Рв у табелі розшифровка. Позначення та коди в табелі обліку робочого часу. Відомості для розрахунку зарплати

У зв'язку з тим, що розрахунок оплати праці здійснюється на підставі відомостей, викладених у табелі обліку робочого часу, заповненню цього документа необхідно приділяти особливу увагу. Розглянемо основні питання, які виникають під час ведення та заповнення табеля.

У табелі можуть використовуватися буквені або цифрові коди для позначення тієї чи іншої події, наприклад, явка на роботу має буквене позначення Я або 01 у цифровому виразі, прогул ПР або 24, додаткові вихідні без збереження заробітної плати НВ або 28.

Повний список буквених та цифрових символів міститься на першій сторінці форми Т-12:

	літерний	цифровий
Тривалість роботи у денний час
Тривалість роботи у нічний час
Тривалість роботи у вихідні та неробочі святкові дні
Тривалість понаднормової роботи
Тривалість роботи вахтовим методом
Службове відрядження
Підвищення кваліфікації з відривом від роботи
Підвищення кваліфікації з відривом від роботи в іншій місцевості
Щорічна основна оплачувана відпустка
Щорічна додаткова оплачувана відпустка
Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням із збереженням середнього заробітку працівникам, які поєднують роботу з навчанням
Скорочена тривалість робочого часу для учнів без відриву від виробництва із частковим збереженням заробітної плати
Додаткова відпустка у зв'язку з навчанням без збереження заробітної плати
Відпустка у зв'язку з усиновленням новонародженої дитини.
Відпустка для догляду за дитиною до досягнення нею віку трьох років
Відпустка без збереження заробітної плати, надана працівникові за дозволом роботодавця
Відпустка без збереження заробітної плати за умов, передбачених чинним законодавством України
Щорічна додаткова відпустка без збереження заробітної плати
Тимчасова непрацездатність (крім випадків, передбачених кодом "Т") із призначенням допомоги згідно із законодавством
Тимчасова непрацездатність без призначення допомоги у випадках, передбачених законодавством
Скорочена тривалість робочого часу проти нормальної тривалості робочого дня у випадках, передбачених законодавством
Час вимушеного прогулу у разі визнання звільнення, переведення на іншу роботу чи усунення від роботи незаконними з відновленням на колишній роботі
Невиходи на час виконання державних чи громадських обов'язків згідно із законодавством
Прогули (відсутність на робочому місці без поважних причин упродовж часу, встановленого законодавством)
Тривалість роботи в режимі неповного робочого часу з ініціативи роботодавця у випадках, передбачених законодавством
Вихідні дні (щотижнева відпустка) та неробочі святкові дні
Додаткові вихідні дні (оплачувані)
Додаткові вихідні дні (без збереження заробітної плати)
Страйк (за умов та у порядку, передбачених законом)
Неявки з нез'ясованих причин (до з'ясування обставин)
Час простою з вини роботодавця
Час простою з причин, які не залежать від роботодавця та працівника
Час простою з вини працівника
Усунення від роботи (недопущення до роботи) з оплатою (допомогою) відповідно до законодавства
Усунення від роботи (недопущення до роботи) з причин, передбачених законодавством, без нарахування заробітної плати
Час припинення роботи у разі затримки виплати заробітної плати

Слід зазначити, що уніфікована форма Т-12 може використовуватися будь-яких організаціях незалежно від форми власності, крім бюджетних установ.

У бюджетних установах застосовується форма обліку, затверджена наказом Мінфіну Росії № 52н, у якій використовуються інші літерні та цифрові позначення.

2. У яких випадках ставиться код ПН?

Код ПН, або відсутність працівника з нез'ясованих причин, проставляється щоразу і доти, доки працівник відсутній на роботі, а у відповідальної особи відсутні документи про причини її відсутності. Навіть у разі, якщо керівник відсутньої особи клянеться, що працівник у прогулі (код ПР), не поспішайте ставити цей код у документи первинного обліку, дочекайтеся поки працівник принесе документ, який пояснює свою відсутність, а то може статися так, що табель з кодом ПН буде надано до бухгалтерії, а в подальшому виявиться, що працівник був відсутній з поважної причини, і тоді доведеться вносити зміни до документів первинного обліку.

3. Як позначаються вихідні у відрядженнях?

З питання кодового позначення вихідних днів при відрядженні існують дві точки зору: одні вважають, що ставити треба код К (відрядження), другі стверджують, що ставити треба код В (вихідний день). У тих та інших є свої розумні та обґрунтовані законодавством аргументи, але єдиного підходу не існує, тому виходьте із власної практики, що склалася.

4. Чи відзначаються вихідні в табелі, коли працівник хворіє?

При знаходженні працівника на лікарняному коді Б (тимчасова непрацездатність) проставляється за весь період тимчасової непрацездатності, у тому числі вихідні та святкові дні. Аналогічна суцільна реєстрація проводиться при знаходженні працівників у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами (Р), у відпустці по догляду за дитиною по досягненню нею віку трьох років (ОЖ) та неоплачуваній відпустці (ДО).

5. Як позначаються вихідні дні у відпустці?

Якщо при знаходженні працівника в щорічному основному оплачуємо відпустку (ВІД) або в щорічному додатковому оплачуваному відпустці (ОД), на період його відпочинку випадає вихідний святковий день, в табелі код ВІД або ОД підлягає заміні на В (вихідні дні та неробочі святкові дні), тому що, відповідно до статті 120 ТК РФ, неробочі святкові дні, що припадають на період оплачуваної відпустки, до календарних днів відпустки не включаються.

6. Які позначення ставити в табелі, цифрові чи літерні?

Чітких інструкцій з цього приводу не існує, тому в кожній організації відомості в табель заносяться виходячи з практики, що склалася, і зручності в роботі.

7. Яку форму табеля зручніше використовуватиме заповнення?

Форма табеля немає значення, можна вибрати форму, затверджену Постановою Держкомстату Росії № 1 (форми Т-12, форма Т-13), можна скористатися формою, затвердженої наказом Мінфіну Росії № 52н.

Взагалі, якщо Ви працюєте в комерційній організації, можете самостійно розробити та затвердити власну форму з власними літерними або цифровими позначеннями, ніхто це не забороняє, головне щоб вона була за фактом.

8. Хто має вести облік робочого часу і хто має за це відповідати?

Якщо організація невелика, облік може вести одна людина.

Якщо структура підприємства значна, доцільно у кожному підрозділі призначити відповідальну особу.

Всі відповідальні особи, незалежно від їх кількості, призначаються наказами з основної діяльності, щоб уникнути різноманітних непорозумінь.

Відповідальність за повноту та коректність заповнення табеля несе особа, уповноважена наказом.

Керівник підрозділу відповідає за своєчасне направлення табеля до бухгалтерії.

Роботодавець відповідає за всіх.

9. Як правильно вести облік робочого часу, якщо підприємство невелике та режим роботи – п'ятиденка?

Єдиного підходу до ведення обліку не існує, можна вести суцільний (реєструвати всі факти), а можна лише облік відхилень (тимчасова непрацездатність, відсутність нез'ясованих причин тощо). Основний критерій - це коректність фіксації фактично відпрацьованого часу на паперовому носії, оскільки цей документ є первинним до розрахунку оплати труда.

У повсякденній роботі перший варіант більш зручний при сумованому обліку трудових періодів, другий варіант краще, коли тривалість робочого часу незмінна, як у випадку з п'ятиденкою.

У кожному разі фіксація робочого дня ведеться щодня, а надається у бухгалтерію щомісяця.

Для того, щоб зрозуміти, який вид часу (робота, вихідний, свято тощо) відображено в табелі робочого часу, використовують певні коди – літерні або цифрові. Літерні використовуються частіше, оскільки візуально вони більш інформативні.

Табель обліку робочого часу: позначення у 2018 році

Уніфіковані умовні коди можна знайти у бланку табеля Т-12.

Всі позначення в табелі умовно можна поділити на дві групи:

• Коди, які позначають вид робочого дня, коли працівник виконував свої посадові обов'язки;
• Коди, якими позначаються періоди відсутності працівника на робочому місці.

Оскільки нині використовувати уніфіковані бланки табелів необов'язково, те й коди підприємство може встановити самостійно. Також можна доповнити уніфікований список своїми кодовими позначеннями.

Зверніть увагу! Якщо підприємство встановлює свої коди, це обов'язково має бути відображено в локально-нормативних документах.

Умовні позначення у табелі обліку робочого часу

Більшість підприємств користується все ж таки уніфікованими літерними позначеннями в табелі, оскільки вони найбільш зручні у використанні і передбачають практично всі ситуації.

Коди для позначення робочого часу

Для позначення робочого дня використовуються такі коди:

• «Я» – означає виконання працівником посадових обов'язків у нормальному робочому режимі;
• «Н» – годинник роботи з 22-00 до 6-00, тобто робота вночі;
• «РВ» – вихід на роботу у вихідні та свята;
• «К» – знаходження працівника у відрядженні, незалежно від цього, робочий це день чи святковий;
• «С» – годинник понаднормової роботи, у випадках, коли переробку можна визначити лише за підсумками місяця, проставляється тільки у підсумкових колонках табеля;
• «РП», «ВП» і «НП» – позначають простий у табелі обліку робочого дня: з вини роботодавця, працівника і з обставин, незалежним від волі сторін відповідно.

Це коди, що найчастіше використовуються.

Коди для позначення відсутності працівника

Для позначення часу, коли людина не виконує своїх посадових обов'язків, використовують такі літерні позначення:

• «В» - вихідні дні та свята, коли працівник відпочивав;
• «Б» і «Т» – у табелі позначають тимчасову непрацездатність, оплачувану та неоплачувану відповідно;
• «ВІД» – тривалість щорічного оплачуваного відпочинку (відпустки);
• «ОД» у табелі позначає додаткову відпустку, яка оплачується;
• «Р» – цим кодом позначається лікарняний, який дається жінці у зв'язку з вагітністю та пологами;
• «ОЖ» у табелі – розшифровка цього коду означає відпустку, що надається для догляду за дитиною;
• «У» та «УД» – навчальні відпустки, що оплачуються і власним коштом відповідно;
• «ДО» – означає відпустку власним коштом, тобто без нарахування оплати;
• «ПР» – прогул, встановлений у ході проведення службового розслідування;
• «ПН» у табелі – розшифровка цього коду означає відсутність працівника з невідомих причин. Як правило, він згодом замінюється на одну з перерахованих вище причин неявки на робоче місце.

Докладніше потрібно розглянути такий вид часу відсутності людини на робочому місці як відгул. Позначення в табелі йому встановлено. Воно залежатиме від того, як документально оформлений відгул.

Справа в тому, що таке поняття як відгул у ТК РФ відсутнє, за замовчуванням цим терміном позначаються такі види відпочинку:

• Надання дня відпочинку у зручний для працівника час, у разі коли він працював у свої вихідні (позначається кодом «В»);
• Один день, який надається працівнику за свій рахунок (позначається кодом ОД);
• Невихід співробітника на робоче місце за домовленістю з роботодавцем, тільки за заявою, без відображення в табелі (відбиватиметься літерою «Я»). Хоча цей випадок суперечить трудовому законодавству.

Для того, щоб встановити який вид часу відображено в табелі, використовують буквені коди. Їх можна знайти в уніфікованому табелі Т-12. Роботодавець ні їх використовувати, а може затвердити свої умовні позначення.

Табель обліку робочого часу - основний документ, що містить інформацію про кількість явок та неявок на роботу кожного співробітника фірми. Він передається до бухгалтерії. І на підставі даних розраховується та нараховується заробітна плата.

Законом передбачено 2 уніфіковані форми табеля: Т-12 – для заповнення вручну; Т-13 - для автоматичного контролю фактично відпрацьованого часу (через турнікет).

Дані вносяться кожного робочого дня. Наприкінці місяця підраховується підсумок за явками та неявками кожного працівника. Формування звіту можна спростити, автоматизувавши заповнення деяких осередків засобами Excel. Подивимося, як.

Заповнюємо вступні дані функціями Excel

Форми Т-12 та Т-13 мають практично однаковий склад реквізитів.

Завантажити табель обліку робочого часу:

У шапці 2 сторінки форми (з прикладу Т-13) заповнюємо найменування організації та структурного підрозділи. Так як в установчих документах.

Прописуємо номер документа ручним способом. У графі «Дата складання» встановлюємо функцію СЬОГОДНІ. Для цього виділяємо комірку. У списку функцій знаходимо потрібну та натискаємо 2 рази ОК.

У графі «Звітний період» вказуємо перше та останнє число звітного місяця.

Відводимо поле поза табеля. Тут ми і працюватимемо. Це поле Оператора. Спершу зробимо свій календарик звітного місяця.

Червоне поле – дати. На зеленому полі проставляє одиночки, якщо день вихідний. У комірці Т2 ставимо одиницю, якщо табель складається за місяць.

Тепер визначимо скільки робочих днів на місяці. Робимо це на оперативному полі. У потрібну комірку вставляємо формулу = РАХУНКИ (D3: R4; ""). Функція «РАХУНКИ» підраховує кількість непустих осередків у тому діапазоні, який заданий у дужках.

Вводимо вручну порядковий номер, ПІБ та спеціальність співробітників організації. Плюс табельний номер. Інформацію беремо з особистих карток працівників.



Автоматизація табеля за допомогою формул

Перший аркуш форми містить умовні позначення для обліку робочого часу, цифрові та літерні. Зміст автоматизації засобами Excel у тому, щоб при внесенні позначення відображалася кількість годин.

Наприклад візьмемо такі варіанти:

• У вихідний;
• Я – явка (робочий день);
• ВІД - відпустка;
• К - відрядження;
• Б – лікарняний.

Спочатку скористаємося функцією «Вибір». Вона дозволить встановити потрібне значення в комірку. На цьому етапі нам знадобиться календар, який складали у Полі Оператора. Якщо на якусь дату припадає вихідний, у табелі з'являється "В". Робочий - "Я". Приклад: = ВИБІР (D $ 3 +1; "Я"; "В"). Формулу достатньо занести в один осередок. Потім зачепити її за правий нижній кут і провести по всьому рядку. Виходить так:

Тепер зробимо так, щоб у явочні дні люди стояли «вісімки». Скористайтеся функцією «Якщо». Виділяємо перший осередок у ряду під умовними позначеннями. "Вставити функцію" - "Якщо". Аргументи функції: логічний вираз - адреса комірки, що перетворюється (осередок вище) = «В». "Якщо істина" - "" або "0". Якщо у цей день справді вихідний – 0 робочих годин. "Якщо брехня" - 8 (без лапок). Приклад: =ЯКЩО(AW24="В";"";8). "Чіпляємо" нижній правий кут комірки з формулою і розмножуємо її по всьому ряду. Виходить так:

Потрібно зробити таку ж роботу для другої половини місяця. Досить скопіювати формули та поміняти ті осередки, на які вони посилаються. Результат праці:

Тепер підіб'ємо підсумки: підрахуємо кількість явок кожного працівника. Допоможе формула «РАХУНКИ». Діапазон для аналізу – ціла низка, за якою ми хочемо отримати результат. Критерій – наявність у осередках літери «Я» (явка) чи «К» (відрядження). Приклад: . В результаті ми отримуємо кількість робітників для конкретного працівника днів.

Порахуємо кількість робочих годинників. Є два способи. За допомогою функції "Сума" - простий, але недостатньо ефективний. Складніше, але надійніше – задіявши функцію «РАХУНКИ». Приклад формули: . Де AW25:DA25 – діапазон, перший і останній осередки ряду з кількістю годин. Критерій для робочого дня ("Я") - "=8". Для відрядження – «=К» (у прикладі оплачується 10 годин). Результат після запровадження формули.

Трудове законодавство зобов'язує роботодавців вести облік відпрацьованого працівниками часу. Враховувати відпрацьований годинник повинні організації незалежно від юридичного статусу та індивідуальні підприємці. Спеціально для цього Держкомстатом розроблено та затверджено форми Табеля обліку робочого часу N Т-12 та N Т-13.

Наведемо інструкцію із заповнення, яка допоможе правильно відобразити дані та використовувати табель раціонально.

Навіщо потрібен табель обліку робочого дня

Табель обліку робочого часу, затверджений постановою Держкомстату від 05.01.2004 № 1, допомагає кадровій службі та бухгалтерії підприємства:

• враховувати час, відпрацьований чи невідпрацьований найманим працівником;
• контролювати дотримання графіка робочого дня (явки, неявки, запізнення);
• мати офіційні відомості про відпрацьований кожним працівником час для розрахунку зарплати або складання статистичної звітності.

Бухгалтеру він допоможе підтвердити правомірність нарахування чи ненарахування сум зарплати та компенсацій кожному працівникові. Кадровику - відстежити явку і в разі потреби обґрунтувати стягнення, накладене на працівника.

Табель обліку робочого дня відноситься до форм документів, які видаються працівнику при звільненні разом із трудовою книжкою на його запит (ст. 84.1 НК РФ).

Варто зазначити, що уніфіковані форми табелів N Т-12 та N Т-13 з 1 січня 2013 р. не є обов'язковими для застосування. Однак облік вести роботодавці зобов'язані (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Організації та ІП можуть використовувати інші способи контролю часу перебування працівників на робочих місцях. Але за фактом формат бланка, розроблений Держкомстатом, досить зручний і продовжує повсюдно застосовуватися.

Хто веде табель в організації

Відповідно до Вказівок щодо застосування та заповнення форм первинних облікових документів:

• табель робочого часу на 2019 рік складає та веде уповноважена особа;
• підписують документ керівник підрозділу та працівник кадрової служби;
• після чого він передається до бухгалтерії.

Як бачимо, правила не встановлюють посаду працівника, який веде табель обліку використання робочого дня. Керівництво вправі призначити будь-якого виконання цього завдання. Для цього видається наказ із зазначенням посади та прізвища відповідальної особи. Якщо наказ про призначення такого працівника не випущено, то обов'язок вести облік має бути прописаний у трудовому договорі. Інакше вимагати від працівника ведення обліку неправомірно. У великих організаціях у кожному відділі призначається такий працівник. Він заповнює протягом місяця бланк, віддає на підпис начальнику відділу, який у свою чергу, перевіривши дані, передає форму кадровику. Співробітник відділу кадрів звіряє інформацію, заповнює її основі необхідні своєї роботи документи, підписує табель і передає бухгалтеру.

У маленьких фірмах такий довгий ланцюжок не дотримується - табель обліку веде кадровий працівник, а потім одразу передає до бухгалтерії.

Чим відрізняються форми N Т-12 та N Т-13 Табеля обліку робочого часу

Відрізняються дві затверджені форми тем, одна з них (Т-13) використовується в установах та фірмах, де встановлений спеціальний турнікет — автоматична система, яка контролює явку працівників. А форма Т-12 вважається універсальною та містить, крім того, додатковий Розділ 2. У ньому можна відображати розрахунки з працівниками з оплати праці. Але якщо фірма веде розрахунки з персоналом як окремий вид обліку, розділ 2 просто залишається пустим.

Заповнення табеля робочого часу

Застосовуються два способи заповнення табеля:

• суцільне заповнення - щодня відзначаються всі явки та неявки;
• заповнення за відхиленнями - відзначаються лише запізнення, неявки.

Наведемо для прикладу інструкцію із заповнення форми Т-13 методом суцільного заповнення.

Крок 1 - назва організації та структурного підрозділу

Вгорі вписують назву фірми (ПІБ ІП) та найменування структурної одиниці. Це може бути відділ продажу, відділ маркетингу, виробничий відділ тощо.

Крок 2 - код по ОКПО

ОКПО - загальноросійський класифікатор підприємств та організацій. Міститься у базах Росстату, складається з:

• 8 цифр для юросіб;
• 10 цифр для ІП.

Крок 3 – номер документа та дата складання

• Номер документу надається по порядку.
• Датою складання зазвичай проставляється останній день звітного місяця.

Крок 4 - звітний період

Табель обліку робочого часу здають за місяць - період з першого по останнє число серпня у нашому випадку.

Крок 5 - інформація про працівника

Для кожного співробітника відділу заповнюється окремий рядок.

• Порядковий номер у табелі.
• Прізвище та посаду працівника.

• Табельний номер присвоюється кожному працівнику та використовується у всіх внутрішніх документах обліку. Зберігається за співробітником на весь час роботи в організації та не передається іншій людині ще кілька років після звільнення.

Крок 6 - відомості про явки та кількість годин

Для заповнення інформації про явки та неявки співробітників використовують скорочені умовні позначення. Їхній список ви знайдете в кінці статті в окремому пункті. У прикладі для працівника Петрова А.А. використано 4 скорочення:

• Я - явка (у разі явки в нижньому осередку записують кількість відпрацьованих годин);
• У вихідний;
• К - відрядження;
• ВІД - відпустка.

Крок 7 - підсумкова кількість днів та годин за місяць

• У 5-й графі вказують кількість відпрацьованих днів та годин за кожні півмісяця.

• У 6-й графі — підсумкова кількість днів та годин на місяць.

Крок 8 – відомості для нарахування зарплати

Код виду оплати визначає певний вид грошової виплати, зашифрований цифрами. Повний список кодів дивіться наприкінці статті. У прикладі використані:

• 2000 - зарплата (оплата праці);
• 2012 - відпускні.

• Кореспондуючий рахунок - бухгалтерський рахунок, з якого списуються витрати на зазначений вид оплати праці. У нашому випадку рахунок списання зарплати, виплат на відрядження і відпускних один і той же.

• У стовпці 9 вказується кількість опрацьованих днів або годин за кожним видом оплати праці. У нашому випадку у верхньому осередку внесено дні явки та відрядження, у нижній — дні перебування у відпустці.

Якщо до всіх працівників протягом місяця застосуємо один вид оплати праці (зарплата), то код виду оплати та номер рахунку пишуть зверху, графи 7 та 8 залишають порожніми, вказуючи лише відпрацьовані дні або години у графі 9. Ось таким чином:

Крок 9 — відомості про причини та час неявки

Графи 10-12 містять код причини неявки та кількість годин відсутності. У прикладі працівник був відсутній 13 днів:

• 3 дні - у зв'язку з відрядженням;
• 10 днів був у відпустці.

Крок 10 - підписи відповідальних осіб

Табель обліку підписують наприкінці місяця:

• співробітник, відповідальний за ведення;
• керівник відділу;
• кадровий працівник.

Як відзначати відпустку в табелі робочого часу

Перед тим, як відзначати відпустку в табелі обліку робочого часу, важливо знати наступні моменти:

• який саме вид відпустки проставляти;
• період відпустки - з якого за скільки відпочиває працівник;
• яким методом заповнюється табель - суцільним або реєструються лише відхилення.

Різні види відпустки позначаються в табелі такими скороченнями:

	чергова оплачувана відпустка
	додатковий оплачуваний
	адміністративний (без збереження ЗП)
	навчальний із збережемо ЗП
	навчальний без відриву від виробництва (скорочений день)
	навчальний без збереження ЗП
	у зв'язку з вагітністю та пологами
	з догляду за дитиною до 3 років
	без збереження ЗП у передбачених законом випадках
	додатковий без збереження ЗП

З використанням обох методів заповнення табеля умовне позначення відпустки проставляється кожен день відсутності працівника. Просто під час використання суцільного методу інші дні заповнюються явками (умовний код «Я»), а за методу обліку відхилень — залишаються порожніми.

Інші позначення та коди в табелі

Наведемо літерні позначення, які у табелі обліку робочого дня як таблиць.

Присутність на робочому місці:

Відсутність на робочому місці:

	тимчасова непрацездатність (лікарняний) з виплатою допомоги
	тимчасова непрацездатність без виплати допомоги
	скорочений робочий день у передбачених законом випадках
	вимушений прогул під час незаконного усунення (звільнення)
	неявка у зв'язку з виконанням державних (суспільних) обов'язків
	прогул без поважних причин
	режим неповного робочого часу
	вихідні та святкові неробочі дні
	додатковий оплачуваний вихідний
	додатковий неоплачуваний вихідний
	страйк
	нез'ясована причина неявки
	простий з вини роботодавця
	простий з незалежних ні від кого причин
	простий з вини працівника
	усунення від роботи (оплачуване)
	усунення без збереження ЗП
	призупинення роботи при затримці ЗП

Наведемо тільки основні цифрові коди видів оплати праці(Повний перелік - у Наказі ФНП Росії від 13.10.2006 N САЕ-3-04/706@):

Заповнений зразок табеля робочого часу

Облік робочого дня має значення. Без його точної фіксації неможливо визначити суму винагороди працівникові за відпрацьований період, особливо якщо робота провадилася у нічний час чи святкові дні. Для того щоб розрізнити періоди роботи та відпочинку Держкомстатом розроблені спеціальні коди, зі значенням та правилами розміщення яких спробуємо розібратися далі.

Загальні правила ведення табелю робочого часу

На законодавчому рівні ведення табельного обліку є обов'язковим для підприємств усіх форм власності. Наявність у штаті організації хоча б одного найманого співробітника створює необхідність ведення табелю.

Табель - бланк, затверджений на державному рівні, що відображає дані про явку трудящегося на роботу та причини його відсутності.

Ведення табельного обліку дозволяє швидко вирішувати такі завдання:

• чітко контролювати робочий та неробочий час за кожною штатною одиницею;
• перевіряти дотримання трудової дисципліни. Це відбувається завдяки скрупульозній фіксації запізнень, що затягнулися перерв, не явок з різних причин;
• обчислювати суму зарплати за календарний період. Документ дозволяє довести правильність її нарахування;
• дані відомості дозволяють швидко отримати всю інформацію, необхідну складання звітності;
• легко обґрунтувати штрафи, накладені на співробітника порушення графіка явки на робоче місце.

Держкомстатом у 2004 році було запропоновано уніфіковані форми для обліку робочого часу:

Починаючи з 2013 року, їх використання не є обов'язковим. Уніфіковані форми дуже зручні, тому продовжують повсюдно використовуватися досі.

Заповнення форм можна здійснювати двома методами:

• суцільна реєстрація. Співробітник кадрової служби заповнює щодня табелі. Робиться це за допомогою літерного або цифрового коду із зазначенням кількості годин;
• фіксація відхилень. Даний спосіб дозволяє відзначати лише дні, у яких відбулося відхилення, від встановленого графіка. При цьому використовується лише літерне кодування. Відзначаються виключно запізнення, відпустки, лікарняні листи, робота у нічний час та інше.

Документи, що визначають облікову та кадрову політику підприємства, повинні чітко фіксувати методи ведення табелю, а також коди та їх розшифрування.

Відповідальний за складання табеля працівник призначається окремим наказом. Якщо наказ не видано, обов'язок прописується у трудовому договорі. Без призначення, вимога від співробітника ведення табельного обліку є неправомочною. На виконання цієї функції адміністрація підприємства може визначити будь-якого працівника.

Заповнений документ передається до затвердження директору організації. Після підписання керівником табель прямує до бухгалтерії. За наявності великої кількості структурних підрозділів коло осіб, які підписують відомість, може бути розширено.

Відомість обліку робочого дня може заповнюватися такими способами:

1. Вручну. Табельник щодня робить відповідні позначки у встановленій формі.
2. Автоматизовано. Інформація заноситься до спеціальної програми, а табель роздруковується на кінець місяця.

До заповнення табеля потрібно поставитися з усією відповідальністю, оскільки це перший документ, який вимагає трудова інспекція під час перевірки.

При заповненні відомості необхідно дотримуватися таких правил:

• усі зміни щодо особового складу (додавання співробітника, зміна прізвища тощо) мають супроводжуватися наказом;
• документ оформляється в єдиному екземплярі;
• якщо документ заповнюється вручну, можна використовувати чорнило лише чорного та синього кольору;
• відкривається табель не пізніше 2-3 числа поточного місяця;
• закривається табель в останній день звітного місяця;
• для кожної штатної одиниці приділяється окрема графа. Слід повністю прописувати ім'я та по батькові працівника, щоб уникнути плутанини між однофамільцями. Бажано, щоб у відомості було прописано табельний номер працівника;
• у горизонтальні осередки навпроти прізвищ вноситиметься інформація про явки, неявки та відпрацьовані години;
• кожен стовпець табеля дорівнює певному дню місяця;
• заповнення табеля проводиться щодня. Підставою для заповнення осередків є накази, доповідні записки та інша службова інформація;
• при виявленні помилки після закриття табеля необхідно оформити форму коригування. Вона відображає лише внесені зміни.

Без підпису табельника та керівника організації, табель вважається недійсним.

Правила розміщення умовних позначень

Співробітник, який займається оформленням табелю, несе велику відповідальність. Від його компетентності та уважності залежить кінцевий результат – щомісячна винагорода працівникам підприємства за працю. Якщо табельник пропустить чиєсь прізвище, переплутає буквене позначення або запише неправильно години роботи, за підсумком місяця можна отримати конфліктну ситуацію з робітниками.

До заповнення табеля необхідно підходити поетапно, виконуючи таку покрокову інструкцію:

До повної перевірки документа, щоб не переписувати його багато разів, краще вносити інформацію олівцемщоб можна було легко зробити виправлення.

Графи обліку робочого часу заповнюються за допомогою символів. Трудове законодавство не вимагає обов'язкового використання кодування. Кожен код проставляється відповідно до підтверджуючих документів.

Дуже часто виникає суперечка, як проставляти час перебування співробітника у відрядженні у вихідні. Частина фахівців стверджує, що весь період позначається буквою «К», інші стверджують, що час вихідних необхідно позначити кодуванням «В».

Обидва твердження мають право життя. Для того, щоб не було різночитання при обробці даних табельного обліку, всі ці моменти повинні бути прописані у наказі з відділу кадрів.

Весь період відсутності працівника через хворобу, при наданні лікарняного зазначається буквою «Б», без позначення вихідних днів. Це ж правило поширюється при позначенні відпустки у зв'язку з вагітністю та пологами.

При відмітці чергової або додаткової відпустки у табелі необхідно проставити святкові та вихідні дні.

Якщо протягом місяця відбулося звільнення співробітника, то після кінцевої дати його роботи проставляються прочерки.

Кожен символ у табелі має певний сенс. За підсумковими показниками розраховується вести, аналізується якість використання робочого дня, складаються звіти до органів статистики.

Приклад заповненого табеля:

Розшифровка найпоширеніших

Для позначення робочих подій використовується буквене та цифрове кодування. Їхню розшифровку можна знайти на титульному листі відомості форми Т-12. Підприємство самостійно вибирає, яке кодування зручніше для використання – буквене або цифрове.

Не всі коди потрібні для заповнення табеля. Але деякі, що найчастіше використовуються, табельник повинен знати напам'ять, щоб уникнути помилок у заповненні граф:

Цифровий шифр	Літерний шифр	Значення	Примітка
01	Я	Явка вдень	Використовується для позначення фактичної присутності працівника
02	Н	Явка вночі	Виконання посадових функцій у період з 22.00 вечора до 6,00 ранку
03	РВ	Явка у святковий час	Виконання обов'язків у дні, які згідно із затвердженим графіком, є святковими
04	З	Понаднормовий годинник	За п'ятиденного тижневого графіка робочий тиждень становить 40 годин. Перевищення цього показника вважається понаднормовим періодом
06	До	Період відрядження	Фіксується час перебування працівника у поїздці у справах організації
09	ВІД	Період відпустки	Вказується час перебування співробітника у відпустці
10	ОД	Період додаткової відпустки	Деякі категорії громадян (наприклад, жінки, які мають дітей віком до 14 років) мають право на отримання додаткової відпустки. Він оплачується відповідно до законодавства
14	Р	Час перебування у відпустці у зв'язку з вагітністю та пологами	За наявності лікарняного листа, який надається жінці на допологовий та післяпологовий період.
15	ОЖ	Час декретної відпустки	Проставляється жінкам, які виявили бажання піти у відпустку з догляду за дитиною до трьох років.
18	ДБ	Період відпустки власним коштом	Позначення застосовується у випадках перебування працівника у додатковій відпустці без збереження заробітної плати
19	Б	Період хвороби	Оплачуваний лікарняний. Спочатку проставляється на підставі заяви працівника. Остаточне фіксування можливе лише після надання лікарняного листа
20	Т	Час непрацездатності без оплати	Факт хвороби підтверджено довідкою з медичного закладу. Відсутність на роботі пов'язана з необхідністю догляду за хворим родичем, без надання лікарняного
26	У	Дні вихідних чи свят	Зазначаються дні, коли відповідно до графіка підприємство не працює
30	ПН	Чи не явка на робоче місце без пояснення причини	Зазвичай тимчасове позначення, коли незрозуміла причина неявки співробітника. Після пояснення причин, літерне позначення може змінитися

Будь-які дані мають бути підтверджені первинними документами: лікарняним листом, наказом на надання відпустки або відправлення у відрядження тощо.

Розшифровка всіх умовних позначень, які використовуються для заповнення табеля обліку робочого часу:

Рідко використовувані

Деякі цифрові або буквені символи використовуються дуже рідко. Кваліфікований обліковець повинен в них чітко орієнтуватися і знати, в яких випадках використовувати:

Цифровий шифр	Літерний шифр	Значення	Примітка
05	ВМ	Вахта	Фіксується час перебування працівника на вахті
07	ПК	Курси, у місці роботи
08	ПМ	Курси в іншій місцевості
11	У	Період навчальної відпустки із збереженням заробітної плати	Зазначається час перебування співробітника у додатковій відпустці, пов'язаній із навчанням
13	УД	Час навчальної відпустки без збереження заробітної плати
16	ДО	Період відпочинку без збереження заробітної плати	Зазначається час перебування працівника у відгулі за згодою керівника
17	ОЗ	Годинник відпустки без збереження заробітної плати	Відпустка, що надається за певних умов, що не суперечать трудовому законодавству
21	ЛЧ	Скорочений час	Встановлюється, наприклад, для працівників, яким не виповнилося 16 років
23	Г	Годинник неявки на робоче місце зі збереженням окладу	Фіксується час виконання громадських чи державних обов'язків
24	ПР	Час прогулів понад чотири години поспіль	Зазначається час, протягом якого співробітник був відсутній на робочому місці з різних причин протягом чотирьох годин і більше поспіль
29	ЗБ	Годинник страйків	Час страйку, про початок якого працівник мав попередити
31	РН	Годинник простою з трудящих причин	Фіксується час присутності на роботі без здійснення робочого процесу з різних причин
32	НП	Годинник простою з вини працівника

Будь-яке позначення у відомості несе певне смислове навантаження. Тому як застосовувати той чи інший символ необхідно чітко розуміти його сенс.

Чи можна використовувати свої позначення

Трудовим законодавством не заборонено використовувати власне та цифрове буквене кодування. Це положення зазначено у Наказі Міністерства фінансів РФ від 30.03.2015 № 52н.

Багато підприємств, із нормованим робочим днем, використовують спрощений табель, у якому замість літерного визначення явки ставиться цифра «8». Це свідчить про те, що співробітник відпрацював повний день.

Присутність співробітника на місці можна позначити буквою «Ф», що позначатиме фактичну явку. Чергову відпустку можна позначити ГО, а додатковий ДО. Головне, що кожне нововведення має бути закріплене наказом про облікову політику.

Ведення табельного обліку – це обов'язкова норма закону для кожного підприємства. Організація може самостійно розробити найбільш зручну для себе форму та ввести будь-яке буквене кодування, а може використовувати уніфіковані форми, розроблені Держкомстатом. Ці форми пройшли перевірку часом та зарекомендували себе з кращого боку.

У цьому відео ви знайдете корисну інформацію про правила ведення та заповнення табеля обліку робочого часу.