Ani jeden sklad sa nezaobíde bez toho či onoho špecialistu, vďaka ktorému v podstate funguje. Medzi týchto pracovníkov patrí predovšetkým vedúci skladu, skladníci a nakladači. Aké povinnosti sú pridelené každému z nich? V tejto knihe sa pozrieme na funkcie a pracovné povinnosti vedúceho skladu, keďže práve tento zamestnanec priamo súvisí s organizáciou skladového účtovníctva. A tiež ako správne organizovať prácu skladu.
* * *
Daný úvodný fragment knihy Vedenie skladu. Poznámka pre vedúceho skladu (Andrey Bat) zabezpečuje náš knižný partner - spoločnosť liter.
Audit na vlastné oči
Včasná realizácia objednávok, neprerušovaná práca v dielňach a reputácia celej spoločnosti závisia od toho, ako je práca v sklade organizovaná. Nech je to čokoľvek, bez ohľadu na to, aké produkty sú tu uložené, jeho funkcia zostáva nezmenená: sklad je nárazník určený na harmonizáciu kapacít lokalít, výroby a predaja, kombinovaný s priestorom na spracovanie zásob, kde tovar mení tvar, kompletnosť, stav. atď.
Viditeľné základné prvky skladového systému, ktoré sú neustále v interakcii, sú:
personál;
vybavenie;
inventárnych položiek.
Nezabudnite, že na prevádzke systému sa podieľajú aj ďalšie prvky:
procesy;
tok dokumentov a účtovný systém;
organizácia práce.
Poďme sa postupne zaoberať každým z nich.
Keď pri vstupe do skladu pozorujeme rušnú prácu – niektorí pracovníci tovar vykladajú, iní nakladajú, iní presúvajú po sklade, iní vypracúvajú dokumentáciu, niektorí riadia, niektorí vykonávajú – mimovoľne vytvárame ilúziu, že všetko ide tak, ako má. malo by to byť, práca je v plnom prúde a všetci sú zaneprázdnení. Rozruch však nie je ukazovateľom účinnosti. Práve naopak - je to dôkaz, že tento skladový „organizmus“ je chorý a potrebuje urgentnú liečbu.
V normálne organizovanom a riadenom skladovom systéme podľa definície nemôže dôjsť ku koncentrácii personálu a procesov na jednom mieste a v jednom čase. V dobre zorganizovaných skladoch je pokoj a ticho, pracuje sa odmerane, nie sú tu davy zamestnancov – svoju prácu robia len osamelí robotníci, pomaly a bez rušenia.
Skúsme sa bližšie pozrieť na to, čo sa v skutočnosti skrýva za vyššie popísaným „aktívnym“ životom skladu a určiť možné dôvody často vznikajúceho zhonu a nepokojov, ktoré často vnímame ako prirodzený stav vecí:
Prítomnosť materiálových krížení a pretínajúcich sa materiálových tokov naznačuje nesprávne plánovanie priestoru a iracionálne rozloženie práce, čo zvyšuje možnosť chýb a riziko, že tovar bude odoslaný na nesprávne miesto určenia.
Prítomnosť technologických krížov, križujúcich sa trás pohybu zariadení a osôb, vedie k spomaleniu práce a zvyšuje riziko poškodenia (zariadení aj zamestnancov).
Nedostatočné plánovanie skladových operácií (vykonávanie prác podľa potreby) vedie k tomu, že plánované operácie sa časovo a priestorovo prekrývajú, čím sa zaťažujú rovnaké prvky skladového systému.
Neefektívnosť zmenovej organizácie práce nastáva vtedy, keď sa zaťaženie skladu hodnotí priemernými ukazovateľmi (za týždeň, deň) a zmenová organizácia práce nezohľadňuje reálne špičky v zaťažení procesov a operácií.
Neefektívna organizácia práce – keď líniový manažér nevie, čo, kto by mal robiť a kedy, zamestnanci robia tieto rozhodnutia sami, čo sa pri absencii organizácie a „veliaceho centra“ nakoniec ukáže ako katastrofa. akýkoľvek systém.
Ide o najjednoduchšie, no zároveň aj najglobálnejšie problémy skladu, ktoré pri pozornom sledovaní priebehu práce okamžite upútajú pozornosť.
Pozrime sa na niektoré prvky pracovnej atmosféry skladu a zvážime ich podrobnejšie.
Inventár
Najjednoduchším krokom pri vykonávaní „auditu na vlastné oči“ je sledovanie stavu, obehu, skladovania a pohybu inventárnych položiek.
Vo vzťahu k skladovým položkám môžeme identifikovať skupinu jednoduchých znakov existencie problémov v skladovom systéme:
Zásoby a materiál sú umiestnené v sklade mimo systému logistických jednotiek (box, paleta, kontajner a pod.);
Zásoby a materiály sú uložené priamo na podlahe bez odkazu na akúkoľvek zónu (identifikovanú podľa účtovného systému);
je poškodený predajný obal alebo skladová (pohybová) jednotka tovaru a materiálu;
Položky zásob sú na sklade bez akéhokoľvek obalu;
Zásoby a materiály sa nachádzajú v sklade bez identifikačného systému (identifikácia sa vykonáva podľa vzhľadu alebo je náročná);
Zásoby a materiály sú v obaloch, v logistickej jednotke, ale vo forme, ktorá znemožňuje ich spracovanie bez dodatočných nákladov a operácií.
Prítomnosť takýchto problémov v sklade nám umožňuje vyvodiť neuspokojivé závery:
sklad nemá skladový systém;
nie sú vypracované pravidlá pre prácu s inventárnymi položkami alebo nie sú oboznámené s pracovníkmi;
Pracovníci skladu nedodržiavajú pravidlá práce s inventárnymi položkami;
sklad nemá zavedený účtovný systém alebo jeho implementácia nie je možná;
úroveň výkonnostnej disciplíny a organizácie práce v sklade je nízka;
úroveň zostatkov v účtovnom systéme nikdy nezodpovedá skutočnej úrovni;
Neustále sú potrebné dodatočné náklady na odmietnutie, prebalenie, nákup obalových materiálov atď.
Často sa vyskytujú prípady, keď v čase zadania požiadavky nie sú skladové položky pripravené na expedíciu, čo vedie k predĺženiu času vybavenia objednávky alebo jej zlyhaniu. Pretože ak je napríklad z 10 000 krabíc poškodených, stratených alebo rozbalených 50, nemožno objednávku považovať za úplne dokončenú. V každom prípade výsledkom budú dodatočné náklady a rušenie objednávky.
problém nedostatku ľudí, vybavenia a priestoru sa bude vyskytovať pravidelne, pretože časť zdrojov je neustále nasmerovaná na dodatočné operácie.
Najhoršie pre podnik v takejto situácii nie je ani strata zisku z nevydarenej zákazky či premárneného času. Oveľa horšie je, ak skladníci (nakladači, skladníci, vedúci skladu, logistici), ktorí sa každodenne stretávajú s týmito poruchami a ich následkami, si ich nevšímajú, keďže všetko, čo sa deje, je NORMÁLNE. V tomto prípade nie je problémom nejaká časť ležiaca na podlahe; problém je oveľa hlbší a jeho riešenie si vyžiada zmenu celého systému a prípadne aj výmenu mnohých zamestnancov.
Skladové skladové systémy
Ďalším prvkom, na ktorý by ste si pri „audite na vlastné oči“ mali dať pozor, sú skladové a baliace systémy, inými slovami rôzne regálové konštrukcie a ich využitie, ako sa v nich skladujú a spracovávajú položky zásob.
Existuje skupina jednoduchých kritérií, ktoré vám umožňujú vyriešiť problémy s používaním regálových štruktúr:
1. Každý regálový systém je navrhnutý tak, aby bol skladovaný podľa určitých zásad.
Nie je efektívne skladovať a manipulovať s výrobnými jednotkami alebo komponentmi na paletových regáloch;
Do vstupného regálového tunela nie je efektívne umiestňovať rozmanitý sortiment;
Nie je efektívne skladovať produktové jednotky alebo komponenty v blokovom systéme bez trojcestných spracovateľských uličiek.
2. Každý regálový systém je určený na spracovanie špeciálnym zariadením (hydraulický alebo vychystávací vozík, zakladač, nakladač atď.).
Nie je efektívne manuálne vyberať náklad z regálových systémov určených na spracovanie strojmi;
Nie je efektívne dovoliť personálu pracovať vo výškach s bremenami uloženými na regálových konštrukciách;
Nie je efektívne používať jeden typ zariadenia na prácu so všetkými typmi regálových systémov.
3. Každý regálový systém je drahá konštrukcia, ktorá nie je o nič menej hodnotná ako zariadenie alebo tovar, ktorý je na ňom uložený. Vyžaduje si tiež starostlivé ošetrenie, preto sú neprijateľné:
zlomené stĺpiky a ohnuté trámy;
roztrhané a chýbajúce značky a pokyny.
Najbežnejšie problémy spojené so skladovacími systémami sú:
nesprávny návrh a umiestnenie regálových systémov (bez zohľadnenia prepravných trás, tokov komodít, spôsobov nakladania a vykladania atď.);
neefektívne využívanie regálových systémov, čo vedie k zbytočným nákladom;
neustále dodatočné náklady na údržbu vyplývajúce z nesprávnej manipulácie so skladovacími systémami;
neustála výmena prvkov regálových konštrukcií poškodených v dôsledku nesprávnej manipulácie;
dlhý čas dokončenia objednávky;
veľký počet pracovníkov potrebných na vykonanie práce;
nedostatok miesta na umiestnenie sortimentu;
nedostatok vybavenia na údržbu systému;
nedostatok miest na odber na výber produktov;
nemožnosť normálneho fungovania účtovného systému.
Najväčším sklamaním je často nedostatok výhod z investície do modernizácie skladu (výstavba nových priestorov, nákup drahých zariadení a regálových systémov). Príčinou je najčastejšie to, že skladníci, ktorým tieto investície uľahčili prácu, pracujú bežným spôsobom, ničia všetky snahy tým, že ničia regálové systémy alebo ich nevyužívajú naplno.
Vybavenie skladu
Pri vykonávaní „auditu na vlastné oči“ nemôžete ignorovať vybavenie skladu, ktoré zahŕňa všetky typy mechanizmov určených na presun inventárnych položiek v sklade.
Pokiaľ ide o technológiu, audit je zjednodušený, pretože všetky problémové oblasti sú spravidla celkom zrejmé, hoci ich často ignorujú aj zamestnanci, ktorí sa s nimi pravidelne stretávajú:
zariadenie nie je v riadnom stave (špinavé a známky poškodenia);
vybavenie má nápisy, výkresy, zariadenia, ktoré nie sú uvedené v jeho pase;
nie všetko dostupné vybavenie je zapojené do procesov;
na území skladu alebo komplexu sú „opustené“ zariadenia;
počas prevádzky sa zariadenie vybije alebo palivo;
existuje neustály problém s nedostatkom zariadení, pravidelne sa vyskytujú požiadavky na nákup niekoľkých ďalších jednotiek;
Ak existujú servisné oddelenia, ktoré vykonávajú opravy na základe zmluvy, existujú aj vlastné mechanické a opravárenské priestory, kde sa neustále niečo opravuje.
Prítomnosť vyššie uvedených „príznakov“ naznačuje existenciu nasledujúcich problémov:
neexistuje samostatný harmonogram prevádzky zariadení koordinovaný s harmonogramom zaťaženia;
skutočné potreby vybavenia neboli identifikované, neexistuje vzťah medzi objemom a frekvenciou práce a počtom jednotiek vybavenia;
personál nie je osobne zodpovedný za používané vybavenie;
zariadenie je udržiavané a servisované bez dodržiavania pravidiel práce podľa technického pasu.
Prekvapivo je v praxi ťažké nájsť aspoň jeden sklad, ktorý podľa názoru manažéra nevyžaduje niekoľko ďalších jednotiek skladového vybavenia. A zároveň takmer v každom sklade možno nájsť možnosti, ako znížiť jeho množstvo alebo zvýšiť produktivitu racionálnym využívaním a údržbou.
Obaly a spotrebný materiál
Medzi všetkými skladmi, či už priemyselnými alebo obchodnými, je sotva 20 %, kde sú presne stanovené pravidlá a postupy pre manipuláciu s obalmi a spotrebným materiálom, definované priestory na ich skladovanie a vyčlenené potrebné zdroje. Problémy, ktoré s nimi vznikajú, sú podobné problémom so skladovými materiálmi, aj keď majú určité špecifiká.
Pri novom pohľade na vaše zásoby a obalové materiály možno zistíte, že:
nemajú pevné skladovacie miesto, sú v neporiadku v celom sklade alebo podniku;
neexistujú presné údaje o počte použitých druhov a ich nomenklatúre;
nie sú prítomné v bilančnom účtovnom systéme alebo ich zaznamenané množstvo nikdy nezodpovedá skutočnému;
napriek neustálemu obstarávaniu je ich pravidelne nedostatok, čo spôsobuje meškanie procesov;
neexistujú žiadne aktuálne predpisy pre manipuláciu s nimi, ako aj nikto zodpovedný za ich použitie a spotrebu;
Pravidelne prichádzajú sťažnosti od dodávateľov a zákazníkov na nesprávne použité materiály.
Takéto zdanlivo bezvýznamné problémy môžu mať pre podnikanie veľmi vážne dôsledky:
bez presného účtovania sa podiel obalov a spotrebného materiálu na jednotkových výrobných nákladoch nikdy nezistí;
náklady na obaly a spotrebný materiál budú priebežne alokované do všeobecných a režijných nákladov;
vytvoríte umelé normy spotreby, ktoré sa nebudú dodržiavať;
z dôvodu nedostatku stálej plochy pre obaly a spotrebný materiál budú ich medziskladovacie miesta všade;
neporiadok s materiálmi bude neustále brániť priechodu, budú sa presúvať z miesta na miesto podľa potreby.
Musíte tiež pochopiť, že vymenovanie skladníka a nakladača zodpovedného za balenie a spotrebný materiál problém nevyrieši. Na rozdiel od iných problémov skladového systému, tento spočíva výlučne v neexistencii skladového účtovníctva, ktoré je tak odlišné od účtovníctva, ako je účtovníctvo odlišné od finančného účtovníctva. Len s jeho efektívnym fungovaním je možné začať racionálnejšie využívať obaly a spotrebný materiál.
Personál skladu
Ľudia sa nestávajú skladníkmi a nakladačmi – rodia sa. Tento vtip má vážny základ, pretože personál skladu je jedinečný svojimi vlastnosťami. Nikde nie je toľko revolúcií a štrajkov, nikde sa nepredkladá toľko ultimát a nikde nie sú ľudia takí nezáujem o nedostatok kvalitných výsledkov. Tajomstvo je v tom, že sa necítia ako hodnotní zamestnanci, ktorí vytvárajú pridanú hodnotu, ale sú zvyknutí, že sú vždy za všetko považovaní za vinníkov.
Problémy tohto spojenia sa dajú ľahko zistiť pri pozorovaní ich práce:
chodia v skupinách a pracujú 2-3 na jednej operácii alebo procese;
na jedného alebo dvoch pracovníkov je vždy jeden pozorovateľ;
ak požiadate majstra alebo skladníka, aby vymenoval všetkých ľudí pracujúcich v sklade a uviedol, kto na akom procese práve pracuje, nebudete počuť jednoznačnú odpoveď;
zakaždým príde na smenu iný počet ľudí;
nedodržiavajú sa bezpečnostné opatrenia;
neopatrne narábajú s inventármi;
nosia topánky a oblečenie, ktoré nie sú stanovené pravidlami;
hovoria cez mobilné telefóny a jedia na nesprávnom mieste;
neustále sa používajú vulgarizmy;
Fajčenie je povolené v priestoroch fajčiarskej zóny zamestnanci navštevujú v skupinách 3-10 osôb.
Tento stav odôvodňuje tieto závery:
v sklade vládne chaos;
vedenie skladu je neprofesionálne;
neexistuje výkonnostná disciplína;
pracovné procesy riadi skupina „starých ľudí“, skúsených zamestnancov, ktorí sú si istí, že vedia robiť svoju prácu a neuznávajú predpisy a pravidlá;
V takejto situácii ste pri plnení objednávok a požiadaviek úplne odkázaní na skladníkov a žiadny systém odmeňovania nezlepší kvalitu práce.
V skutočnosti stojí za to pozrieť sa do „fajčiarne“, počuť hlasné prehrávanie rádia, prehlušiť všetko naokolo, vidieť personál, ktorý sa hemží okolo, predstiera, že je zaneprázdnený – a to bude stačiť na priznanie, že sú problémy s personálom skladu. Jediný rozdiel je v hĺbke poškodenia tejto „choroby“.
Skladové procesy
Schopnosť predpísať procesy výrazne uľahčuje život manažéra, umožňuje mu organizovať prácu najefektívnejším spôsobom, neustále sledovať postupnosť vykonávaných operácií a pochopiť, kto je zodpovedný za akú časť práce. Ale mnohí, ktorí prijali túto metódu ako univerzálny recept na efektívnosť a začali ju používať v sklade, čelia úplnému odmietnutiu spôsobenému skutočnosťou, že na rozdiel od personálu výrobného skladu svoju prácu nevnímajú ako vytváranie hodnoty pre klienta a zákazníka. celého podniku, sú im ľahostajné pojmy technológie, ich postupnosť a kultúra výroby. Pripravte sa preto na to, že nebude možné naraz registrovať a realizovať potrebné skladové procesy.
Ako teda vykonáte „audit na vlastné oči“ ohľadom skladových procesov? Najatraktívnejšie na takomto „audite“ je to, že neexistujú žiadne „špeciálne“ alebo „jedinečné“ sklady, čo stojí za to neustále pripomínať. Nenechajte sa oklamať tvrdeniami skladníkov, skladníkov a dokonca aj komplexných manažérov, že navrhované metódy na zlepšenie organizácie práce v sklade nebudú fungovať „pretože...“ – potom sa riaďte prípadnými vysvetleniami, ako sa tento sklad líši od svojho analógy. Každý sklad je však navrhnutý tak, aby vykonával rovnaké základné úlohy: príjem, umiestnenie, skladovanie, vychystávanie, inventarizácia, preprava nákladu a vykonávanie skupiny procesov a operácií súvisiacich so spracovaním tovaru (tvorba súprav, balenie, príprava atď.) .
Preto, aby ste zistili, ako technologicky pokročilé a správne sú procesy vykonávané v sklade, môžete urobiť nasledovné:
Vyžiadajte si všetky typy skladových dokumentov upravujúcich skladové procesy (predpisy, postupy, inštrukcie, algoritmy, inštrukcie, objednávky atď.) a overte si znalosti manažérov a zamestnancov, vrátane relevantnosti týchto dokumentov.
Skontrolujte, či každý zamestnanec rozumie procesu (požiadajte ho, aby vysvetlil, čo, prečo a prečo to robí, k akému výsledku by to malo viesť a čo sa stane, ak proces nebude dokončený včas).
Pokúste sa narušiť nejakú operáciu alebo proces a pozorujte, k akým výsledkom to povedie, sledujte rýchlosť reakcie a rozhodovania (a určte, či zmeny vôbec zaznamenajú).
Vykonajte certifikáciu manažérov a pracovníkov pomocou prípadov, navrhnite podmienené situácie, ktoré môžu nastať počas práce v sklade, a požiadajte ich, aby opísali svoje konanie. Príklad problému: do skladu prišlo auto s poškodeným tovarom, vedúci nákupu je nedostupný, do konca pracovného dňa zostáva 1 hodina a vodič sa ponáhľa na odchod. Vymyslením až 20 takýchto otázok budete môcť pomerne objektívne posúdiť pripravenosť vášho personálu na rôzne situácie.
Koniec úvodného fragmentu.
7. Mali by sa tieto operácie vykonávať na recepcii?
8. Malo by označenie „zožrať“ prijímaciu oblasť?
Otázok môže byť viac, záleží na špecifikách skladu. Hlavná vec je, že samotný audit je zvládnuteľný a na jeho základe môžu byť prijímané manažérske rozhodnutia. A na to musia byť opísané pracovné procesy (a konkrétne akceptácia); ak neexistuje popis, znamená to, že sú spontánne a neexistuje žiadny objekt auditu.
Požiadavky na merateľnosť
Bez merateľných ukazovateľov je vykonávanie auditu zbytočné. Niektoré parametre je možné určiť pomocou meracích prístrojov, napríklad čas vykládky. Výrobné štandardizátory vždy pracovali s takýmito ukazovateľmi.
Počítajú sa niektoré fyzikálne parametre, napríklad plocha, ktorú zaberajú palety pri preberaní. Nedá sa merať priamo, ale dá sa ľahko vypočítať vynásobením plochy paliet ich počtom. Niektoré ukazovatele sú štatistické, vyžadujú si zhrnutie veľkého množstva informácií, najmä percenta chýb. Napokon, niektoré ukazovatele môžu byť založené na odborných hodnoteniach, napríklad na desaťbodovej škále. Takže po „vynájdení“ meracej techniky môže byť merateľné takmer čokoľvek. Fyzikálne veličiny sú vhodnejšie na meranie výkonnosti procesu a jeho obmedzení, bude potrebné ich previesť na riadenie kvality. Naopak, odborné posudky sa týkajú skôr kvality ako produktivity. Na základe merateľných parametrov tvoríme KPI (Key Performance Indicators), teda kľúčové ukazovatele výkonnosti.
Prístupy k tvorbe KPI
Súbor KPI by mal obsahovať len tie ukazovatele, ktoré sa priamo týkajú akceptačných procesov. Nemá zmysel tam napríklad zaraďovať obrat skladu, keďže ide o externý faktor (z pohľadu zlepšovania existujúcich procesov) vo vzťahu k skladu. Mali by ste si dávať pozor aj na KPI používané na motiváciu zamestnancov. Ide o dodatočnú spätnú väzbu v systéme podnikových procesov, takže môže ovplyvniť samotné procesy, a to nie vždy predvídateľne. Procesný audit by mal zohľadňovať tento možný vplyv, ale pre efektívnejšiu prácu je lepšie tieto ukazovatele vynechať. Rozsah súboru ukazovateľov závisí od zdrojov vyčlenených na audit a technologických možností. Napríklad, ak máte informačný systém, štatistiky sa dajú extrahovať z databázy, no ak nemáte, budete musieť „vyhrabať“ kopec dokumentov.
Vopred sa oplatí zvážiť aj možné opatrenia vyplývajúce z auditu. Určujú ich možnosti ovplyvnenia procesu, napríklad rozpočtom. Je potrebné zbierať a analyzovať informácie len na špecifické účely, pre ďalšie manažérske rozhodnutia. V mojej praxi sa vyskytol prípad, keď personálna služba ponúkla zber štatistík odpracovaných hodín každého zamestnanca. Na otázku šéfov oddelení, či budeme preplácať nadčasy, optimalizovať personálne obsadenie alebo robiť niečo iné, personalista odpovedal, že nevie - najprv musíme zbierať štatistiky. Netreba takú štatistiku! Informácie by mali mať vplyv na riadenie a mali by sa získavať iba na tento účel. Inak je to strata času.
Príklady vývoja KPI
Tu sú príklady KPI, ktoré možno použiť pri akceptačnom audite. Priemerná hodnota nákladnej dopravy je v krátkodobom horizonte konštantná. Denné a týždenné cykly sú približne rovnaké. Počas procesu auditu môžete určiť množstvo prichádzajúceho toku v tonách, kubických metroch, nákladných jednotkách alebo kusoch za určité obdobie. Môžete tiež určiť priemernú veľkosť zásob. Toto ešte nie je KPI, najmä preto, že sklad to neovplyvňuje. Ale maximálny vstupný tok, prijímacia priepustnosť, je určený tým, ako je proces organizovaný. Ale to nie je indikátor procesu, ale obmedzenie systému. Dá sa určiť počas procesu auditu. V týchto obdobiach stačí zaznamenať skutočnosti pretečenia skladu a určiť tok preberania.
Prvým KPI môže byť rezerva akceptačnej kapacity, ktorá je definovaná ako pomer rozdielu medzi maximálnym prichádzajúcim prietokom a aktuálnym alebo priemerným vstupným prietokom k maximálnemu vstupnému prietoku. Podľa toho získame priemernú a aktuálnu výkonovú rezervu. Tento vzorec vyzerá takto: R = (P max - P t(cp)) / P max, kde R je rezerva, P max je maximálny prietok, P t(cp) je aktuálny (alebo priemerný) prietok. Ak sú rezervy minimálne, tak výsledkom auditu by mali byť opatrenia na zvýšenie maximálnej priepustnosti. A ak sú rezervy dostatočné, potom je možné brať za štandard priemernú výkonovú rezervu, určiť tolerancie, v rámci ktorých je potrebné určiť aktuálny prietok, a personálne plánovanie, riadenie a do určitej miery aj realizáciu akceptácie. procesy môžu byť poverené prevádzkovým monitorovaním a takým vplyvom na proces, ktorý by ho udržal v toleranciách.
Môže nás zaujímať aj prestoj dopravy na vykládku. Z utilitárneho hľadiska nás ani tak nezaujíma toto, ale výška pokút za prestoje. Preto druhý KPI môže byť presne táto suma, v rubľoch. Stanovuje sa pre každú triedu železničných koľajových vozidiel individuálne (v limite pre každú jednotku, najskôr však treba vyriešiť aspoň pre triedu). Jednoduchý Eurotruck je, prirodzene, drahší ako jednoduchá Gazela. Na základe auditu sa tento KPI meria a plánujú sa jednorazové alebo priebežné opatrenia na jeho zníženie na nulu.
Niekoľko ďalších KPI môže súvisieť s dopravou. Napríklad kvalita balenia produktov. Toto je tiež proces mimo skladu, môžete ho zahrnúť do súboru iba vtedy, ak aktivity s dodávateľom k niečomu vedú, inak je význam takýchto ukazovateľov malý. Aj keď z iného uhla pohľadu to ovplyvňuje kvalitu našich procesov a my ich môžeme zlepšiť. Nestačí rozdeliť dodávku na paletovanú a hromadnú. Palety sa dajú správne a nejako poskladať. Palety môžu alebo nemusia mať baliaci list, ASN, čiarový kód. Hromadné škatule môžu byť stohované úhľadne a postupne podľa výrobkov, alebo môžu byť náhodne vysypané. Všetky tieto možnosti je potrebné oddeliť, určiť ich podiel na celkovej populácii, metodiku a štandardy spracovania.
Kvantitatívne KPI – ukazovatele výkonnosti, samozrejme, ovplyvňujú kvalitu a v každom sklade sa dá pri audite určiť ich primeraná množina. Prejdime ku kvalite. Nie je žiadnym tajomstvom, že v mnohých skladoch je potrebné otvárať balíky a tiež vykonávať vnútornú kontrolu. To si na jednej strane vyžaduje určité mzdové náklady (ďalšie KPI) a na druhej strane, ak prehliadnete nejaký nesúlad, vráti sa vám to ako bumerang od vášho klienta. Preto je potrebné zadať dva ukazovatele: percento nezhody prijatej od dodávateľa a percento nezhody zistenej spotrebiteľom. Nebude možné ich zredukovať na jeden nás zaujímajú oba aspekty a aktivity na nich budú odlišné. Percento reklamácií je potrebné vydeliť aj podľa toho, kde sa chyba vyskytla: pochybil váš sklad (a kto, preberanie? Alebo sa chyba stala neskôr?) alebo sa chyba vášho dodávateľa premeškala pri preberaní.
Je tiež užitočné sledovať súvislosť medzi reklamáciami a špičkovým zaťažením a vo všeobecnosti s výkonovými rezervami. Pravdepodobne bude počet chýb väčší pri veľkom zaťažení personálu recepcie a paradoxne v obdobiach, keď sa vyťaženosť blíži k nule. Kvalita vyžaduje tón a rytmus a preťaženie a nedostatočné zaťaženie ho rovnako znižujú.
Na recepcii môžu byť aj pomocné úkony, ako kontrola kvality, označovanie produktov, lepenie, triedenie do skladových priestorov, váženie. Počas auditu je nevyhnutné určiť ich podiel na procese a kvalite.
Aplikácia KPI a rozvoj aktivít
Po zistení faktov a získaní čísel je potrebné prejsť k vývoju a implementácii opatrení na zlepšenie procesu, pretože audit sa vykonáva s cieľom vytvoriť vplyv na procesy systému. Väčšina činností bola zahrnutá už vo fáze plánovania auditu a teraz sa musia previesť do reality. Činnosti možno rozdeliť do niekoľkých kategórií podľa miesta dopadu:
1. Vonkajšie k podniku. Obchod je otvorený systém, preto je potrebné ovplyvňovať vonkajší svet (v našom prípade dodávateľov a prepravcov).
2. Externe do skladu. V podnikaní je všetko prepojené, sklad slúži komoditným tokom podniku a prevádzka skladu závisí od iných procesov podniku.
3. Vonkajšie k prijatiu. Napríklad súvisiacou operáciou je umiestnenie tovaru do skladovacích priestorov. Ak je kapacita tejto prevádzky menšia ako kapacita príjmu, môže dôjsť k preplneniu prijímacej oblasti.
4. Interné súvisiace s akceptačnými operáciami.
Podľa časového intervalu možno všetky tieto činnosti rozdeliť na jednorazové, cyklické a trvalé a podľa úrovne riadenia - na operatívne a strategické. Aktivity (naprieč všetkými kategóriami) na zvýšenie kapacity môžu vyzerať takto.
Jednorazové:
1. Externe pre podnikanie:
a) prechod na doručovanie všetkého tovaru na europaletách, čím sa skráti proces vykládky/nakládky vozidla 1,5 - 2 krát;
b) vytváranie požiadaviek na dodávateľa na balenie tovaru.
2. Externe do skladu:
a) prerozdelenie úloh pri konfliktných dodávkach medzi nákupným oddelením a skladom.
3. Vonkajšie k prijatiu:
a) zväčšenie akceptačnej plochy na úkor expedičnej plochy.
4. Interné:
a) oddelenie operácií vykládky, označovania, prijímania a spracovania dokumentov;
b) organizácia práce v niekoľkých zmenách s prihliadnutím na špičkové zaťaženie;
c) organizovanie skladovacieho priestoru na označovanie produktov.
Cyklické:
1. Externe pre podnikanie:
a) certifikácia dodávateľov.
2. Externe do skladu:
a) pravidelné celopodnikové stretnutia o otázkach kvality za účasti akceptačných manažérov.
3. Vonkajšie k prijatiu:
a) pravidelné sledovanie reklamácií chýb skladu zo strany vedúceho skladu.
4. Interné:
a) prerozdelenie personálu medzi tímy za účelom prenosu skúseností;
b) školiace a rekvalifikačné programy;
c) kontrolné merania prevádzkového času;
d) analýza prijímacej oblasti obsadenej tovarom, jej optimalizácia.
Trvalé:
Interné:
a) meranie KPI, ktoré sa po audite zistia ako neuspokojivé;
b) kontrola nakladačov pri intoxikácii alkoholom;
c) bezpodmienečné dodržiavanie popisov práce;
d) mentoring. ■
2 Turlaev Evgeniy Gennadievich Zakladateľ poradenskej spoločnosti „Profikom“ (cieľom spoločnosti je riešiť obchodné problémy pre podniky, ktoré majú prezieravú stratégiu rozvoja svojich značiek), obchodný kouč, krízový manažér, odborník. Podrobnejšie informácie na webovej stránke Oblasť činnosti: poradenské služby v oblasti rozvoja podnikania; vybudovanie kvalitného distribučného predajného systému; práca na rozvoji obchodného oddelenia a stratégie predaja v obchodných a výrobných spoločnostiach; budovanie logistických systémov; organizovanie otvorených a firemných seminárov; krízový manažment v predaji a logistike.
Účelom logistickej analýzy je odborné posúdenie existujúceho skladového systému a konštruktívny návrh zavedenia novej technológie do prevádzky skladu, spracovania technologických operácií s tovarom a technického zabezpečenia skladového komplexu. 4
Kľúčový princíp auditu Kľúčovým princípom auditu je posun od globálnych cieľov podniku pri zmene existujúceho systému skladovej logistiky k podrobnému štúdiu skladových technologických procesov, príčin nízkej efektivity a premárnených príležitostí v práci skladu. logistiky. 5
Definícia úloh Stretnutie s vedením spoločnosti. Príprava zoznamu zmien, ktorý identifikuje stanovené ciele projektu, ktoré si zmeny vyžadujú dosiahnuť. Zoznam cieľov je rozdelený na priority – povinné, plánované a želané. Musia byť definované záväzné ciele. Plánované a želané slúžia na vyhodnotenie jednotlivých aspektov riešenia. Podpísanie zmluvy a dohody o mlčanlivosti. 6
Komunikácia so zamestnancami Komunikácia so zamestnancami v sklade, ktorá trvá päť pracovných dní; ich maximálne zapojenie do prebiehajúcich procesov zmien, čo je jedným z hlavných cieľov auditu; Získanie maximálneho množstva informácií a objektívne posúdenie skladovej prevádzky dnes
Analýza získaných informácií Vývoj riešení na optimalizáciu systému interakcie s ostatnými štrukturálnymi divíziami spoločnosti; Vypracovanie diagramov tokov komodít a umiestnenia produktov v sklade; Návrh a výpočet počtu skladovacích miest; Výpočet vybavenia skladu podľa typu; Vypracovanie schémy technologického procesu; Optimalizácia skladových operácií; Výpočet počtu zamestnancov v závislosti od navrhovaných možností technológie prevádzky skladu; Vypracovanie odporúčaní pre optimalizáciu skladového účtovného systému, toku dokladov a výmeny informácií.
Na zostavenie programu auditu a výber postupov na zhromažďovanie audítorských dôkazov sa odporúča zostaviť audítorský dotazník na kontrolu účtovania hotových výrobkov a tovaru (tabuľka 2.3).
Tabuľka 2.3
Audítorský dotazník na kontrolu účtovania hotových výrobkov a tovarov
|
Informácie alebo dokument na vyžiadanie |
Postup kontrolného auditu |
Ďalšia otázka č. |
Záver audítora |
|||
|
A. Hotové výrobky |
||||||
|
V pláne prác sa používa účet 40 „Produkcia výrobkov (práce, služby)“. |
Pracovná účtovná osnova |
Kontrola súladu skutočného hodnotenia hotových výrobkov s metódou hodnotenia stanovenou v účtovnej politike organizácie; |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Účtovanie hotových výrobkov sa vykonáva v štandardných nákladoch |
Postup výpočtu štandardných nákladov |
Kontrola súladu ocenenia dodaných produktov s metódou oceňovania stanovenou účtovnou zásadou organizácie; |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Spoločnosť používa v zmluvách klauzulu o tom, že kupujúci preberá vlastníctvo zaslaných produktov v čase odoslania |
Dohody s klientmi |
Kontrola úplnosti a včasnosti evidencie odoslaných a predaných produktov |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Spoločnosť vyrába produkty zo surovín dodávaných zákazníkom |
Zmluvy na výrobu produktov zo surovín dodaných zákazníkom |
Kontrola správnosti evidencie výrobkov vyrobených zo surovín dodaných zákazníkom |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Existuje plán toku dokumentov? |
Harmonogram toku dokumentov |
Kontrola správneho účtovania hotových výrobkov a ich pohybu |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Vykonávajú sa inventarizácie hotových výrobkov? |
Zoznamy zásob |
Kontrola správnosti premietnutia výsledkov inventarizácie hotových výrobkov do účtovníctva |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
B. Produkty |
||||||
|
Je určený okruh osôb zodpovedných za príjem a výdaj tovaru zo skladu? |
Dohody o plnej zodpovednosti |
Dodržiavanie postupu pri príjme a zaúčtovaní tovaru na sklad |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Dokumentuje sa príjem, vnútorný pohyb, výdaj a odpis tovaru pomocou prvotných dokladov? |
Faktúry, akty o prevzatí tovaru, akt odpisu tovaru, karta množstevného a celkového účtovníctva a pod. |
Potvrďte skutočnú dostupnosť tovaru príslušnými dokladmi; stanovenie postupu na dokumentovanie operácií pri pohybe tovaru; kontrolovať správnosť analytického účtovníctva; |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Existuje záznam o pohybe tovaru v sklade? |
Denník pohybu tovaru v sklade |
Kontrola platnosti záznamov v analytických účtovných evidenciách (skladové karty tovaru a denník pre evidenciu pohybu tovaru v sklade) |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
|
Ocenenie tovaru sa vykonáva v predajných cenách s osobitným zohľadnením prirážok (zliav) |
Pracovná účtovná osnova |
Kontrola súladu skutočného ocenenia tovaru s metódou ocenenia stanovenou účtovnou zásadou organizácie; |
Ovládanie je uspokojivé |
|||
Tabuľka 2.4
Program auditu pre účtovanie hotových výrobkov a tovaru v PKP Romashka LLC
|
Zoznam procedúr |
Informačné zdroje |
|
Kontrola údajov z registrov pre účtovanie tovaru, výroby hotových výrobkov a predaja a ich zosúladenie s účtami hlavnej knihy |
Výpisy, denníky objednávok, schémy strojov, hlavná kniha |
|
Selektívna kontrola pohybu hotových výrobkov a tovaru v sklade |
Skladové karty pre hotové výrobky; Karty pre kvantitatívne a nákladové účtovníctvo tovaru |
|
Náhodná kontrola správnosti vyhotovenia prepravných dokladov a ich premietnutie do účtovníctva |
Faktúry, dodacie listy, predajná kniha, schémy strojov |
|
Náhodná kontrola súladu cien uvedených v prepravných dokladoch s cenami v cenníku |
Faktúry, dodacie listy, cenník |
|
Selektívne overovanie správnosti premietnutia dlhu odberateľa do účtovných registrov a hlavnej knihy |
Akty zosúladenia výpočtov, schém strojov, hlavnej knihy |
|
Kontrola včasnosti a úplnosti odpisov nákladov na predaný tovar a obchodných nákladov |
Výpočet skutočných nákladov na odoslané (predané) produkty |
|
Kontrola správnosti súladu účtov pre účtovanie výroby a predaja výrobkov a tovaru, príjem tržieb |
Účtovné zásady, výkazy, denníky objednávok, schémy strojov, hlavná kniha |
Medzi dokumentmi podliehajúcimi overovaniu počas auditu predaja hotových výrobkov a tovaru v PKP Romashka LLC boli zvýraznené tieto dokumenty:
Primárne doklady pre účtovanie hotových výrobkov:
1. príkaz na účtovnú politiku organizácie;
2. Dohody o predaji výrobkov;
3. Objednávka-faktúra (kombinovaný doklad, ktorý kombinuje objednávku na sklad na výdaj hotových výrobkov a faktúru, ktorá je sprievodným dokladom o množstve uvoľnených výrobkov);
4. Faktúra;
5. nákladný list;
6. Skladové karty;
7. Preberací list na dodávku hotových výrobkov do skladu;
8. Osvedčenie o dodaní hotových výrobkov do skladu;
9. Inventárne zoznamy;
10. Faktúry za predaj hotových výrobkov, nákladné listy.
Primárne doklady pre účtovanie tovaru:
osvedčenie o prijatí tovaru;
Kontajnerový záves;
Štítok produktu;
Baliaci zoznam;
Zákon o odpise tovaru;
Karta kvantitatívneho a nákladového účtovníctva;
Správa o produkte;
Správa o kontajneri;
faktúry;
Predajná kniha.
Syntetické a analytické účtovné registre zahŕňajú:
1. Hlavná kniha;
2. Časopisy - objednávky č. 10;
3. Zoznam hotových výrobkov;
4. Vyhlásenie o odoslaní a predaji hotových výrobkov;
5. Karty kvantitatívneho súčtu, obratové listy.
Finančné výkazy:
1. Formulár č. 1 (súvaha):
Stránka 215 „Hotové výrobky a tovary na ďalší predaj“;
Stránka 216 „Tovar odoslaný“;
Strana 218 „Ostatné zásoby a náklady“, ktorá zobrazuje zásoby a náklady, ktoré nie sú zohľadnené v iných riadkoch podsekcie „zásoby“ oddielu II súvahy;
Stránka 231 „Pohľadávky voči kupujúcim a zákazníkom“.
2. Formulár č. 2 (Výkaz ziskov a strát).
Hlavným účelom auditu skladu (audit z lat. audit- počúva) je získať objektívne údaje o stave podnikového logistického systému, možnosť analyzovať efektivitu skladu.
V zahraničnej praxi existujú tieto typy auditov:
- Finančný audit – kontrola dodržiavania zásad a náležitostí účtovníctva.
- Prevádzkový audit – kontrola algoritmov podnikových procesov.
- Špeciálny audit je odborný posudok na konkrétnu oblasť činnosti, ktorý možno poskytnúť inej strane. Napríklad technické špecifikácie pre automatizáciu skladu, analýzu logistiky, optimalizáciu skladových operácií, návrh skladu.
Je na vine sklad?
Sklad je indikátorom „zdravia“ podniku, pretože práve v ňom sa sústreďujú všetky problémy spojené s neuspokojivým výkonom nákupných a predajných oddelení. Nákupné oddelenie môže objednať množstvo tovaru, ktoré výrazne prevyšuje kapacitu skladu. V dôsledku toho sa zablokuje prístup k ďalšiemu tovaru a zníži sa rýchlosť všetkých skladových operácií. Zdalo by sa, že oddelenie nákupu urobilo chybu, no sklad odhalí problém ako lakmusový papierik.
Audit skladu, aké výsledky môžete očakávať:
- Zlepšenie efektívnosti riadenia zásob.
- Efektívnejšie využitie rozpočtu na údržbu skladu.
- Zvýšenie úrovne efektívneho využitia skladových priestorov a vybavenia skladov.
- Zlepšenie ukazovateľov výkonnosti.
- Zvýšenie efektívnosti algoritmu obchodného procesu na vykonávanie skladových operácií.
... čo znamená zvýšenie „zdravia“ vášho skladu!
Praktický príklad organizácie činností skladu, ktorý potrebuje optimalizovať skladovú prevádzku a audit skladových priestorov
Ako to bolo u klienta pred projektom?
Sklad distribučnej spoločnosti je cca 3000m2, výška 10m po spodnú hranu nosníka, regály v 4 poschodiach, doky, sú tam expedičné/prijímacie/dokončené objednávky/skladovacie/vyraďovacie plochy.
Popis problému
O 9:00 je pred prístaviskami zápcha nakladacích vozidiel a ťažkých nákladných áut z fary. Autá sa nakladajú ručne. Príjazdové kamióny čakajú na dokončenie nakládky. Počas expedície na spotrebu sa nevykonávajú žiadne iné skladové operácie. V skladovacích a baliacich priestoroch (vrátane uličiek) je množstvo náhodne rozhádzaného tovaru, ktorý zbiera prach. Vďaka technológii je možné presúvať tovar maximálne o 3 poschodia. V súlade s tým je 4. vrstva z 90 % prázdna, 3. vrstva je plná na 50 % a 2. vrstva je preplnená. Označenie tovaru sa vykonáva buď bez uvedenia dátumu dodania, čísla šarže a kódu produktu, alebo nie je označený vôbec.
Výrobky 3-4 úrovní sa nezúčastňujú na inventári.
Neexistuje princíp usporiadania tovaru pri prevzatí (napríklad FIFO).
1/3 tovaru z celkového objemu sa skutočne otočí, 2/3 zaberajú skladový priestor ako „mŕtva hmotnosť“. Chybné položky sú umiestnené spolu so všetkým ostatným tovarom a sú odpisované raz týždenne. Pracovníci skladu pracujú 3 mesiace od inventarizácie po inventúru. Hlavná kancelária zamestnáva vysoko platených špecialistov na riadenie zásob, ktorí nikdy neboli v sklade a nerozumejú algoritmu skladových procesov. Bonusy od distribútora za nekoordinované príchody zásielok tovaru, ktoré prekračujú normy príjmov.
Výsledkom je spomalenie alebo úplné zastavenie skladových procesov. Sklad je preplnený „zmrazeným“ tovarom, ktorý sa zle pohybuje. Výrobky sú umiestnené v uličkách. Náklady na sklad prevyšujú príjmy z odmien.
Načítava...
