Посадові обов'язки. Розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на основі використання організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота). Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства. Підготовляє пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації. Організовує використання систем ведення документації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків. Бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз та банків даних. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Повинен знати: законодавчі та нормативні правові акти, постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо документаційного забезпечення управління; порядок планування, проектування та технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління; методи дослідження, аналізу, проектування та розвитку документаційних систем; порядок оформлення, класифікації, зберігання, експертизи цінності документів; організацію архівної справи; нормативні та методичні документи щодо проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління; основи програмування; методи проектування та актуалізації баз та банків даних; основи ергономіки, соціальної психології, соціології; документоутворення; вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління; основи економіки, організації праці та управління; законодавство про працю; правила внутрішнього трудового порядку; правила та норми охорони праці.

I. Загальні положення

1. Документознавець належить до категорії спеціалістів.

2. На посаду:

Документознавця призначається особа, яка має вищу професійну освіту без пред'явлення вимог до стажу роботи;

3. Призначення на посаду документознавця та звільнення від неї провадиться

наказом директора підприємства за поданням (начальника відділу документаційного забезпечення; завідувача канцелярії; іншої посадової особи)

4. Документознавець повинен знати:

4.1. Постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи, що стосуються документаційного забезпечення управління.

4.2. Порядок планування, проектування та технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління.

4.3. Методи дослідження, аналізу, проектування та розвитку документаційних систем.

4.4. порядок оформлення, класифікації, зберігання, експертизи цінності документів.

4.5. Організацію архівної справи.

4.6. Нормативні та методичні документи щодо проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління.

4.7. Основи програмування.

4.8. Методи проектування та актуалізації баз та банків даних.

4.9. Основи управління, ергономіки, соціальної психології, соціології.

4.10. Документоутворення.

4.12. Вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління.

4.13. Основи економіки, організації праці та управління.

4.14. Законодавство про працю.

4.15. правила внутрішнього трудового розпорядку.

4.16. Правила та норми охорони праці.

5. Документознавець підпорядковується безпосередньо (начальнику відділу документаційного забезпечення; завідувачу канцелярії; іншій посадовій особі)

6. На час відсутності документознавця (відпустка, хвороба тощо) його обов'язки виконує особа, призначена наказом директора підприємства, яка набуває відповідних прав і несе відповідальність за належне виконання покладених на неї обов'язків.

ІІ. Посадові обов'язки

Документознавець:

1. Розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на основі використання організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота).

2. Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності відділу документаційного забезпечення управління.

3. Здійснює контроль за станом діловодства.

4. Підготовка пропозицій щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників відділу документаційного забезпечення.

5. Розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації.

6. Організує використання систем ведення документації.

7. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків.

8. Бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів.

9. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз та банків даних.

10. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення.

11. Бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів відділу документаційного забезпечення.

12. Виконує окремі службові доручення свого безпосереднього керівника.

ІІІ. Права

Документознавець має право:

1. Ознайомитись з проектами рішень керівництва підприємства щодо його діяльності.

2. Вносити пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з передбаченими цією інструкцією обов'язками.

3. У межах своєї компетенції повідомляти безпосередньому керівнику про всі недоліки в діяльності підприємства (структурного підрозділу, окремих працівників), виявлені у процесі виконання своїх посадових прав та обов'язків та вносити пропозиції щодо їх усунення.

4. Запитувати особисто або за дорученням безпосереднього керівника від керівників підрозділів та інших спеціалістів інформацію та документи, необхідні для виконання його посадових обов'язків.

5. Залучати спеціалістів усіх (окремих) структурних підрозділів до вирішення завдань, покладених на нього (якщо це передбачено положеннями про структурні підрозділи, якщо ні - з дозволу керівника організації).

6. Вимагати від керівництва підприємства, свого безпосереднього керівника сприяння у виконанні обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією.

IV. Відповідальність

Документознавець відповідає:

1. За неналежне виконання чи невиконання своїх посадових обов'язків, передбачених цією посадовою інструкцією - у межах, визначених чинним трудовим законодавством Російської Федерації.

2. За правопорушення, скоєні у процесі здійснення своєї діяльності - у межах, визначених чинним адміністративним, кримінальним та цивільним законодавством України.

3. За заподіяння матеріальних збитків - у межах, визначених чинним трудовим та цивільним законодавством Російської Федерації.

Єдиний кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців (ЕКС), 2019
Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців
Розділи « Загальногалузеві кваліфікаційні характеристики посад працівників, зайнятих на підприємствах, в установах та організаціях» та « Кваліфікаційні характеристики посад працівників, зайнятих у науково-дослідних установах, конструкторських, технологічних, проектних та розвідувальних організаціях», Затверджені Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 N 37
(редакція від 15.05.2013)

Диспетчер

Документознавець

Посадові обов'язки.Розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на основі використання організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота). Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства. Підготовляє пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації. Організовує використання систем ведення документації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків. Бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз та банків даних. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Повинен знати:законодавчі та нормативні правові акти, постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів щодо документаційного забезпечення управління; порядок планування, проектування та технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління; методи дослідження, аналізу, проектування та розвитку документаційних систем; порядок оформлення, класифікації, зберігання, експертизи цінності документів; організацію архівної справи; нормативні та методичні документи щодо проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління; основи програмування; методи проектування та актуалізації баз та банків даних; основи ергономіки, соціальної психології, соціології; документоутворення; вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління; основи економіки, організації праці та управління; законодавство про працю; правила внутрішнього трудового порядку; правила та норми охорони праці.

Вимоги до кваліфікації

Документознавець: вища професійна освіта без вимог до стажу роботи.

ЕКСД 2018. Редакція від 9 квітня 2018 року (у т.ч. із змінами набрання чинності 01.07.2018)
Для пошуку затверджених профстандартів Мінпраці РФ використовуйте довідник профстандартів

Документознавець

Посадові обов'язки.Розробляє та впроваджує технологічні процеси роботи з документами та документною інформацією на основі використання організаційної та обчислювальної техніки (облік, контроль виконання, оперативне зберігання, довідкова робота). Бере участь у плануванні, організації та вдосконаленні діяльності служби документаційного забезпечення управління, здійснює контроль за станом діловодства. Підготовляє пропозиції щодо забезпечення ергономічних умов праці, раціоналізації робочих місць працівників служби документаційного забезпечення управління. Розробляє уніфіковані системи документації та табелі документів різного призначення та рівня управління, класифікатори документної інформації. Організовує використання систем ведення документації. Вживає заходів щодо впорядкування складу документів та інформаційних показників, скорочення їх кількості та оптимізації документопотоків. Бере участь у відборі документів, що передаються на державне зберігання, організації зберігання та експертизи цінності документів. Бере участь у постановці завдань, проектуванні, експлуатації та вдосконаленні (у частині інформаційного забезпечення) автоматизованих інформаційних систем та систем управління, а також у розробці новітніх інформаційних технологій (у тому числі безпаперових), що базуються на застосуванні обчислювальної та мікропроцесорної техніки, проектуванні та актуалізації баз та банків даних. Вивчає та узагальнює передовий вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, розробляє нормативно-методичні документи з питань документаційного забезпечення. Бере участь у роботі з підбору, розміщення та підвищення кваліфікації кадрів служби документаційного забезпечення управління.

Повинен знати:законодавчі та нормативні правові акти, постанови, розпорядження, накази, інші керівні та нормативні документи вищих органів, що стосуються документаційного забезпечення управління, порядок планування, проектування та технологію роботи на базі організаційної та обчислювальної техніки служб документаційного забезпечення управління, методи дослідження, аналізу, проектування та розвитку документаційних систем, порядок оформлення, класифікації, зберігання, експертизи цінності документів, організацію архівної справи, нормативні та методичні документи з проектування та експлуатації автоматизованих інформаційних систем управління, основи програмування, методи проектування та актуалізації баз та банків даних, основи ергономіки, соціальної психології, соціології, документоутворення, вітчизняний та зарубіжний досвід у галузі документаційного забезпечення управління, основи економіки, організації праці та управління, законодавство про працю, правила внутрішнього трудового розпорядку, правила та норми охорони праці.

Вимоги до кваліфікації

Документознавець: вища професійна освіта без вимог до стажу роботи.

Вакансіїдля посади Документознавець із загальноросійської бази вакансій

Цього працівника відображено у спеціальній інструкції. У кожному освітньому закладі є така посада. Докладніше розглянемо повноваження та обов'язки такого фахівця.

Пункти інструкції

Посадові обов'язки документознавця в освітній установі складаються з кількох моментів:

• загального становища;
• професійних обов'язків;
• прав;
• відповідальності.

Розглянемо кожен пункт окремо. Виявимо основні напрямки діяльності.

Посадові обов'язки документознавця

Почнемо із основних моментів. Посадові обов'язки документознавця в установі:

1. Даний співробітник займається розробкою та впровадженням технологічних процесів діяльності з важливими паперами, інформацією на їх основі із застосуванням обчислювальної техніки. Він має проводити облік, зберігання документів. Контролювати виконання, займатися довідковою діяльністю.

2. Пропозиції щодо модернізації умов праці проводить саме документознавець. Посадові обов'язки цього співробітника мають на увазі планування, вдосконалення управління всередині організації.

3. Цей співробітник вживає ефективних заходів щодо систематизації складу інформаційних показників та важливих паперів, скорочення їх чисельності, оптимізації потоку.

4. До посадових обов'язків документознавця в школі входить виписка довідок учням для проїзду в поїздах далекого прямування, пред'явлення за місцем вимоги.

5. Він бере участь у виборі паперів, що передаються на державне зберігання, організує безпеку та експертизу їхньої цінності.

6. Вивчає та систематизує можливість застосування автоматизованої системи управління та інформаційних технологій у сучасному діловодстві.

7. Розробкою нормативно-методичних актів, пов'язаних із організацією, займається документознавець.

Посадові обов'язки фахівця індивідуально розробляються в кожній організації, враховуючи її спеціалізацію.

Що важливо знати

Для того, щоб успішно справлятися з тими обов'язками, які пред'являються до співробітників, необхідно мати певну інформацію. Посадова інструкція документознавця містить кілька пунктів, пов'язаних із рівнем підготовки таких спеціалістів. Це:

• володіння нормативними та законодавчими актами, розпорядженнями, постановами, наказами, іншими керівними документами органів, пов'язаних із документаційним забезпеченням управлінням;
• знання порядку планування, проектування, технології діяльності з урахуванням управління;
• застосування методів дослідження, проектування, аналізу, формування документаційних систем;
• володіння основами програмування, методами актуалізації баз даних;
• знання основ соціальної психології, соціології;
• використання вітчизняного та зарубіжного досвіду у сфері документального забезпечення управління;
• володіння основами економіки, трудового законодавства;
• дотримання правил внутрішнього розпорядку у створенні;
• знання і правил охорони праці.

Основні вимоги до кваліфікації

Докладніше розглянемо питання: документознавець – посадові обов'язки? Кваліфікаційний довідник передбачає дві категорії таких працівників у освітніх (та інших) установах.

загальні положення

Посадова інструкція документознавця розробляється індивідуально кожної організації з урахуванням типового зразка.

1. Цей співробітник належить до категорії фахівців.
2. Приймається на таку посаду особа, яка має професійну вищу освіту. У разі відсутності конкурсу особливих вимог до стажу роботи не пред'являється.
3. Приймає працівника та звільняє його з посади керівник (директор) організації.
4. У діяльності документознавець керується чинним законодавством Російської Федерації, Статутом, розпорядженнями та наказами директора (генерального директора) організації, посадовою інструкцією.
5. Підпорядковується документознавець безпосередньо директору (керівнику) організації. У разі відсутності керівної особи даний фахівець виконує розпорядження заступника, або іншої особи, наділеної повноваженнями керівника організації.

Права

Які права має документознавець? Посадові обов'язки ми розглянули раніше. Тепер докладніше зупинимося на правах цієї категорії працівників.

1. Цей працівник може вносити на розгляд керівника такі пропозиції:

• з модернізації діяльності, безпосередньо пов'язаної з посадовими обов'язками;
• про преміювання підлеглих, які показали високий рівень кваліфікації під час виконання певних завдань;
• про притягнення до дисциплінарної та матеріальної відповідальності тих працівників, якими було порушено трудову дисципліну

Документознавець може вимагати від різних структурних підрозділів та інших працівників компанії (організації) будь-яку інформацію, що йому знадобиться здійснення своїх прямих функціональних обов'язків.

Документознавець має право працювати з наказами, розпорядженнями, інструкціями, у яких зазначені його обов'язки та права, а також критерії аналізу якості виконання ним своїх посадових обов'язків.

Документознавець може вивчати проекти рішень директора (керівника) організації, пов'язані з його діяльністю.

Документознавець має право запитувати у керівника компанії допомоги, включаючи і забезпечення його технічними та організаційними умовами та ресурсами для оформлення певних документів, тобто прямого виконання своїх службових обов'язків.

Відповідальність спеціалістів

Документознавець несе відповідальність у таких ситуаціях:

• за неналежного виконання (невиконання) своїх прямих посадових обов'язків, які передбачені інструкцією в межах, встановлених чинним трудовим законодавством Російської Федерації;
• у разі правопорушень, які вчиняються в ході професійної діяльності – у рамках, встановлених функціонуючим кримінальним, цивільним, адміністративним законодавством України;
• при заподіянні матеріальних збитків організації - у межах, встановлених цивільними трудовими актами РФ.

Висновок

У будь-якій державній установі у штатному розкладі є документознавець. До його прямих обов'язків входить ведення всієї документації організації, виписка довідок, друк проектів наказів та розпоряджень. Саме документознавець у російських школах здійснює контроль за веденням особових справ учнів, своєчасним наданням копій довідок, які запитують співробітники від керівника організації.

Графік роботи документознавця: тривалість, перерва на обід, вихідні дні встановлюються Наказом директора організації відповідно до норм трудового законодавства, чинного Російської Федерації. Одним словом, робота непроста, але досить цікава.