Elektrooniline dokumendihaldus – plussid ja miinused.

Üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele pole Venemaa, vaid ülemaailmne trend. Paljudes riikides on seadusandlikul tasandil kehtestatud, et ettevõtted peavad teatud juhtudel kasutama elektroonilisi dokumente. Nii kasutatakse Austrias elektroonilisi dokumente laenu- ja liisingutehingutel, Brasiilias jaekaubanduses, tubaka- ja autotööstuses. Koreas toob elektroonilise arve väljastamisest keeldumise korral trahvi 2% tehingusummast ja elektroonilise dokumendi edastamisest keeldumise korral trahvi 1% tehingusummast.

Venemaal on elektrooniline dokumendihaldus endiselt vabatahtlik. Aga riik teeb selle kasutamise nimel igal võimalikul moel lobitööd. Venemaa föderaalse maksuteenistuse andmetel liigub Vene Föderatsioonis aastas umbes 45 miljardit paberdokumenti – lepinguid, akte, arveid jne. Neist üle 15 miljardi on arved.

Samal ajal, nagu näitavad rahvusvahelised uuringud, võib elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt vähendada dokumentide menetlemise aega 70% võrra ning kokkuhoid moodustab 2-3% ettevõtte brutokäibest.

Elektroonilise dokumendihalduse eelised

Esiteks on see ettevõtte kulude vähendamine. Pole vaja kulutada paberi ja prinditarvikute (tint, kassetid jne) ostmisele. Ei ole vaja eraldada tohutuid pindu paberdokumentide hoidmiseks ja kanda dokumentide arhiivi esitamise kulusid.

Kuna elektroonilise dokumendi ülekandmine toimub peaaegu hetkega, sõltumata vastaspoole asukohast, aitab elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt kiirendada arvete tasumist ja seeläbi suurendada rahavoogude käivet, mis kokkuvõttes suurendab ettevõtte tulusid.

Lisaks väheneb osapoolte vaheliste vaidluste arv, kuna nendevaheline elektrooniline dokumendivoog ei toimu tavaliselt otse, vaid kolmandate isikute (operaatorite) kaudu. Ja vastaspoolt ei saa lihtsalt süüdistada tema ebaaususes dokumentide edastamisel.

Elektrooniliste arvete kasutamise nüansid

Alates 23. maist 2012 on Venemaa maksumaksjatel võimalik vahetada elektroonilisi arveid. Sellest kuupäevast kehtib Venemaa Föderaalse Maksuteenistuse korraldus 03.05.2012 nr ММВ-7-6/138 „Arve vormingute, laekunud ja väljastatud arvete ajakirja, osturaamatu ja müügiraamat, osturaamatu lisalehed ja raamat” jõustus müük elektroonilisel kujul.” Dokumendiga pandi kinni viimane lünk seadusandluses, mis ei lubanud e-arveid äripraktikas kasutada.

Organisatsioon, kes on otsustanud kasutada elektroonilisi arveid, peab tegema järgmised sammud.

Esmalt sõlmida leping elektroonilise dokumendihalduse operaatoriga, mis tagab müüja ja ostja vahelise arvete elektroonilise dokumendihalduse raames avatud ja konfidentsiaalse teabe vahetamise telekommunikatsioonikanalite kaudu. Pange tähele, et operaator peab kuuluma usaldusväärsete elektrooniliste dokumendihaldusoperaatorite võrgustikku, mille korraldab Venemaa föderaalne maksuteenistus. Operaatori osalemine sellises võrgus tähendab seda, et ta tagab vastavuse normatiivsete õigusaktide nõuetele, mis reguleerivad elektroonilises vormis elektroonilises vormis arvete juriidiliselt olulises dokumendivoos osalejate vahelist teabevahetust telekommunikatsioonikanalite kaudu, kasutades elektroonilist allkirja (ajutiste eeskirjade punkt 5.1). Elektroonilise dokumendihalduse usaldusväärsete operaatorite võrgustik, heaks kiidetud Venemaa föderaalse maksuteenistuse 20. aprilli 2012. aasta korraldusega nr ММВ-7-6/253). Venemaa föderaalse maksuteenistuse veebisaidilt leiate müüja ja ostja vahelist arvete elektroonilist voogu pakkuvate ettevõtjate registri. 8. juuni 2012 seisuga hõlmab see 13 operaatorit, kellest 12 on juba esitanud dokumendid usaldusväärsete elektroonilise dokumendihalduse operaatorite võrgustikku kaasamiseks.

Teiseks peate hankima elektroonilise digitaalallkirja ühest föderaalse maksuteenistuse usaldusväärsete sertifitseerimiskeskuste võrgustikus akrediteeritud sertifitseerimiskeskusest (elektroonilist digitaalallkirja kasutades telekommunikatsioonikanalite kaudu arvete elektroonilise väljastamise ja vastuvõtmise korra punkt 1.8, kinnitatud Venemaa Rahandusministeeriumi 25. aprilli 2011. aasta korraldusega nr 50n). Selliste keskuste loend on postitatud Venemaa föderaalse maksuteenistuse ametlikule veebisaidile.

Lõpuks, kolmandaks, peaksite ostma vajaliku tarkvara. Usaldusväärse operaatori funktsioonide hulka kuulub majandusüksuste tarkvara levitamine ja tehniline tugi, sh krüptograafilise teabe kaitse vahendid, mis rakendavad elektroonilist dokumendihaldust vastavalt eeskirjade nõuetele. Seetõttu on parem osta temalt vajalik tarkvara. Tarkvara võib olla kas eraldi programm või populaarsetesse raamatupidamisprogrammidesse sisseehitatud moodul.

Tuletagem meelde, et praegu on kolme tüüpi elektroonilisi allkirju (seaduse nr 63-FZ artikkel 5):

1) lihtne elektrooniline allkiri – need on sisselogimised, paroolid, kinnituskoodid ja muud identifitseerimisvahendid, näiteks elektroonilises rahakotis;

2) kvalifitseerimata elektroonilist allkirja kasutatakse juhtudel, kui pitsat dokumendile ei ole vajalik, näiteks üürilepingu vormistamisel. Selle allkirja saab allkirjavõtme abil ja see peab tagama elektroonilises dokumendis pärast allkirjastamist tehtud muudatuste tuvastamise. Kvalifitseerimata elektrooniline allkiri luuakse krüptograafiliste vahenditega (seaduse nr 63-FZ artikkel 12);

3) kvalifitseeritud elektrooniline allkiri võimaldab võrdsustada kvalifitseeritud elektroonilise allkirjaga allkirjastatud dokumendi dokumendiga, millel on omakäeline allkiri ja pitsat. Seda kasutatakse maksuhaldurile aruannete saatmisel Interneti kaudu ja töötamisel kliendi-panga kaudu. Kvalifitseeritud elektrooniline allkiri tunnistatakse kehtivaks, kuni kohtulahendiga ei ole sätestatud teisiti.

Seejuures tuleb silmas pidada, et kui kahe poole vahelises kokkuleppes saavutatakse kokkulepe kvalifitseerimata elektroonilise allkirja kasutamises, siis sellise allkirjaga esmased dokumendid võivad toimuda raamatupidamises, kuid mitte maksuarvestuses. See on tingitud asjaolust, et Vene Föderatsiooni maksuseadustik sisaldab juhiseid ainult elektroonilise digitaalallkirja (st kvalifitseeritud) kasutamiseks.

Lisaks on dokumentide elektroonilises versioonis allkirjade arv kaks korda väiksem. Seega, kui organisatsiooni arvel on vaja juhi ja pearaamatupidaja allkirja, sisaldab elektrooniline arve ainult juhatajat (Föderaalse maksuteenistuse korraldus, 5. märts 2012 N ММВ-7-6/138@ “Kinnitamisel arve vormingutest, saabunud ja väljastatud arvete päevikuarvestusest, ostureskontra ja müügireskontra, ostureskontra ja müügireskontra lisalehtedest elektroonilisel kujul").

Elektroonilise dokumendihalduse kasutamise puudused on järgmised:

elektroonilise dokumendihalduse 1C raamatupidamisprogrammi teisi versioone ei saa veel kasutada. Nende hulka kuuluvad eelkõige varasemad versioonid - 7 ja 8;

tarnijal ja ostjal peab olema üks operaator (1C kasutajate jaoks praegu Taxcom), kuna teised operaatorid pole veel valmis elektroonilise dokumendivahetuse teenuseid pakkuma;

“Kaugvahetus” ei ole võimalik kõigi osapooltega, mis tähendab, et dokumentide üle tuleb teostada topeltkontroll: eraldi paberdokumentide puhul, eraldi elektrooniliste dokumentide puhul.

Lisaks on igal asjal omad nüansid. Seega on paberdokumentides kirjavead võimalikud, kuid need on "reaalajas", teie silme all. Täna pigistab maksuamet pisivigade ees silmad kinni. Elektroonilisi dokumente, mis põhimõtteliselt edastatakse koheselt, võib oodata 5 päeva jooksul, kuna mõlemal osapoolel on tegutsemiseks üks tööpäev. Selle põhjuseks võivad olla erinevad töötunnid, ajavööndi erinevused jne.

Kokkuvõtteks märgime, et üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele on austusavaldus ajale, et ühtlustada elektroonilisi dokumente käsitlevaid siseriiklikke õigusakte.

Tere, kallis kolleeg! Infotehnoloogia areng ei seisa paigal ja äriprotsessid arenevad koos nendega ning mõned asjad kaovad täielikult. Nii liiguvad järk-järgult erinevad ettevõtted, sealhulgas riigiasutused, paberdokumentide haldamiselt elektroonilisele. Selles artiklis käsitleme mõistet "elektrooniline dokumendihaldus", peamisi süstematiseerimise ja rakendamise vorme. Jää meiega. Loodan, et esitatud teave vähendab oluliselt teie ettevõtte aja-, tööjõu- ja rahalisi kulusid või, kui plaanite alles ettevõtjaks hakata, hoiab ära sellesuunalised vead.

1. Mis on elektrooniline dokumendihaldus ja mis tüüpi EDI on olemas?

Veel sõna otseses mõttes 5 aastat tagasi võis sellist mõistet nagu "elektrooniline dokumendihaldussüsteem" kohata väga harva. Järk-järgult, arvutitehnoloogia kasutuselevõtuga meie ellu, hakati andmevahetust juurutama ilma paberkandjaid kasutamata.

Elektrooniline dokumendihaldus Venemaal on kaasaegne tehnoloogia, mis võib oluliselt lihtsustada ettevõtte protsesse, lühendada dokumentide otsimise ja genereerimise aega jne.

Niisiis, vaatame põhimõisteid, mida selles artiklis kohtame.

Kontoritöö on meetmete kogum dokumentide ringluse korraldamiseks ettevõttes. Sellel on teatud algoritm, reeglistik ja erinevad suunad. Seega on paljudes organisatsioonides võimalik eristada selliseid tüüpe nagu personalidokumentide haldamine, tootmine ja nii edasi. Põhimõtteliselt on see dokumentatsiooni tugi.

Elektrooniline dokument on arvutitehnoloogia abil loodud dokument, mida saab allkirjastada elektroonilise allkirjaga ja salvestada failina spetsialiseeritud formaadis arvutis või võrgus (kohalikus või Internetis).

Dokumendivoog on suur süsteem dokumentide loomiseks, tõlgendamiseks, vastuvõtmiseks, edastamiseks, arhiveerimiseks, samuti nende rakendamise jälgimiseks ja volitamata juurdepääsu eest kaitsmiseks. Dokumendivoog võib olla kas lihtne (paberkandjal) või elektrooniline.

Ja lõpuks, elektrooniline dokumendihaldus on dokumentidega töötamise automatiseeritud protsesside komplekt, mis viiakse läbi elektrooniliselt ja mis kannab kontseptsiooni "paberivaba kontoritöö".

Elektrooniline dokumendivoog võib olla nii organisatsiooni sees kui ka organisatsioonide vahel.

Vaatame, mis tüüpi dokumendivoogusid on:

1. Tootmisdokumentide voog;
2. Juhtimisdokumentide liikumine;
3. Arhiveerimine (dokumentide arhiveerimise protseduuride kogum);
4. Personaliküsimused (personali dokumentide liikumise protseduuride kogum);
5. Raamatupidamisdokumentide liikumine;
6. Lao dokumendivoog;
7. Salajane (konfidentsiaalne) kontoritöö;
8. Tehniline ja/või tehnoloogiline dokumentide voog jne.

Ilmselgelt võib dokumendivoo süsteeme olla sama palju, kui on ettevõttes hõlmatud protsesse. Võimalik, et teie organisatsioonis puuduvad näiteks personali- ja raamatupidamisdokumendid, kuna teete seda raamatupidamist teenuste ja nii edasi kasutades.

Milliseid ülesandeid EDF täidab?

• tagab organisatsiooni tegevuse läbipaistvuse ja juhtimise efektiivsuse läbi ülesannete täitmise automaatse kontrolli ettevõttes;
• toetab rahvusvaheliste kvaliteedistandardite järgimist;
• pakub tuge teabe ja teadmiste tõhusaks kogumiseks, haldamiseks ja juurdepääsuks. Pakub personali paindlikkust, salvestades kogu töötaja tegevuse ajaloo ettevõttes;
• logib kõik protsessid;
• optimeerib ja automatiseerib äriprotsesse ja mehhanisme nende rakendamiseks ja juhtimiseks ettevõttes;
• Paberdokumentide ringlusest kõrvaldamisega saavutatakse suur ressursside kokkuhoid, vähendades paberi ja kassettide kulusid. Tänu EDI-le on ettevõttel lihtsam kontrollida dokumentide liikumist organisatsiooni kanalite kaudu;
• lihtsustab ja vähendab dokumentide säilitamise kulusid elektroonilise arhiveerimise kaudu.

Seega oleme teiega üle vaadanud elektroonilise dokumendivoo põhimõisted ja tüübid ning ülesanded, mida see süsteem lahendab.

2. Mis on elektrooniline dokumendihalduse automatiseerimine. Elektrooniline dokumendihaldus: plussid ja miinused

Elektrooniline dokumendihaldus on infosüsteem, mis võimaldab kasutada ettevõtte andmeid ratsionaalsemalt ja lihtsamalt. See sisaldab spetsiaalset tarkvara, e-posti, mis võimaldab kiiresti suhelda, Internetti, kohalikku võrku jne. Erinevates organisatsioonides võib selline kompleks koosneda erinevatest komponentidest.

Elektroonilise dokumendihalduse peamised eelised võrreldes paberkandjal on järgmised:

• võimalus otsida süsteemis faile mitmesuguste filtrite ja parameetrite abil;
• täielik arvestus toodangu või muu dokumentatsiooni kohta;
• ettevõtte aruannete kiire koostamine;
• ettevõtte operatiivjuhtimine ja infovahetus turvaliste kanalite kaudu mis tahes punktist (suhtlemiseks ei pea kõik ühel territooriumil koos olema);
• ühtsed mallid dokumentide loomiseks;
• personali järelevalve ja kontroll;
• juurdepääsuõiguste jagamine ettevõtte teabele vastavalt teatud kriteeriumidele ja parameetritele;
• paberikulude vähendamine (ja üldisemalt siis mingil määral keskkonnaprobleemide lahendamine);
• on võimalik vähendada paberitega töötavate töötajate arvu, samuti vähendada renditud (hõivatud) ruume paberarhiividokumentide puudumise tõttu.

Mis puudutab EDI (elektroonilise dokumendihalduse) miinuseid, siis neid pole nii palju. See on üsna kallis tarkvara ja aeganõudev nii töötajate koolitamiseks kui ka olemasolevate dokumentide digiteerimiseks. Kuid kui te alles alustate äritegevust, ei tohiks teil elektroonilise dokumendihalduse rakendamisega probleeme tekkida, kuna töötajad töötavad selles süsteemis juba algstaadiumis.

3. Mida on vaja elektroonilisele dokumendihaldusele üleminekuks?

Seega, kui oleme aru saanud elektroonilise dokumendivoo kontseptsioonist ja peamistest eelistest, teen nüüd ettepaneku kaaluda peakontori automatiseerimist ja elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme ning nende süsteemide juurutamise protsesse.

Nagu ülaltoodud teabest juba selgus, ei piisa ainult tarkvara ostmisest ja installimisest, vaid oluline on töötajate koolitamine ja kogu ettevõtte tootmisprotsessi täielik ümberstruktureerimine. Kui olete alles alustamas ettevõtet, on teil veidi lihtsam, kuna äriprotsesse pole veel käivitatud.

EDI juurutamine juba toimivas ettevõttes peaks toimuma järk-järgult. Kõigi ettevõtte struktuuriüksuste järkjärguline ühendamine tööga.

Kõige esimene etapp on automatiseeritud kontoritöö loomine. Kõigil etappidel võite kokku puutuda mitte ainult tehniliste, vaid ka psühholoogiliste probleemidega, kuna juba kehtestatud reegleid on raske "rikkuda".

Oluline on osta ja paigaldada EDF-i tarkvara ühelt tarnijalt, siis on kogu süsteemi seadistamine palju lihtsam ega põhjusta tõrkeid.

Vaatame põhinõudeid elektroonilise dokumendihalduse juurutamise protsessi juurutamiseks organisatsioonis.

Esiteks, arvutiseadmete olemasolu tarkvara installimiseks;

Teiseks, peavad kõik selles protsessis osalevad ettevõtte töötajad olema enesekindlad arvutikasutajad ja neil peab olema sellele juurdepääs;

Kolmandaks, meeskonna vahel peavad olema elektroonilised sidevahendid, nagu e-post, skype ja nii edasi;

Neljandaks, peate looma spetsialiseerunud divisjoni või kaasama selle allhankeettevõttena (lisateavet allhanke kohta saate lugeda).

Ja lõpuks peab ettevõtte haldussektor olema valmis selleks, et tavapärase “käsitsi” allkirja asemel hakatakse kasutama seda.

Seega, kui kõik määratud nõuded on täidetud, võite alustada üleminekut elektrooniliste dokumentide kasutamisele ja elektroonilisele dokumendihaldusele.

4. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide tüübid

Artikli selles osas vaatleme elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme. Tahaksin märkida, et iga süsteem võib sisaldada järgmiste kategooriate elemente, kuid põhimõtteliselt on neil igas valdkonnas kindel orientatsioon, mis on seotud toote positsioneerimisega.

1. Elektroonilised arhiivid

Elektroonilised arhiivid (EA) on elektroonilised dokumendihaldussüsteemid, millel on põhjalikult välja töötatud vahendid teabe salvestamiseks ja hankimiseks. Tänu täiuslikule EA-süsteemile saab otsida mitte ainult dokumendi pealkirja, vaid ka võtmeparameetrite järgi.

2. EDI süsteemid koos väljatöötatud töövoo (WF) tööriistadega

Üsna keeruline kategooria, milles dokumendid ise ei ole esmatähtsad. Siin tuleb esiplaanile töö, millele on juba lisatud dokumendid. Seega liiguvad nad mööda kindlat marsruuti (raske marsruut). Selliste süsteemide abil on võimalik organiseerida tööd teatud valdkondades, mille jaoks on kõik algoritmid ette teada ja ette kirjutatud.

3. Organisatsiooni juhtimise ja teadmistebaasi kogumise toetamisele keskendunud EDI süsteemid

Seda tüüpi programmid on reeglina hübriidsed ja võivad kombineerida kahe eelmise elemente. Lisaks võib põhielemendiks olenevalt valikust olla kas dokument või ülesanne. Juhtimisfunktsiooni täitmiseks vajab organisatsioon nii ranget marsruutimist kui ka vaba marsruutimist, kui dokumendi marsruudi määrab juht (näiteks: pärast sissetuleva dokumendi registreerimist “kirjeldab” juht seda vastavalt selle tähendusele ja eesmärgile ), seetõttu on mõlemal tehnoloogial oma koht ühes või teises olukorras. Selliseid süsteeme kasutavad aktiivselt valitsusasutused ja suured ettevõtted, kus hierarhia on selgelt jaotatud ning kehtivad teatud reeglid ja protseduurid. Töötajad ise koostavad dokumente, koostavad neid, langetavad otsuseid ja jälgivad nende täitmist.

4. Koostöö tüüpi EDI süsteemid (koostöö)

Sellised süsteemid on keskendunud koostööle ja on uudsed elektroonilise dokumendihalduse vallas. Need tekkisid muutuvate turutingimuste ja vajaduse tõttu olla selgelt keskendunud teatud valdkondadele ilma tarbetu ballastita. Need on vastupidised ülaltoodud süsteemidele, kuna töövoo korraldamisel ja vormistamisel puudub selge hierarhia. Nende põhiülesanne on tagada inimeste koostöö organisatsioonis, isegi kui nad asuvad maailma eri paigus, ja ka tehtud töö tulemuste säilitamine. Reeglina luuakse need portaalidena, mis on salvestus- ja avaldamisteenused.

5. Süsteemid koos väljatöötatud lisateenustega

Arvan, et olete rohkem kui korra kuulnud CRM-i (kliendisuhete haldamise) kontseptsiooni - see on teenus kliendisuhete haldamiseks, projektijuhtimiseks, arveldamiseks jne. Seda tüüpi teenused on mitmekesised ja võivad hõlmata erinevaid teenuste komplekte.

Enne elektrooniliste dokumendihaldusprogrammide juurutamist suurettevõtetes soovitan teil läbi viia esitatud süsteemide süvaanalüüs ja valida optimaalne, koos ainult teie organisatsioonile kohaldatavate süsteemide loendiga. On oluline, et EDMS annaks võimaluse ettevõtte tõhusaks juhtimiseks ja kõigi selle protsesside läbipaistvuseks, kuid samal ajal kõrge konfidentsiaalsustasemega.

Platvormide valikul soovitan pöörata erilist tähelepanu elektrooniliste dokumentide arhiivide korrastamisele, dokumendivoo automatiseerimisele, võttes arvesse teie ettevõtte individuaalseid iseärasusi ja seotust juba olemasoleva süsteemiga.

5. Elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide juurutamise probleemid

Iga ettevõte, kes püüab protsesse kaasajastada ja ajaga kaasas käia nii või teisiti, seisab silmitsi uute süsteemide juurutamise probleemidega. See võib mõjutada ka organisatsiooni, kes soovib juurutada elektroonilisi dokumendihaldussüsteeme.

Vaatame, millised probleemid võivad tekkida:

Esiteks, nagu me juba ütlesime, arvestades EDI plusse ja miinuseid, on see psühholoogiline barjäär, kuid probleem pole ainult selles. Samuti võib takistuseks olla ettevõtte personali madal haridustase, soovimatus õppida ja hirm protsesside läbipaistvuse ees. Ühesõnaga – konservatiivsus.

Teiseks Kahjuks pole paljud ettevõtted veel jõudnud kaugele liikuda nõukogude juhtimistüübist, nimelt nõukogude perioodi direktori tegurist, mil ta ise ei taha arvutiga töötada, dokumente vaadata ja redigeerida.

Kolmandaks, sagedased struktuurimuutused organisatsioonis ja äriprotsesside nõrk formaliseerimine.

Neljandaks, peate ühel või teisel viisil suhtlema välismaailmaga, mis pole veel täielikult elektroonilisele dokumendihaldusele üle läinud, kuigi selle poole püüdleb.

6. Elektrooniline dokumendihaldus riigihangetes

Käesolevas artikli lõigus soovin kajastada riigihangete elektroonilise dokumendihalduse regulatiivse regulatsiooni põhipunkte.

Vastavalt 5. aprilli 2013. aasta föderaalseaduse nr 44-FZ "Lepingusüsteemi kohta riigi ja omavalitsuste vajaduste rahuldamiseks kaupade, tööde ja teenuste hankimise valdkonnas" artiklile 5:

"Käesoleva föderaalseaduse artikli 1 1. osas nimetatud suhete raames on Vene Föderatsiooni õigusaktides ja muudes hankevaldkonna lepingusüsteemi reguleerivates õigusaktides sätestatud elektrooniliste dokumentide vahetamine lubatud ajavahemikul. hanke valdkonna lepingusüsteemis osalejad, sh tarnija (töövõtja, teostaja) määramisel osalemise avalduste esitamine ja lõppettepanekud. Sel juhul tuleb nimetatud taotlused, lõplikud ettepanekud ja dokumendid allkirjastada täiustatud elektroonilise allkirjaga ja esitada kasutades ".

Selles artiklis öeldakse ka, et täiustatud elektroonilise allkirja võtmeid ja nende kinnitussertifikaate saab hankida ainult spetsialiseeritud sertifitseerimiskeskustest, mis on saanud akrediteeringu vastavalt 6. aprilli 2011. aasta föderaalseadusele nr 63-FZ.

Volitatud asutused töötavad välja nimetatud sertifitseerimiskeskuste interaktsiooni ühtse infosüsteemiga ning väljatöötamisel on ka turvanõuded.

Seega, kui tarnijal (hankes osalejal) on elektrooniline allkiri, ei ole riigihankes osalemiseks takistusi.

Niisiis, selles artiklis vaatlesime elektroonilise dokumendihalduse põhiprintsiipe. Tuntumate tarkvara müügi- ja installiteenuseid pakkuvate ettevõtete hulgas on 1C, 1C-Rarus, ABBY jt.

See on tänaseks kõik. Loodan, et see materjal oli teile kasulik. Soovin teile edu ja kohtumiseni järgmistes numbrites.

", 2010, N 2

ELEKTROONILISTE DOKUMENTIDE VOOLU: PLUSSID JA miinused. NÄPUNÄITED KOGEMUSTELT

Milliste tehniliste raskustega puutusite kokku elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel?

Marina Tarasova, CJSC NK Rusneftekhim organisatsiooni- ja haldusteenistuse juht:

Venemaa elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide turg on üsna noor, see on vaid 10 aastat vana. Selle tekkimine ja nii edukas, võib-olla isegi kiire areng on tingitud infovoogude kiirest kasvust ja sellest tulenevalt ka dokumentide liikumise suurenemisest, mille ebaefektiivsus paberkandjal dokumentide vahetamise tõttu on praktikas tõestatud.

IT-tehnoloogiate kasv, laialt levinud arvutistumine ja universaalne arvutioskus on võimaldanud mõelda üleminekule põhimõtteliselt uutele juhtimismeetoditele. Vaatamata Venemaa märkimisväärsele mahajäämusele lääne ettevõtetest selles küsimuses, on Venemaa EDS-i turu aastane kasvumäär analüütikute hinnangul vähemalt 30%. EDMS-i turg jääb aga jätkuvalt küllastumata, eeldatakse, et EDMS-i turu kasvutempo jätkub ka järgmistel aastatel. Elektroonilise digitaalallkirja seaduse vastuvõtmine lõi õigusliku aluse elektroonilise digitaalallkirja laialdaseks levitamiseks. Võib arvata, et Venemaa dokumendihaldusturu alused on välja kujunenud. Täna on EDMSi suurimaks kliendiks ja selle peamiseks tarbijaks riigiasutused, naftafirmad ja pangad.

Venemaa ettevõtete mahajäämus EDS-i levitamise osas on minu arvates tingitud eelkõige kuludest, mis ulatuvad mitmekümnest tuhandest dollarist mitmesajani, mis on koormav paljudele väikestele ja keskmise suurusega ettevõtetele. EDMS-i juurutamise planeerimisel on vaja arvestada mitte ainult juurutamise, vaid ka tarkvaratoote edasise hoolduse kuludega. Ülesande keerukus on vastuolus väikese ja keskmise suurusega ettevõtete rahaliste võimalustega, kes vajavad odavaid süsteeme. Niisiis, esimene vaieldamatu fakt, mis tekitab teatud raskusi teel elektroonilise dokumendihaldussüsteemi juurutamisel, on enam kui tõsine materiaalne komponent.

Lisaks on paberdokumentide liikumise domineerimine Venemaal enamikul juhtudel seletatav tehniliste raskustega. Seetõttu ei tohiks EDMS-i arendajatel väike- ja keskmise suurusega ettevõtetes pilootprojekti elluviimise etapis tehnilisi raskusi üldse tekkida, kuna arendaja on alati valmis viljakaks vastastikku kasulikuks koostööks, täiustusteks ja nõuete täitmiseks. kliendi soovid. Peaaegu kõik muudatused on võimalikud olenevalt ärivaldkonnast, kliendi nägemusest probleemist ja tema tehtud ettepanekutest.

Pigem tekivad teistsuguse järjekorra raskused - ettevõtete organisatsioonilise ja tehnilise valmisoleku küsimus EDS-i rakendamiseks. Oluline punkt on siin võimsate, funktsionaalselt sobivate serverite, kaasaegsete personaalarvutitega tehniliste seadmete, lisaseadmete - skannerite, printerite jne olemasolu või puudumine, kohalike ja (või) ettevõtete võrkude ehituse tase; võimalus korraldada uusi töökohti uutele töövaldkondadele; personali sertifitseerimise ja töötajate täiendkoolituse vajadus. Tavaliselt kaasneb nende probleemide lahendamisega täiendavaid rahalisi raskusi.

Tõsine komistuskivi on inimfaktor. EDS-i tõhususe, mis sõltub otseselt kõigi osakondade, töökohtade ja töötajate "katvuse" astmest, võib mõne töötajate kategooria konservatiivsus ümber lükata. See kehtib eelkõige vanema põlvkonna inimeste kohta. Sagedamini on inimesed selle reaktsiooni suhtes vastuvõtlikud raskuste, pigem psühholoogilise iseloomuga raskuste, uuenduste teatud tagasilükkamise, vastumeelsuse midagi õppida, uusi arvutiprogramme omandada. Tuleb märkida, et neil "foobiatel", mis on põhjustatud hirmust mitte toime tulla, mitte üle saada ja mahajäämise tagajärjel, pole alust.

On selge, et seda probleemi ei saa üleöö lahendada, see nõuab teatud, mõnikord tahtejõulisi jõupingutusi ja mis kõige tähtsam, aega. Suureks abiks on elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtu vastaste veenmisel mitte ainult koolitused, mis tõestavad sisuliselt elektroonilise dokumendihalduse eeliseid, vaid ka uuenduste entusiastid, kes on teadlikud avanevatest vägagi reaalsetest väljavaadetest. Pilootprojekti elluviimise ettevalmistamise etapis on väga oluline nende inimeste väljaselgitamine, aktiivsete toetajate kujundamine ja kaasamine eesseisvasse tõsisesse töösse.

Praktika näitab, et vanemad inimesed, kes seisavad silmitsi täiendõppe valiku või ametikoha ebapiisava ametikoha tõttu vallandamise ees, osalevad väga aktiivselt õppeprotsessis. Pealegi, hoolimata asjaolust, et nende väljaõpet iseloomustavad pikemad aja- ja tööjõukulud, on selle kategooria spetsialistide töö kvaliteet lõpuks üsna rahuldav.

Olen sellise probleemiga kokku puutunud rohkem kui korra. Võin öelda, et ea tõttu veel paar kuud tagasi arvutist aimugi mitteomanud töötaja professionaalne töö EDMSis ei tõsta mitte ainult tema autoriteeti kolleegide silmis, vaid tõstab ka enesehinnangut ning selle tulemusena pühendumine.

Lisaks on inimfaktoril veel üks tahk juhtimismeeskonna üksikute esindajate näol. Kui esimesel juhul võib vajaduse korral olla väga tõhus töötajate suunav mõjutamismeetod, siis konservatiivse juhtimise puhul tuleb tegutseda väga ettevaatlikult, kasutades veenmismeetodeid ja individuaalset lähenemist. Sel juhul tulevad appi sekretärid ja assistendid, kes tavaliselt reageerivad uuendustele adekvaatselt ja võtavad esimese hoobi. Järk-järgult kaasatakse EDMS-i kasutajate ringi ka juhid. Alustades lihtsatest toimingutest, näiteks isikliku postkasti kasutamisest, hakkavad nad hiljem tegutsema teatud aktiivsusega, laiendades järk-järgult oma oskuste ulatust tarkvaratoote valdamisel ja kasutamisel.

Teine probleem EDMS-i loomisel võib olla äritegevuse madal standardimise tase. Vaja on teadlikumat arusaama, et enne pilootprojekti elluviimisega töö alustamist on vaja vormistada kõik ettevõttes olemasolevad äriprotsessid. Mida selgemalt need on reguleeritud, seda lihtsam on see arendajatel ja lõpuks ka klientidel. Lisaks on veel üks vaieldamatu fakt - formaliseerimine aitab sujuvamaks muuta paljusid äriprotsesse mitte ainult EDMS-i raames, millel on väga positiivne mõju iga väikese, keskmise ja suure ettevõtte üldisele organisatsioonilisele korrale.

Mis puutub suurettevõtetesse – riigiasutused, pangad jne, siis nende tehnilised probleemid on peamiselt seotud: tõsiste piirkondlike võrgustike tagajärgedega; struktuuriüksuste ja tütarettevõtete territoriaalne kaugus ja eraldatus üksteisest; mitmeastmelised juhtimisskeemid ja organisatsioonilised struktuurid; suured dokumendivood; suurenenud nõuded volitamata juurdepääsu piiramiseks.

Näitena võin tuua hiljutise olukorra, mis tekkis ühes valitsusasutuses, kui EDS-i rakendamise selged eelised õigeaegse ja sihipärase kohaletoimetamise jaoks said üheks suureks levinud probleemiks. Pilootprojekti elluviimise staadiumis ei osanud arendajad ega tellijad isegi ette kujutada, mitu korda suureneb sissetulevate ja väljaminevate dokumentide arv.

Probleemi esimene põhjus oli dokumentide vahetu vahetamise võimaluse puudumine kõigi protsessis osalejate vahel. Struktuuri samaväärsete lülide vahelised dokumendivood suunati mõlemas suunas läbi emaorganisatsiooni, mis omakorda töötas eranditult postkastina, muutudes ahela tehniliselt ebaloogiliseks lisandiks. Selle põhjuseks olid eelkõige usaldusvõtmete-EDS (elektroonilise digitaalallkirja) sertifikaatide kasutamise keeruliste tehnoloogiate probleemid. Mitme tuhande vahetuses osaleja kohalolek on viinud selleni, et sissetulevate dokumentide maht on kasvanud mitte ainult sadu, vaid tuhandeid kordi, ulatudes miljonite dokumentideni aastas. Samas pange tähele, et kirjavahetuse vastuvõtmise, saatmise ja töötlemise ülesandeid täitva osakonna koosseisu jäi muutumatuks.

Kummalisel kombel mängis ilmselt rolli ka see, et postiedastuse käigus võis teatud protsent saadetisi nn kokkutõmbumise-kahanemise tõttu maha kanda. Kusagil läks kiri kaduma, ei jõudnud adressaadini, sai kahjustada jne, mis riigi suurust arvestades pole üllatav.

Elektroonilise dokumendihalduse võimalused mitte ainult ei välistanud praktiliselt tegelikke kadusid, vaid võimaldasid vastu võtta mitusada dokumenti üheaegselt väga lühikese aja jooksul - 1-2 minutit. Mitte ainult inimesed, vaid ka serverid ei saanud hakkama. Andmebaas ei suutnud seda taluda, see ei "külmunud" iga toimingu juures, dokumentide töötlemise protsess muutus piinamiseks EDMS-i kõige olulisema prioriteedi - kiiruse puudumise tõttu, mis tühistas kõik selle rakendamise eelised.

Aidanud ei aidanud isegi asjaolu, et juurutustööd juhtis EDMS-i ideest kinnisideeks saanud juht, kes juhtis seda tööd nulltsüklis ja kes mõistis kõiki selle peensusi, keerukust ja funktsionaalset mitmekesisust. Just tema (juhataja) tuli välja ideega (nagu paljud teised operatiivsed otsused) jagada baas esmalt kaheks poolaastaks, seejärel neljaks kvartaliks ja hiljem igakuiseks. Idee ei tekkinud heast elust, pigem meeleheitest. Samal ajal kui arendajad nägid vaeva globaalse lahenduse leidmisega sellele probleemile, leidsid kliendi spetsialistid oma konkreetseid lahendusi. Võite ette kujutada, kui kiired inimesed töötasid seni, kuni lubati otse dokumentide vahetamine, vältides selle ahela lisalüli. Alles pärast seda algas tavaline töö, mitte "hädaabi" protsess.

Seetõttu tuleb ka ettevalmistusetapis kõige suuremat tähelepanu pöörata planeerimisele ja prognoosimisele, aga ka töörühma ratsionaalse moodustamise, tööülesannete ja vastutuse jaotuse, kõigi teenuste koostoime ning projektijuhi määramise küsimustele. . Pole kahtlust, et kliendi poolel peaks EDMS-i juurutamise projekti juhtima IT-teenistuse juht, kuid selge on ka see, et dokumentatsiooniteenistuse (üldosakond, kontor jne) juhil peaks olema võrdne. õigused temaga. Tehniliste kirjelduste koostamisel tuleks erilist tähelepanu pöörata marsruudilogistikale, välistades dokumendi marsruudil ilmselgelt mittevajalikud lõigud.

Ainult need, kes peavad otseselt EDMS-iga töötama, saavad kindlaks teha selle ühe või teise modifikatsiooni tõhususe, kasutusmugavuse taseme, suunata arendajate tähelepanu puudustele, teha ratsionaalseid ettepanekuid ja analüüsida. ja dokumendivoogude prognoosimine. Selle raames tahaksin märkida, et direktiivne EDS-i rakendamise meetod on ebaefektiivne, kuna sageli teevad otsuseid inimesed, kes ei tunne praktilisi küsimusi. EDMSi rakendamise pilootprojekt peaks muutuma kollegiaalseks probleemiks. See on ainus viis edu saavutamiseks.

Probleemiks võib olla ka ettevõttesisese IT-juhi määramine projekti toetama. Tema oskuste taseme ülehindamine infotehnoloogia vallas võib ettevõttele kalliks maksma minna. Hooletu või kvalifitseerimata spetsialist mitte ainult ei suuda probleemi iseseisvalt lahendada, vaid ei tunnista ka oma ametialast ebakompetentsust, viivitades arendusettevõtte esindajatega ühenduse võtmisega. Mõnikord püüavad eriti kogenud kasutajad volitamata juurdepääsu administraatoriõigustega tarkvaratootele, tehes iseseisvalt olulisi muudatusi, ja seejärel jäetakse arendajatel oma pead murdma, kuidas neid muudatusi "pingestada", et süsteemi sätted kaduma ei läheks. Arvan, et süsteemiadministraatoriks määramine mitte ainult kõrgetasemelise spetsialisti, vaid ka ettevõttest hooliva inimese aitab vältida paljusid raskusi.

Lisaks on paberi "ballast" probleem. Paberivabale dokumendihaldusele üle läinud ettevõtetel ja organisatsioonidel on raske leppida tõsiasjaga, et suur hulk ettevõtteid, organisatsioone, ettevõtteid, osakondi, instituute jne, kes ei ole EDMS-ile üle läinud, on teabe edastajad "paberkandjal". ”. Nende dokumentide juurutamiseks sisemisse elektroonilisse dokumendihaldussüsteemi on vaja hankida nende elektroonilised kujutised.

Lihtsate lahenduste jaoks piisab tavalisest skaneerimis- või dokumendituvastusprogrammist, puudub vajadus spetsiaalsete süsteemide järele. Suurte mahtude puhul on vaja uurida võimalust kasutada professionaalseid süsteeme, mis on loodud dokumendipiltide saamiseks. Mida suurem on sissetulevate dokumentide maht, seda kõrgem on väljastamise hind, alates tööstusliku skanneri ja selle komponentide ostmisest kuni töökohtade korraldamise, töötajate jaotamise ja väljaõppeni. Selliste süsteemide hinnad võivad ulatuda mitmest tuhandest kuni mitmekümne tuhande dollarini. Samuti on EDMS-i juurutamisel oluline, et oleks vaja valida lahendus, mis annaks võimaluse selle edasiseks laiendamiseks, näiteks elektrooniliste arhiivide, digitaalallkirjade, otsingumootorite, skaneerimissüsteemide jms kasutuselevõtt.

Erilist tähelepanu tuleb pöörata andmekaitse põhimõtetele, digiallkirjade kasutamisele, viirusetõrjepakettidele jne. Kui sellele ei pöörata piisavalt tähelepanu, võib EDMS-iga hüvasti jätta, kuna klient riskib kas turvalisusega, kuna volitamata. sissetung lõpetab ärisaladuse või levitab viirust, mis võib lihtsalt hävitada kogu olemasoleva teabe, mis on võrdne kokkuvarisemisega. Lisaks on veel üks pakiline probleem elektroonilistele dokumentidele õigusliku jõu andmine.

Julia Eremejeva, büroo juhataja, professionaalsete sekretäride klubi liige:

Mälupuudus, süsteemi madal kiirus, peaaegu pidev dokumentide korraldamise süsteem, tohutult palju aega dokumendi sisestamiseks süsteemi. Kuigi EDMS võimaldab kiiremat dokumentide otsimist, nõuab koolieelsete lasteasutuste EDMS-süsteemis ülalpidamine rohkem inimressurssi seoses dokumentide esmase süsteemi sisestamise kulude tugeva kasvuga.

Anna Vassiljeva, OP Barclay LLC personalijuht:

Osakondade kaasajastamine ei vastanud uutele tehnoloogiatele (programmide ja tehnoloogia ühildamatus), IT-osakond saavutas koos uute projektide arendajatega eduka teostuse ja tagas personali töö mugavuse.

Svetlana Dyachkova, ettevõtte Econika presidendi isiklik assistent:

Tehniliste probleemide seisukohalt ei katnud DocsVision EDMS kõigi meie tütarettevõtete (Econika kingakassettide kett, CITY-XXI Century ja Econika-Techno ettevõte) dokumendivoogu, seega oli see pigem eksperimentaalne. Meie ettevõttele on hetkel sobivaim süsteem Directum.

Teie nõuanne neile, kes mõtlevad infotehnoloogia juurutamise võimalusele oma ettevõttes.

Marina Tarasova:

Need, kes on EDMS-iga töötanud, jälginud seda nulltsüklist, pilootprojekti elluviimise hetkest, saavad palju ja pikalt rääkida etappidest, raskustest, probleemidest, õnnestumistest jne. Igaühel on oma. Ja veel, kui proovite nõuandeid koguda, näevad need välja umbes sellised.

Näpunäiteid EDMS-i edukaks rakendamiseks.

2. Lähenege arendaja ja EDMS-i konkreetse versiooni valikule täie vastutustundega.

3. EDMSi eduka juurutamise võti on kollegiaalsuse põhimõtetel suhtleva tõhusa mobiilse töörühma loomine, mis hõlmab kõigi profiilide spetsialiste.

4. Praktiliste küsimuste otsustusmeetodite kollegiaalsus, mitte direktiivsus, aitab vältida vigu EDMSi kasutamisel.

5. Töörühma juhiks IT-tehnoloogia spetsialist.

6. Põhitellija peab olema kontoritöö eest vastutav ametnik.

7. Entusiastlike uuendajate toetamine on võti edukaks võitluseks konservatiivsuse ja meeskonna sabotaaži vastu.

8. Ettevõtte majanduslik ja tehniline seisukord peab vastama antud ülesannetele.

9. Ettevõtte tehnilise seisukorra analüüs peab olema õigeaegne ja eelnema EDMS-i kasutuselevõtule.

10. Dokumendivoo analüüs, selle marsruutide, mahtude jms määramine on esmatähtis ülesanne.

11. Äriprotsesside vormistamine on tungiv vajadus juba algstaadiumis.

12. Tehniline kirjeldus peab olema võimalikult täielik, selge ja pädev.

13. Pöörake erilist tähelepanu marsruutimise logistikale, kõrvaldades dokumendi marsruudil ilmselgelt mittevajalikud segmendid.

14. Üleminek EDMS-ile peaks olema sujuv ja progressiivne.

15. Maksimaalne andmekaitse on ülioluline.

16. EDS on täna, mitte homme.

17. Hädavajalik on elektroonilise arhiivi loomine.

18. Juhime tähelepanu, et paberdokumendi voost ei ole võimalik täielikult eemalduda, küll on võimalik korraldada selle konverteerimine elektroonilisele vormile.

19. On vaja ette näha serveripõhine tekstituvastus ja tuvastusprogrammide installeerimine.

20. Kaasake tarkvaratootesse mitte ainult praegused, vaid ka pikaajalised plaanid.

21. Kutsuge pakutavat toodet analüüsima ning koostama kommentaare ja ettepanekuid võimalikult palju praktikuid.

22. Töötajate koolitamine ei ole kapriis, vaid vajadus.

23. Kasutage proovitöö perioodi kitsaskohtade ja probleemkohtade tuvastamiseks, dokumentidega töötamise protseduuride täpsustamiseks ja kasutajakogemuse kogumiseks.

24. Ära karda oma soove ja ettepanekuid arendajale avaldada, keegi ei tea sinust paremini, mida ja kuidas vaja on.

25. Ärge kartke nõuda vigade parandamist või sätete kohandamist vastavalt tuvastatud nõuetele.

26. Suhtuge vastutustundlikult IT-administraatori valimisel, kes toetab projekti tööetapil.

27. Kontoritöö eest vastutava juhina hankige IT-administraatoriga sarnased õigused, mis aitab teil IT-juhi äraoleku ajal vältida paljusid viivitusi ja lahendada kiiresti palju probleeme.

28. Tegevusetapis vaadake lähemalt spetsialiste, kes genereerivad huvitavaid, paljutõotavaid ideid, ja määrake nad administraatoriassistentideks.

29. Hea kontakt arendajatega aitab vältida paljusid probleeme tööetapil.

Julia Eremeeva:

Arvan, et süsteem õigustab ennast, kui ettevõttel on mitu kaugkontorit. Kaasaegsetes tingimustes jäävad EDS-id kalliks ja ebamugavaks ärimänguasjaks. Seetõttu peaksite alati esitama küsimuse: "Kas traditsioonilise meetodiga on võimalik hakkama saada?" Paljud EDMS-id ei paku paberipõhist juhtumihaldussüsteemi. Nendes on dokumentide ahelad (päring - lahendamine - dokumendiga töötamine - vastus), kuid mitu ahelat ei ole juhtumiga seotud. Olge valmis selleks, et tootmisettevõtete esindajad kasutavad oma kõnes erinevaid mõisteid, see on nagu eri keelte rääkimine. Näiteks “päring-vastus” on üks äriprotsess, kuid koolieelses õppeasutuses on need kaks erinevat kontoritöö elementi. Tutvuge MOREQ-iga, valmistuge selleks, et läbirääkimiste algfaasis ei saa te võib-olla lihtsalt üksteisest aru, eriti kui see on teie esimene kogemus EDMS-i rakendamisel.

Svetlana Djatškova:

Arvan, et peate valima kõige lihtsama süsteemi (“üks nupp”), kuna keerulised programmid põhjustavad sageli negatiivseid emotsioone. Lõppude lõpuks ei ole kõigil töötajatel arvutiprogrammidest ühesugused teadmised ja paljud pole mõnikord lihtsalt valmis kulutama väärtuslikku aega uue süsteemi omandamiseks.

Rääkige palun, kuidas tekkis idee võtta teie ettevõttes kasutusele elektrooniline dokumendihaldus? Mis oli selle otsuse tegemisel otsustav hetk?

Julia Eremeeva:

See oli alati ettevõtte juhtkonna tahtejõuline otsus, et tugevdada kontrolli täitmise üle. Tekkis idee süsteemist, kus juht saaks igal ajal siseneda ja jälgida tööd ühes või teises suunas, parandada tööd dokumentidega ja parandada ettevõtte tööd tervikuna.

Igor Žigunov, linna hüpoteegipanga juhatuse aseesimees:

Panga üks peamisi ülesandeid on äriprotsesside ja protseduuride optimeerimine. Seda tüüpi dokumendivoo juurutamist teostab pank järjepidevalt nii infrastruktuuri baasi koostamisel kui ka arvestades Vene Föderatsiooni dokumentide liikumist, kaitset ja teabe säilitamist reguleerivaid määrusi. Elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt paljudes panga toimingute plokkides võimaldas oluliselt vähendada nii tegevuskulusid kui ka dokumentide menetlemise aega. Lisaks võttis pank 2007. aastal koostöös partneritega pilootprojektina kasutusele elektroonilise dokumendihalduse.

Äriprotsessi elektroonilise dokumendihalduse järgmise etapi juurutamisele eelneb töö nii nende toimingute kui ka IT regulatiivse toe kallal, samuti süsteemi toimimise testperiood, seega ei teki juurutamise käigus tehnilisi raskusi.

Elektrooniline ringlus toimub suures osas nii ettevõtte sisesuhtluse ja äriprotseduuride raames kui ka mõnes panga jaotusvõrguga tehtava koostöö plokkides.

Anna Vassiljeva:

Otsustavaks sai see, et see on mobiilne ja mugav, annab palju vaba aega muuks.

Svetlana Djatškova:

Ettevõtte arenedes kerkis järk-järgult üles küsimus dokumendivoo süstematiseerimisest, vähendades dokumentide kinnitamiseks kuluvat aega äriprotsesside optimeerimiseks. Esmalt võeti kasutusele meie enda arendatud elektroonilise dokumendihalduse prooviprogramm, seejärel DocsVision EDMS ja täna on käsil üleminek Directumile.

Rääkige meile rakendamise etappidest, mis on projekti kestus?

Julia Eremeeva:

Kõigis ettevõtetes, millest ma teadsin, ei saanud projekti lõpetatuks nimetada. See, mis traditsioonilises koolieelses õppeasutuses lahendatakse lihtsalt määrustiku muutmise ja jämedalt öeldes dokumentide liikumise tee muutmise, kaustade ühest kapist teise viimise või uute kaustade lisamisega, nõuab EDMS-is tolerantside muutmist ja programmi täiustamist. Ja see võib jätkuda lõputult, sest ettevõte on elav organism, kus toimuvad ümberkorraldused ja rotatsioon. See areneb ja programm tuleb ümber teha, et see vastaks uutele tingimustele.

Anna Vassiljeva:

3 etappi: projekti kinnitamine, hinnapoliitika kinnitamine raha säästmiseks ja juurutamine töökohal.

Svetlana Djatškova:

Hetkel on Directum EDMS projektiga töötamise algusest möödas aasta. Projekt viiakse läbi mitmes etapis: esmalt rajati ja võeti kasutusele ärihoone üldhoidla, seejärel algas erinevate liikumisteede arendamise ja kasutuselevõtu etapp ning dokumentide menetlemine. See etapp kestab tänaseni.

Mis on selle projekti maksumus?

Julia Eremeeva:

Raske öelda. Saate ise kirjutada lihtsa süsteemi. Ülemist hinnapiiri ei oska ma määrata. Hind sõltub tööjaamade arvust, võtmete saadavusest, digiallkirjadest, süsteemi versioonist, uuenduste või muudatuste vajadusest süsteemis.

Anna Vassiljeva:

150 000 hõõruda. 15 töökoha jaoks.

Svetlana Djatškova:

Projekti maksumus on konfidentsiaalne teave. Võin vaid öelda, et kriisiperioodil saime selle projekti ellu viia tänu Venemaa süsteemi valikule, mis on üks parimaid turul. Lisaks tehti suurem osa töödest ettevõtte sisemisi ressursse kasutades.

Vaadates tagasi: elektroonilise dokumendihalduse juurutamise plussid ja miinused.

Marina Tarasova:

EDMS-i rakendamisel on palju eeliseid, neid on võimatu loetleda, aga ma proovin sellegipoolest, kardan ainult, et seda nimekirja võib lõputult jätkata ja iga kord, kui keegi pakub oma eeliseid. Peaasi on vaieldamatu - elektroonilise dokumendihaldussüsteemi kasutuselevõtt annab olulise majandusliku efekti, kuid selle kvantitatiivne hindamine on keeruline protsess, kuna arvestada tuleb paljude teguritega.

Süsteemi juurutamise otsene mõju võimaldab säästa raha, mis kulub töötajate tööajale, tarbekaupadele, posti- ja kullerpostiteenuste eest tasumisele, materjalide paljundamisele jms; vähendab tööjõukulusid. Kaudne mõju on need juhtimise eelised, mis on olulised organisatsiooni toimimise seisukohalt: juhtimise läbipaistvus, tulemusdistsipliini kontroll jne.

Seega võimaldab elektrooniliste dokumendihaldussüsteemide rakendamine:

1. Automatiseerige dokumentidega töötamise protsess täielikult.

2. Tagada töö organiseerimine kaugkasutajate ja kasutajagruppidega.

3. Pakkuda integratsiooni väliste meilisüsteemidega jne.

4. Täiustage EDMS-i põhivõimalusi, kasutades modulaarsust ja sisseehitatud tööriistade olemasolu.

5. Tagada süsteemis piiramatu arvu kasutajate samaaegne töö.

6. Tõsta oluliselt dokumentidega töötamise efektiivsust.

7. Täiustage oluliselt dokumentidega töötamise ettevõttekultuuri.

8. Vähendada oluliselt paberdokumentide ringluse mahtu.

9. Vähendage oluliselt dokumentide otsimiseks kuluvat aega.

10. Vähendada oluliselt dokumentide eelnõude kooskõlastamise ja kooskõlastamise aega.

11. Tagada kõik dokumenteerimisprotsessid dokumentide elektrooniliste ja paberversioonide samaaegse kasutamisega.

12. Vähenda oluliselt dokumentide menetlemise ja saatmise aega.

13. Sujuvustage mis tahes tüüpi dokumentide (sissetulevad, väljaminevad, sisemised, organisatsioonilised ja halduslikud, lepingud jne) registreerimise protsessi.

14. Tagada töövoo juhtimine (dokumentide ülekandmine teostajate vahel).

15. Tagada töö omavahel seotud dokumentidega.

16. Tagada erinevate infomaterjalide haldamine kogu elutsükli jooksul alates loomisest kuni läbivaatamiseni, kinnitamiseni, arhiveerimiseni.

17. Tagada kõigi protsesside läbipaistvus alates dokumendi loomise hetkest kuni selle arhiivi esitamiseni.

18. Jälgige dokumendi loomise ajalugu, kõiki seoseid, sealhulgas varasemaid, hilisemaid, lapse, vanema ja muid dokumente.

19. Sorteeri andmeid mis tahes kriteeriumide järgi.

20. Tagada selge protsess dokumentide kooskõlastamiseks ja kinnitamiseks.

21. Ehita üles hästi toimiv tellimuste süsteem.

22. Pakkuda infootsingut erinevate atribuutide järgi ja täistekstiotsingut.

23. Tagada selge kontroll sooritusdistsipliini üle.

24. Tagada dokumentide liikumist käsitlevate statistiliste andmete kogumise ja analüüsi automatiseerimine.

25. Pakkuda dokumentide elektrooniliste kujutiste arhiivisäilitamist.

26. Tagada juurdepääsuõiguste regulatsioon.

27. Tagage dokumentidele kohene juurdepääs.

28. Vähenda dokumentide kvantitatiivseid kadusid.

29. Tõsta tööviljakust.

30. Vähendada kulusid dokumentide arhiivi esitamiseks ettevalmistamiseks ja dokumentide arhiivihoiuks.

31. Vähendage kulleri- ja postiteenuste kulusid.

32. Anda elektroonilistele dokumentidele õiguslik jõud.

33. Vähenda sise- ja väliskullerite arvu.

34. Tagada teabe- ja viiteandmebaasi pidamine.

Puudusi on palju vähem, kuid need on märkimisväärsed.

1. Infoturbe lüngad. See on levinud probleem. Te ei saa alla anda, kuid te ei saa jätta sellele mõtlemata. Turg on üle ujutatud piraatketastega, millel on allalaaditud andmebaasid tõsistest riigiasutustest, millel on hea kaitse, rääkimata väikestest ja keskmise suurusega ettevõtetest. Konkurents on äriseadus. Kahjuks kõik müüakse, kõik ostetakse.

Mõnes mõttes on hoolimatul konkurendil veelgi keerulisem hankida paberile pandud infot, dokumente saab hoida erinevates ruumides, erinevates kappides (lauad, seifid), eraldi kaustades. See võtab aega. Kas see on ohtlik. Elektrooniliste andmebaasidega on see lihtsam. Kaasaegsed häkkerid kasutavad kaugjuurdepääsu kõige arenenumate, kallimate ja kõrgeima kaitsetasemega programmide häkkimiseks.

2. Dokumendivoo järsk, mitte alati 100% prognoositav kasv ja sellest tulenevalt ei tule serverid toime ning tööviljakus langeb. Paberdokumendivoo juuresolekul on nii järsk läbimurre võimatu.

3. Dokumendivoo suurenemise tulemusena on tööjõukulude kasv.

4. Tööandjal ei ole aega adekvaatselt reageerida sellistele muudatustele personaliküsimuste otsustamises. Mahud kasvavad, samas kui personal jääb samaks.

Ülaltoodud teave ei võimalda meil kahelda EDS-i kasutuselevõtu eelistes. Kui rääkida EDS-i kasutuselevõtust, siis olen kindlasti ja tingimusteta poolt!

Julia Eremeeva:

EDMS lihtsustab dokumentide otsimise ja täitmise jälgimise tööd, kuid dokumentide töömahukam sisenemine, erinevate juhtumite dokumentide halvasti läbimõeldud horisontaalsed seosed ja juhtumite endi puudumine muudab peaaegu täielikult kõik eelised olematuks. EDMS-ist. Tänapäeval ei ole EDMS traditsioonilise koolieelse õppeasutuse elektrooniline koopia, sellel on erinev töökorraldusloogika, mis pole kahjuks optimaalsem ja seetõttu mugavam.

Anna Vassiljeva:

Tagantjärele mõeldes: plussid - mobiilsus tööl, mugav on töötada paberivaba dokumendivooga, aja kokkuhoid ja miinused - me ei teadnud sellest varem ja paberkandjale kulutati nii palju.

Svetlana Djatškova:

Puuduste hulgas on võimatu katta kõiki dokumente 100% ulatuses: koos elektrooniliste versioonidega on paberdokumente, mida pole veel tühistatud (põhikirjad, korraldused, juriidilised dokumendid). Lisaks väheneb EDS-iga töötajatevaheline otsesuhtlus. Nüüdsest pole ju vaja ühte dokumenti mitmes kontoriruumis allkirjastada. Järk-järgult hakkavad inimesed suhtlema ainult e-posti või foorumite kaudu. Arvan, et virtualiseerimine võib meeskonnavaimule ja ühtekuuluvusele negatiivselt mõjuda.

Teisest küljest sõltub suhtlusvoogude kiirus teabe edastamise viisist. On selge, et SED-iga suureneb see kiirus oluliselt. Lisaks sõltub meeskonna ühtekuuluvus suuresti sellest, kui teadlikud on töötajad ettevõtte asjadest ja tunnevad end omanikutunnet. Sellega seoses on EDMS-süsteem väga tõhus. Tõepoolest, süsteemis on piir juhtkonna ja alluvate vahel mõnevõrra vähenenud. Arenevad nii horisontaalsed kui ka alt-üles ühendused. Noh, kõige tähtsam on see, et kõigi süsteemi kasutajate koordineeritud tööga muutub dokumentide registreerimine, kinnitamine ja levitamine palju mugavamaks ja kiiremaks.

Igor Žigunov:

Loomulikult on sellisel dokumendivoolul nii positiivseid külgi kui ka raskusi. Eelkõige on see ressursi kättesaadavus suure hulga materjalide elektrooniliseks säilitamiseks, tagades piisava hulga sidekanalite võimsust, eriti kui tegemist on sellise dokumendivoo rakendamisega panga suures regionaalses võrgus kogu ulatuses. riiki ning loomulikult võttes arvesse vajadust järgida konfidentsiaalsuse ja teabe säilitamise nõudeid. Üldiselt optimeerib elektroonilise dokumendihalduse kasutuselevõtt tõsiselt ettevõtte äritegevust.

Ksenia Prutkova, Permi Riikliku Televisiooni- ja Raadioringhäälingu filiaali direktori sekretär:

Minu töö ajal Permi Riiklikus Televisiooni- ja Raadioringhäälingus kaasajastati mitu korda elektroonilist dokumendihaldussüsteemi. 1999. aastal kirjutas meie ettevõtte peainsener elektroonilise dokumendihaldusprogrammi “4D”. See sisaldas ainult dokumentide registreerimiseks vajalikke põhifunktsioone (sissetulev, väljaminev, kontroll). Mõne aasta pärast vananes programm ja sekretär haldas paberimajandust (jämedalt öeldes vanaviisi - raamatupidamispäevikus). 2008. aastal kirjutas sama peainsener uue programmi "EIS-Dok". Praegu on see programm plaanis viia ettevõtte infosüsteemi tasemele, mis hõlmab lisaks tavapärasele dokumentatsiooni registreerimisele ka muid andmebaase, näiteks lepingute raamatupidamise andmebaasi. Sellest süsteemist saab ettevõtte intellektuaalomand. Võib tekkida mõistlik küsimus: miks proovida kirjutada programmi, kui saate osta juba valmis? Vastan: mulle kui sekretärile ja selles programmis tööga otseselt seotud inimesele on otsesuhtlus selle loojaga väga mugav. Kui midagi läheb valesti või kui mul on ettepanekuid programmi muutmiseks selle tõhusamaks muutmiseks, võin temaga ühendust võtta. Teiseks ehitame selle üles viisil, mis on meie ettevõtte jaoks mugav, meie endi jaoks, mõne meie töö funktsiooni jaoks saame igal ajal muudatusi teha! Noh, kui ettevõttel pole selliseid spetsialiste, kes võiksid oma unikaalse programmi kirjutada, soovitan tungivalt osta valmis!

Mis puudutab elektroonilise dokumendihalduse miinuseid, siis siinkohal võib välja tuua järgmise punkti: elektrikatkestuste korral võib esineda häireid meie töös ja sellest tulenevalt kohustuste täitmata jätmist (näiteks kirja saatmine). ), kuid sel juhul peaksid olema energiasäästuseadmed. Ja üldiselt ei seisa teadus paigal, ma arvan, et võib-olla paari aasta pärast, ülemaailmse progressi tingimustes, vaatame oma tänast programmi (mitte täielikult kirjutatud) kui "Windows-95"!

Milline on sekretäri ja juhiabi roll elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel?

Marina Tarasova:

Sekretäri ja juhiabi rolli elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel on vaevalt võimalik üle hinnata. Enamasti on tegemist noorte mõtlevate inimestega, seega on nemad esimesed, kes initsiatiivi haaravad, saavad mõnuga uuendajateks, toetavad kõiki ettevõtmisi ja teevad palju vastuettepanekuid.

EDMS-i kasutuselevõtt võimaldab peaaegu täielikult välistada sisekullerite teenused. Dokumentide voog jaotatakse ümber kontoritöö eest vastutavas osakonnas ja saadetakse vastavatesse vastuvõtupiirkondadesse. Sekretär või juhiabi vaatab kirjad läbi ja teeb otsuse saabunud dokumentide edasise saatuse kohta. Eriti olulised dokumendid, mis nõuavad juhi üht või teist osalust, edastatakse talle läbivaatamiseks, kinnitamiseks, kinnitamiseks ja allkirjastamiseks. Osa dokumente (tavaliselt on need voos olevad dokumendid) saadab sekretär või assistent vastavalt delegeeritud volitustele alluvatele struktuuriüksustele, olles eelnevalt juhi nimel registreerimiskaartidele sisestanud näidisviisad (“täitmiseks”, “ vastamiseks", "teabe saamiseks" jne).

Sekretärile või juhiabile saab ka delegeerida volitused tulemusdistsipliini analüüsimiseks ja dokumentide vormistamise tähtaegade jälgimiseks; vajaliku teabe otsimine ja kogumine; võrdlus- ja analüütiliste materjalide ettevalmistamine; juhtimisjuhiste loomine, levitamine ja täitmise jälgimine.

Lisaks annavad praktikas paljud juhid assistentidele või sekretäridele õiguse elektrooniliselt allkirjastada.

Julia Eremeeva:

Kui sekretär/juhatajaabi on koolieelses õppeasutuses hästi kursis, saab ta osaleda tehniliste kirjelduste kirjutamises. Üldiselt on tema roll väike.

Anna Vassiljeva:

Sekretäri mobiil valmistab ette kogu juhti huvitava teabe, olles mitte lihtsalt sekretär, vaid ka juhi asendamatu töötaja.

Svetlana Djatškova:

Elektroonilise dokumendihalduse juurutamisel on sekretäri roll pigem nõuandev ega ole alati kõigile nähtav. Tavaliselt selgitatakse töötajatele, milliseid dokumente mallidesse laadida, millised tähtajad dokumentide täitmiseks seada, milliseid teenuseid andmebaasi lisada jne. Programmi vahetul kasutamisel on isikliku abistaja roll selgem: alates vormistamisest dokument selle täitmise jälgimiseks.

Mida muudaksid, kui hakkaksid homme kasutusele võtma elektroonilist dokumendihaldust?

Marina Tarasova:

Tõsisemalt võtaksin EDMS-i rakendamise planeerimise ja prognoosimise küsimusi. Püüaksin täpsemalt arvutada dokumendivoo mahu suurendamise võimalusi 10 aasta perspektiivis tulevikus; tõestab tungivat vajadust osta võimalikult võimas server. Arvestaks tööjõukulusid, inimtunde jms ning püüaks juhtkonda veenda vajaduses kiiresti reageerida personalimuudatuste vajadusele seoses dokumendivoo mahu muutustega, mitte ainult personali vähendamise suunas, aga ka tõusu suunas. Kahjuks, kui praktikas ei pea esimesega reaktsiooni kaua ootama, siis teisega on see keerulisem.

Julia Eremeeva:

Ausalt öeldes prooviksin juhtkonda sellest ideest eemale peletada. Kaasaegsed EDMS-süsteemid on endiselt väga toored. Tundub, et nende arendused viiakse ellu ilma ametnike panuseta.

Anna Vassiljeva:

Kiirendaksin juurutusprotsessi ja viiksin koolitusi läbi otse töökohal, mis hoiaks kokku aega ja raha personali koolituselt. Kõik läbinud said tunnistuse.

Svetlana Djatškova:

Kui me räägime oma kogemusest, siis me ei sooviks teha süsteemi järkjärgulist juurutamist kõigis oma tütarettevõtetes, vaid süsteemi samaaegset juurutamist kogu ettevõttes. Arvestades aga iga meie puhkekeskuse eripära ja vajadust sellise lähenemise järele teha suuri ühekordseid jõudude ja ressursside investeeringuid, oleks selline variant võimatu.

Märge. Anonüümne arvamus elektroonilise dokumendihalduse rakendamise kohta:

"On ainult üks probleem – bürokraatia, dokumendivoog käib paralleelselt paberkandjaga..."

Allkirjastatud pitsatile

• Ärikultuuri

Märksõnad:

1 -1

info arvutivõrk elektrooniline dokument

Kuidas optimistid ja skeptikud ka ei vaidleks elektrooniliste dokumentide üle, ei eita keegi tõsiasja, et valdav osa kontoridokumentidest luuakse arvutites. Infotehnoloogia sellise tingimusteta võidu põhjused on täiesti selged:

• - elektroonilisi dokumente on lihtne luua, redigeerida, reprodutseerida, levitada ja edastada;
• - vajaliku info otsimine on muutunud palju lihtsamaks ning kontekstipõhine otsing annab võimalusi, millest paberitööd tehes võiks vaid unistada;
• - teabe ja dokumentide reserveerimise, kindlustusfondide moodustamise jms küsimused lahendatakse lihtsamalt ja väiksema vaevaga;
• - äritegevuses ja avalikus halduses võimaldavad elektroonilised dokumendid õigel kasutamisel kiirendada otsuste tegemist ja parandada nende kvaliteeti.

Elektrooniliste süsteemide laialdane kasutamine paberdokumentide koostamiseks ja haldamiseks muudab järk-järgult piiri elektrooniliste ja mitteelektrooniliste dokumentide vahel. Mitmetes seadustes ja standardites üle maailma on näiteks väljatrükk määratletud kui elektroonilise dokumendi paberil esitamise vorm.

Sarnane sõnastus esineb ka meie valitsusasutuste regulatiivdokumentides:

Eeskirjad nõuete kohta finantsturgudel osalejate tegevuse kohta elektrooniliste dokumentide kasutamisel (kinnitatud föderaalse finantsturgude talituse 8. detsembri 2005. aasta määrusega N 05-77/pz-n):

"...dokument elektroonilisel kujul ja (või) selle paberkandjal, ettenähtud korras kinnitatud...".

Määrused isikute kvalifitseeritud investoritena tunnustamise korra kohta (kinnitatud föderaalse finantsturgude talituse 18. märtsi 2008. aasta määrusega N 08-12/pz-n):

"4.7. Kvalifitseeritud investorina tunnustatud isik on kohustatud Venemaa föderaalse finantsturgude talituse nõudmisel ja vastavalt kindlaksmääratud nõudele esitama registri elektroonilisel kujul ja (või) selle koopia ettenähtud korras sertifitseeritud paber.

Kuid elektroonilistel dokumentidel, nagu igal tehnoloogial, on oma puudused, mida tuleb arvesse võtta:

• - tehnoloogiate kiire vananemine, mis sunnib organisatsioone pidevalt täiustama oma töömeetodeid, viima regulaarselt dokumente ja teavet ühest süsteemist teise ning migreerima neid vananenud kandjatelt ja vormingutelt uutele;
• - teabekandjate lühike kasutusiga ja nende mitmekesisus, mis toob kaasa nende üsna sagedase uuendamise, mis nõuab organisatsioonilt pidevat teabe ohutuse jälgimist;
• - lahendamata õiguslikud probleemid ja eelkõige tegelikult kasutatud elektrooniliste dokumentide õigusjõu õigusliku tunnustamise küsimus;
• - mitte ainult ohutuse tagamise, vaid ka elektrooniliste dokumentide hävitamise keerukus võrreldes paberdokumentidega;
• - vajadus kasutada kõrgelt kvalifitseeritud personali, kelle palk tõstab automaatselt dokumendi- ja infohalduse kulusid.

Lisaks on nüüd võimatu mitmel põhjusel paberist ja muudest analoogkandjatest täielikult loobuda:

• - esiteks on need kehtivad õigusaktide ja määruste nõuded mitmete paberkandjal dokumentide vormistamiseks. Eelkõige kehtib see äritegevuses kõige olulisemate dokumentide kohta, nagu tšarterdokumendid, kinnisvaradokumendid, litsentsid jne;
• - kui palju me ka ei räägiks elektrooniliste dokumentide eelistest, peaksime arvestama ka sellega, et paljude juhtide ja spetsialistide arvates on oluliste otsuste tegemisel mugavam töötada paberiga;
• - mitte vähem oluline on see, et mitme sajandi jooksul on välja kujunenud hästi toimiv tehnoloogia paberdokumentide loomiseks, töötlemiseks, pikaajaliseks säilitamiseks ja hävitamiseks on olemas nii täisväärtuslik seadusandlik ja regulatiivne raamistik kui ka metoodiline areng ja soovitused, mida saab kasutada praktilises töös;
• - paberi ja mikrofilmiga töötamiseks ei ole vaja spetsiaalseid tehnilisi vahendeid, mistõttu eelistatakse seda tüüpi andmekandjaid nende dokumentide duplikaatide või koopiate säilitamiseks, mida võib hädaolukordades ja katastroofides kiiresti vaja minna, kui elektroonilised dokumendid ei pruugi olla saadaval olema.

Vaatamata sellele, et maailma üldsus ei ole veel valmis paberdokumentidest täielikult loobuma, annavad üha enam tunda nende puudused, mida süvendavad üha suurenevad nõuded infotöötluse ja otsuste tegemise kiirusele: - madal loomise kiirus. , on dokumentide ja teabe töötlemine ja edastamine paberkandjale vähem kooskõlas ettevõtete ja valitsuse vajadustega, kes kasutavad üha enam infotehnoloogiat. “Elektroonilisi” tegevusi on peaaegu võimatu dokumenteerida ainult paberil;

• - paberdokumentidest teabe otsimine on palju keerulisem ja aeglasem, mis on operatiivtöö jaoks äärmiselt ebamugav;
• - paberdokumentide hoidmine nõuab märkimisväärset ruumi, mis nõuab pidevalt kasvavaid kulutusi ruumide rentimiseks või ostmiseks, nende sisseseadeks ja nende hoidlate teenindava personali arvu suurendamiseks;
• - paberdokumentide haldamine (sh neile juurdepääsu kontroll) toimub enamasti juhtumitasandil, mis on järjest enam osutunud ebapiisavaks nii põhitegevuse probleemide lahendamisel kui ka infoturbe tagamisel.

Elektroonilise dokumendihalduse kasutamise plussid ja miinused

e-posti teel lepingu sõlmimist tunnustatakse võrdsetel alustel tavakirjade, telegrammide, teleksite, telefaksidega jne ilma

Vene Föderatsiooni tsiviilseadustiku muudatused on endiselt kaalumisel ja maksuhaldurid on juba valmis elektroonilisi dokumente vastu võtma. Nii raamatupidamis- kui ka maksuseadus ei keela elektrooniliste algdokumentide kasutamist:

• praegu kehtiv föderaalseadus 21. novembrist 1996 nr 129-FZ “Raamatupidamise kohta” ei sisalda piiranguid tehingute kajastamiseks elektroonilisel dokumendil;
• Järgmisel aastal jõustuv uus raamatupidamisseadus 6. detsembrist 2011 nr 402-FZ sisaldab otsest viidet võimalusele kajastada majandustehinguid paber- ja elektrooniliste dokumentide alusel.

Äsja kujunema hakanud praktika näitab aga, et arvete ja muude esmaste dokumentide “populaarne” vahetamine on veel kaugel.

Üldiselt on muidugi julgustav, et juriidiliselt olulise elektroonilise dokumendihalduse, sealhulgas elektrooniliste arvete vahetamise regulatiivne raamistik on välja kujunenud ja edukalt rakendatud. Seetõttu on paljud eriti suured ettevõtted ja organisatsioonid hakanud tõsiselt mõtlema paberivabale dokumendivoogudele üleminekule.

Igal pool on omad head ja vead. Näiteks võib keegi, kes kasutab programmi 1C, endale lubada elektroonilise dokumendi saatmist täna ühe nupuvajutusega, tingimusel et:

teiseks on seadusandja kehtestanud mõnede esmaste dokumentide jaoks oma ranged vormingud, näiteks arve vormingu (Föderaalse Maksuteenistuse korraldus 5. märtsist 2012 nr ММВ-7-6/138@ „Vormingute kinnitamise kohta arvete, saadud ja väljastatud arvete arvestuspäevik, ostureskontra ja müügireskontra, ostu- ja müügireskontra lisalehed elektroonilisel kujul"). Teisi soovitatakse vaid selleks, et anda maksumaksjale võimalus kasutada maksuhalduri nõudmisel esmaste dokumentide saatmise õigust. Räägime TORG-12 arve soovitatavatest vormingutest, tööde (teenuste) vastuvõtmise aktist (Föderaalse Maksuteenistuse 21. märtsi 2012 korraldus nr ММВ-7-6/172@ „Formaatide kinnitamise kohta raamatupidamise algdokumentidest”).

Seega puuduvad maksuteenistusel elektrooniliselt vastuvõetavate dokumentide soovitatavate vormingute loetelus tehtud lepinguliste ehitus- ja paigaldustööde (KS-2) vastuvõtuakti vormid, tasaarvestusaktid jms. Lisaks kasutavad paljud organisatsioonid ümberkujundatud dokumendivorme. Selle lähenemisviisi tulemusel on elektroonilise dokumendihalduse järgijate arv minimaalne, kuna vorm KS-2 on väga populaarne dokument. Loomulikult on ehitusorganisatsioonidel väljapääs: lepingus võib olla märgitud, et vahemaksed tehakse vabas vormis akti alusel (Venemaa föderaalse maksuteenistuse soovitatud vormingus) ja lõppmakse tehakse. vastavalt vormile KS-2. Viimane esitatakse paberkandjal kuni selle elektroonilise vormingu kinnitamiseni.

Kuna dokumente on mugavam esitada komplektina kui eraldi ühekaupa (näiteks elektrooniline arve, paberaruanne), on asjakohane kasutada maksuhalduri soovitatud vorme.

Erandeid muidugi tuleb. Näiteks ei ole täna ega homme võimalik elektroonilisel kujul saatelehte edastada, kuna see peab sisaldama kolme osapoole - kliendi, vedaja ja kauba saaja - allkirju.

Kindlasti tahavad paljud igaks juhuks teha paberversioone – allkirjade ja pitseritega elektrooniliste dokumentide duplikaate. Varuvõimalus ei tee muidugi halba, kui te ei salvesta sama summat kaks korda.

Vaatleme arve laekumise kuupäeva küsimust, mis määrab ostjale käibemaksu mahaarvamise kohaldamise hetke.

Peamise käibemaksudokumendi – arve – paberversiooni puhul võib arvestada järgmisi kuupäevi:

• kuupäev, mis on märgitud arvele. Kui arved saabuvad posti teel, on saabunud kvartali lõpp ja maksumaksja peab kajastama mahaarvamist selles kvartalis, siis saab ümbriku saata vanapaberisse ning arve laekunud arvete raamatusse ja vastavalt ostude juurde raamat. Teiste dokumentidega on lihtsam töötada, kuna neid ei pea registreerima kontrollitud raamatutesse ja ajakirjadesse;
• kuupäev postitemplil - see valik on väga mugav, kui käibemaksu mahaarvamine võib aruandeperioodi pildi "rikkuda", kuna maksuteenus seab sageli kahtluse alla võimaluse maksustamisperioodide vahel arve kuupäevadega "mängida";
• kuupäev kulleri kviitungil on ühtaegu nii lihtsam kui ka keerulisem. Ühelt poolt on ühe-kahe päeva jooksul võimalik kokku leppida endale sobiv kuupäev, näiteks tööpäeva lõpus või väljaspool seda tarnimise puhul. Teisest küljest ei saa kättesaamise kuupäeva ühepoolselt muuta, nagu posti teel kättetoimetamise puhul.

Mis tahes esmaste dokumentide elektroonilise versiooni puhul võetakse arvesse ainult ühte kuupäeva - ostjalt teatise saamist. See võib tõepoolest olla problemaatiline, kuna praktikas tekib sageli vajadus mingil põhjusel dokumenti asendada.

Paberdokumendivooga saab ostja või tarnija soovil peaaegu alati dokumente “tagasiulatuvalt” asendada. Operaatorit läbiva elektroonilise arve väljastamise korral, s.o. kolmanda osapoole kaudu on see lihtsalt võimatu. Loomulikult saab arve genereerida ja isegi kliendile meili teel saata, kuid operaatoril ei jää 27. juuni arve märkimata ei 5. juulil ega isegi 28. juunil.

Seda peaksid meeles pidama need organisatsioonid, kes pakuvad nn jooksvaid teenuseid või tarneid ja väljastavad ühe dokumendi korraga mitme tarne kohta. Nende hulka kuuluvad sideteenused, Internet ning pagari- ja piimatoodete müük. Isegi saatedokumentide elektroonilise väljastamise meetodi puhul on ebatõenäoline, et neid oleks võimalik väljastada paljudele osapooltele. Seetõttu suletakse ühe ostja jaoks kuu kviitungid viimaseks kuupäevaks, teisel 3–5 päeva pärast kuu lõppu, kuid operaator ei tohiks eelsulgemisest (3–5 päeva enne ostu algust) ilma jääda. kuu lõpus), nagu praegu tehakse paberdokumendivooga .

Teisisõnu, kui organisatsioon kirjutab e-arvele, et arve on väljastatud jooksva aasta juunis osutatud teenuste eest, siis tuleb arve dateerida alles 29. juunil (või 30. juunil, kui see päev oli aruandes tööpäev). organisatsioon) või 2. – 3. juuli 2012. a

Praktikas võivad tekkida järgmised olukorrad:

• kvartali lõpus ei saa ostja suure tõenäosusega pühade tõttu arvet ja tal on seda väga vaja. Et häid suhteid mitte kaotada, on tarnija loomulikult valmis tema eest kõik ära tegema. Siis on tarnijal hoolimata elektroonilise dokumentide vahetamise lepingu olemasolust täielik õigus väljastada paberarve. Sel juhul elektroonilist duplikaati enam ei saadeta;
• arve saadeti, kuid ostja märkas ebatäpsust ja arve tagastati tarnijale läbivaatamiseks. Müügiraamatus on see arve registreeritud juba operaatorile saatmise päeval.

Arvetel, mis on koostatud alates Vene Föderatsiooni valitsuse 26. detsembri 2011. a määruse nr 1137 jõustumise kuupäevast, teeb parandused müüja (sealhulgas ostjate koostatud teadete olemasolul selgituste kohta arve elektroonilisel kujul), genereerides arvetest uued koopiad. Uues eksemplaris ei ole lubatud muuta enne sellel paranduste tegemist koostatud arve real 1 märgitud näitajaid (kuupäev/number) ning täidetakse rida 1a, millel on märgitud paranduse järjekorranumber ja paranduse kuupäev. Seega on müügiraamatusse kantud nii arve eelmine kui ka uus eksemplar (otsuse nr 1137 p 7).

Osturaamatu puhul selliseid toiminguid ette nähtud ei ole. Teisisõnu, kui laekub duplikaatarve, registreeritakse ostja juures ainult arve teine ​​ja viimane eksemplar.

Praeguste (teie operaatori/partneri) toimingute juhtimiseks kasutatakse arveloendi programmis kahte veergu, mis kajastavad teabe alusdokumentide elektroonilise dokumendivoo koondseisu: esimeses veerus - dokumendivoo olek osa organisatsioonist (kõik on lõpetatud / allkirjastatud / vajalik toiming / oodata), teises – riik vastaspoole ja elektroonilise dokumendihalduse operaatori poolt. Raamatupidaja näeb alati, mida tuleks teha, või lihtsalt ootab veidi.

Elektrooniliste arvete väljastamise korral dubleerib osturaamat laekunud arvete logi, mida saab saata samaaegselt nii paber- kui ka elektroonilisel kujul (järjekorranumbrid täidetakse automaatselt). Seoses müügiraamatuga võib olukord olla erinev. Seega ei pruugi väljastatud arvete päevikus enne arve saatmist ostja operaatorile ja operaatorilt kinnituse saamist või ostjalt teatise saamist kandeid olla ja müügiraamatus näidatakse summa vastavalt raamatupidamiskandele. : D-t 62, K-t 90, mille järgi koostatakse saatearve.

Sellega seoses tuleks käibedeklaratsioonis võrrelda käibemaksu alamkonto konto 68 käivet müügiraamatuga ja deebeteid laekunud arvete päevikuga;

3) esmased dokumendid on genereeritud, saadetud, kuid ostja ei saa oma programmi näitajaid laadida: tarne kogusumma, käibemaksu summa on olemas, aga dokumentides toodud sortimenti ei loeta. See on võimalik, sest tarnija võib nimetada toodet kartuliks ja ostja võib nimetada seda kartuliks. Mida teha?

Sel juhul tuleks esitatud nimed sünkroonida, et valida tarnija dokumentatsioonis sarnane üksus, mille peaks programm ette nägema.

Kokkuvõtteks märgime, et üleminek elektroonilisele dokumendihaldusele on austusavaldus ajale, et ühtlustada riigisisest seadusandlust elektrooniliste arvete osas. Seega on Euroopa Liit e-arvete kasutamisega tegelenud ligi kümme aastat. Seetõttu peavad globaalsetel turgudel tegutsevad organisatsioonid nii või teisiti kohanema uute tingimustega ja loodetavasti ainult ajutiste ebamugavustega.