Być może nie da się w pełni sformułować funkcji asystenta menedżera: dokładna lista wymagań stawianych kandydatowi na stanowisko zastępcy dyrektora jest w dużej mierze zdeterminowana specyfiką działalności firmy, a także zależy od subiektywnych preferencji menedżera . Jedno jest pewne: asystent musi dążyć do ciągłego doskonalenia swoich wyników i posiadać nienaganne walory moralne i etyczne, ponieważ będzie miał niemal nieograniczony dostęp nie tylko do danych korporacyjnych, ale także osobistych kadry kierowniczej wyższego szczebla.
Nic więc dziwnego, że na taki wakat trafi raczej kandydat ze skromnym stażem, który jednak wie, jak „złapać falę” szefa, niż genialnemu fachowcowi, któremu w początkowej fazie nie udało się pozyskać menedżera spotkanie.
Kim jest „osobisty asystent menedżera” i czym się zajmuje?
Asystenci menedżerów często stają się dobrymi sekretarkami, urzędnikami, kierownikami biur, czyli pracownikami, którzy wyrosli z poziomu swojej bezpośredniej funkcjonalności, ale nie mają możliwości tradycyjnego awansu pionowego w schemacie organizacyjnym firmy. Często pomaganie menadżerowi łączy się z wykonywaniem innych obowiązków, na przykład jako prawnika czy tłumacza.
Rola zastępcy dyrektora w każdej firmie jest ogromna: efektywność czasu pracy najwyższych urzędników przedsiębiorstwa zależy od poziomu jego profesjonalizmu. Praca asystenta oznacza, że dyrektor generalny może odciążyć swój dzień pracy znaczną część zadań niewymagających osobistego udziału, przekazując je asystentowi.
Nie tylko wśród absolwentów uczelni, ale nawet wśród bardziej doświadczonych kandydatów, stanowisko asystenta osobistego kojarzy się przede wszystkim z nudną pracą sekretarki, choć w rzeczywistości asystent może pełnić różne role administracyjne.
- Kierownik akt: odpowiedzialny za prowadzenie dokumentacji, pracownik ten może częściowo łączyć obowiązki sekretarza i archiwisty.
- Kierownik biura: to stanowisko jest istotne dla średnich firm lub działów zatrudniających trzydzieści lub więcej osób.; kierownik biura podlega kierownikowi przedsiębiorstwa/oddziału i pozostałym członkom kadry kierowniczej; pracownik kontroluje pierwotną dokumentację, pełni pewne funkcje sekretarskie (rozmowy telefoniczne, koordynowanie spotkań, pomoc gościom), może pełnić rolę „hostessy biura” – wspierać logistykę wszelkich usług biurowych (zamawianie materiałów eksploatacyjnych, organizowanie drobnych bieżących napraw itp.) .
- Sekretarz-asystent: asystenci zajmują się zazwyczaj pracami „mechanicznymi”: obiegiem dokumentów, obsługą korespondencji przychodzącej/wychodzącej, rozmowami telefonicznymi.
- Sekretarz-asystent: pracownik na wakat sekretarza-asystenta podlega wyłącznie bezpośredniemu przełożonemu i łączy funkcje urzędnika z wykonywaniem szeregu prostych zadań prywatnych.
- Asystent biznesowy: to dosłownie prawa ręka najwyższego menedżera, dyrektora generalnego lub właściciela firmy, dlatego wymagania na to stanowisko są bardzo wysokie; osobisty asystent podlega wyłącznie bezpośredniemu przełożonemu, może być uważany za pełnoprawnego zastępcę dyrektora oraz jest zdolny i umocowany do podejmowania niezależnych decyzji w wielu kwestiach.
Specyfika zawodu
Prawdopodobnie rzadkie stanowisko można porównać pod względem poziomu niekonsekwencji i niejasności wymagań do pracy asystenta osobistego, która powinna być nie tyle zawodem, co powołaniem.
Specyfika stanowiska „osobistego asystenta” polega na tym, że nie da się z góry obliczyć wszystkich niuansów, cech i pełnej funkcjonalności, gdyż konkretny zakres obowiązków w dużej mierze zależy od indywidualnych potrzeb pracodawcy. Czasami reżyser potrzebuje osoby, która odciąży go od „papierkowej roboty”, czasami asystent jest zajęty wykonywaniem osobistych zadań. Niektórzy dyrektorzy wolą zatrudniać dwóch asystentów do różnych czynności, a w dużych firmach asystent może pełnić funkcję kierownika specjalnego działu, a nawet mieć własnych podwładnych.
Obowiązki funkcjonalne pracowników zaangażowanych w ten obszar działalności obejmują wiele punktów:
- zapewnienie dyrektorowi zorganizowanego dnia pracy: organizacja spotkań, wycieczek, planowanie, przygotowanie do podpisania niezbędnych dokumentów;
- opieka nad menadżerem: zapewnienie czystości, ciszy, komfortu, prawidłowego funkcjonowania urządzeń biurowych;
- pracować z obiegiem dokumentów dyrektora: listy, wiadomości telefoniczne;
- prowadzenie wstępnych negocjacji, przetwarzanie i przekazywanie wniosków od przełożonych liniowych;
- dbanie o komfort psychiczny reżysera: tworzenie dogodnego harmonogramu, przypominanie o ważnych wydarzeniach, spotkaniach, wyszukiwanie i przekazywanie żądanych informacji w dogodnej dla reżysera formie.
W niektórych firmach asystent może odpowiadać za obieg dokumentów w całej organizacji lub kierować działem sekretariatu.
Dodatkowe funkcje asystenta menedżera
Zwykle lista obowiązków asystenta biznesowego jest znacznie szersza niż zakres obowiązków sekretarza czy administratora. W tej branży powszechnym zjawiskiem jest osobisty asystent, któremu przydzielono dodatkowe obowiązki.
Najczęściej menedżer potrzebuje pracownika o różnorodnych zdolnościach i talentach. Do obowiązków osobistego asystenta może należeć tłumaczenie dokumentów z języka obcego, a także towarzyszenie menadżerowi podczas spotkań biznesowych w charakterze tłumacza: czasami w trakcie negocjacji pojawiają się informacje, których nie można powierzyć osobie trzeciej. Asystentowi można powierzyć dbanie o codzienne potrzeby dyrektora: zamówienie taksówki, pokój w hotelu, organizację posiłków, przygotowanie dokumentów niezbędnych w podróży. Krótko mówiąc, każdy menedżer stawia kandydatowi na prawą rękę pierwszej osoby w firmie swoje własne, szczególne wymagania.
Profesjonalne zapytania dla kandydatów na stanowisko osobistego asystenta dyrektora
Zawód asystenta często traktowany jest jako początek kariery, szansa na zdobycie doświadczenia menadżerskiego i zgłębienie praktycznych zawiłości wybranej branży. Dla młodego absolwenta rozsądne jest rozważenie ofert organizacji średniej wielkości, ponieważ poważny menadżer z pewnością woli kandydata z pewnym doświadczeniem życiowym i umiejętnościami zawodowymi. Nie ma jednak reguł bez wyjątków, czasami wakat w dużej korporacji trafia do młodych, ale utalentowanych kandydatów.
Wymagania dotyczące doświadczenia i wykształcenia asystenta
Osoba ubiegająca się o stanowisko asystenta osobistego musi posiadać wykształcenie co najmniej średnie zawodowe, a jeszcze lepiej wyższe, związane z administracją lub (w niektórych przypadkach) ze specyfiką przedsiębiorstwa.
Zazwyczaj od kandydatów wymaga się spełnienia następujących wymagań zawodowych:
- nienaganna umiejętność czytania i pisania;
- wygłoszona mowa;
- znajomość podstaw niezbędnych przepisów prawnych dotyczących działalności administracyjno-produkcyjnej przedsiębiorstwa;
- biegła znajomość wszystkich podstawowych programów biurowych;
- umiejętność zarządzania dokumentami;
- prowadzenie korespondencji biznesowej i negocjacji zgodnie ze standardami regulacyjnymi, korporacyjnymi i etyką zawodową;
- znajomość języka obcego na poziomie konwersacyjnym (czasem technicznym);
- Jeśli mówimy o asystencie na poziomie zastępcy dyrektora, to obowiązkowe jest pełne zrozumienie specyfiki organizacji i kluczowych procesów biznesowych.
Minimalną listę wymagań stawianych kandydatowi na stanowisko osobistego asystenta można rozszerzyć w zależności od wielkości, zakresu działalności i innych cech konkretnej firmy. Wiele organizacji nazywa przewagą konkurencyjną fakt, że wnioskodawca posiada dodatkowe kursy lub wykształcenie w różnych obszarach biznesowych.
Cechy osobiste wymagane od asystenta szefa firmy
Specyfika tak odpowiedzialnego i wieloaspektowego zawodu, jakim jest osobisty asystent dyrektora, wymaga szczególnego charakteru. Asystent musi umieć dostosować się do codziennej rutyny, cech psychologicznych i osobistych preferencji szefa. Głównym wymaganiem wobec asystenta jest to, aby jego temperament i wzorce zachowań uzupełniały osobowość lidera i nie wchodziły w dysonans.
Asystent menedżera najwyższego szczebla musi posiadać następujące cechy:
- odporność na stres, umiejętność radzenia sobie z niezadowoleniem podwładnych i irytacją przełożonych z równym spokojem;
- wielozadaniowość: umiejętność trzymania kilku rzeczy pod kontrolą jednocześnie to niezastąpiona cecha osobistego asystenta;
- wysoki poziom kultury: dla asystenta dyrektora generalnego lub właściciela firmy cechy reprezentacyjne są najważniejsze;
- pozytywne nastawienie: działań osobistego asystenta często nie da się ująć w jasne granice, dlatego bez optymistycznego nastawienia do różnego rodzaju niespodzianek nawet obiecujący specjalista szybko odczuje wypalenie emocjonalne;
- wysoka zdolność uczenia się: zakres zainteresowań menedżera firmy może obejmować najbardziej nieoczekiwane żądania, aby zapewnić wiarygodne informacje, asystent musi posiadać umiejętność szybkiego zrozumienia nieznanych informacji, wyróżnienia z nich najważniejszych rzeczy i ustrukturyzowania ich istoty w sposób; wygodna forma.
Jednak najważniejszą zaletą osobistego asystenta jest bezwarunkowa lojalność i chęć poszanowania interesów pracodawcy.
W katalogu kwalifikacji stanowisko asystenta osobistego zalicza się do stanowiska kierowniczego. W związku z tym obowiązki administracyjno-organizacyjne asystenta podlegają ocenie i regulacji na wzór funkcjonalności zarządzania (przynajmniej na poziomie liniowym).
Tryb pracy
Godziny pracy osobistego asystenta często zależą od harmonogramu pracy jego menadżera. Ścisłe przestrzeganie ram dnia pracy określonych w dokumentach regulacyjnych jest możliwe tylko w przypadku stanowisk pomocniczych, takich jak kierownik biura, a asystent wyższego szczebla jest zwykle zmuszony porównywać swój harmonogram z reżimem przełożonych.
Rozmyty dzień pracy, a także konieczność pozostawania w kontakcie i czujności często zniechęcają kandydatów, mimo że łączna liczba godzin nie jest dłuższa niż na jakimkolwiek innym dobrze płatnym stanowisku. Trzeba jednak wziąć pod uwagę, że jak na każdym stanowisku kierowniczym granica pomiędzy czasem zawodowym i prywatnym ulega zauważalnemu zatarciu.
Opis pracy
Ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej nie reguluje procesu opracowywania opisu stanowiska i nie nakłada rygorystycznych wymagań co do jego treści. Dlatego większość pracodawców samodzielnie określa zakres zadań i uprawnień dla konkretnego wakatu.
Opis stanowiska to uporządkowane wyjaśnienie znaczenia konkretnego stanowiska; ten dokument regulacyjny zawiera nie tylko obowiązki, ale także prawa pracownika.
- Postanowienia ogólne – w tej części znajdują się informacje o wymaganiach stawianych kandydatowi; wskazuje tryb zawierania i rozwiązywania umowy o pracę; ustala hierarchię podporządkowania; reguluje tryb zastępowania pracownika w czasie jego nieobecności.
- Zakres obowiązków: planowanie dnia pracy; zapewnienie wsparcia technicznego dla działań menadżera; towarzyszenie dyrektorowi na spotkaniach i w podróżach; prowadzenie protokołów negocjacji, spotkań i innych spotkań biznesowych; rozliczanie indywidualnych spraw w imieniu menadżera oraz innych zadań.
- Uprawnienia osobistego asystenta dyrektora – asystent ma prawo do otrzymania informacji, w tym informacji poufnych, w ilości wystarczającej do wykonywania swoich funkcji; przedstawiać menadżerowi propozycje ulepszenia jego działań; zażądać, w swoim imieniu lub w imieniu dyrektora, dokumentacji od oddziałów i działów przedsiębiorstwa; żądanie od kierownictwa zapewnienia normalnych warunków pracy; podejmują decyzje w granicach swoich kompetencji i uprawnień.
- Zastępca kierownika odpowiada: za zaniedbania w swoich obowiązkach; nieprzestrzeganie regulaminów, instrukcji, statutu, poleceń i poleceń dyrektora; ignorowanie przepisów wewnętrznych, środków bezpieczeństwa i dyscypliny pracy.
Ze względu na specyfikę działalności asystenta, do przygotowania opisu stanowiska pracy należy podchodzić ze szczególną uwagą. Nie powinieneś zadowalać się standardową próbką, która nie uwzględnia wszystkich niuansów pracy w konkretnym przedsiębiorstwie. Ponadto ważne jest rozróżnienie stanowisk osobistego asystenta i asystenta kierownika projektu: obowiązki tego ostatniego mają zwykle charakter tymczasowy.
Z reguły kandydaci rozważają oferty pracy jako osobisty asystent dyrektora generalnego lub właściciela firmy. Jeśli nie masz niezbędnego doświadczenia lub wątpisz, czy potrafisz sobie poradzić z obowiązkami i funkcjami asystenta menedżera firmy, to może warto spróbować rozpocząć karierę jako asystent menedżera liniowego, na przykład szefa działu sprzedaży. Może nie jest to prestiżowe stanowisko, ale daje doskonałą okazję do zdobycia niezbędnego doświadczenia.
Co napisać w CV
Przede wszystkim nie należy komponować CV z szablonowych fraz, wyszukując znaczenie danej umiejętności w wyszukiwarce internetowej. Doświadczony rekruter rozpozna Cię już na etapie ekspresowej rozmowy telefonicznej. Brak doświadczenia można zrekompensować rozmową o swoich osobistych osiągnięciach, przydatnych cechach charakteru i wiedzy zawodowej.
Należy pamiętać, że CV ze zdjęciem przetwarzane jest w pierwszej kolejności, ale nie ma potrzeby dołączania do dokumentu pierwszego autoportretu, na jaki się natkniemy: zdjęcie z imprezy, w ciemnych okularach, zbyt mocno wyretuszowane i z innymi dziwactwami jest raczej Cię zaalarmuje, niż zwróci uwagę na Twoją kandydaturę.
Przykładowe punkty CV:
- podanie o pracę: asystent; osobisty asystent; zastępca sekretarza;
- dane osobowe: wprowadź swoje imię, patronimię, nazwisko, datę urodzenia;
- edukacja: instytucje edukacyjne wymieniamy w odwrotnej kolejności chronologicznej;
- doświadczenie zawodowe: wypełnić w taki sam sposób, jak w poprzednim akapicie, wskazane jest podanie przyczyny zwolnienia; jeśli nie ma doświadczenia w specjalności, można odnotować udział w projektach społecznych, programach wolontariatu, praktykach edukacyjnych itp.;
- stan cywilny: bardzo ważny punkt dla pracodawcy, biorąc pod uwagę nieregularny harmonogram pracy;
- umiejętności dodatkowe: wskazać poziom znajomości języków obcych, odnotować posiadanie prawa jazdy, wykaz ukończonych kursów dokształcających;
- cechy osobiste: spróbuj dokonać obiektywnej oceny, dodaj cechy indywidualne do zmęczonych cech „uczenia się komunikatywnego, odpornego na stres”.
Wypełniając kolumnę „Kontakty”, wypisz wszystkie możliwe sposoby skontaktowania się z Tobą: telefon, adres e-mail, linki do stron w portalach społecznościowych. A tak przy okazji, uporządkuj stronę, ponieważ poważni pracodawcy zwracają szczególną uwagę na osobiste strony kandydatów. Oczyść szokujące treści, usuń budzące wątpliwości zdjęcia, pozbądź się dwuznacznych stwierdzeń.
Rozwój kariery osobistego asystenta
Paradoks nieodłącznie związany ze stanowiskiem osobistego asystenta dyrektora polega na tym, że im lepiej pracownik się pokaże, tym mniejsze ma szanse na karierę. Dobry asystent zwykle przenosi się do swojego menedżera. Ponieważ pracownik na tym stanowisku jest cenny przede wszystkim ze względu na jego cechy osobiste, których w przeciwieństwie do umiejętności zawodowych nie można się nauczyć, dyrektorzy i menedżerowie wyższego szczebla bardzo niechętnie pozwalają budować karierę swoim asystentom.
Jeśli jednak Twój menadżer Cię ceni, postara się, jeśli to możliwe, zrekompensować Twoje niedogodności: podnosząc Twoje wynagrodzenie, zapewniając dodatkowe świadczenia, poprawiając warunki pracy, podkreślając Twój status przed zespołem. Nazywa się to „karierą horyzontalną”: Twoje znaczenie wzrasta, a Twoja pozycja pozostaje niezmieniona.
Wniosek
Jak każdy zawód, bycie osobistym asystentem ma swoje zalety i wady. Wspominaliśmy już o długich godzinach pracy; Do wad można zaliczyć także ograniczenia wiekowe: wielu pracodawców woli zatrudniać pracowników nie młodszych niż dwadzieścia pięć lat.
Jednak możliwość ścisłej współpracy z wyższą kadrą kierowniczą to nieoceniona szansa na zdobycie doświadczenia przywódczego, które przyda się w każdym obszarze działalności, a może nawet rozpocznie własną działalność gospodarczą.
Powiemy Ci, dlaczego musisz spisać obowiązki i prawa zastępcy menedżera w osobnym dokumencie. Wyjaśnimy, jak stworzyć dokument.
Pobierz dokument:
Dobrze sporządzony opis stanowiska zastępcy menedżera wyeliminuje nieporozumienia i pozwoli uniknąć konfliktów i sporów sądowych. Strony rozumieją swoje prawa i obowiązki, pracownik wie, jakie przysługują mu obowiązki i jakich cech biznesowych wymaga.
Opis stanowiska asystenta szefa organizacji to tak naprawdę lista życzeń (z angielskiego Wish List - lista życzeń) dyrektora firmy. Życzenia należy wziąć pod uwagę przy sporządzaniu dokumentu, aby następnie kierownik HR, zatrudniając specjalistę, mógł od razu określić, w jakim stopniu spełnia określone wymagania. Pomoże to poprawić jakość selekcji i skrócić czas znalezienia odpowiedniego kandydata.
10 najważniejszych umiejętności i wartości asystentów wykonawczych: dwie perspektywy
Jakie niuanse wziąć pod uwagę przy sporządzaniu opisu stanowiska zastępcy menedżera?
Nie ma jednolitej formy regulacji, ale dotychczas sama praktyka pracy personalnej sugerowała optymalną strukturę opisu stanowiska. Jednocześnie struktura, nazwy i treść działów nie są dogmatami. Zawsze można je uzupełniać i korygować, kierując się rzeczywistymi warunkami pracy, specyfiką obszaru działania organizacji i funkcjonalnością konkretnego stanowiska.
W organizacjach z reguły istnieją dwa rodzaje opisów stanowisk - standardowe i indywidualne. Kiedy mówimy o tak ważnym dokumencie, jak opis stanowiska asystenta szefa organizacji, mówimy oczywiście o indywidualnym podejściu.
Trzeba pamiętać, że asystent jest prawą ręką dyrektora generalnego. Musiał rozwinąć nie tylko kompetencje zawodowe, ale także pewne cechy osobiste. Dlatego sensowne jest ustalenie wymagań kwalifikacyjnych nie w dziale „Postanowienia ogólne”, ale określenie ich w specjalnym dziale.
Dodatkowo, jeśli menadżer ma kilku asystentów, w odrębnych opisach stanowisk określ ich szczegółowe obowiązki, obszary odpowiedzialności, kwestie podporządkowania i interakcji.
Obowiązkowe sekcje instrukcji zastępcy dyrektora obejmują:
- Postanowienia ogólne.
- Główne zadania i funkcje.
- Wymagane kompetencje.
- Obowiązki na stanowisku.
- Prawa.
- Odpowiedzialność.
- Relacje.
Skoncentrujemy się tylko na niuansach, które należy konkretnie odzwierciedlić w opisie stanowiska zastępcy menedżera.
W dziale „Postanowienia ogólne”. Pamiętaj, aby wskazać procedurę powoływania, zwalniania i zastępowania specjalisty. Podaj listę przepisów, których asystent musi przestrzegać w swoich działaniach, a także określ podległość.
Sekcja „Postanowienia ogólne” w opisie stanowiska zastępcy kierownika
Sekcja „Główne zadania i funkcje” . Wskaż, dla jakich głównych zadań stanowisko zastępcy dyrektora zostało ujęte w tabeli personelu i określ jego obszar pracy.
Dowiedz się, jak definiujesz granice swojej odpowiedzialności.
Pobierz i rozwiąż test
W sekcji „Wymagania kwalifikacyjne”. określić, jakiego rodzaju doświadczenie zawodowe i w jakich obszarach potrzebuje asystent, ustalić wymagania dotyczące przygotowania zawodowego i poziomu wykształcenia. Kodeks pracy wymaga, aby specjalista był oceniany wyłącznie pod kątem jego cech biznesowych. Jednak aby skutecznie wykonywać obowiązki zastępcy menedżera, sama wiedza fachowa nie wystarczy. W tym przypadku odporność na stres, umiejętność wielozadaniowości i umiejętność zachowania poufności to także cechy biznesowe, które można wpisać na listę wymagań na stanowisku pracy.
Sekcja „Obowiązki na stanowisku” - to nie tylko opis funkcjonalności, ale także wymagania dotyczące realizacji tych funkcji. Obecnie standard zawodowy „Specjalista od wsparcia organizacyjnego i dokumentacyjnego zarządzania organizacją” został już opracowany i nie trzeba wymyślać koła na nowo. Zapoznaj się z tym standardem zawodowym i wybierz z niego te obowiązki zawodowe, które będzie wykonywał zastępca menedżera Twojej firmy.
Obowiązki osobistego asystenta menedżera w opisie stanowiska
Pobierz pełny przykładowy dokument
Zgodnie ze standardem zawodowym, pod opisem obowiązków możesz od razu podać listę wiedzy i umiejętności, które będą potrzebne, aby sprawnie wykonywać tę pracę.
Opis stanowiska zastępcy menedżera: przykład
Pobierz instrukcję w całości
Sekcja „Prawa” biorąc pod uwagę funkcję pełnioną przez zastępcę dyrektora, musi przewidywać jego prawo do samodzielnego podejmowania decyzji w określonych sprawach i zatwierdzania określonych rodzajów dokumentów. Podaj te wskazówki w instrukcji i podaj listę rodzajów dokumentów. Dodatkowo w sekcji praw umieść:
- Otrzymywać informacje, w tym poufne, niezbędne do skutecznej realizacji powierzonych zadań;
- Żądaj wykonania określonych dokumentów i wykonania określonych czynności, wydawaj zadania i polecenia oraz kontroluj ich terminowość.
Sekcja „Prawa” w opisie stanowiska zastępcy menedżera
W dziale „Odpowiedzialność”. określić rodzaje sankcji dyscyplinarnych, odpowiedzialności finansowej lub administracyjnej, jakie mogą zostać nałożone na zastępcę dyrektora za złą jakość i nieterminowe wykonywanie powierzonych mu funkcji.
W dziale „Relacje”. określić procedurę interakcji asystenta z menedżerami na innych poziomach. Specjalista ten podlega bezpośrednio tylko dyrektorowi generalnemu, ale instrukcje mogą dopuszczać i ustalać hierarchię relacji z tymi, którzy zarządzają innymi pionami strukturalnymi.
Pobierz próbki opisu stanowiska
Jak zatwierdzić opis stanowiska zastępcy menedżera
Opisy stanowisk są zwykle opracowywane przez pracownika działu HR. Nie ma potrzeby uzgadniania opisu stanowiska asystenta szefa organizacji z kierownikami innych pionów strukturalnych, z wyjątkiem obsługi prawnej. Dokument zatwierdza dyrektor firmy.
Zatwierdzony opis stanowiska zastępcy menedżera należy zapoznać z podpisem w sposób przyjęty w organizacji: na samym dokumencie, na karcie zapoznawczej.
Zastępca kierownika to odpowiedzialne stanowisko administracyjne związane z zapewnianiem różnego rodzaju pomocy kierownikowi przedsiębiorstwa, w tym ekonomicznej, prawnej i technicznej.
Tak naprawdę zastępca menedżera to sekretarka, informatyk, pracownik działu kadr, prawnik i ekonomista w jednym. Żaden menadżer nie obejdzie się bez pierwszego asystenta, gotowego przyjść z pomocą w najbardziej niesprzyjających dla biznesu czasach, dostarczyć na czas zapomniane dokumenty, przypomnieć o ważnym spotkaniu, wysłuchać i doradzić w podjęciu właściwej decyzji.
Trafność i perspektywy rozwoju tego stanowiska
W związku z rozszerzającymi się powiązaniami pomiędzy przedsiębiorstwami, aktywnym wykorzystaniem w życiu codziennym i pracy oraz koniecznością stałego kontaktu z partnerami biznesowymi, wielu przedsiębiorców zmuszonych jest do pozyskiwania asystentów.
Stanowisko asystenta jest niezwykle istotne we współczesnym świecie. Ewoluując od zwykłej sekretarki serwującej herbatę i odbierającej telefony, zawód ten obecnie wiąże się z dużą odpowiedzialnością i obecnością pewnej wiedzy.
Utrzymaj tę pozycję nie tylko odpowiedzialny, ale także bardzo obiecujący, ponieważ po odejściu szefa na awans istnieje szansa na zdobycie jego miejsca. Praktyczne i teoretyczne doświadczenie zdobyte na stanowisku asystenta będzie najlepszą rekomendacją dla wyższej kadry kierowniczej i pomoże Ci w dobrym rozwoju kariery.
Plusy i minusy pracy na stanowisku asystenta
Stanowisko asystenta wykonawczego ma zarówno zalety, jak i wady.
DO pozytywne aspekty zajmowane stanowiska obejmują:
- bliskość do przełożonych;
- stały dostęp do aktualnych informacji;
- możliwość bycia nieco wyższym od innych pracowników firmy;
- możliwość poznania ciekawych ludzi, nawiązania nowych, przydatnych znajomości;
- pracować w komfortowych warunkach.
Negatywne strony Do obowiązków zastępcy menedżera należy:
- częste podróże służbowe;
- nieregularny harmonogram pracy;
- bycie w stresującej sytuacji;
- załamania emocjonalne przełożonych;
- konieczność rezygnacji z życia osobistego na rzecz kariery i pracy.
Zastępca menedżera musi mieć zwiększoną odporność na stres. Menedżerowie nie zawsze radzą sobie z emocjami, jakie pojawiają się po złym dniu w pracy, dlatego ich asystenci często wpadają w gorącą rękę. 
Jeśli nie zarejestrowałeś jeszcze organizacji, to najprostszy sposób Można to zrobić za pomocą usług online, które pomogą Ci bezpłatnie wygenerować wszystkie niezbędne dokumenty: Jeśli masz już organizację i zastanawiasz się, jak uprościć i zautomatyzować księgowość i raportowanie, z pomocą przyjdą następujące usługi online i całkowicie zastąpi księgowego w Twojej firmie i pozwoli zaoszczędzić mnóstwo pieniędzy i czasu. Wszystkie raporty są generowane automatycznie, podpisywane elektronicznie i automatycznie wysyłane online. Jest idealny dla indywidualnych przedsiębiorców lub spółek LLC korzystających z uproszczonego systemu podatkowego, UTII, PSN, TS, OSNO.
Wszystko dzieje się za pomocą kilku kliknięć, bez kolejek i stresu. Spróbuj, a będziesz zaskoczony jakie to stało się proste!
Wymagania dla kandydatów na to stanowisko
Dobry pomocnik muszę mieć wiedzę z różnych dziedzin. Najczęściej na tym stanowisku pracują specjaliści z zakresu doboru kadr, osoby z wykształceniem prawniczym, ekonomicznym, technicznym i humanitarnym.
Posiadanie takiego asystenta menedżera jest niezwykle ważne cechy, Jak:
- umiejętności komunikacyjne;
- pewność siebie;
- umiejętność szybkiego reagowania na zmieniające się okoliczności;
- poprawnie wygłoszona mowa;
- pewna sztywność;
- twarda pozycja życiowa.
Jeśli mówimy o przedsiębiorstwie z branży budowlanej, technologicznej lub innej specyficznej, zastępca kierownika musi posiadać specjalną wiedzę i umiejętności. Przy wyborze asystenta szczególną uwagę zwraca się na znajomość języków obcych kandydata oraz umiejętność obsługi programów komputerowych.
Odpowiedzialność zawodowa
musieć:
Stanowisko asystenta jest zróżnicowane, nie można oczekiwać, że będzie siedzieć w biurze i od czasu do czasu drukować niezbędne dokumenty.
Prawa i obowiązki
ma prawo do podpisywania dokumentów w imieniu kierownika, jeżeli dotyczy to jego uprawnień. Ponadto osoba pełniąca obowiązki asystenta ma prawo wglądu do dokumentów związanych z jej obowiązkami służbowymi, a także otrzymywania informacji dotyczących ich jakościowej realizacji. W razie potrzeby ma prawo kierować wnioski związane z otrzymaniem dokumentów roboczych do odpowiednich władz i struktur.
Jednym z najważniejszych praw asystenta jest możliwość żądania od kierownictwa stworzenia dla niego odpowiednich warunków pracy:
- zapewnienie miejsca pracy;
- wyposażenie stanowiska pracy w komputer, faks, drukarkę i skaner;
- zapewnienie pism i innych materiałów niezbędnych do pracy.
Funkcje projektowania CV
Aplikuję na stanowisko Asystenta Menedżera musisz określić w CV przesłanym do dyrektora organizacji:
Pisząc CV, należy dyskretnie wskazać obecność umiejętności komunikacyjnych, brak emocji związanych z podniesionym tonem i gotowość do nieregularnych godzin pracy.
Cechy pracy w różnych dziedzinach działalności
W sali przyjęć publicznych posła
Zastępca Asystenta po prostu musi być niezwykle towarzyski. Ponadto musi znać imiona, nazwiska i numery telefonów wszystkich działaczy zamieszkujących obręb, powiat, powiat, którego jego szef jest zastępcą.
Poseł powinien mieć własną bazę wyborców, a także listę problemów w okręgu, które wymagają rozwiązania. Asystent musi spotykać się z jak największą liczbą przydatnych osób, być gotowym do odpowiadania na pytania prasy i opinii publicznej, prowadzić i organizować negocjacje.
Asystent posła musi posiadać wiedzę prawniczą, wykształcenie humanistyczne i predyspozycje z zakresu psychologii. Należy wcześniej przygotować się na nieregularny harmonogram pracy i brak dni wolnych.
Dział Personalny
Do obowiązków zastępcy kierownika działu HR należy przygotowywanie, składanie, drukowanie dokumentów, odbieranie otrzymanych telefonów oraz prowadzenie dokumentacji roboczej. Zaletą stanowiska jest ustandaryzowany harmonogram pracy. 
Dział sprzedaży
Asystent kierownika działu sprzedaży musi opanować podstawy rzemiosła handlowego, umieć znajdować odbiorców i dostawców, komunikować się z klientami i innymi przedsiębiorcami działającymi w branży handlowej.
Główne cechy to komunikatywność i odporność na stres.
Dyrektor artystyczny
Zastępca dyrektora artystycznego musi posiadać gust artystyczny, umiejętność komunikacji z artystami i osobistościami kultury, umiejętność prowadzenia dokumentacji oraz organizowania prezentacji, wystaw i różnego rodzaju informacji prasowych.
Stanowisko odpowiednie wyłącznie dla osób o zapędach artystycznych i nastawieniu humanitarnym.
Zalety i wady pracy jako osobisty asystent dyrektora opisano w następującym filmie:
magazyn „Dyrektor Generalny”
Istotą pracy osobistego asystenta jest, aby znając specyfikę i cechy działalności swojego menedżera, przejąć znaczną część jego pracy. Przykładowo do obowiązków asystenta osobistego należy planowanie i optymalizacja harmonogramu pracy dyrektora generalnego, koordynacja działań dyrektora generalnego, organizowanie spotkań i negocjacji, zgromadzeń wspólników, zarządów, przygotowywanie podróży służbowych dyrektora (patrz Funkcje osobistego asystenta dyrektora).
Funkcje osobistego asystenta dyrektora
Do obowiązków Zastępcy Dyrektora Generalnego należy:
- organizacja rozmów telefonicznych;
- otrzymywanie wiadomości, pism kierowanych do menadżera i w razie potrzeby przekazywanie ich menadżerowi;
- przygotowanie zgromadzeń, narad, w tym zgromadzeń wspólników, zarządów, negocjacji (osobisty asystent opracowuje materiały, powiadamia uczestników o miejscu i czasie zdarzenia, a także monitoruje przestrzeganie regulaminu, prowadzi protokoły, sporządza wyniki, sporządza stenogramy) notatki);
- przyjmowanie przychodzącej korespondencji służbowej, rejestrowanie jej i przekazywanie menadżerowi, a następnie przekazywanie uchwał Dyrektora Generalnego konkretnym wykonawcom lub samodzielne przygotowanie odpowiedzi;
- monitorowanie terminów realizacji poleceń przełożonego przez pracowników pionów strukturalnych firmy;
- akceptacja i terminowe złożenie dokumentów do podpisu;
- spotykanie się i przyjmowanie gości menadżera;
- przygotowanie podróży służbowych (obsługa wizowa, rezerwacja biletów, rezerwacja hoteli);
- tworzenie warunków sprzyjających najbardziej efektywnej pracy menedżera (monitoruje organizację miejsca pracy, dostępność artykułów piśmiennych, niezbędnego sprzętu biurowego, czystość w biurze menedżera).
Jakiego osobistego asystenta potrzebujesz?
Główny sekretarz. Odpowiedni dla menadżerów firm liczących do 25 osób. Osoba ta łączy funkcje sekretarza menedżera z funkcjami sekretarza firmy. Dla menedżera wykonuje on tylko pewne proste zadania (np. wita gości, częstuje ich drinkami, pisze listy, obsługuje korespondencję).
Wymagania. Musi to być wykonawca zdyscyplinowany, od którego nie wymaga się niezależności w podejmowaniu decyzji ani inicjatywie. Inne wymagania to: wykształcenie wyższe lub niepełne (ważne, aby studia nie miały wpływu na pracę), duża szybkość pisania, umiejętność obsługi urządzeń biurowych, pożądany jest co najmniej roczny staż pracy na podobnym poziomie. Konieczne jest, aby osoba ubiegająca się o to stanowisko była skłonna do wykonywania monotonnej pracy.
Asystent administracyjny, menadżer biznesowy. Jest niezbędny menadżerom firm z dużym przepływem dokumentów, głównie do komunikacji pomiędzy menadżerem a podwładnymi. Ten typ osobistego asystenta musi łączyć w swojej pracy zarówno funkcje techniczne, jak i funkcje wymagające od niego niezależności i odpowiedzialności, na przykład: planowanie harmonogramu pracy menedżera, organizowanie wycieczek, samodzielne sporządzanie niektórych dokumentów, przygotowywanie materiałów do negocjacji, spotkań , zgromadzenia wspólników, zarządy.
Wymagania. Wykształcenie wyższe, dwuletnie doświadczenie na podobnym stanowisku, reprezentatywny wygląd, znajomość języka obcego (w razie potrzeby), dobre zdolności organizacyjne, w tym umiejętności negocjacyjne oraz umiejętność podejmowania samodzielnych decyzji.
Profesjonalny asystent. Z reguły jest to konieczne dla menedżerów dużych przedsiębiorstw. Na to stanowisko często zapraszani są mężczyźni. Taki asystent Dyrektora Generalnego wykonuje część pracy za i za menedżera, a menadżer wykorzystuje wyniki. Profesjonalny asystent musi posiadać specjalną wiedzę i wykształcenie z zakresu tematycznego działalności menedżera. Nie wykonuje dla menadżera prac technicznych, jak na przykład asystent administracyjny.
Wymagania. Wykształcenie wyższe (specjalistyczne), dwuletni staż pracy na podobnym stanowisku, znajomość języka obcego (w razie potrzeby), wiedza i doświadczenie z zakresu działalności firmy, odpowiedzialność, inicjatywa. Bardzo ważne jest, aby ten pracownik nie miał nadmiernych ambicji, gdyż menedżer będzie mógł cieszyć się owocami swojej wielogodzinnej żmudnej pracy i przywłaszczyć sobie wszystkie laury.
Menedżer spraw osobistych menedżera. Ten typ osobistego asystenta jest mniej powszechny niż inne. Może być poszukiwany zarówno w małych, jak i dużych firmach. Potrzebny jest menedżer, który spędza dużo czasu w pracy, ale jednocześnie prowadzi bardzo aktywne życie poza biurem, ma dużą rodzinę, często wyjeżdża na wakacje za granicę i jest gotowy powierzyć pewne funkcje związane z organizacją spraw osobistych swojemu asystentowi. Na przykład menedżer spraw osobistych może rezerwować i kupować bilety do teatrów, na koncerty oraz kupować prezenty dla przyjaciół, krewnych i ważnych partnerów. Często też do obowiązków szefa spraw osobistych należy organizacja wycieczek turystycznych dla menadżera i członków jego rodziny (patrz przykład z praktyki: Bielizna dla szefa).
Bielizna szefa kuchni
Jedna z osób ubiegających się o stanowisko osobistej asystentki podczas rozmowy kwalifikacyjnej opowiedziała o swoich obowiązkach zawodowych u poprzedniego menedżera. Lwią część jej czasu pracy pochłaniały obowiązki osobiste (wybór sanatorium dla starszej matki, z uwzględnieniem wszystkich zaleceń lekarza prowadzącego, dowiadywanie się od nastoletniego syna, jaki prezent chciałby dostać na urodziny i zamówienie online; zdobycie świeżej jagnięciny na piknik).
Któregoś dnia jej przełożony dowiedział się, że na kilka godzin przed wyjazdem wyjeżdżał w podróż służbową. Nie miał czasu wrócić do domu, żeby się przebrać. Następnie wierny asystent poszedł do najbliższego sklepu i kupił dla szefa komplet bielizny, zastępczą koszulę i krawat. Takie zadanie było dla niej na porządku dziennym.
Wymagania. Wykształcenie wyższe, dobra znajomość obsługi komputera, umiejętność obsługi urządzeń biurowych, dobry wygląd, znajomość języka (w zależności od specyfiki zadań osobistych menedżera), umiejętność szybkiego i sprawnego wyszukiwania niezbędnych informacji w Internecie, umiejętność przechowywania informacji poufnych. Zmysł taktu jest bardzo ważny, szczególnie w kontaktach z bliskimi menedżera.
Dyrektor Generalny przemawia
Jurij Wodiłow Dyrektor generalny firmy „Sibrybprom”, Tiumeń
LLC „Sibrybprom” jest zróżnicowanym przedsiębiorstwem specjalizującym się w produkcji wyrobów rybnych. Posiada trzy przedsiębiorstwa zajmujące się hodowlą i hodowlą żywych ryb, trzy zakłady przetwórstwa rybnego, wędzarnię i suszarnię, magazyny oraz zakład stoczniowy.
Mój osobisty asystent pracuje dla mnie od ośmiu lat. Początkowo została zatrudniona jako sekretarka. Oczywiście pracownica była zaangażowana w rozwój kariery, więc z czasem mogła zostać moją osobistą asystentką.
Co jest dla mnie szczególnie ważne i dlaczego wybrałem właśnie tego kandydata? Doskonała pamięć, wysoki poziom dyscypliny, umiejętność terminowej realizacji zadań, umiejętność komunikowania się z ludźmi, znajomość cech tego zawodu, odpowiednie postrzeganie wymagań ze strony kierownictwa i oczywiście przestrzeganie standardów etycznych zachowania.
Mój osobisty asystent przyjmuje gości, budując pozytywny wizerunek menadżera i utrzymując wysoką reputację firmy. Planowanie mojego dnia pracy, organizowanie negocjacji, spotkań, spotkań, przygotowywanie niezbędnych dokumentów, prowadzenie prac biurowych i samodzielne rozwiązywanie niektórych spraw – to wszystko leży w gestii mojego osobistego asystenta. Przy pracy w tak bliskim kontakcie bardzo ważne jest wzajemne zrozumienie i komfortowy stan wewnętrzny w procesie komunikacji, bo asystent to już bliska osoba!
Dyrektor Generalny przemawia
Grupa spółek Galakta to rosyjski producent wódek marek Poltina, Moroz i Solntse. Spółka jest jednym z 10 największych producentów wódki. Sieć dystrybucji produktów obejmuje wszystkie regiony Federacji Rosyjskiej i składa się z ponad 100 dystrybutorów. Regionalne przedstawicielstwa grupy powstały w 24 największych regionach. W 2006 roku łączna wielkość produkcji przedsiębiorstw grupy wyniosła 2.520 tys. dolarów amerykańskich. Liczba personelu wynosi 600 osób.
Do obowiązków mojego asystenta należy:
- planowanie dnia pracy menadżera;
- organizacja spotkań i konferencji;
- korespondencja biznesowa;
- wykonywanie poleceń i oczywiście monitorowanie wykonywania poleceń Dyrektora Generalnego.
Osobisty asystent to prawa ręka menadżera i w odróżnieniu od sekretarza ma on określone uprawnienia i szerszy zakres odpowiedzialności. Kluczowe cechy biznesowe Asystenta Dyrektora Generalnego to komunikatywność, znajomość etykiety biznesowej, punktualność, dokładność, uważność i organizacja.
Dlaczego zgodność emocjonalna ze współmałżonkiem jest ważna?
Praca Dyrektora Generalnego odbywa się w kontaktach z dużą liczbą osób, czasem komunikacja z nimi budowana jest na sztywnych podstawach i często prowadzi do dyskomfortu emocjonalnego. Dlatego bardzo ważne jest, aby osoba, którą wybierzesz na stanowisko osobistego asystenta, nie tylko posiadała wszystkie niezbędne umiejętności zawodowe, ale także była z Tobą zgodna emocjonalnie.
Oczywiście podczas rozmowy kwalifikacyjnej trudno jest określić zgodność z kandydatem. Wyjście jest tylko jedno - musisz słuchać swojej intuicji. Pewnie nie raz znalazłeś się w takiej sytuacji: wydaje się, że kandydat ma całą niezbędną wiedzę i umiejętności, a do tego ma doskonałe doświadczenie, a z wynagrodzeniem wszystko w porządku, ale rozmowa z tą osobą jest dla Ciebie nieprzyjemna, chcesz, żeby wyszedł jak najszybciej i nie ma konkretnych wyjaśnień. Nie znajdujesz swoich uczuć. Wszystko jest bardzo proste - to jest właśnie ta niezgodność emocjonalna.
Dyrektor Generalny przemawia
Regis Lhomme Kierownik przedstawicielstwa firmy Pfizer w Rosji, Moskwa
Istniejąca od 1849 roku firma Pfizer opracowuje i produkuje produkty farmaceutyczne dla różnych dziedzin medycyny (kardiologia, onkologia, urologia, psychiatria, okulistyka, endokrynologia, dermatologia, wenerologia), w tym antybiotyki nowej generacji. Pfizer ma ponad 150 lokalizacji na całym świecie. Co roku firma inwestuje znaczne kwoty w badania i rozwój nowych leków. Rosyjskie przedstawicielstwo firmy (Pfizer International LLC) działa od 1992 roku.
Mój osobisty asystent wykonuje obowiązki standardowe na tym stanowisku: sporządza dzienny harmonogram pracy, organizuje podróże służbowe itp. Oprócz umiejętności zawodowych, w tego typu działalności bardzo ważne są cechy osobiste: wysoka zdolność adaptacji psychicznej, dobra wola, punktualność, dbałość o szczegóły, doskonałe umiejętności komunikacyjne. Asystent powinien zawsze wyczuć, co jeszcze należy zrobić, aby poprawić warunki pracy menedżera.
Cechą charakterystyczną dobrego asystenta wykonawczego jest szczera i stała chęć pomocy, nawet jeśli rozwiązanie danego problemu nie jest zapisane w umowie. To ciągłe wsparcie jest bardzo ważne dla menedżera, zwłaszcza jeśli pracuje on w kraju, który nie jest jego ojczystym i nie zawsze zna wszystkie jego cechy i zwyczaje.
Osoba, która obecnie pełni funkcję mojego osobistego asystenta, pracuje w firmie od około roku. Ponieważ menedżer i asystent ściśle ze sobą współpracują, komunikacja powinna być wygodna dla nich obojga. Jestem absolutnie pewna, że wybierając pracownika trzeba brać pod uwagę nie tylko jego walory zawodowe, ale także to, czy na poziomie intuicyjnym narodziło się między wami wzajemne zrozumienie, czy instynktownie czułeś, że możesz tej osobie zaufać. Z ponad 30-letniego doświadczenia biznesowego wyciągnąłem ważną lekcję: czasem warto zdać się na intuicję niż na rozsądek.
Komu powierzyć poszukiwania osobistego asystenta
Możliwości są dwie: powierzyć poszukiwania swojemu działowi HR lub agencji rekrutacyjnej (patrz też: Komu nie można zaufać w znalezieniu asystenta).
Komu nie można zaufać w kwestii znalezienia asystenta?
Często menedżer, który potrzebuje dwóch osobistych asystentów, powierza poszukiwanie drugiego pracownika pracującemu już asystentowi. W tym przypadku kieruje się tym, że będą pracować w parach, dlatego muszą być ze sobą kompatybilne. Pomysłu tego nie można jednak uznać za udany. Ze względu na niechęć do pracy ramię w ramię z konkurentem, który domaga się zaufania i uwagi menedżera, pierwszy asystent może po prostu wybrać sekretarza technicznego. Wykona wszystkie rutynowe prace, ale w razie potrzeby nie będzie w stanie całkowicie zastąpić pierwszego asystenta.
Dyrektor Generalny, wydając polecenie poszukiwania osobistego asystenta, musi możliwie najdokładniej (w najdrobniejszych szczegółach) powiedzieć, jakiej osoby potrzebuje. Jednocześnie konieczne jest określenie nie tylko obowiązków, ale także wymagań stawianych kandydatom. Pamiętaj, aby wyjaśnić, które wymagania są dla Ciebie podstawowe i obowiązkowe, a które opcjonalne (to znaczy, co podczas selekcji, jeśli zostaną spełnione wszystkie zasadniczo ważne wymagania, możesz przymknąć oko). Jeżeli te warunki zostaną spełnione, osoba odpowiedzialna za selekcję z jednej strony będzie selekcjonować kandydatów w oparciu o podstawowe kryteria i nie zmuszać menadżera do marnowania czasu na kandydatów niepożądanych, a z drugiej strony nie odrzuci tych, którzy tego nie robią pasują tylko do jednego lub dwóch parametrów.
Dyrektor Generalny przemawia
Yulia Konelskaya Dyrektor Generalna Grupy Spółek Galakta, Moskwa
Przy wyborze kandydata na stanowisko asystenta korzystaliśmy zarówno z wewnętrznej rezerwy kadrowej, jak i ze źródeł zewnętrznych. Interesują mnie przede wszystkim osoby, które pracowały na stanowiskach asystentów menedżerów dużych firm, a także szefów działów administracyjnych (posiadających doświadczenie w jednoczesnym zarządzaniu grupą projektów).
Wstępnej selekcji kandydatów dokonała służba personalna. Zbadano, czy specjalista spełnił postawione wymagania: sprawdzono umiejętności, zidentyfikowano potencjał i motywację. Podczas rozmowy kwalifikacyjnej kandydat został poproszony o rozwiązanie przypadków rzeczywistych sytuacji zawodowych i na podstawie wyników określono jego przydatność zawodową, a także stopień zaufania do kandydata poprzedniego menedżera (Więcej informacji o tym, jakie pytania pomogą obiektywnie oceniasz kandydata, przeczytaj artykuł „Jak przeprowadzić rozmowę kwalifikacyjną”, nr 4 - 2007).
Przy wyborze zwracaliśmy także uwagę na zgodność kandydata ze standardami naszej kultury korporacyjnej. Bardzo ważna jest także jego gotowość do wzięcia na siebie pewnego poziomu odpowiedzialności. Jeśli kandydat jest wykonawcą, wówczas przy ustalaniu zadania będziesz musiał poświęcić czas na wyjaśnienie metodologii jego realizacji. Wybrałem asystenta, który samodzielnie poradziłby sobie z zadaniem, znajdując niezbędne zasoby i budując niezbędną komunikację.
Technologia wyboru sekretarza na szefa zespołu kreatywnego
Sergey Alekseev Dyrektor wykonawczy teatru komiksu „Kwartet-I” w Moskwie
Teatr komiksowy „Kwartet-I” został stworzony w 1993 roku przez grupę absolwentów wydziału różnorodności GITIS. Zespół teatralny zawsze występuje w roli autora swoich przedstawień (nawet jeśli opierają się one na materiale literackim innego autora). Teatr stale prowadzi działalność twórczą i literacką w ramach projektów teatralnych, radiowych i telewizyjnych.
Praca sekretarki w teatrze ma swoją specyfikę. Z jednej strony jest to spotkanie znanych aktorów, twórcza atmosfera za kulisami, z drugiej strony sekretarz w tym środowisku musi wykonywać pracę, i to wyłącznie techniczną. Głowy młodych dziewcząt często nie są w stanie wytrzymać takiego kontrastu. Już prawie pogodziłam się z faktem, że raz do roku muszę zmieniać sekretarkę. Teraz na przykład trzeci asystent zaczął u mnie pracować w ciągu ostatnich dwóch lat. Technologia selekcji jest następująca:
Zamieszczam ogłoszenia o pracę na stanowisko asystentki osobistej. Robię to na naszej stronie internetowej oraz na kilku portalach z ofertami pracy. Odpowiedzi jest zazwyczaj wiele – każdy wakat w teatrze wygląda atrakcyjniej niż podobna praca w zwykłym biurze. Ale niestety kandydaci myślą, że skoro idą do teatru, to będzie fajnie, a zapominają, że tu mają pracować, a nie bawić się.
Wstępnej selekcji dokonuję na podstawie CV. Od razu odrzucam życiorysy aktorek, artystek, dziennikarzy, czyli osób wyraźnie nastawionych na karierę twórczą. Bo ta pozycja może ich oczywiście interesować tylko i wyłącznie z punktu widzenia wniknięcia w teatralną publiczność. Wykształcenie techniczne, a także doświadczenie w przetwarzaniu dużej ilości informacji, jest wręcz przeciwnie atutem kandydata. Następnie oceniam kolejność zdobytych doświadczeń. Na przykład, jaka motywacja może istnieć dla osoby, która najpierw pracowała jako kierownik projektu, a teraz szuka pracy jako sekretarka?
Z kandydatami koresponduję mailowo i komunikuję się telefonicznie. Pierwsze wrażenie kształtuje się na podstawie korespondencji i sposobu wyrażania myśli. Następnie wybieram na spotkanie pięciu lub sześciu kandydatów, których lubię.
Wywiad. Wszystkich kandydatów zapraszam na rozmowę jednego wieczoru, dodatkowo zapraszam mojego znajomego, dyrektora agencji rekrutacyjnej. Ja zadaję pytania z pozycji subiektywnej oceny danej osoby, a ona jako zawodowy psycholog zadaje pytania, które pomagają określić np. motywację kandydata.
Wymyśliłem kilka historii testowych (przypadków biznesowych). Zachęcam wnioskodawcę do refleksji nad tym, jak zachowałby się w danej sytuacji. W odpowiedziach szukam zdrowego rozsądku i zbieżności z moimi oczekiwaniami. Na przykład: „Zaspałeś pierwszego dnia pracy – obudziłeś się pół godziny po rozpoczęciu pracy. Jakie są Twoje pierwsze działania? Naturalnie oczekuję, że ta osoba powie, że pierwszą rzeczą, jaką zrobi, będzie zadzwonienie do swojego przełożonego, czyli do mnie. Ale zdarza się, że kandydat przez długi czas odmawia i twierdzi, że coś takiego nigdy mu się nie przydarzy. Inny przykład. Opisuję sytuację, w której człowiek ma zadanie zlecone przez bezpośredniego przełożonego i na jego wykonanie przeznacza się dokładnie godzinę. Następnie wyższy szef zleca kolejne zadanie, które również wymaga dokładnie godziny wykonania i które również należy rozpocząć natychmiast. Nie da się jednak wykonywać obu zadań jednocześnie. Następnie pytam, jak kandydat zachowałby się w tej sytuacji. Idealną reakcją byłoby dla mnie pobiegnięcie do bezpośredniego przełożonego, aby poinformować go o aktualnej sytuacji i poprosić o radę.
Na rozmowie kwalifikacyjnej pytam o rodzinę, o działalność moich rodziców, aby zrozumieć, z jaką osobą mam do czynienia. Przecież zazwyczaj dziewczyny, które przychodzą na rozmowę są młode (18-23 lata) i nie mają żadnego doświadczenia zawodowego (lub mają minimalne). Dlatego większość tego, co posiadają, jest określona przez rodzinę, nie było jeszcze żadnego innego wpływu, a oni sami nie zdołali jeszcze stać się dojrzałymi jednostkami.
Po wszystkich rozmowach kwalifikacyjnych podejmuję decyzję, biorąc pod uwagę opinię dyrektora agencji rekrutacyjnej. Mówi, kto jej zdaniem jest bardziej zmotywowany, kto wie, czego chce, a kto nie. Bardzo ważne jest także poczucie kontaktu z osobą i komfortu płynącego z jego obecności. Przyszła jedna dziewczyna, wydawało się, że mówi inteligentnie i spójnie, przeszła wszystkie sprawy służbowe, ale czuję, że mnie denerwuje, chcę, żeby szybko wyszła. Wybierając osobistego asystenta, nie można pominąć tego subiektywnego czynnika.
Co podobało Ci się w dziewczynie, która właśnie zaczęła dla nas pracować? Po pierwsze, w bardzo przejrzystych, kompetentnych formułach. Po drugie, właśnie ukończyła Moskiewski Instytut Lotniczy, który jest dobrym wykształceniem technicznym. Trzeci plus to to, że wieczorami pracowała jako księgowa, dzięki czemu ma umiejętność systematyzowania i przetwarzania dużych ilości danych.
Tworząc personel, szef każdej organizacji musi poinformować zatrudnionego pracownika o jego oficjalnych obowiązkach. Pisząc instrukcję, kierownik musi zachować kolejność jej sekcji i konkretną strukturę.b Zwykle opisuje się cechy zawodu, wskazuje oficjalne stanowisko pracownika w strukturze, wymagania, jego prawa i obowiązki. Zastępca kierownika, podobnie jak inni pracownicy organizacji, jest zobowiązany do działania i przestrzegania wszystkich wymagań tego dokumentu.
Instrukcja została napisana przez kierownika zgodnie z ustalonymi standardami i nie powinna naruszać Kodeksu pracy Federacji Rosyjskiej. Musi zostać uzgodniony z odpowiednimi służbami (prawnikiem, kierownikiem działu personalnego), zapoznany z kandydatem na stanowisko i podpisany przez obie strony. Jednak niektórzy prawnicy nie uważają obecności takiego dokumentu za obowiązkową dla sformalizowania stosunków oficjalnych.
Możliwość opisu stanowiska
Główny cel:
- wspieranie menadżera w jego codziennych czynnościach;
- maksimum informacji o obowiązkach, funkcjach, wymaganiach wobec pracowników;
- w razie procesu łatwiej będzie udowodnić nieadekwatność do zajmowanego stanowiska;
- brak szczegółowych informacji w umowie o konkretnych funkcjach i bezpośrednich obowiązkach konkretnego pracownika;
- umożliwia osobie ubiegającej się o stanowisko wydanie uzasadnionej odmowy ze względu na niespełnienie wymagań stawianych stanowisku;
- pozwala na rozgraniczenie obowiązków pomiędzy pracownikami organizacji;
- pozwala ocenić działania każdego pracownika;
Posiadanie instrukcji przyda się także samemu asystentowi. Wyraźnie zna swoje prawa i obowiązki. Nie jest on zobowiązany do wykonywania funkcji, które nie są określone w instrukcji.
Ramy regulacyjne i prawne dotyczące sporządzania opisów stanowisk pracy
Zasadniczo wygląda to tak:
- aktualne ustawodawstwo Federacji Rosyjskiej;
Ustawodawstwo pozwala na powierzenie pracownikowi jakichkolwiek funkcji, jeśli ma on zaufanie i posiada wystarczającą wiedzę, doświadczenie i kwalifikacje do rozwiązywania takich problemów. Należy pamiętać, że menedżer musi sformalizować władzę na własne polecenie.
- Opis pracy;
Opis stanowiska sporządzany jest z uwzględnieniem specyfiki stanowiska i określa zakres obowiązków. Powinien odzwierciedlać pracę faktycznie wykonaną przez zastępcę kierownika.
- dokumenty wewnętrzne:
- statut organizacji, zarządzenia kierownictwa, zasady wewnętrzne i postępowanie.
Asystent musi szybko poruszać się w ramach regulacyjnych regulujących jego działalność i pracę podległych mu urzędników. Musi przestudiować ustawodawstwo federalne, regionalne i dokumenty regulacyjne organizacji.
Główne części opisu stanowiska
Struktura jest prezentowana w państwowych podręcznikach kwalifikacji pracowników. Zawiera wszystkie podstawowe wymagania stawiane asystentowi menedżera oraz wskazuje jego miejsce w strukturze organizacji.
Główne elementy instrukcji:
- jego postanowienia ogólne. Określone są warunki rekrutacji do personelu, procedura zwolnienia, podporządkowanie w organizacji oraz zasady zastępowania asystenta w przypadku jego nieobecności. Wskazany jest poziom kwalifikacji, wykształcenia, umiejętności, doświadczenia;
- wymagania i jego umiejętności;
- odpowiedzialność zawodowa. Główne funkcje asystenta są wyraźnie wskazane;
- uprawnienie. W paragrafie tym określa się stopień kompetencji i uprawnienia asystenta;
- odpowiedzialność. Określony jest ogólny poziom szczególnej odpowiedzialności za błędy i naruszenia popełnione w pracy oraz wskazana jest ich lista (na wniosek kierownika);
- kontakty na zajmowane stanowisko. Sekcja definiuje krąg oficjalnej interakcji z innymi członkami zespołu. Wskazano z kim i w jakich konkretnych kwestiach wymagana jest współpraca.
Przyjrzyjmy się każdej sekcji bardziej szczegółowo.
Postanowienia ogólne
Kluczowe punkty:
- asystent – specjalista, który pomaga mu w kwestiach technicznych i dokumentacyjnych;
- powołanie na stanowisko i zwolnienie z niego następuje na polecenie kierownika organizacji;
- w trakcie pracy asystent postępuje zgodnie z poleceniami i instrukcjami wyłącznie kierownika;
- podczas jego nieobecności zapewnia się odpowiednie zastępstwo, wskazuje się stanowisko jego zastępcy i wydawane jest polecenie organizacji jego zastąpienia;
- Asystent musi posiadać wykształcenie wyższe specjalistyczne. Minimum dwa lata odpowiedniego doświadczenia. Przy zatrudnieniu może być wymagane dodatkowe szkolenie.
Wymagania
Stanowisko asystenta wykonawczego może obejmować bardzo różne funkcje.
Osobą zajmującą to stanowisko w praktyce może być:
- właściwie jego zastępca i podlega bezpośrednio menadżerowi i tylko jemu. Często ma pod sobą innych pracowników;
- osobisty asystent. Pełni funkcję sekretarki, jest także specjalistą w recepcji; Jednocześnie podlega nie tylko kierownikowi, ale także kierownikowi działu personalnego w zakresie funkcji sekretariatu.
Taki asystent ma znacznie mniej praw i uprawnień niż specjalista, którego funkcje odpowiadają zastępcy kierownika. Może mieć wykształcenie średnie; doświadczenie w swojej specjalności może nawet nie być wymagane.
Błędem jest identyfikacja wskazanych stanowisk. Jedna polega na pełnieniu głównie funkcji pomocniczych, natomiast zastępca kierownika pełni funkcje organizacyjno-administracyjne.
Podstawowe wymagania wobec asystenta pełniącego funkcje organizacyjno-administracyjne:
- spełniać wymagania umowy o pracę, opisu stanowiska;
- znać zasady etykiety korporacyjnej i komunikacji biznesowej;
- dokładnie znać obieg dokumentów, dokumentację sprawozdawczą i strukturę organizacyjną;
- kompetentnie prowadzić negocjacje biznesowe;
- potrafić sporządzić ważne dokumenty;
- informować menadżera w zakresie składania ważnych raportów;
- pracować na komputerze, korzystać ze sprzętu biurowego (skaner i drukarka) do wykonywania swoich bezpośrednich obowiązków;
- pożądana jest znajomość języków obcych (na poziomie komunikacyjnym);
- potrafić sporządzać standardowe umowy.
Kierownik przedsiębiorstwa, biorąc pod uwagę znaczenie stanowiska swojego asystenta, może uzupełnić określoną listę, biorąc pod uwagę specyfikę organizacji i jego pracy.
Obowiązki zastępcy menedżera
Asystent ma wiele obowiązków, pracując bezpośrednio z menadżerem.
Główne obowiązki są następujące:
- ściśle przestrzegać wszystkich instrukcji i poleceń kierownictwa;
- zaplanuj codzienną rutynę menedżera na następny dzień. Opracowywanie i koordynowanie harmonogramu wizyt i przyjęć. Terminowo przekaż harmonogram menadżerowi;
- towarzyszyć menadżerowi na przyjęciach i wyjazdach;
- przyjmować gości, tworzyć listy wizyt kierowniczych, odbierać telefony i składać różne zaświadczenia zgodnie ze swoimi uprawnieniami;
- wsparcie działań menadżera, rozwiązywanie problemów technicznych (organizacja negocjacji, spotkań, rezerwacja biletów, rezerwacja hoteli);
- przygotowywać spotkania, spotkania, spotkania menadżerskie, powiadamiać wszystkich uczestników o porządku obrad i terminie spotkania;
- prowadzić protokoły przebiegu i wyników spotkań, spotkań, negocjacji, dokumentować ich wyniki;
- koordynować pracę działów i działów organizacji, zgodnie z instrukcjami i poleceniami kierownika;
- zwracaj uwagę kierowników działów strukturalnych na polecenia kierownicze, kontroluj termin ich realizacji;
- Przyjmowanie, rejestrowanie dokumentów i wniosków złożonych do podpisu przez menadżera i przekazywanie ich menadżerowi;
- przygotowywać pisma, wnioski i inne dokumenty w imieniu menedżera;
- zapewnić rozliczanie pełnomocnictw wydanych przez zarządzającego;
- samodzielnie komunikować się z pracownikami działów i innych organizacji, rozwiązywać szereg pojawiających się problemów, które można rozwiązać bez menedżera;
- uzyskać niezbędne informacje - zebrać wymaganą dokumentację na żądanie menadżera;
- przygotować pomoce wizualne i dokumentację niezbędną do odbycia spotkań;
- organizować pracę biurową, kierować, kontrolować działalność pracowników biurowych;
- odbierać, rejestrować i przedstawiać menadżerowi korespondencję kierowaną do menadżera;
- komunikować się z gośćmi. Spotykaj się z klientami, pracownikami organizacji, prowadź dokumentację i organizuj osobiste przyjęcia gości u menadżera. Odpowiadaj także na ich pytania, które może rozwiązać samodzielnie.
Warunki odniesienia
Podstawowe uprawnienia i uprawnienia asystenta:
- rejestrować, podpisywać dokumenty w granicach swoich kompetencji;
- uzyskać dostęp do informacji niedostępnych dla ogółu społeczeństwa ze względu na potrzebę biznesową;
- studiować dokumenty związane z Twoją działalnością zawodową;
- znać strukturę, zarządzanie wszystkimi działami organizacji;
- - sporządzać pisma, wnioski, inne dokumenty, przygotowywać odpowiedzi na wnioski (w imieniu menadżera);
- żądać od przedstawicieli działów strukturalnych niezbędnych dokumentów i materiałów, uzyskiwać informacje w zakresie niezbędnym do wykonywania ich bezpośrednich obowiązków;
- zapoznać się z podjętymi decyzjami, poleceniami i instrukcjami kierownika;
- uczestniczyć w spotkaniach i spotkaniach liderów organizacji;
- złożyć wniosek do kierownika o pozwolenie na dostarczenie ważnych dokumentów jednostkom strukturalnym;
- zgłaszać propozycje usprawnień swojej pracy i działalności firmy;
- organizowanie miejsca pracy menedżera, tworzenie warunków do skutecznej i wydajnej pracy.
Biorąc pod uwagę specyfikę samej organizacji i specyfikę pracy asystenta, proponowana lista uprawnień i uprawnień może zostać zmieniona, znacznie rozszerzona lub odwrotnie, zmniejszona.
Zwykle ostatnim akapitem są postanowienia dotyczące środków odpowiedzialności nałożonych na pracownika.
Obowiązki asystenta
Kary za naruszenie umowy, opisu stanowiska, przepisów wewnętrznych, przepisów prawa powinny być zgodne wyłącznie z obowiązującym ustawodawstwem. Zazwyczaj stopień odpowiedzialności reguluje Kodeks pracy Federacji Rosyjskiej.
Zastępca Menedżera jest odpowiedzialny za:
- nienależyte wykonywanie obowiązków służbowych, odmowa ich wykonania;
- naruszenie terminów wykonania wymaganych prac;
- naruszenie zarządzeń, decyzji, uchwał kierownika;
- działania wykraczające poza ich kompetencje;
- nieprzyjazne, niegrzeczne traktowanie partnerów organizacji, gości, pracowników, nieprzestrzeganie komunikacji biznesowej i etykiety;
- szkody materialne wyrządzone organizacji, jej kontrahentom i pracownikom;
- podawanie pracownikom fałszywych informacji;
- niewystarczająca kontrola nad działaniami podległych pracowników;
- ujawnienie danych osobowych, informacji poufnych, do których dostęp jest ograniczony.
Kary przewidziane są za:
- niepełne lub niewystarczające sumienne wypełnianie obowiązków służbowych (zgodnie z Kodeksem pracy Federacji Rosyjskiej);
- przestępstwa (wg ustawodawstwa: administracyjne, cywilne, karne);
- spowodował szkodę materialną (zgodnie z Kodeksem pracy i cywilnym Federacji Rosyjskiej).
Przewidziana kara może mieć formę pozbawienia wynagrodzenia materialnego, a nawet zwolnienia. Na końcu tekstu dokumentu powinny znajdować się zatwierdzające go wizy pracowników oraz podpis zastępcy kierownika.
Szef organizacji opracowuje instrukcje, które zatwierdzają: prawnik, kierownik działu personalnego i ochrona pracy. Po dokonaniu poprawek i uzupełnień kierownik zatwierdza. Wskazane jest jego stanowisko, nazwisko (z objaśnieniem), data zatwierdzenia i podpis.
Jego podpis potwierdza zgodę na zmiany w momencie dokonywania poprawek i zgodność z prawem tego dokumentu.
Wniosek
Stanowisko zastępcy menedżera jest stanowiskiem bardzo wieloaspektowym, odpowiedzialnym i szczególnym. Podlega bezpośrednio tylko kierownikowi i musi nienagannie wykonywać wszystkie jego instrukcje - najważniejsze w jego pracy. Zwiększył odpowiedzialność za nieuczciwe podejście do pracy. W takim przypadku konsekwencje mogą skutkować szkodą dla samego pracodawcy.
Asystent musi posiadać szczególne cechy osobiste: zaangażowanie w wykonywaniu swoich funkcji, sumienność, towarzyskość, być wymagającym wobec siebie i potrafić porozumieć się z dużą liczbą osób. Musi mieć pewną wrodzoną charyzmę i urok.
Szczegółowo sprawdziliśmy elementy instrukcji, zakres obowiązków, funkcje i wymagania. Można je dodawać i wyjaśniać w zależności od specyfiki i wielkości organizacji. Najważniejsze jest to, że instrukcje muszą być sporządzone przez kierownika i uzgodnione z odpowiednimi służbami. Osoba ubiegająca się o to stanowisko musi zapoznać się z nią własnoręcznie podpisem i wskazane jest otrzymanie jej w ręku.
Każdy menadżer potrzebuje asystenta biznesowego, któremu zarządzając dużą firmą może powierzyć wykonanie wielu swoich obowiązków. Musi to być osoba posiadająca niezbędną wiedzę, umiejętności i kompetencje, której we wszystkim trzeba zaufać. Asystent to „prawa ręka” menedżera, koniecznie inteligentny, pracowity, kompetentny, rzetelny asystent, który pod nieobecność menedżera może go w dużej mierze zastąpić. Nie bez powodu katalog kwalifikacji klasyfikuje go jako specjalistę – menedżera.
Ładowanie...
