Накопичувальні відомості треба вести. Не залежно від величини об'єкта створіть таблиці в екселе та ведіть такі відомості:
- Кабельний журнал (не плутати з журналом прокладання кабелів);
- Журнал обліку будівельних довжин кабелю;
- Людські ресурси;
- Прихід постачання підрядника (якщо постачання хуєве);
- Журнал реєстрації робочих креслень;
- Архів погодних умов;
- Загальні журнали робіт з проектно або один зведений із зазначенням шифрів проектів.
Таблиці все робіть у Екселі. Щоб не вести кілька однакових, краще ведіть одну розширену.
Зведений кабельний журнал- Вінець творення ПТОшника. Його потрібно зробити до початку прокладання кабелю, а ще краще до початку отримання. Якщо не будете його вести, ніяк не порахуєте, скільки і коли кабелю прокладено за місяць, з початку будівництва або навіть по днях, і скільки залишилося. Іноді я навіть проставляв PIDи навпроти кожної лінії і отримуючи кабель можна було легко побачити скільки його потрібно, чи той він, і, якщо ні, писати листи-узгодження. І якщо приймати кабель за таким повним зведеним кабельним журналом, зробленим за останніми ізмами однолінійних схем і схем з'єднань, то в результаті на здачу у вас взагалі не буде проблем зі списанням та поверненням кабелю постачання замовника. Зробіть КЖ за початковими проектами (на які зробили кошториси). Потім, при виході нових вимов не видаляючи старі дані (лінії, марки та довжини) додавайте в сусідній колонці змінені дані (марки або довжини) або додавайте нові лінії, якщо їх не було взагалі. Якщо якісь лінії виключалися, не видаляйте їх, поруч у колонці вказуйте «виключено». Навпроти кожного такого ізму робіть позначку з якого ізму це робилося. Часто кабель лягає, а потім з виходом нового ізму виключається або змінюється на інший, змінюються марки кабелів і довжини і все це потрібно для того, щоб у результаті було видно який кабель куди пішов, щоб без проблем все списати і зробити виконавчу. Якщо при цьому ще отримувати кабель з урахуванням даних з такого кабельного журналу, то взагалі зі списанням проблем не буде.
Без журналу обліку будівельних довжин кабелюПостачання замовника ви не зможете провести якісно ВК, вчасно узгодити його, звітувати скільки залишилося його отримати і чи є конкретний кабель на майданчику.
Таблиця людських ресурсівнеобхідна для видачі перепусток, звітності по людях, оформлення нарядів-допусків, оформлення дозвільної документації, всіляких заявок (відрядження, харчування, житло), і навіть для перевірки повноти відображення працівників у табелях та нарядах.
Якщо на об'єкті немає постачальника, то збирайте всі накладні вашої поставки та заведіть таблицю поставки підрядника– просто продовжіть ПТОшну табличку вправо проставляючи цифри з датами приходу та номери накладних, так ви зможете наїхати на постачання в офісі про не постачання або недостатнє постачання (інакше хуй доведеш).
Робочі креслення краще так само реєструвати в табличці журналу обліку робочих креслень, тому що проектів буває дуже багато (до сотні) необхідно стежити за їхньою повнотою, наявністю останніх ізмов і безпеки. У такій табличці я відображаю також дати тверджень генпідрядника, замовника та експертизи – нерідко допомагає у заповненні деяких граф актів та виконавчих схем.
Погодку треба вести, записувати скільки градусів, чи є опади та вітер, бажано тричі на день. Це робиться для того, щоб знати в які дні певні види робіт точно не можна робити, наприклад зварювальні під час дощу на вулиці або прокладка кабелю при температурах нижче -15 градусів (якщо не грієте кабель), потрібно для достовірної виконавчої особливо заднім числом (якщо були перебої зі звітами майстрів), якщо звичайно ви збираєтеся робити таку. Записуйте так само всі простої і з яких причин вони були, навіть якщо стосується ведення виконавчої (взимку часто відключають електрику) що може бути будь-якою відмазкою, при цьому в холодному вагончику навіть прибиранням хуй займаєшся.
Всі ці відомості потрібні для звітності, здачі ВД та підтвердження у деяких випадках виконаних робіт.
Уніфікований бланк КС-6а - це один з основних документів, який створюється для контролю за процесом будівництва як з боку керівництва підрядної організації, так і з боку замовника та контролюючих органів. Іншими словами, КС-6а — спеціальний накопичувальний журнал, документ первинного обліку, який оформляється після того, як закінчується будь-який вид будівельно-монтажних робіт на якійсь окремій ділянці будівельного об'єкту. У ньому послідовно відображаються етапи, умови та терміни виконання тих чи інших будівельних робіт.
Хто займається заповненням форми КС-6а
Оформленням даного журналу займається відповідальна особа з боку підрядної організації, яка займається виконанням будівельно-монтажних робіт. Журнал повинен почати заповнюватися з того самого моменту, як будівельники приступили до фактичного виконання своїх обов'язків.
З форми КС-6а надалі складається Акт приймання виконаних робіт і витрат ().
ФАЙЛИ
Основні моменти заповнення бланку КС-6а
Для внесення відомостей до журналу для кожного виду робіт попередньо робляться спеціальні виміри, норми та розцінки. Сам журнал складається з двох частин: титульної, куди включається інформація про замовника та виконавця робіт та таблиці, в якій і перераховуються всі основні параметри за витраченими матеріалами, сумами та виконаними роботами.
Форма КС-6а – заповнення титульної сторінки
На першу сторінку КС-6а вносяться дані про організації, які беруть участь у будівництві об'єкта (замовник, підрядник). Тут необхідно вказати їхнє повне найменування та контактні дані – адресу та телефон. Поруч, у відповідні осередки вписати коди ОКПО (містяться вони у державних реєстраційних документах)
Трохи нижче вказується назва та місцезнаходження будівельного об'єкту. Далі вписується дата та номер договору підряду, який став підставою для виконання будівельних робіт, а також номер документа та дата його заповнення. Потім слід вписати рік, протягом якого заповнювався цей журнал, а також договірну вартість робіт, що виконуються за договором підряду (цифрами, розшифровувати письмово суму не потрібно).
В останню чергу вказується ПІБ та посада укладача журналу, ПІБ та посада керівника фірми-забудовника та ставляться їх підписи.
Заповнення таблиці
Друга частина журналу стосується основної інформації щодо об'єкту будівництва. Отже, почнемо по порядку.
Слід зазначити, що всі значення з граф, що містять грошові значення, повинні підраховуватися і фіксуватися в кінцевому рядку «Разом», а якщо в якомусь місяці за кошторисом не було ні витрат, ні накладних, то цифри у графі «Разом» треба скопіювати в графу "Усього". У тому випадку, якщо накладні та інші витрати були, їх потрібно додати до цифр у «Разом» і вписати до графи «Усього» вже цей кінцевий підсумок.
Журнал обліку за формою КС-6а має бути прошнурований товстою ниткою, пронумерований та скріплений підписом відповідальної за його заповнення особи та печаткою підприємства, що його видав.
Після того, як будівельно-монтажні роботи буде закінчено, загальний журнал треба передати замовнику на зберігання. Другий варіант – віддати цей документ на зберігання експлуатаційної компанії, яка згодом відповідає за готову споруду.
Технічний нагляд – це планування будівництва та суворий контроль над його процесом. Ключове слово в описі функції технічного нагляду ― це «контроль», будь то контроль над упорядкуванням технічної документації, раціональним витрачанням грошей і будматеріалів або дотриманням техніки безпеки. Технагляд у будівництві ― це постійний контроль якості робіт, що проводяться, до найдрібніших деталей, до повної відповідності проекту та будівельним нормам, ГОСТам та іншим документам, що регламентують якість будівельних робіт на об'єкті, має подобатися Замовнику.
Послуги з функцій технічного нагляду:
Реєстрація, підписка до ДАБК при отриманні "Дозволи на початок будівництва".
Контроль якості робіт (дотримання вимог ДСТУ, СНіП, державних стандартів (ДБН), технології виконання робіт).
Технагляд над відповідністю виконуваних будівельно-монтажних робіт та матеріалів, виробів, конструкцій та обладнання, що застосовуються, затвердженим проектним рішенням.
Приймання виконаних робіт з підписанням відповідних актів (прихованих робіт, випробувань, проміжного приймання відповідальних конструкцій будівель та споруд).
Технагляд та Фотофіксація: прихованих та інших робіт, поточного стану об'єкта. Надання результатів як у друкованому, так і в електронному вигляді.
Фіксація виявлених під час огляду виконаних робіт відхилень від робочих креслень, від технології виконання будівельних робіт, від діючих СНиП, ГОСТ, ДБН, у журналі виконання робіт, і навіть визначення термінів усунення виявлених відхилень.
Перевірка відповідності обсягів фактично виконаних робіт та пред'явлених до оплати.
Контролює відповідність обсягів робіт та строків робіт умовам договору та календарному графіку будівництва.
Ведення накопичувальної відомості за обсягами робіт, що виконуються.
Технагляд (комплектності) та правильності ведення виконавчої документації, у тому числі оцінку достовірності геодезичних виконавчих схем виконаних конструкцій з вибірковим контролем точності положення елементів. Підготовка зауважень та контроль їх усунення.
Перевірка наявності у виконавця робіт документів про якість на матеріали, вироби та обладнання, що використовуються.
Веде вхідний контроль проектної документації. Підготовка зауважень та контроль їх усунення.
Контролює виконання приписів органів державного нагляду та місцевого самоврядування.
Участь у нарадах з будівництва та проектування об'єкта.
Участь у приймальній комісії.
Додаткові послуги з роботи з виконавчою документацією:
Надання бланків документів у друкованому вигляді (актів прихованих робіт, актів випробувань, актів на додаткові роботи, актів передачі об'єкта, дефектних відомостей тощо). Індивідуальні акти для полегшення роботи з оформлення (в акті вже буде вписано: найменування об'єкта, назва організацій, П.І.Б. осіб, які підписують акт тощо).
Перевірка якості виконавчої документації (комплектність та правильність її ведення).
Розробка вимог щодо оформлення, складу, виконавчої документації.
Складання переліків необхідної виконавчої документації за видами робіт.
Консультації з питань виконавчої документації (що записати в договір, порядок здачі виконавчої документації, скільки екз. необхідна, підстава для підготовки тощо).
Контроль за веденням виконавчої документації протягом усього періоду будівництва.
Ведення (отримання від субпідрядників, від Генпідрядника; перевірка, комплектування по розділах до відповідних папок зі складанням реєстрів) виконавчої документації та підготовка для передачі Замовнику повного комплекту.
Допомога у відновленні виконавчої документації (журналів робіт, актів прихованих робіт тощо).
Додатково:
Введення об'єкта в експлуатацію.
ЕКСПЕРТНА ОЦІНКА ТЕХНІЧНОГО СТАНУ КОНСТРУКЦІЙ ОБ'ЄКТУ БУДІВНИЦТВА
Експертна оцінка технічного стану або Експертиза - це перевірка стану існуючих будівельних конструкцій, оздоблювальних покриттів, тощо. після їхнього зведення. Експертиза технагляду. Тобто Замовник не укладав договір на технічний нагляд, хоче дізнатися, що ж насправді вийшло не від будівельників, а від незалежних будівельних експертів. Маючи необхідні знання, навички, прилади, наші фахівці роблять такі експертизи. За результатами нашої роботи ми завжди не просто вказуємо на недоліки, а даємо рекомендації, як правильно їх усунути. Складається висновок та акт технічного обстеження об'єкта будівництва. Так само цей висновок потрібен при узаконюванні самобуду. як один з документів необхідних ДАБК при введенні об'єкта в експлуатацію
Як сформувати журнал обліку виконаних робіт у Excel?
Журнал обліку виконаних робіт
Як і на підприємстві будь-якої галузі, у будівництві необхідно вести оперативний облік обсягів виконаних робіт та залишків незавершеного виробництва. Разом з тим у будівництві існують труднощі обліку виконання робіт наростаючим результатом. Вони пов'язані з різноманіттям вироблених видів робіт та одиниць їх виміру.
Крім того, будують об'єкти від кількох місяців до кількох років. При цьому керівникам будівельних організацій вкрай важливо знати, який обсяг будівельно-монтажних робіт по об'єктах будівництва виконано на поточний момент і який обсяг ще потрібно виконати. Це необхідно насамперед для планування робіт, розрахунку потреби у грошових коштах на період до завершення будівництва та визначення джерел фінансування.
Тому в будівельних компаніях потрібен оперативний накопичувальний облік будівельно-монтажних робіт, який у короткі терміни, точно і повною мірою відображатиме всі вироблені на даний момент роботи та залишки обсягів БМР, необхідних для завершення будівництва та розрізу робіт і загалом по об'єкту.
Для ведення такого обліку є уніфікована форма журнал обліку виконаних робіт за формою КС-6а.
Форма КС-6 включена в альбом уніфікованих форм первинної облікової документації, розроблений НІПІстатінформ Держкомстату Росії на підставі Постанови Російської Федерації від 08.07.1997 № 835. Форма первинної облікової документації КС-6а затверджена Постановою Держкомстату Росії від 11.11.1999.
Використовувати цю форму для обліку виконаних будівельно-монтажних робіт не обов'язково. Будівельна організація може розробити свій варіант форми накопичувальної відомості виконання БМР та розрахунку залишків робіт з урахуванням специфіки внутрішніх вимог до цього документа. Потрібно лише затвердити її наказом керівника будівельної організації у рамках облікової політики підприємства.
Журнал обліку виконаних робіт складаються виходячи з результатів вимірів виконаних робіт і єдиних і розцінок за кожним конструктивному елементу і виду робіт чи кошторисної програмі за результатами сформованих у програмі актів приймання виконаних робіт.
Витрати за рядками «Накладні витрати», «Планові накопичення (Кошторисний прибуток)» відображаються на основі кошторисів цих витрат за звітний період у розмірах, що визначаються відповідно до прийнятої в будівельній організації методики.
Журнал слід вести з початку будівництва об'єкта до його завершення.
Журнали обліку виконаних робіт складаються з урахуванням локальних кошторисних розрахунків і актів приймання виконаних работ.
Журнали обліку виконаних робіт, а також локальні кошторисні розрахунки, формуються:
1) за будинками та спорудами:
- на внутрішні санітарно-технічні роботи;
- внутрішнє електроосвітлення, електросилові установки;
- на монтаж технологічного та іншого обладнання, контрольно-вимірювальних приладів (КІП) та автоматики, слаботочних пристроїв (зв'язок, сигналізація тощо);
2) із загальномайданних робіт:
- на вертикальне планування;
- на влаштування інженерних мереж, шляхів та доріг;
- на благоустрій території, малі архітектурні форми та ін.
У Журналах обліку виконаних робіт дані можна групувати до розділів за окремими конструктивними елементами будівлі (споруди) (див. табл. 1), видами робіт та пристроїв відповідно до технологічної послідовності робіт та врахуванням специфічних особливостей окремих видів будівництва.
Журнали обліку виконаних робіт складаються на такі роботи:
- земляні роботи;
- фундаменти та стіни підземної частини;
- несучі стіни;
- перекриття;
- колони;
- роботи кладок;
- перегородки;
- підлоги та основи;
- сходи та майданчики;
- оздоблювальні роботи;
- ганку;
- вимощення і т. п.;
- вікна та вітражі;
- покрівля;
- Інші роботи.
За спеціальними будівельними роботами: фундаменти під обладнання тощо.
З внутрішніх санітарно-технічних робіт та інших робіт з влаштування внутрішніх мереж:
- водопровід;
- каналізація;
- опалення;
- вентиляція та кондиціювання повітря, система димовидалення тощо;
- слаботочні мережі (мережі зв'язку, протипожежна сигналізація тощо).
Щоб отримати інформацію, яка дозволить контролювати процес будівництва, у кожному окремо сформованому Журналі обліку виконаних робіт, незалежно від обраної підприємством форми його заповнення та методу ведення накопичувальної відомості, мають бути такі дані:
- № позицій, найменування конструктивних елементів та видів робіт у повній відповідності до локального кошторисного розрахунку;
- обґрунтування розцінок та цін із зазначенням довідника кошторисних нормативів або іншого документа (договору, прайс-листа тощо);
- одиниці виміру робіт;
- розцінки чи договірні ціни за одиницю робіт у рублях;
- всього кількість робіт (обсяг робіт у натуральному вираженні) за локальним кошторисним розрахунком або договором на весь час будівництва об'єкта (або обсягу робіт за договором) у розрізі позицій локального кошторисного розрахунку;
- кошторисна (договірна) вартість робіт у рублях за позиціями ЛСР виходячи з розцінок та обсягів робіт з локального кошторисного розрахунку (проекту) або договору;
- кількість виконаних робіт за кожен місяць у натуральному вираженні за позиціями ЛЗР;
- кількість виконаних робіт з початку будівництва (з початку дії договору) у натуральному вираженні за позиціями ЛЗР;
- вартість виконаних робіт з початку будівництва (з початку виконання договору) у рублях за кожною позицією ЛЗР (Журналу обліку виконаних робіт);
- накладні витрати за кожен місяць і всього наростаючим підсумком з початку будівництва (з початку виконання договору) за кошторисними нормативами чи нормативами, встановленими на підприємстві;
- планові накопичення (кошторисний прибуток) за кожен місяць і всього наростаючим підсумком з початку будівництва (з початку виконання договору) за кошторисними нормативами чи нормами, прийнятими на підприємстві;
- залишок робіт до виконання у натуральному та вартісному виразі за позиціями журналу;
- загальні підсумки за всіма заповненими графами Журналу, крім обсягів (кількості) робіт у натуральному вираженні.
На вимогу керівника будівельної організації в журналі може бути відображена й інша додаткова інформація, наприклад, відсотки виконання до загального обсягу робіт з кошторису та ін.
Важливо!
Якщо КС-6а є основою для заповнення КС-2 та КС-3 (у поточних цінах з урахуванням індексів інфляції), то у КС-6а мають бути відображені підсумки виконання та залишки будівельно-монтажних робіт у поточних цінах.
У програмі «Гранд-Кошторис» при формуванні підсумків Журналу обліку виконаних робіт (КС-6а) індекс інфляції застосовується в тому самому розмірі до підсумків обсягів виконання кожного місяця та залишків БМР у вартісному вираженні. З іншою метою можна формувати Журнали обліку виконаних робіт у базових цінах без урахування індексів інфляції. Надалі їх можна застосовувати до загальних результатів виконання та залишків будівельно-монтажних робіт по об'єкту у вартісному вираженні.
Фрагмент Журналу обліку виконаних робіт
Журнал обліку виконаних робіт у Microsoft Excel
У будівельних організаціях можуть вести як канцелярський журнал обліку виконаних робіт, який дані про фактичне виконання та інша інформація заноситься вручну, так і в MS Excel.
У таблицю MS Excel спочатку вручну вноситься інформація про загальні обсяги БМР, їх вартість та фактичне виконання за період з початку будівництва, а потім автоматично виводиться залишок робіт до виконання у наступні періоди.
Локальних кошторисних розрахунків і актів приймання виконаних робіт може бути багато, а ручна робота мало того що низькопродуктивна, але ще й загрожує безліччю помилок, які можуть суттєво спотворити підсумкові дані.
Щоб унеможливити помилки, Журнал обліку виконаних робіт при середніх обсягах будівництва слід вести як мінімум в Excel, при великих обсягах будівництва — у кошторисній програмі, що дозволяє формувати накопичувальні відомості виконання будівельно-монтажних робіт. Наприклад, у програмному комплексі «Гранд-Кошторис» передбачено формування Журналів обліку виконаних робіт за формою КС-6а.
Якщо кошторисна програма не передбачає формування Журналів обліку виконаних робіт, спростити процес внесення даних до Журналу можна за допомогою засобів Microsoft Excel. Якщо номери позицій, найменування конструктивних елементів та видів робіт у ЛЗР відповідають даним актам приймання виконаних робіт, можна застосувати функцію MS Excel ВПР.
У багатьох будівельних організаціях і локальні кошторисні розрахунки на будівельні роботи, і акти приймання виконаних робіт при закритті обсягів за місяць вивантажуються з кошторисних програм таблиці Excel або спочатку формуються у них.
На підставі актів приймання виконаних робіт у форматі Excel ОТіЗ нараховує заробітну плату, бухгалтерія списує матеріали. На базі локальних кошторисних розрахунків, що експортуються в Excel із кошторисної програми або формуються в таблицях Excel, складається план будівельно-монтажних робіт. Цими ж документами Excel можна скористатися як основою під час журналів обліку виконаних робіт у Excel.
Розглянемо, як за допомогою функції ВВР перенести дані з актів виконаних робіт у локальний кошторисний розрахунок, створивши таким чином журнал обліку виконаних робіт.
Л. І. Кіюцен,
економіст планово-економічного відділу ТОВ «Корпорація Маяк»
Матеріал публікується частково. Повністю його можна прочитати у журналі
Склад КДП, наведений та описаний нижче, був розроблений протягом багатьох років практики, як результат постійних зусиль автора, доповнених участю та підтримкою його колег. Головне завдання, що ставилося при розробці складу та структури КДП, полягала у забезпеченні за умови регулярного, своєчасного та коректного його ведення запуску процедур, що самоорганізуються в управлінні проектом.
У зв'язку із зазначеним вище завданням увагу керівництва компанії при формуванні та функціонуванні КДП має бути спрямоване на забезпечення його ефективної структури. Питання регулярного, своєчасного та коректного ведення КДП має приділятися постійна та пильна увага керівника проекту.
Під згаданими вище процедурами, що самоорганізуються, тут слід розуміти:
- автоматичний процес формування у співробітників ефективних прийомів та навичок з управління проектом;
- автоматичний процес комплексного контролю та підтримки затверджених показників проекту в ході його розвитку.
Практика з усією очевидністю свідчить про те, що існує найтісніший взаємозв'язок між станом КДП (його складом та якістю ведення) та поточним станом відповідного проекту. Хаос у веденні КДП є наслідком хаосу у проекті, і навпаки, занедбаність КДП, а тим більше його відсутність, рано чи пізно трансформується у занедбаність та некерованість проекту.
Формування та ведення КДП здійснює керівник проекту, залучаючи при необхідності до цієї роботи фахівців компанії та отримуючи від них необхідну для ведення КДП документацію та інформацію. Для ведення КДП використовуються електронні та паперові носії інформації. Керівник проекту організує зберігання на паперових носіях усіх документів, що пройшли затвердження інвестиційним комітетом компанії, - частини КДП, що затверджується. p align="justify"> Формування КДП розумно здійснювати протягом 2-3 місяців, починаючи від дати призначення керівника проекту на посаду, тобто протягом його випробувального терміну. Це чудова нагода для керівника проекту продемонструвати свої можливості, а для компанії зрозуміти Who is who.
Зрозуміло, що документи зі складу КДП повинні мати статус «для службового користування». При цьому різні підрозділи та співробітники компанії повинні мати різний рівень доступу до зазначених документів. Система доступу до розділів КДП управляється керівником проекту за участю служби безпеки та технічної служби компанії.
КДП, що ведеться належним чином, містить практично повний обсяг інформації щодо проекту за винятком маси дрібних та середніх технічних деталей та документів, пов'язаних з окремими операціями при реалізації проекту, та практично не впливають на якість управління його розвитком.
Крім того, КДП проекту відображає в сконцентрованому вигляді історію розвитку проекту, що надає чудову можливість для здійснення аналітики, що визначає тенденції в розвитку як розглянутого проекту, так і інших проектів, що розвиваються компанією. Виявлення цих тенденцій розвитку має велике значення з точки зору запобігання ризикам та підвищення ефективності проектів.
Інформація міститься у КДП у структурованому вигляді, що у комплексі з його централізованим та систематичним веденням дозволяє усунути хаос у проектному документообігу і таким чином:
- Різко (у рази чи навіть на порядки) збільшити швидкість надання практично будь-якого обсягу актуальної інформації щодо проекту. Це стає можливим, оскільки інформація зберігається у КДП у форматі, що не вимагає додаткової її підготовки, а потребує лише форматування, що відповідає поточній потребі.
Примітка
Тим часом поширена повсюдно практика демонструє типовий процес болісної підготовки інформації з проектів у термін від годин до днів. Звичайно ж, ці терміни можуть бути скорочені на вимогу керівництва, але відсутність у виконавця достатнього часу для підготовки, природним чином призводить до падіння достовірності інформації, що надається. 2. Максимально підвищити якість та актуальність проектної інформації, що надається.
3. Підвищити інформаційну безпеку діяльності компанії, оскільки підвищення якості та актуальності проектної інформації призводить до суттєвого зниження обсягів зовнішніх та внутрішніх інформаційних потоків.
4. Мінімізувати трудовитрати керівника проекту та його колег, пов'язані з інформаційним обміном та документальним супроводом проекту.
Таким чином, КДП є основою, фундаментом для розвитку проекту. Перелічені позитивні наслідки якісного ведення КДП роблять завдання структурування проектного документообігу одним із визначальних елементів у боротьбі за підвищення ефективності як окремого проекту, так і компанії в цілому. Очевидно, що якість ведення КДП – друге за значущістю завдання (після підтримки ефективності проекту на необхідному рівні), яке має вирішувати керівник проекту.
Страхітливий обсяг КДП, описаний нижче, пов'язаний із значними трудовитратами тільки при його формуванні. Ведення сформованого раніше КДП, за наявності відомої методичності і пунктуальності, вимагає від керівника проекту на порядки менших витрат.
До складу КДП повинні входити такі розділи:
1. Паспорт проекту.
Паспорт проекту є альбом, що містить зведені дані по проекту. Формується на підставі документації, затвердженої інвестиційним комітетом компанії, а також інформації про поточний стан проекту. Інформація, що міститься в паспорті проекту, дозволяє будь-якому зацікавленому та непідготовленому заздалегідь співробітнику компанії швидко вникнути в суть проекту, а також зрозуміти його поточний стан (у цьому випадку спільно з паспортом проекту буде корисним надання Загальної схеми розвитку проекту), не занурюючись у зайві деталі. Загальне розуміння проекту, яке формується на основі інформації, що міститься в паспорті проекту, може бути розгорнуте та доповнено до будь-якої міри подробиці за допомогою відомостей, що містяться в інших розділах КДП. До складу паспорта проекту включаються такі підрозділи:
1) Опис проекту (концепція проекту).
У підрозділі наводяться об'ємні та функціональні показники проекту (загальна площа, площа наземної та підземної частини, кількість машиномісць, комерційна площа окремо для квартир, торгових та офісних приміщень, графічна інформація, що описує проект тощо), а також описуються споживчі властивості комерційних продуктів, які будуть одержані внаслідок розвитку проекту.
2) Права та активи проекту.
Підрозділ містить опис правоустановки та активів проекту, які були на момент входження до проекту, та сформовані в ході його розвитку, а також посилання (копії) на відповідні документи;
3) Показники ефективності проекту.
Підрозділ містить розрахункові значення показників ефективності проекту, затверджені інвестиційним комітетом компанії, починаючи із значень, затверджених під час входження до проекту. Значення показників наводяться в табличній та графічній формі та відображають усі затверджені їх зміни. Необхідний і достатній більшості проектів набір показників – загальний прибуток, рентабельність, рентабельність за власні кошти, NPV, IRR, термін окупності проекту.
4) Показники виручки та витрат проекту.
Підрозділ містить бюджетні ліміти статей/голов виручки та витрат, затверджені інвестиційним комітетом компанії, починаючи зі значень, затверджених під час входження до проекту. Значення лімітів наводяться у табличній формі та відображають усі їх затверджені зміни, послідовність яких дозволяє відстежити динаміку зміни бюджету проекту. Показники виручки та витрат проекту можуть бути скомпоновані в єдиному розділі з показниками ефективності проекту;
5) Склад учасників проекту.
Реєстр юридичних осіб, які мають права за проектом, а також беруть участь у його розвитку (у тому числі всі контрагенти та підрядники) із зазначенням їх актуальних реквізитів.
6) Склад команди проекту.
Підрозділ містить список фахівців безпосередньо задіяних при розвитку проекту із зазначенням їх необхідних реквізитів - залежно від масштабу проекту, як мінімум, керівник проекту, будівельний менеджер і фахівці профільних підрозділів компанії, що курують, як максимум, команда проекту плюс залучені фахівці.
Підрозділи паспорта проекту «показники ефективності проекту» та «показники виручки та витрат проекту» обов'язково оновлюються за фактом затвердження інвестиційним комітетом компанії результатів актуалізацій проекту, незалежно від того, були ці актуалізації плановими чи ні. Інші підрозділи паспорта проекту підлягають коригуванню у міру виникнення потреби.
Паспорт проекту використовується виключно всередині компанії, як документ ДСП. Паспорт проекту може використовуватися як основа для розробки різного роду презентаційної документації.
2. Загальна схема розвитку проекту.
Загальна схема розвитку проекту – це блок-схема, що дає уявлення про основні етапи та операції розвитку проекту та їх зв'язки між собою. Містить трохи більше 20-30 елементів, розміщених на аркуші формату А4. Загальна схема розвитку проекту розробляється під час входження у проект і коригується надалі за необхідності, будучи основою розробки мережного графіка проекту. На паперовому носії зберігається екземпляр схеми, що діє, затверджений інвестиційним комітетом компанії.
При формуванні та коригуванні загальної схеми розвитку проекту акцент робиться на поточному етапі розвитку проекту. Наприклад, якщо проект знаходиться на передпроектному етапі, то з максимальною деталізацією на схемі відображаються операції саме цього етапу. При цьому операції етапу Проектування розумно відображати укрупнено, а етап Будівництво взагалі може не деталізуватися до окремих операцій.
3. Мережевий графік проекту.
Мережевий графік проекту є діаграму з деталізацією операцій із реалізації проекту, визначених у часі, із зазначенням всіх взаємозв'язків з-поміж них. Максимально деталізовані мають бути операції поточного етапу розвитку проекту. Мережевий графік проекту є результатом уточнення та розвитку загальної схеми розвитку проекту. На паперовому носії зберігається актуальний графік затверджений інвестиційним комітетом компанії.
Мережевий графік проекту щодо процесу будівництва має укрупнену деталізацію. Розгортання будівельного процесу до окремих операцій провадиться у мережевому графіку будівництва, формування якого здійснює будівельний менеджер на початку проектного етапу. Дані мережного графіка будівництва використовуються уточнення мережевого графіка проекту.
4. Економіка/бюджет проекту.
Розділ містить поточну версію економіки та бюджету проекту, затверджену інвестиційним комітетом. З урахуванням тісного взаємозв'язку економіки та бюджету проекту (бюджет проекту побудований на підставі фінансових потоків з економіки проекту через переформатування), інформація зберігається в об'єднаному файлі Exel. На окремих паперових носіях, затверджених інвестиційним комітетом компанії, зберігаються зведені дані економіки та бюджетні потоки проекту з поквартальною розбивкою.
Цей розділ КДП є джерелом для формування підрозділів паспорта проекту «показники ефективності проекту» та «показники виручки та витрат проекту».
Примітка
Розділи КДП «Загальна схема розвитку проекту», «Мережевий графік проекту» та «Економіка/бюджет проекту» є затверджуваною частиною КДП. Зазначені розділи затверджуються інвестиційним комітетом компанії та є основою для створення та ведення інших розділів, що входять до КДП.
5. План актуалізацій проекту.
Виявлені ризики проекту мають дуже високу кореляцію з тим, наскільки добре компанія розуміє поточний стан проекту, динаміку і спрямованість змін цього стану. Чим менше ми усвідомлюємо, де знаходимося при розвитку проекту, тим більше несподіванок та небезпек чекають наш проект попереду. Підвищити рівень усвідомлення реального стану проекту та, як наслідок, мінімізувати наслідки ризиків, виявляючи їх наявність заздалегідь, дозволяє процес актуалізації, що реалізується на основі плану актуалізації проекту.
План актуалізацій проекту формується керівником проекту самостійно відповідно до нормативних вимог, що діють у компанії (набір операцій, що виконуються при здійсненні актуалізації, періодичність планових актуалізацій, що проводяться, умови, що визначають необхідність позапланових актуалізацій і т.д.). План актуалізацій проекту ведеться в табличній формі та містить дати планованих, та коротку інформацію про проведені раніше, у тому числі позапланові, актуалізації проекту. Інформація про здійснені актуалізації містить опис здійсненої процедури, її мету та склад врахованих змін та коригувань, результати – зміни стратегії проекту, його затверджених показників та бюджету, документації зі складу КДП проекту.
6. Реєстр договірних відносин проекту.
Реєстр договірних відносин проекту є зведену таблицю, що містить інформацію про стан всіх договорів, укладених компанією з метою реалізації проекту. До реєстру заноситься інформація про всі договори, укладені в рамках розвитку проекту, незалежно від того, передбачають ці договори наявність платежів чи ні. Реєстр договірних відносин є значним елементом управлінського та виробничого обліку.
Більшість облікових записів (до 90% і більше) належить до будівництва. З цієї причини основним виконавцем цього розділу КДП є СДО компанії, який формує і реєстр з будівництва, і загальний реєстр за проектом. Роботу з ведення будівельної частини реєстру контролює будівельний менеджер, надаючи СДВ всю необхідну інформацію. Роботу щодо ведення загального реєстру контролює керівник проекту, надаючи СДО всю необхідну інформацію за договорами, які не входять до будівельної частини проекту. Реєстр має рядкову розбивку за поточними договорами у прив'язці до статей, статей та глав (щодо будівництва) бюджету витрат. Рекомендований формат реєстру наведено нижче.
10 малюнок
Принципова перевага запропонованого вище формату реєстру в тому, що він дозволяє оцінити співвідношення виконаних і оплачених робіт (стовпці з сірою заливкою), тобто зрозуміти в повному обсязі реальний стан договору, що виконується. Актуальна версія реєстру договірних відносин використовується рядом підрозділів компанії, у тому числі надається у фінансове управління компанії з метою використання у процесах обліку та планування.
7. Накопичувальні відомості (загальна накопичувальна відомість).
Накопичувальна відомість є таблицю, наведену нижче, що дозволяє визначити відсоток виконання обсягів робіт за договором. Ведеться за всіма договорами, що передбачають поетапне виконання робіт та подальше їх закриття актами. Накопичувальні відомості, що ведуть за окремими договорами, зводяться до загальної накопичувальної відомості, що відображає стан усіх укладених договорів, що вимагають ведення накопичувальних відомостей.
Переважний обсяг операцій, пов'язаних із веденням накопичувальних відомостей, відноситься до будівництва. Накопичувальні відомості є одночасно елементом і виробничого та управлінського обліку. Тому безпосередніми виконавцями є, як кошторисний відділ (СО) будівельного управління фірми, і СДО підприємства. ЗІ здійснює заповнення накопичувальних відомостей за окремими договорами. СДО компанії, будучи учасником управлінського обліку компанії, перевіряє дані, підготовлені СО, та здійснює формування об'єднаних даних (загальна накопичувальна відомість). Переформатовані дані із загальної накопичувальної відомості вносяться до Реєстру договірних відносин проекту та відомість витрат проекту, що надаються надалі у фінансове управління компанії.
Веде накопичувальні відомості за договорами, укладеними за іншими статтями витрат (крім будівництва), а також ведення загальної накопичувальної відомості здійснює СДО компанії. Дані за договорами, що належать до інших статей витрат, надає СДО керівник проекту. Загальна накопичувальна відомість ведеться СДН паралельно з реєстром договірних відносин та відомістю витрат проекту.
Актуальна версія загальної накопичувальної відомості надається у фінансове управління компанії з метою використання у процесах обліку та планування.
Примітка
Розділи КДП "Реєстр договірних відносин проекту", "Накопичувальні відомості (загальна накопичувальна відомість)" є принципово значущими, оскільки містять базову інформацію для побудови виробничого та управлінського обліку щодо витратної частини проектів.
8. Відомість витрат (відомість видаткової частини бюджету).
Відображає поточний стан та рух витратного бюджету проекту або стан цього бюджету у динаміці (на відміну від затвердженого витратного бюджету, який відповідно можна назвати бюджетом у статиці). Відомість витрат дозволяє оцінити відсоток освоєння бюджету.
Примітка
Відсоток освоєння бюджету дуже важливий з погляду можливості зіставлення його з розрахунковим відсотком вартості виконаних робіт, прийнятих та закритих актами. "Теорія" при цьому зіставленні повинна повністю збігатися з "практикою", що, зауважимо, зустрічається вкрай рідко. Зазвичай, відсоток освоєння бюджету у разі розвитку проектів випереджає реальну вартість виконаних робіт!!! Це означає лише одне – виконані роботи виявилися з якихось причин дорожчими, ніж було передбачено затвердженим бюджетом. У подібній ситуації лімітів бюджету, що залишилися, зазвичай буває недостатньо для завершення будівництва. Тобто компанія «не вписалася» в затверджений бюджет і будівництво обійдеться помітно дорожче, ніж було заплановано. Щаслива компанія, яка виявила цей диссонанс на ранній стадії розвитку проекту.
Відомість являє собою зведену таблицю, подану нижче, що має стандартний формат з рядковою розбивкою бюджетних витрат на статті, підстаття та глави (щодо будівництва).
Через відомість витрат здійснюється взаємовплив процесів планування та обліку. Основний виконавець – СДО компанії. Рекомендується вести окрему відомість витрат за статтею «Будівництво». Решта бюджетних статей не потребує окремого відання та об'єднується зі статтею «Будівництво» у відомості витрат проекту.
Під час відомості витрат здійснюється тісне взаємодія СДО з фінансовим управлінням підприємства. При цьому фінансове управління контролює стан відомості витрат з погляду відповідності лімітів статей та голів затвердженому бюджету, а СДН контролює процес адекватного відображення у відомості витрат тих витрат, які були понесені під час реалізації проекту.
Актуальна версія відомості витрат, будучи необхідною основою для здійснення процесів бюджетування, обліку та планування, надається у фінансове управління компанії.
Примітка
Щодо особливостей ведення розділів 6-8 КДП див. також матеріали Глави «Система обліку та планування. Взаємодія операцій бюджетування, планування, управлінського обліку та виробничого обліку при розвитку проектів».
9. Відомість продажів (відомість доходної частини бюджету)
Аналогічно відомості витрат відомість продажів відбиває динамічний стан виручки за проектом (на відміну затвердженого бюджету продажів, який відбиває статичний стан бюджету). Відомість є зведеною таблицею з рядковою розбивкою на види комерційних площ з деталізацією до об'єкта (квартира, нежитлове приміщення і т.д.). Наведений нижче формат відомості може бути змінено. Заповнення відомості здійснюється керівником проекту або виконавцем, який призначається зі складу комерційного департаменту компанії, за умови контролю з боку керівника проекту. Актуальна версія відомості надається фінансовому управлінню компанії та використовується у процесах бюджетування, обліку та планування.
10. Архів проекту.
Цей розділ КДП обов'язково має містити всі затверджені інвестиційним комітетом, починаючи з моменту прийняття рішення про входження до проекту, версії наступних документів: загальна схема розвитку проекту, мережевий графік проекту, економіка/бюджет проекту (затверджена частина КДП).
Цей розділ містить повний реєстр проектної, дозвільної та іншої документації, а також рекламної продукції, розробленої під час розвитку проекту. Розроблена рекламна продукція має бути докладно описана та супроводжена фіксуючими фотографіями.
У розділі також зберігаються на паперовому носії всі аркуші погоджень та всі відповідні їм копії погоджених та підписаних договорів та додаткових угод до них, укладених під час реалізації проекту та включених до Реєстру договірних відносин проекту. Зазначений комплект договорів та додаткових угод, як правило, зберігається та ведеться у СДО. Оригінали аркушів узгоджень зберігаються у керівника проекту.
Цей розділ також містить вхідну та вихідну кореспонденцію, пов'язану з реалізацією проекту.
Завантаження...
