārdošanas cenām, atsevišķi ņemot vērā uzcenojumus (atlaides) |
Darba kontu plāns |
Preču faktiskā novērtējuma atbilstības pārbaude organizācijas grāmatvedības politikā noteiktajai vērtēšanas metodei; |
Kontrole ir apmierinoša |
|||
2.4. tabula
Audita programma gatavās produkcijas un preču uzskaitei uzņēmumā PKP Romashka LLC
|
Procedūru saraksts |
Informācijas avoti |
|
Datu pārbaude no reģistriem preču uzskaitei, gatavās produkcijas ražošanai un realizācijai un saskaņošana ar Virsgrāmatas uzskaitēm |
Izraksti, žurnāli, pasūtījumi, mašīnu diagrammas, Virsgrāmata |
|
Selektīva gatavās produkcijas un preču kustības kontrole noliktavā |
Gatavās produkcijas noliktavas kartes; Kartes preču kvantitatīvai un izmaksu uzskaitei |
|
Nosūtīšanas dokumentu noformēšanas pareizības pārbaude un atspoguļošana grāmatvedībā |
Rēķini, pavadzīmes, pārdošanas grāmatiņa, mašīnu diagrammas |
|
Nosūtīšanas dokumentos norādīto cenu atbilstības cenrādī norādītajām cenām uz vietas pārbaude |
Rēķini, pavadzīmes, cenrādis |
|
Selektīva klientu parāda atspoguļojuma pareizības pārbaude grāmatvedības reģistros un Virsgrāmatā |
Aprēķinu saskaņošanas akti, mašīnu diagrammas, Virsgrāmata |
|
Pārbaudīt pārdoto preču izmaksu un komercizdevumu norakstīšanas savlaicīgumu un pilnīgumu |
Nosūtīto (pārdoto) produktu faktisko izmaksu aprēķins |
|
Kontu korespondences pareizības pārbaude produkcijas un preču ražošanas un pārdošanas uzskaitei, ieņēmumu saņemšanai |
Grāmatvedības politikas, izraksti, pasūtījumu žurnāli, mašīnu diagrammas, Virsgrāmata |
Starp dokumentiem, kas tika pārbaudīti PKP Romashka LLC gatavās produkcijas un preču pārdošanas audita laikā, tika izcelti šādi dokumenti:
Primārie dokumenti gatavās produkcijas uzskaitei:
1. Rīkojums par organizācijas grāmatvedības politiku;
2. Produkcijas pārdošanas līgumi;
3. Pasūtījums-rēķins (apvienots dokuments, kurā apvienots pasūtījums noliktavai par gatavās produkcijas izlaišanu un rēķins, kas ir pavaddokuments, kurā fiksēts izlaistās produkcijas daudzums);
4. Rēķins;
5. Pavadzīme;
6. Noliktavas kartes;
7. Pieņemšanas akts gatavās produkcijas nogādāšanai noliktavā;
8. Apliecība par gatavās produkcijas piegādi noliktavā;
9. Inventāra saraksti;
10. Rēķini par gatavās produkcijas pārdošanu, pavadzīmes.
Preču uzskaites primārie dokumenti:
Preču pieņemšanas sertifikāts;
Konteineru aizkaru akts;
Produkta etiķete;
Iepakojuma saraksts;
Akts par preču norakstīšanu;
Kvantitatīvās un izmaksu uzskaites karte;
Produkta atskaite;
Pārskats par konteineru;
Rēķini;
Pārdošanas grāmata.
Sintētiskie un analītiskie grāmatvedības reģistri ietver:
1. Virsgrāmata;
2. Žurnāli - rīkojumi Nr.10;
3. Gatavās produkcijas saraksts;
4. Izziņa par gatavās produkcijas nosūtīšanu un pārdošanu;
5. Kvantitatīvās summas kartes, apgrozījuma lapas.
Finanšu pārskati:
1. Veidlapa Nr. 1 (bilance):
Lappuse 215 “Gatavā produkcija un preces tālākai pārdošanai”;
Lappuse 216 “Nosūtītās preces”;
218.lappuse “Pārējie krājumi un izmaksas”, kurā uzrāda krājumus un izmaksas, kas nav atspoguļotas citās bilances II sadaļas apakšsadaļas “Krājumi” rindās;
Lappuse 231 “Debitori pret pircējiem un klientiem”.
2. Veidlapa Nr.2 (peļņas un zaudējumu aprēķins).
Noliktavas audita galvenais mērķis (audits no lat. audits- klausās) ir iegūt objektīvus datus par uzņēmuma loģistikas sistēmas stāvokli, iespēju analizēt noliktavas efektivitāti.
Ārvalstu praksē ir šādi audita veidi:
- Finanšu audits - pārbauda, vai tiek ievēroti grāmatvedības principi un prasības.
- Operatīvā audits – biznesa procesu algoritmu pārbaude.
- Īpašs audits ir eksperta atzinums par konkrētu darbības jomu, ko var sniegt citai pusei. Piemēram, tehniskās specifikācijas noliktavas automatizācijai, loģistikas analīzei, noliktavas darbības optimizācijai, noliktavas projektēšanai.
Vai noliktava ir "vainīga"?
Noliktava ir uzņēmuma “veselības” rādītājs, jo tieši noliktavā koncentrējas visas problēmas, kas saistītas ar iepirkumu un pārdošanas nodaļu neapmierinošo darbību. Iepirkumu nodaļa var pasūtīt preču daudzumu, kas ievērojami pārsniedz noliktavas ietilpību. Attiecīgi tiek bloķēta pieeja citām precēm un samazināts visu noliktavas darbību ātrums. Šķiet, ka iepirkumu nodaļa kļūdījusies, bet noliktava problēmu atklāj kā lakmusa papīrs.
Noliktavas audits, kādi rezultāti gaidāmi:
- Krājumu pārvaldības efektivitātes uzlabošana.
- Efektīvāka noliktavas uzturēšanas budžeta izmantošana.
- Noliktavas telpu un noliktavas aprīkojuma efektīvas izmantošanas līmeņa paaugstināšana.
- Darbības rādītāju uzlabošana.
- Biznesa procesa algoritma efektivitātes paaugstināšana noliktavas operāciju veikšanai.
... kas nozīmē palielināt savas noliktavas “veselību”!
Praktisks piemērs noliktavas darbību organizēšanai, kam nepieciešams optimizēt noliktavas darbību un auditēt noliktavas telpas
Kā klientam gāja pirms projekta?
Izplatīšanas uzņēmuma noliktava ir aptuveni 3000 kvadrātmetru, 10 metrus augsta līdz sijas apakšējai malai, plaukti 4 līmeņos, doki, ir nosūtīšanas/saņemšanas/pabeigto pasūtījumu/uzglabāšanas/noraidīšanas zonas.
Problēmas apraksts
9:00 no pagasta iekraušanas un lieljaudas automobiļu sastrēgums piestātņu priekšā. Automašīnas tiek iekrautas manuāli. Ierašanās kravas automašīnas gaida iekraušanas pabeigšanu. Patēriņa nosūtīšanas laikā netiek veiktas citas noliktavas darbības. Uzglabāšanas un iepakošanas zonā (arī ejās) ir daudz nejauši izkaisītu preču, kas savāc putekļus. Tehnoloģiju dēļ ir iespējams pārvietot preces ne augstāk par 3 līmeņiem. Attiecīgi 4. līmenis ir 90% tukšs, 3. līmenis ir 50% piepildīts, bet 2. līmenis ir pārpildīts. Preču marķēšana tiek veikta vai nu nenorādot piegādes datumu, partijas numuru un preces kodu, vai arī netiek marķēta vispār.
3-4 līmeņu preces krājumā nepiedalās.
Nav principa preču kārtošanai pēc pieņemšanas (piemēram, FIFO).
1/3 preču no kopējā apjoma faktiski apgriežas, 2/3 aizņem noliktavas telpas kā “pilnsvaru”. Bojātās preces tiek novietotas kopā ar visām pārējām precēm un tiek norakstītas reizi nedēļā. Noliktavas darbinieki strādā 3 mēnešus, no inventāra līdz inventāram. Galvenajā birojā strādā augsti apmaksāti krājumu vadības speciālisti, kuri nekad nav bijuši noliktavā un neizprot noliktavas procesu algoritmu. Bonusi no izplatītāja par nesaskaņotu preču sūtījumu pienākšanu, kas pārsniedz saņemšanas normas.
Rezultātā noliktavas procesi tiek palēnināti vai vispār tiek apturēti. Noliktava ir pārpildīta ar “saldētām” precēm, kas slikti kustas. Produkti tiek novietoti ejās. Noliktavas izdevumi pārsniedz ienākumus no prēmijām.
Notiek ielāde...
