Інформаційно-довідкова.Тобто, за допомогою доповідної записки про відсутність працівника на робочому місці колеги інформують керівництво про певну подію, що вимагає пильної уваги і безпосереднього втручання «зверху».
Якщо усне повідомлення, що навіть містить важливі відомості, не факт, що взагалі буде помічено, то «паперове» звернення до керівництва завжди буде удостоєне уваги, на нього не відреагувати просто неможливо.
В даному випадку мета варто повідомити голову компанії про те, що когось з кадрів немає на його робочому місці, хоча він повинен там бути, людина відсутня цілий день або якусь його частину.
Доповідна записка може мати лише інформаційний характер. У цьому випадку записки містять інформацію про хід виконання будь-яких робіт чи заходів. Звітна доповідна записка повідомляє про виконання завдань, планів, вказівок, робіт.
Важливо!Крім зазначеної записки, обов'язково має бути складений акт відсутності на робочому місці. Цей документ разом із запискою передається генеральному директору компанії.
Доповідна записка про невихід працювати оформляється з ім'ям голови компанії керівником підрозділу, у якому стався даний інцидент.
Загальні правила складання
Зверніть увагу!Можливо й так, що людина ні підписувати акт не хоче, ні приймати її копію. Він має це право. У такому разі в акті робиться відповідна позначка у присутності тих самих свідків (обов'язково мають бути їх підписи).
Оформляється акт представником відділу персоналу чи безпосереднім начальникомпрогуляв у присутності двох співробітників компанії.
Як правильно написати?
Приклад записки про невихід співробітника працювати
Наведемо конкретний приклад такого документа:
Відділ роботи з клієнтами Товариство з обмеженою відповідальністю «Дігма-Буд»
генеральному директору Петрову Івану Петровичу
Доповідна записка
05.05.2017 № 4
про відсутність на робочому місці.
Доводжу до Вашого відома, що кур'єр Сидорова Марія Петрівна сьогодні, 05 травня 2017 року, була відсутня на робочому місці протягом усього часу, з 08.30 до 17.30. Жодних свідчень того, що була відсутня вона з поважної причини, не представлено.
Керівник відділу роботи з клієнтами
Додаток (акт про відсутність робочому місці).
Борисов А.Б.
Дії керівництва після її отримання
Таким чином, навіть правильно складеної доповідної записки про необґрунтовану відсутність на роботі мало. Потрібно скласти акт і ці документи вже передати керівництву. Подальше залежатиме від того, чи є прогульник таким чи ні, тобто – наскільки обґрунтовано він пояснить причину того, чому його не було на роботі.
Якщо працівник протягом тривалого періоду не присутній на своєму робочому місці, то дана дія є дисциплінарною провиною. За прогул керівництво організації можуть застосувати санкцію до такого співробітника.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Що це таке
Доповідна записка, вона й службова – це документ, який носить інформаційний характер, зокрема повідомляє керівництво про неявку трудящого працювати протягом усього робочого дня чи більше 4-х годин.
Службова записка є підставою для розірвання трудового договору з несумлінним працівником або притягнення його до дисциплінарної відповідальності. У деяких випадках як покарання може бути неформальне попередження з боку керівництва, це актуально при первинному проступку.
Поняття «прогул» закріплено у ст. 81 Трудового кодексу, яка говорить про відсутність робочому місці підлеглого без наявності поважної причини протягом всієї зміни чи трудового дня попри його тривалість.
Для того щоб не явка співробітника не розцінювалася як прогул, слід мати незаперечні докази для роз'яснення, з якої саме причини робочий час витрачався не за призначенням.
Поважними причинами можуть бути:
- погане самопочуття працівника;
- погане самопочуття чи загибель близького члена сім'ї;
- невідкладні ситуації;
- дорожні автокатастрофи;
- аварії, пов'язані з житловими та комунальними пригодами;
- і багато іншого.
Чи обов'язково складати
Якщо йдеться про невеликі товариства з обмеженою відповідальністю та індивідуальних підприємців, то складання службових записок безглуздо, оскільки коло працівників дуже обмежене і керівники можуть самостійно здійснювати контроль над своїми підлеглими.
На найбільших підприємствах цей акт вважається причиною звільнення та інших покарань у вигляді грошових стягнень.
Хто оформляє
Складається службовий документ, якщо працівник не відповідає на телефонні дзвінки і не перебуває на роботі більше 4-х годин. Законом РФ ніяк не регулюється питання, пов'язане з оформленням, а саме хто має здійснювати цю дію. Але практично створенням записки займається керівник підрозділу, у якому працює працівник.
Також крім начальника, скласти документ може кожен підлеглий організації, який так чи інакше володіє інформацією відсутності свого колеги. У невеликій фірмі оформити доповідну записку може фахівець кадрового відділу або особа відповідальна за ведення обліку робочого часу.
Як правильно написати та її зразок
Службовий документ оформляється у строгому діловому стилі та направляється головному керівнику. Прізвище та ініціали потрібно написати у правому верхньому кутку бланка.
Тут же необхідно вказати відомості пов'язані про підрозділ, де і був зафіксований «прогул», а також інформація про спеціаліста, який оформляє цей документ. Наприкінці «шапки» обов'язково прописується кількість складання та реєстраційний код.
В основній частині документа пишуться важливі події, пов'язані з дисциплінарною провиною, а вже наприкінці фахівцем прописується побажання про стягнення, звільнення або навпаки пом'якшення санкцій, у разі коли трудовий розпорядок було порушено вперше.
Оформляють його на класичному аркуші А4 (якщо документ зовнішній, то потрібен бланк підприємства).
Важливо! Перш ніж буде складено службову записку, обов'язковою умовою є пояснювальна від співробітника про причини його правопорушень та надання документації, що підтверджує.
Головні реквізити доповідної під час її складання:
- число написання документа та порушення;
- прізвище та ініціали співробітника відсутнього на робочому місці;
- час та годинник з точністю до хвилини;
- підстави порушення внутрішнього розпорядку;
- прохання про можливе покарання працівника.
На завершення документ підписується безпосередньо керівником відділення, де працює підлеглий та прямує на розгляд головному начальнику організації. Після цього проходить реєстрацію у секретаря, але, крім цього, може бути зареєстрований і за місцем свого оформлення.
Декілька днів відсутності
За відсутності співробітника на своєму робочому місці кілька днів необхідно скласти доповідну першого дня прогулу. В даному випадку процедура оформлення документа стандартна і ні чим не відрізняється від процедури, коли підлеглого більше 4 годин.
Єдина відмінність у тому, що раціональнішою в цій ситуації для початку зробити позначку в табелі обліку робочого часу, а вже після складати службову записку вказавши в бланку всі числа пропуску.
Що далі
Вже після того, як працівник отримав на руки службову записку разом з актом порушнику, висувається умова для пояснення своєї відсутності на робочому місці. Причина може бути і поважною.
У разі якщо до пояснювальної записки буде додано документальне підтвердження своєї відсутності, жодних дисциплінарних стягнень до нього не буде застосовано.
Але якщо буде доведено факт прогулу, то співробітник має всі шанси очікувати від керівництва зауваження, позбавлення премії, догану або навіть звільнення особливо актуальне при неодноразовому порушенні трудового розпорядку. Подальші дії залежатимуть лише від рішення самого керівника.
Звільнення
Перед тим, як зі співробітником буде, розірвано трудовий договір необхідно:
- встановити факт, що він насправді не був на роботі;
- з точністю встановити часовий проміжок;
- з'ясувати чому працівник не з'явився на роботу або залишив робоче місце до закінчення трудового графіка.
Покрокова процедура звільнення за відсутність на своєму робочому місці:
- Початковим та основним кроком є документально оформлений факт відсутності підлеглого. Цей процес можна здійснити двома способами:
- склавши акт, що оформляється за наявності двох, трьох очевидців;
- склавши службову записку.
- Пояснення співробітника по ситуації, що склалася, цей документ оформляється тільки в письмовому форматі, власноруч. Тимчасовий проміжок, який надається для цієї дії два дні.
- За підсумками попереднього етапу можна буде говорити про закриття службового розслідування або його наступні кроки. Крім того, якщо працівником не надасть протягом двох днів пояснювальну записку, в цьому випадку також оформляється відповідний документ (ст. 193 ТК РФ).
- Потім керівником організації приймається рішення про накладення стягнення. Можливість усунути з посади через невиходу працювати не вважається обов'язком, отже, наймач може і звільняти співробітника, а скористатися іншим видом покарання. Наприклад, це можливо грошово стягнення.
- Підготовляється розпорядження про розірвання трудових правовідносин між працівником та роботодавцем.
- Ознайомлення співробітника із наказом.
- Внесення відповідного запису до трудової книжки.
Таким чином, навіть за грамотно оформленої доповідної записки про необґрунтовану відсутність співробітника на роботі є достатньою підставою для подальших заходів.
Необхідно прикріпити до першого документа додатковий (акт) і тільки після цього доводити до керівництва про інцидент. Далі все залежатиме лише від роботодавця та самого співробітника, а саме наскільки обґрунтовано він пояснить причину того, чому його не було на роботі у зазначений у відповідному документі період.
На більшості російських підприємств діє система штрафів та покарань за відлучки, запізнення, прогули. Однак для об'єктивного та юридично грамотного накладення штрафу (догани) необхідна підстава, якою і є відповідна доповідна записка. Про правильне написання цього документа розповість пропонована стаття.
Основна мета документа – доведення до відома керівництва факту запізнення, відлучення працівника організації.
Вам необхідно пропустити роботу і ви не хочете проблем з начальством, напишіть заяву на відгул, але перш за прочитайте і вашу заяву точно приймуть.
Упоряднику потрібно пам'ятати, що доповідна записка – це супровідний лист.
Тоді як факт порушення дисципліни має фіксуватись іншими документами, наприклад, відповідним актом (зразок додається нижче).
Акт про відсутність на роботі. Якщо підприємстві існує автоматизована система обліку робочого дня, то підтвердженням відсутності працівника будуть дані об'єктивного контролю.
Проте доповідна – це необхідна умова притягнення працівника до дисциплінарної відповідальності.
Як скласти наказ про дисциплінарне стягнення, ви можете знайти всю інформацію
Правила оформлення доповідної
Доповідна записка не є виконавчим документом. Тобто безпосереднє притягнення працівника до відповідальності можливе лише на підставі спеціального наказу керівника підприємства.
Практика знає випадки, коли подання доповідної записки та грамотна фіксація порушення дисципліни не спричиняють негативних наслідків. Таке можливе за недбалого ставлення до дисципліни на підприємстві або значної цінності працівника, якого просто бережуть.
Від кого та кому адресується доповідна записка?
Найчастіше це:
- Співробітник охорони (служби безпеки);
- Спеціаліст відділу кадрів;
- Безпосередній начальник працівника, що провинився (майстер, бригадир, начальник відділу і т.д.).
Адресат записки визначається з урахуванням посадових інструкцій автора повідомлення.
Тому їм може бути як безпосередній керівник автора документа, так і посадова особа, яка уповноважена приймати рішення щодо суті записки.
Наприклад, на великих підприємствах черговий охоронець зобов'язаний доповідати (усно чи письмово) старшому зміни (начальнику служби безпеки), до компетенції якого входить повідомлення доповідною запискою директора фірми або його заступника з кадрів. Відповідно, у доповідній фігурує не один працівник, а всі, хто провинився протягом доби.
Що таке відсутність працівника на робочому місці?
У юридичній практиці прийнято виділяти 3 варіанти відсутності працівника на своєму місці:
- Запізнення – найпоширеніше явище, що означає несвоєчасне прибуття працівника початку зміни чи після певного графіком перерви. Кількість часу затримки працівника важливого значення немає. За наявності автоматизованого контролю працівника карають за 2-3 хвилинне запізнення;
- Відлучення - самовільний догляд працівника протягом зміни. Для визначення факту відлучки фіксується час догляду та повернення на роботу. Насправді фіксація короткочасних відлучок можлива лише автоматизованими системами. Проміжок часу відсутності для притягнення до відповідальності значення не має;
- Прогул - відсутність працівника протягом зміни або 4 години поспіль протягом робочого дня.
На практиці виникають питання щодо визначення робочого місця, а також міри поважності причини відсутності працівника.
Ви хочете зробити утримання із зарплати працівника, стаття вам допоможе.
Стаття 209 Трудового кодексу РФ говорить, що робітником вважається місце, де працівник повинен бути, або куди йому потрібно прибути в зазначений час. Робоче місце має бути однак під контролем роботодавця, що передбачає наявність обліку робочого дня.
Ступінь поважності причин відсутності визначається практикою, що склалася, або трудовою угодою з працівником.
Відповідно до статті 81 Трудового кодексу РФ за прогул у роботодавця є право безпосереднього звільнення працівника. А при запізненні чи відлучці необхідно один раз покарати працівника, а його звільнення можливе при повторному вчиненні такого провини.
Інструкція щодо складання доповідної записки про відсутність працівника на робочому місці
Бажаєте піти з роботи, але не знаєте як? Прочитайте та у вас буде вся необхідна інформація.
Якщо на підприємстві не визначено порядок оформлення службового листування, то доповідна записка складається на звичайному аркуші паперу формату А4 за наступним шаблоном:
- У «шапці» документа вказується посада та ініціали адресата записки та її автора. Якщо доповідна направляється до стороннього підрозділу (головне підприємство), необхідно вказувати реквізити організації (вихідний номер, адресу, номер телефону тощо.);
- Далі посередині пишеться фраза: «Докладна записка»;
- В основній частині документа розписуються:
- Подія та причини відсутності працівника на місці;
- Факти наявності виправдувальних документів, відбору пояснень у працівника;
- Вжиті автором документа заходи;
- Коротка характеристика працівника, відомості про наявність попередніх дисциплінарних порушень (якщо ця частина є доречною);
- Пропозиція автора про покарання працівника, що провинився (якщо дана частина доречна);
- На документі вказується дата складання, посада автора, його підпис, а також список доданих документів, якщо вони є. Зазвичай додаються пояснення працівника, виправдувальні документи, і навіть папери, які підтверджують наявність запізнення, відлучки, прогулу.
Укладачам доповідних пам'ятаймо, що факт притягнення до дисциплінарної відповідальності, а тим паче здійснене з його підставі звільнення, працівник вправі оскаржити у суді чи трудовий инспекции.
Доповідна записка – важливий документ, виходячи з якого пред'являються стягнення до того чи іншого співробітнику за наявності фактів порушення трудової дисципліни. Як оформити цей папір, буде розглянуто у подробицях нижче.
Дорогі читачі! Стаття розповідає про типові способи вирішення юридичних питань, але кожен випадок індивідуальний. Якщо ви хочете дізнатися, як вирішити саме Вашу проблему- звертайтесь до консультанта:
ЗАЯВКИ І ДЗВІНКИ ПРИЙМАЮТЬСЯ ЦІЛОДОБОВО І БЕЗ ВИХІДНИХ ДНІВ.
Це швидко і БЕЗКОШТОВНО!
Що каже закон?
Відповідно до статті №81 Трудового Кодексу РФ, особливо 6-ї частини, одноразове грубе порушення працівником своїх обов'язків тягне у себе звільнення.
Як порушення може матися на увазі - це відсутність співробітника на робочому місці без надання роботодавцю поважної причини.
У законі немає чіткого формулювання останнього.
За різних обставин під поважною причиною може бути:
- хвороба співробітника чи членів його сім'ї (підтверджується);
- обставини, пов'язані із транспортом;
- особливості погоди (якщо йдеться про певну специфіку професії);
- форс-мажор (наприклад, аварія).
Друге обставина – ступінь тяжкості провина, що згадується у частині 5 статті №192 Трудового Кодексу РФ.
Якщо працівника відсутня до чотирьох годин – це не вважається прогулом. Міра покарання, яку можна застосувати у цьому випадку – дисциплінарне стягнення (зауваження чи догана).
Що це за документ?
Доповідна (службова) записка про прогул – це інформаційний документ, який повідомляє про вище начальство про відсутність співробітника на робочому місці протягом усього дня або декількох годин (більше 4-х).
Служить підставою звільнення співробітника чи притягнення його до дисциплінарної відповідальності.
У яких випадках потрібно?
Доповідну про прогул пишуть, якщо співробітник без попередження про поважну причину відсутня на робочому місці довше 4 годин.
Особливо важливою є наявність цього документа при виникненні збитків підприємства, пов'язаних з прогулом працівника. Тільки на підставі його можна скласти , звільнення або стягнення.
Іноді як покарання може бути неформальне попередження або вираження невдоволення з боку начальства. Актуально, якщо провина здійснена вперше.
Чи обов'язковий?
Все залежить від форми організації та її внутрішніх розпорядків. У ІП та дрібних ТОВ такі документи проводити недоцільно, т.к. коло співробітників дуже вузьке і директори самі контролюють та розбираються з робітниками.
У великих організаціях цей документ є підставою для звільнення та накладення інших штрафних санкцій на співробітника за його прогул.
Як складається доповідна записка про прогул працівника у 2019-2017 році?
При складанні службової записки важливо враховувати такі поля документа, як:
- повне найменування робочого підрозділу;
- найменування організації;
- ПІБ особи, якій адресовано скаргу;
- ПІБ відправника та його посада;
- назва документу;
- Дата складання;
- вихідний номер (необхідно зареєструвати у секретаря);
- підпис та ПІБ керівника відділення.
Заголовок починається зі слів «Про порушення» або «стосовно». У тексті документа спочатку разом із фактами розповідається про відсутність посадової особи на робочому місці, а потім викладається прохання про застосування заходів щодо співробітника.
Форма та структура документа
Доповідна записка складається у строгому діловому стилі.
Цей папір адресують головному керівнику, що необхідно вказати у його правому верхньому кутку. Також важливо надати інформацію про підрозділ, у якому трапилося правопорушення, та дані про особу, яка становить документ (там же у шапці). Потрібна дата оформлення та зареєстрований номер – фіксуються у верхній частині сторінки.
У документі йде текст, який розповідає про подію прогулу. Наприкінці вказується прохання про стягнення, звільнення чи пом'якшення покарання (якщо провина відбувається вперше).
Правила складання
Перед тим, як складати папір, важливо зажадати від працівника пояснення причин його порушення та будь-яких підтверджуючих документів.
Коли виникає питання як написати цей документ, важливо пам'ятати, що в тілі листа потрібна присутність наступних фактів:
- дата порушення дисципліни;
- повні ініціали відсутнього працівника;
- час та години відсутності (з точністю до хвилини);
- відомі причини прогулу;
- наслідки, що виявилися результатом дисциплінарного порушення;
- прохання про можливе покарання працівника.
Ким підписується?
Доповідна підписується безпосередньо начальником підрозділу, в якому працює працівник, що прогулює, і направляється на адресу головного начальства.
Де реєструється?
Доповідна записка передається між представниками однієї компанії. У деяких випадках прямує до іншої філії (якщо вище начальство знаходиться там).
Реєструється документ у секретаря генерального директора як внутрішній.
Залежно від правил конкретної організації може реєструватися також за місцем складання.
Термін оформлення
Доповідна записка оформляється відразу за фактом неявки працівника.
У деяких випадках доцільно зафіксувати перепустку спочатку в табелі та складати доповідну, коли пропущено кілька днів, вказуючи в папері з точністю всі дати.
Коли йдеться про звільнення, перш ніж складати акт про порушення, співробітнику надається час на надання доказів про поважну причину після невиходу на роботу.
Для цього необхідно підготувати документ у письмовій формі та дати його під розпис того, хто прогулявся. Або можна надіслати листа на його адресу з вимогою пояснити причину.
Якщо працівник протягом тривалого часу не перебуває на своєму місці, це вважається дисциплінарною провиною. Зазвичай, це адміністрація може застосувати покарання – звільнення працівника за прогул. Але перед цим дуже важливо правильно задокументувати таку відсутність і першим кроком складається доповідна записка про відсутність працівника на робочому місці.
Доповідна записка на співробітника - це документ, який оформляється на працівника з метою донесення до керівництва відомостей про його дисциплінарний вчинок.
Разом із цим бланком відповідальні особи також складають акт про відсутність працівника на робочому місці, який точно фіксує час відсутності, вжиті заходи для встановлення знаходження працівника та інші відомості.
Після того, як обидва ці документи передаються керівникові, він може вивчити обставини події, і ухвалити рішення про дострокове припинення зі співробітником у зв'язку з прогулом.
Але такий крок вимагає повного та акуратного оформлення всіх підтверджуючих документів, тому доповідну найкраще складати не заднім числом, а відразу в момент виявлення цього порушення.
Попередньо необхідно переконатися, що це не вимушений прогул, наприклад, через хворобу. Тому попередньо потрібно спробувати зв'язатися із працівником та з'ясувати причину неявки. І якщо встановити зв'язок не вдалося, або працівник не може достовірно пояснити причину, братися до .
Закон не містить обов'язкової вимоги щодо складання доповідної записки. У цій ситуації вона є ще одним документом, що підтверджує прогул, а також доносить відомості до керівництва. Якщо компанія невелика, то її можна і не складати, оскільки директор зазвичай має змогу бачити та контролювати трудову діяльність кожного свого підлеглого.
З іншого боку, оформлення бажано у разі, коли працівник не перебуває на своєму місці вже понад чотири години, і адміністрація має бажання звільнити його за порушення трудової дисципліни.
У доповідну можна включити як інформацію про провину, який зробив працівник, але й порекомендувати керівництву ступінь його покарання. Це має значення у великих компаніях, коли адміністрація може і не знати всіх співробітників в особу, або безпосередній начальник хоче пом'якшити йому покарання. У цій ситуації записка допоможе правильно оцінити обстановку та вибрати адекватне покарання.
Увага!Інформація про можливе покарання повинна мати виключно рекомендаційний характер, оскільки остаточне рішення про звільнення лежить на керівнику, і він може приймати рішення без огляду на думку підлеглих.
Важливість складання записки підвищується, якщо, крім дисциплінарної відповідальності, керівництво хоче притягнути працівника ще й до матеріальної. Доповідна буде входити до пакета підтверджуючих документів, і може містити всі необхідні відомості.
бухпрофі
Важливо!Доповідна – це інформаційний документ, тому її складання мало для правильного обгрунтування звільнення через прогулу. Головним бланком, який фіксуватиме неявку працівника, є .
Завантаження...
