порядок зміни посадової інструкції
*
* етапи розробки положень про структурні підрозділи,
* плани
Правильно внести зміни до посадової інструкції
Щоб посадові інструкції не стали марними паперами, вони повинні бути динамічними, що оперативно відображають структурно-організаційні, виробничі та інші зміни, що відбуваються при організації праці та управлінні працею конкретного роботодавця. Тому особливу увагу слід приділяти своєчасному оновленню. Такий підхід робить посадові інструкції актуальними документами, зміст яких відповідає умовам, завданням та потребам управління.Як часто треба міняти текст посадової інструкції? У цьому питанні можлива крайність: деякі кадрові працівники, виявляючи зайву старанність, оновлюють посадові інструкції щороку. Не завжди виправдано. Внесення змін до посадових інструкцій необхідне, наприклад, у таких випадках:
- при зміні посадових правочинів та обов'язків;
- при переведенні на іншу посаду (роботу) у того ж роботодавця;
- при покладанні на працівника поряд з його основними посадовими обов'язками додаткової роботи за іншою або такою самою професією (посадою);
- під час реорганізації юридичної особи;
- при зміні штатного розкладу (скорочення штатів, запровадження нової штатної одиниці);
- при зміні найменування організації (або внесення інших змін до установчих документів) чи структурного підрозділу;
- при зміні прізвища (або ініціалів) працівника, якщо інструкція була індивідуальною (персональною) та ін. У деяких випадках використовують індивідуальні (персональні) посадові інструкції, які пишуться для конкретного працівника та містять у заголовку до тексту прізвище та ініціали. Це доцільно робити лише як виняток. Якщо інструкція пишеться на конкретну людину, а не на посаду, то при приході нового працівника він не зможе на ній розписатися, це вимагатиме внесення до неї відповідних змін або затвердження нової посадової інструкції.
У першому випадку процедура внесення змін має спрощений характер - не потрібно додаткового оформлення згоди працівника. Можна створити нову посадову інструкцію та затвердити її або внести зміни до посадової інструкції відповідним наказом керівника.
І інша ситуація, коли керівництво побажало внести зміни до посадової інструкції співробітника, який вже працює на цій посаді.
При цьому процедура внесення змін до посадових інструкцій сильно відрізняється від характеру змін, що вносяться, а саме, стосуються вони певних сторонами умов трудового договору чи ні.
Трудовим законодавством визначені сторонами умови трудового договору поділяються на обов'язкові (необхідні), тобто. умови, без яких трудовий договір не може вважатися укладеним, і на додаткові (факультативні), наявність яких визначається виключно на розсуд сторін.
Відповідно до частини 2 статті 57 ТК РФ обов'язковими для включення до трудового договору є такі умови:
- місце роботи, а разі, коли працівник приймається до роботи у філії, представництві чи іншому відокремленому структурному підрозділі організації, що у іншій місцевості,- місце роботи із зазначенням відокремленого структурного підрозділи та її місцезнаходження;
- трудова функція (робота за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові). Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язане надання компенсацій та пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, що затверджуються у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації;
- Дата початку роботи, а у разі, коли укладається терміновий трудовий договір, - також термін його дії та обставини (причини), що стали підставою для укладання термінового трудового договору відповідно до чинного Трудового Кодексу Російської Федерації або іншим федеральним законом;
- умови оплати праці (у тому числі розмір тарифної ставки або окладу (посадового окладу) працівника, доплати, надбавки та заохочувальні виплати);
- режим робочого часу та часу відпочинку (якщо для цього працівника він відрізняється від загальних правил, що діють у даного роботодавця);
- компенсації за важку роботу та роботу зі шкідливими та (або) небезпечними умовами праці, якщо працівник приймається на роботу у відповідних умовах, із зазначенням характеристик умов праці на робочому місці;
- умови, що визначають у необхідних випадках характер роботи (рухомий, роз'їзний, у дорозі, інший характер роботи);
- Умова про обов'язкове соціальне страхування працівника відповідно до цього Кодексу та інших федеральних законів;
- Інші умови у випадках, передбачених трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, які містять норми трудового права.
У трудовому договорі можуть передбачатися додаткові умови, що не погіршують становище працівника порівняно з встановленим трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права, колективний договір, угоди, локальні нормативні акти. До додаткових у частині 3 статті 57 ТК РФ відносить такі умови:
- про уточнення місця роботи (із зазначенням структурного підрозділу та його місцезнаходження) та (або) про робоче місце;
- про випробування;
- про нерозголошення таємниці, що охороняється законом (державної, службової, комерційної та іншої);
- про обов'язок працівника відпрацювати після навчання щонайменше встановленого договором терміну, якщо навчання проводилося рахунок коштів роботодавця;
- про види та умови додаткового страхування працівника;
- про поліпшення соціально-побутових умов працівника та членів його сім'ї;
- про уточнення стосовно умов роботи даного працівника прав та обов'язків працівника та роботодавця, встановлених трудовим законодавством та іншими нормативними правовими актами, що містять норми трудового права.
Якщо посадову інструкцію було оформлено додатком до трудового договору, то внесення змін до неї означатиме зміна певних сторонами умов трудового договору.
Зміна визначених сторонами умов трудового договору має здійснюватися у порядку, передбаченому статтею 72 Трудового кодексу Російської Федерації. Тобто за загальним правилом будь-які умови трудового договору можуть бути змінені лише за згодою сторін трудового договору, за винятком випадків, передбачених ТК РФ.
Відповідно, внесення змін до посадової інструкції, що конкретизує ті чи інші визначені сторонами умови трудового договору, має бути оформлене додатковим документом - угодою, яка укладається між працівником та роботодавцем у письмовій формі.
Зустрічається досить поширена помилка: при зміні того чи іншого становища у посадовій інструкції старе просто викреслюється і робиться новий запис. У жодному разі у посадовій інструкції закреслення не допускається, це юридично знецінює цей документ.
Під зміною певних сторонами умов трудового договору розуміється у тому числі переведення в іншу роботу.
Відповідно до статті 72.1 ТК РФ переклад на іншу роботу - це постійна або тимчасова зміна трудової функції працівника та (або) структурного підрозділу, в якому працює працівник (якщо структурний підрозділ було зазначено у трудовому договорі), при продовженні роботи у того ж роботодавця, а також переведення на роботу в іншу місцевість разом із роботодавцем.
Переведення на іншу роботу у того ж роботодавця допускається лише за письмовою згодою працівника, за винятком випадків, передбачених ч. 2 та 3 статті 72.2 ТК РФ. Тобто за наявності обставин надзвичайного характеру (у разі катастрофи природного чи техногенного характеру, виробничої аварії, нещасного випадку на виробництві, пожежі, повені, голоду, землетрусу, епідемії чи епізоотії та у будь-яких виняткових випадках, що становлять під загрозу життя чи нормальні життєві умови всього) населення або його частини), переведення не вимагає згоди працівника, але може бути здійснено на строк до одного місяця.
Переведення на іншу роботу слід відрізняти від переміщення працівника на інше робоче місце. Відповідно до ст. 72.1 ТК РФ не вважається переведенням на іншу роботу і не вимагає згоди працівника переміщення його у того ж роботодавця на інше робоче місце, в інше структурне підрозділ, розташоване в тій же місцевості, доручення йому роботи на іншому механізмі або агрегаті, якщо це не тягне за собою зміни певних сторонами умов трудового договору.
Порядок документального оформлення письмової згоди працівника про переклад залежить від того, від кого виходить ініціатива про переведення, відповідно, це може бути заява працівника або угода про зміну умов трудового договору. На підставі документа, що відображає письмову згоду працівника, видається наказ (розпорядження) про переведення працівника, цей наказ є підставою для внесення змін та доповнень до чинної посадової інструкції працівника, з цим наказом працівник має бути ознайомлений під розпис.
У разі перекладу, що має постійний характер, доцільна інша процедура: видання нової посадової інструкції та її затвердження.
Допускається можливість зміни певних сторонами умов трудового договору з ініціативи роботодавця, але лише з причин, пов'язаних із зміною організаційних або технологічних умов праці та у разі попереднього повідомлення працівника у письмовій формі (ст. 74 ТК РФ). При цьому з ініціативи роботодавця допускається зміна всіх визначених сторонами умов трудового договору, за винятком зміни трудової функції працівника (роботи за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретного виду роботи, що доручається працівникові).
Під зміною організаційних чи технологічних умов праці відповідно до пункту 21 постанови Пленуму Верховного Судна РФ № 2 слід розуміти такі зміни організації праці та організації виробництва, як:
зміна техніки та запровадження нової технології;
вдосконалення робочих місць на основі їх атестації;
структурна реорганізація виробництва тощо.
У разі трудового спору обов'язок надати докази, що зміна певних сторонами умов трудового договору викликана зміною організаційних чи технологічних умов праці, лежить саме на працедавцеві.
Тому дані зміни мають бути підтверджені документально, наприклад, у наказі про зміну організаційних та технологічних умов праці слід згадати, які конкретно умови та зміни маються на увазі (введення в експлуатацію нового обладнання, автоматизація бухгалтерського обліку на базі комп'ютерних програм та інше) з посиланням на підтверджуючі документи.
Про майбутні зміни певних сторонами умов трудового договору, і навіть про причини, викликали необхідність таких змін, роботодавець зобов'язаний повідомити працівника письмовій формах пізніше, як по два місяці, якщо інше не передбачено ТК РФ.
Працівник повинен ознайомитися з цим повідомленням або наказом (розпорядженням) роботодавця та підтвердити цей факт своїм підписом на документі та проставленням дати ознайомлення. У разі відмови працівника розписатися в отриманні повідомлення (іншого документа) про зміну певних сторонами умов трудового договору необхідно скласти акт про це із залученням свідків.
На підставі цього повідомлення (іншого документа), виданого роботодавцем, вносяться відповідні зміни до текстів трудового договору, посадової інструкції та інших локальних нормативних актів (штатний розклад, положення про структурні підрозділи та інші).
Працівнику, який не згоден на продовження роботи в нових умовах, роботодавець зобов'язаний у письмовій формі запропонувати йому іншу наявну у роботодавця роботу (як вакантну посаду або роботу, що відповідає кваліфікації працівника, так і вакантну нижчестоящу посаду або нижчеоплачувану роботу), яку працівник може виконувати з обліком його стану здоров'я. У цьому роботодавець зобов'язаний пропонувати працівникові всі відповідальні вимогам вакансії, наявні в нього у цій місцевості. Пропонувати вакансії в інших місцевостях роботодавець зобов'язаний, якщо передбачено колективним договором, угодами, трудовим договором.
За відсутності зазначеної роботи або відмови працівника від запропонованої роботи трудовий договір припиняється відповідно до пункту 7 частини 1 статті 77 Трудового кодексу Російської Федерації.
Таким чином, якщо посадова інструкція регулює ті чи інші певні сторонами умови трудового договору, то її правовий статус зумовлює два можливі для роботодавця варіанти внесення змін:
за згодою сторін (ст. 72 ТК РФ);
в односторонньому порядку з ініціативи роботодавця, але з урахуванням правил, передбачених ст. 74 ТК РФ (при цьому трудова функція працівника обов'язково має залишитися незмінною).
Вирішуючи кадрові питання, керівники часто стикаються з проблемою перерозподілу трудових обов'язків, заміщення тимчасово відсутнього працівника тощо.
У разі покладання на працівника поряд з його основними посадовими обов'язками додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою) необхідно керуватися статтею 60.2 ТК РФ і дотримуватись вимог статті 151 ТК РФ про доплату при суміщенні професій (посад), а також при розширенні зон обслуговування , збільшення обсягу роботи або виконання обов'язків тимчасово відсутнього працівника без звільнення з роботи, визначеної трудовим договором. Доручення працівнику додаткової роботи допускається лише за письмовою згодою працівника. Строк, протягом якого працівник виконуватиме додаткову роботу, її зміст та обсяг встановлюються роботодавцем також за письмовою згодою працівника. Виконання додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою) вимагає внесення відповідних змін, доповнень до трудового договору та посадової інструкції працівника. На підставі документа, що відображає письмову згоду працівника про виконання додаткової роботи за іншою або такою ж професією (посадою), видається наказ (розпорядження) про внесення змін та доповнень до чинної посадової інструкції працівника, з яким працівник знайомиться під розпис.
Або складається окремий документ - угоду про внесення змін до посадової інструкції, що підписується працівником та роботодавцем.
Буває й така ситуація, що працівника вже прийнято на роботу, а посадова інструкція щодо його посади затверджується роботодавцем пізніше. Така посадова інструкція вводиться у дію щодо даного працівника лише у разі, якщо працівник у письмовій формі висловить це згоду.
Реорганізація юридичної особи, зміна найменування роботодавця, внесення інших змін до установчих документів або зміна найменування структурного підрозділу також супроводжується внесенням відповідних змін до локальних нормативних актів на підставі наказу (розпорядження) роботодавця, а також до трудових договорів, трудових книжок і, відповідно, посадові інструкції працівників.
Важливим з юридичної точки зору є також врахування змін до посадових інструкцій. У спеціальному журналі (книзі) реєстрації посадових інструкцій має фіксуватися інформація про дату внесення змін до конкретної посадової інструкції та характер цих змін (назва розділу, що змінено, додано чи видалено).
Після заміни нової колишня посадова інструкція повинна зберігатися три роки (пункту 35 Переліку типових управлінських документів, що утворюються в діяльності організацій, із зазначенням термінів зберігання, затвердженого Росархівом 6 жовтня 2000 р.).
Розробляючи посадову інструкцію, як правило, основну увагу приділяють її змістовній частині, що безумовно важливо.
Проте не можна забувати у тому, що текст стає документом лише після надання йому юридичної сили, тобто. він повинен мати відповідну форму з усіма необхідними реквізитами, які правильно внесені.
1. Найменування організації, яка є автором документа, має відповідати найменуванню, закріпленому в установчих документах. Під найменуванням організації чи його вказують скорочене, а за його відсутності – повне найменування вищої організації (за її наявності). Найменування філії, територіального відділення, представництва вказується у разі, якщо є автором документа, і мають нижче найменування організації. Реквізит «Місце складання чи видання документа» вказується у разі, якщо утруднено його визначення за реквізитом «Найменування організації». Місце складання чи видання вказують з урахуванням прийнятого адміністративно-територіального поділу, воно включає лише загальноприйняті скорочення.
2. Найменування документа. Щоб надати бланку посадової інструкції юридичної сили, потрібно крім назви організації вказати і назву організаційно-розпорядчого документа (посадова інструкція). Найменування "Посадова інструкція", як правило, пишеться в лівому верхньому кутку бланка. В принципі, якщо у вашій організації вимагають, щоб назва стояла в центрі, це не буде великим порушенням і на юридичну силу це не вплине. 3. Дата та номер документа. Датою документа є дата його затвердження. Реєстраційний номер документа складається з його порядкового номера, який можна доповнити на розсуд організації індексом справи за номенклатурою справ.
4. Заголовок до тексту (найменування посади). Заголовок до тексту включає короткий зміст документа. Заголовок має відповідати на запитання: кого? Наприклад, посадова інструкція інспектора з кадрів.
5. Гриф затвердження. Гриф затвердження документа розміщують у правому верхньому кутку документа. Повинен складатися зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), найменування посади особи, яка затверджує документ, його підписи, ініціалів, прізвища та дати затвердження.
6. Підпис розробників документа. Відразу після тексту йде підпис розробника, а за ним – візи узгодження. До складу цього реквізиту входять: найменування посади особи, яка склала і підписала документ, особистий підпис, розшифрування підпису - ініціали, прізвище. Наприклад, Начальник віддав постачання особистий підпис А.М.Борисов
7. Гриф узгодження. Гриф погодження документа складається зі слова УГОДЕНО, посади особи, з якою погоджено документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, розшифрування підпису (ініціалів, прізвища) та дати погодження. Наприклад,
ПОГОДЖЕНО
Керівник юридичного відділу ТОВ «Вітрило»
Особистий підпис А.С.Власова
Дата
І підпис розробника та візи погодження ставляться на посадовій інструкції до її затвердження.
8. Відмітка про ознайомлення працівника із документом. Відмітка про ознайомлення працівника із документом завершує процедуру складання посадової інструкції. До складу цього реквізиту входять: особистий підпис, розшифрування підпису (ініціали, прізвище) та дата. Наприклад,
З інструкцією ознайомлено: особистий підпис І.М.Перов 01 лютого 2010р.
Посадова інструкція оформляється на загальному бланку формату А4. Бланк слід виготовляти на білому папері або на папері світлих тонів. Кожен аркуш документа повинен мати поля щонайменше:
20 мм – ліве;
10 мм – праве;
20 мм – верхнє;
20 мм – нижнє.
Номери сторінок проставляють посередині верхнього поля аркуша.
Затверджену інструкцію (разом із листом ознайомлення, якщо він є) нумерують, підшивають та засвідчують печаткою організації чи індивідуального підприємця. На звороті останнього листа інструкції роблять запис: «У посадовій інструкції пронумеровано, підшито стільки листів» (кількість листів – прописом). Особа, яка затверджувала посадову інструкцію, засвідчує своїм підписом цей запис, ставить розшифровку підпису та дату. І нарешті ставиться друк.
Тільки після цього роботодавець має юридичні, документально оформлені підстави, вимагати від працівника виконання покладених на нього посадових обов'язків.
Дізнайтеся, як заповнити зразок наказу про внесення змін до посадової інструкції, який порядок внесення змін до посадової інструкції (зразок).
Зі статті ви дізнаєтесь:
Який порядок внесення змін до посадової інструкції (зразок)
Регламент оформлення та зміни посадових інструкцій визначається роботодавцем самостійно. Найбільш поширеними способами внесення змін до посадової інструкції (зразка) є:
- складання та підписання додаткової угоди до чинного трудового договору, якщо посадова інструкція була оформлена додатком до неї;
- затвердження посадової інструкціїу новій редакції або оформлення відповідного документа, що містить реєстр певних коригувань до інструкції, що змінюється, якщо вона була окремим документом.
Відповідно до чинного законодавства ДІ (посадова інструкція) не вважається обов'язковим компонентом у документообігу організації. Але при цьому більшість керівників підприємств все ж таки складають цей документ. Основною причиною такого рішення є те, що ДІ дозволяє спростити трудові взаємини між сторонами, забезпечити взаємне розуміння обсягів та характеру посадових обов'язків щодо конкретних позицій. А у разі виникнення конфліктних ситуацій інструкція стане інструментом, який дозволяє довести правоту з боку роботодавця чи співробітника.
Не пропустіть: головний матеріал місяця від провідних фахівців Мінпраці та Роструду
Енциклопедія кадрових наказів від Системи Кадри
Важливо! Державні організації мають оформляти посадові інструкції. Їх використання посадових інструкцій є обов'язковим.
Враховуючи, що ДІ може бути оформлена у формі самостійного документа та затверджена наказом роботодавця або бути додатком до трудового договору, порядок внесення змін до посадової інструкції (зразка) відрізняється. Питання, який варіант буде обрано, перебуває повністю у компетенції роботодавця. Фахівці у сфері діловодства рекомендують при ухваленні рішення враховувати низку важливих факторів.
Завантажити документи на тему:
Незважаючи на те, що комерційні організації можуть не використовувати посадові інструкції, якщо такі документи таки застосовуються в документообігу, оформлення та затвердження має проводитись відповідно до встановленого порядку. Незалежно від застосування типових чи іменних ДІ, працівника необхідно ознайомити із змістом документа. Співробітник ставить свій підпис у спеціальному журналі чи на бланку ознайомлення, прикріпленому до документа. Можливий і такий варіант, коли підпис ставиться безпосередньо на інструкції, але більше підходить для невеликих компаній, де часта зміна кадрів відсутня.
Коли виникає необхідність внести зміни до посадової інструкції (зразок)
Необхідність змінити посадову інструкцію виникає, якщо змінюється обсяг посадових обов'язків працівника. Крім цього, такі коригування можуть знадобитися, наприклад, якщо змінилися організаційні, умови праці для підприємства. На законодавчому рівні порядок, яким вносяться відповідні зміни до ДІ (посадову інструкцію), не врегульовано. Відповідно організації вправі визначити такий порядок самостійно та закріпити це у локальному нормативному документі.
Разом з тим, внесення змін до посадової інструкції (зразка) проводиться з урахуванням:
- способу оформлення документа, який необхідно змінити (визначають, чи ДІ є додаток до трудового договору або самостійним документом);
- характеру змін, які мають бути відображені в інструкції (чи зачіпають такі зміни чи ні).
Як скласти наказ про зміну посадових інструкцій (зразок)
Якщо посадова інструкція оформлена як додаток до трудового договору, роботодавцю необхідно підготувати до основного трудового договору, укладеного з працівником під час працевлаштування. Такий порядок необхідно застосовувати незалежно від того, який характер змін буде внесено до посадової інструкції. Роботодавець видає наказ про зміну посадових інструкцій.
Якщо посадова інструкція оформлена як окремий документ, а коригування, що вносяться, не стосуються обов'язкових умов трудового договору, необхідно підготувати:
- посадову інструкцію (ДІ) у новій редакції;
- або відповідні зміни безпосередньо до посадової інструкції (це документ, в якому міститься весь перелік поправок, що вносяться до чинної раніше редакції посадової інструкції).
ДІ у новій редакції (внесені ) затверджують наказом. Наказ про внесення змін до посадової інструкції складає та підписує керівник організації. Після цього необхідно ознайомити з інструкцією співробітника під підпис.
Якщо ДІ є окремим документом, а поправки, що вносяться, стосуватимуться обов'язкових умов трудового договору, необхідно отримати згоду працівника на те, щоб продовжити трудові відносини на нових умовах. Тільки після цього можна вносити безпосередні зміни до посадової інструкції.
Окрім модифікацій, які вносяться до самої інструкції (необхідно підготувати ДІ у новій редакції або документ із змінами до неї), доведеться оформити і додаткову угоду до раніше укладеного трудового договору зі співробітником.
Зразок наказу про внесення змін до посадової інструкції складає керівник, якщо співробітник згоден з тим, що редакцію ДІ, що діє раніше, змінюють. Нову ДІ затверджують наказом про внесення змін до посадових інструкцій та в загальному порядку проводять з нею співробітник під розпис.
Зразок наказу про внесення змін до посадової інструкції
Наказ про внесення змін до типової посадової інструкції (зразок)
При внесенні змін до ДІ працівника, оформленого у формі самостійного документа, враховується обсяг необхідних модифікацій. Якщо незначні та не торкаються трудової функції, доцільно оформити відповідний наказ про внесення таких змін. У наказі перерахувати те, що стосується конкретних оновлень даного документа.
При значних модифікаціях варто заповнити зразок наказу про зміну посадової інструкції з введенням ДІ не в новій редакції, а повністю в зміненому вигляді. Працівника необхідно ознайомити із новим документом під розпис. Порядок ознайомлення працівників із посадовою інструкцією, зміненою з ініціативи роботодавця, має реалізовуватися з урахуванням статті 74 ТК РФ. Письмове з інформацією про проведення модифікацій направляють за два місяці до набуття чинності нової ДІ.
Наказ про зміну посадової інструкції, що є додатком до трудового договору
Якщо ДІ оформлена у формі додатку до трудового договору, роботодавець не лише видає наказ про внесення змін, а й складає до трудового договору, оскільки зміна посадових обов'язків у разі розглядається як зміни істотних трудових умов, закріплених у трудовому договорі. Про всі модифікації працівника необхідно попередити за два місяці до проведення модифікацій.
Приклад внесення змін до посадових інструкцій (наказ)
ПРИКЛАД
Внесення змін до посадової інструкції, яка є самостійним документом. Зміни необхідні, оскільки змінилися організаційні умови праці
ТОВ «Альфа» розташоване у Москві. При цьому відокремлений підрозділ знаходиться в Іркутську. ДІ головного бухгалтера передбачає, що головбух головної організації А.С. Глібова двічі на рік виїжджає у відрядження до відокремленого підрозділу, щоб проводити фінансовий аналіз та підготовку до здачі бухгалтерської та податкової звітності.
9 жовтня 2017 року керівництвом було ухвалено рішення про ліквідацію відокремленого підрозділу. Безпосередньо наступного дня головбуху вручилиповідомлення про те, що до її посадової інструкції внесуть зміни. Глєбова дала свою згоду на зміни та зробила відповідний запис на підготовленому повідомленні.
20 грудня 2017 року відокремлений підрозділ компанії закрили. Відділ кадрів підготував:
- додаткову угоду до трудового договору;
Керівник організації затвердив зміни до ДІ головного бухгалтера своїм наказом.
Склярова Марина Євгенівна, інспектор з кадрів
ГБУК ВО «Воронезький обласний центр народної творчості»
Багато питань трудових відносин: додаткова робота, поєднання, притягнення до дисциплінарної відповідальності за невиконання своїх трудових обов'язків, зміна умов праці - залежать від того, як спочатку закріплено трудову функцію працівника в його посадовій інструкції. Посадова інструкція – це локальний нормативний акт, що регламентує виробничі повноваження та обов'язки працівника, його відповідальність. У загальноприйнятій практиці розробляється керівником або його заступником для своїх підлеглих та погоджується з юристами (юридичним відділом). Посадова інструкція складається до трьох примірників для кожного працівника: один примірник зберігатиметься у відділі кадрів; другий – у керівника відділу (підрозділи); третій – у працівника.
Але в наш час може виникнути потреба зміни положень посадової інструкції. Як це зробити правильно, дотримуючись норм законодавства і не порушуючи прав працівника? І в цьому випадку практика правозастосування не дає однозначної відповіді. Одні роботодавці підписують із працівником додаткову угоду до трудового договору, інші самі розробляють нову посадову інструкцію та просто знайомлять із нею працівника. То хто ж правий?
Питання непусте, оскільки аналізуючи тематику скарг працівників на сайті Роструда, можна побачити, що близько 10% з них становлять скарги працівників на порушення їх прав при зміні умов праці. Для початку звернемося до коментарів та відповідей Роструда на скарги працівників щодо порядку зміни посадових інструкцій.
Роструд пояснює, оскільки порядок складання інструкції нормативно-правовими актами не врегульований, роботодавець самостійно вирішує як його оформити та внести зміни. Проте покладання працівника додаткових обов'язків має бути узгоджено з працівником. Так ч. 1 ст. 72 Трудового кодексу РФ каже, що зміна певних сторонами умов трудового договору, зокрема переведення в іншу роботу, допускається лише за згодою сторін трудового договору, крім випадків, передбачених ТК РФ. Угода про зміну визначених сторонами умов трудового договору укладається у письмовій формі.
Роботодавець має право здійснити зміну посадових обов'язків працівника, якщо необхідність цих змін спричинена причинами, пов'язаними із зміною організаційних чи технологічних умов праці. Але цьому роботодавець неспроможна змінювати трудову функцію (посада) працівника, тобто. зміна може здійснюватися у межах існуючих трудових обов'язків. Дії роботодавця правомірні, якщо зміни посадової інструкції в нього є вищевказані причини. І він повідомив працівника про них та про зміну інструкції за два місяці (ч.2 ст. 74 ТК РФ).
Якщо зміна посадової інструкції спричинить зміну умов трудового договору, то роботодавець немає права в односторонньому порядку змінювати трудову функцію працівника. Зміна трудової функції працівника за зміни умов трудового договору допускається лише за письмовою угодою сторін трудового договору.
Роструд стоїть позиції, що затвердження посадових інструкцій перебуває у компетенції роботодавця. Надходячи на роботу, працівник ознайомлюється з посадовою інструкцією та або погоджується, або не погоджується на відповідні умови трудового договору. Посадова інструкція може бути додатком до трудового договору, а також затверджуватись як самостійний документ. Внесення змін до посадової інструкції може бути пов'язане із зміною обов'язкових умов трудового договору. У цьому випадку мають бути дотримані вимоги про завчасне письмове повідомлення про це працівника. І лише після того, як працівник погодиться на продовження трудових відносин, вносяться зміни до посадової інструкції. Якщо інструкція є додатком до трудового договору, зміни до посадової інструкції вносяться шляхом підготовки додаткової угоди. Якщо посадову інструкцію було затверджено як окремий документ і при цьому внесення до неї змін не тягне за собою необхідності зміни обов'язкових умов трудового договору, затверджується посадова інструкція у новій редакції, працівник має бути ознайомлений з нею письмово.
Позиція Роструда ясна: зміна посадової інструкції в односторонньому порядку роботодавцем можлива, якщо це не спричиняє необхідності зміни обов'язкових умов трудового договору. А що є обов'язковими умовами трудового договору, і які з них можуть утримуватись у посадовій інструкції працівника?
Повернемося ще раз до того, що містить у собі посадову інструкцію. Як правило, посадова інструкція складається з наступних розділів:
Загальні положення;
функції;
Посадові обов'язки;
Права;
відповідальність;
Взаємини (зв'язку з посади);
Режим робочого часу та часу відпочинку;
Строки підготовки службових документів тощо.
Ми можемо спостерігати, що різні розділи посадових інструкцій мають різну юридичну природу. Так взаємини (зв'язку з посади) базуються на регламенті роботи, прийнятому у роботодавця. Режим робочого дня та часу відпочинку - на правилах внутрішнього трудового розпорядку. Як правило, дані документи відповідно до абз. 10 год. 2 ст. 22 ТК РФ роботодавець розробляє самостійно та обов'язково знайомить працівника з ними під розпис. Хоча останнім часом спостерігається тенденція у практиці приймати дані локальні нормативні акти як частину колективного договору між роботодавцем та працівниками. Тобто однобічність має тенденцію змінюватися взаємним обговоренням та домовленістю.
Разом про те посадова інструкція містить і становища зовсім інший юридичної природи. Це розділи, присвячені функціям та посадовим обов'язкам працівника. Звернімо увагу, що Трудовий кодекс РФ відносить до змісту трудового договору, його обов'язкових умов. У трудовому договорі, поруч із іншими умовами, вказується трудова функція працівника (ст. 57 ТК РФ). Відповідно до ч. 1 ст. 15 трудова функція - робота з посади відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації; конкретний вид роботи, що доручається працівникові. Відповідно до ст. 21 ТК РФ працівник має право на надання йому роботи, зумовленої трудовим договором. Примушувати його до іншої роботи - порушувати одне із основних принципів трудового законодавства, встановлений ст. 4 ТК РФ.
На наш погляд, розділи посадової інструкції, присвячені функціям та посадовим обов'язкам працівника, належать до обов'язкових умов угоди, що укладається між працівником та роботодавцем. Отже, порядок зміни цих положень має включати згоду працівника із цими змінами. А ось положення посадової інструкції щодо регламенту роботи можна змінювати в односторонньому порядку, просто ознайомивши працівника з новою редакцією.
На нашу думку, необхідно детальніше обговорювати питання порядку зміни посадової інструкції в науковому середовищі. Безперечно, є соціальний запит на впорядкування практики правозастосування цього питання з боку головного регулятора правовідносин – Верховного суду.
У кожній компанії зустрічається така ситуація: взяли на роботу співробітника для виконання певних обов'язків, а за кілька місяців його функціонал був суттєво відкоригований з урахуванням потреб фірми. Відповідно до цього необхідно змінити документи, в яких зафіксовано коло справ працівника. Кадрові фахівці запевняють: своєчасно вносити до кадрових паперів такі уточнення дуже важливо.
«Це дозволяє уникнути конфліктів між тим, що ви дійсно хочете від своїх співробітників, та положеннями, прописаними у вже застарілій посадовій інструкції», - каже Ася Ахмед'янова, керівник відділу роботи з персоналом порталу Superjob.
Експерти з кадрових проблем, звичайно, мають рацію, але насправді виникає безліч питань, чітких відповідей на які не дає навіть законодавство. Основні моменти, про які «спотикаються» бухгалтери: який документ необхідно відкоригувати для зміни обов'язків працівника і чи слід у самого співробітника запитувати на це дозволи?
Що міняти?
Складність зміни обов'язків співробітника полягає в тому, що без детального вивчення всіх паперів, підписаних між працівником та керівництвом компанії, неможливо визначити, який документ вимагає коригування. Обов'язки співробітника прописуються у трудовому договорі та посадовій інструкції. Залежно від того, де міститься вичерпний перелік справ, які має виконувати спеціаліст на робочому місці, та залежить механізм внесення змін до документів, що вплинуть на функціонал працівника.
Нерідко посадова інструкція є додатком до трудового договору, невід'ємною його частиною, що сказано у самому ТД. Тому, якщо бухгалтеру необхідно внести зміни до ДІ, міняти доведеться і сам договір, причому ще раз засвідчувати документ у співробітника. Однак це трапляється досить рідко.
Найчастіше ТД сказано, що «трудові обов'язки працівника визначаються посадовою інструкцією та іншими локальними нормативними актами». У цьому випадку коригуванню підлягає лише сама інструкція, при цьому договір залишається в первісному вигляді, і ставити на ньому будь-які додаткові позначки про зміну ДІ немає потреби.
З самого початку
Кожен бухгалтер знає, що передбачити проблему легше, ніж усувати її наслідки. Це стосується і посадових інструкцій. Багато компаній систематично займаються переглядом вимог та обов'язків, які пред'являються до кандидатів на вільні вакансії. Упорядкування чіткої ДІ до прийому співробітника несе у собі безліч переваг. По-перше, ви можете вивчити негативний досвід фахівця, який раніше працював на вакантній посаді, і включити в посадову інструкцію навички, яких не вистачало попереднику, або навпаки, закріпити документально ті переваги, якими мав співробітник, але вони не мали відображення в ДІ .
Крім того, посадова інструкція допомагає суттєво звузити коло пошуків нового співробітника, адже результатом її складання буде повний перелік навичок, якими має мати людина. Також ДІ дозволяє відмовити невідповідним кандидатам на законних підставах, оскільки негативна відповідь роботодавця має бути аргументованою, що нескладно зробити за наявності чітких вимог до співробітника, яким не відповідає претендент.
Вище планку
Найпростіше внести зміни до посадової інструкції, якщо співробітник згоден із коригуванням цього документа. Наприклад, коли в компанію приходить новачок, який спочатку тільки знайомиться з новою справою. Спочатку він виконує найпростішу роботу, але поступово йому доручають складніші завдання, і вони, природно, вже не укладаються в рамки тієї посадової інструкції, яку людина підписала спочатку.
У такій ситуації співробітнику вигідно, щоб посадова інструкція змінилася, і в ній з'явилися масштабні завдання, які йому довірили, а заразом зникли дрібні доручення, які доводилося виконувати раніше.
Проти волі
Найскладнішою ситуацією є уточнення посадової інструкції для працівників, які не зацікавлені у зміні своїх обов'язків. Кадровики досі сперечаються, чи має право роботодавець змінювати обсяги роботи, вводити нові завдання, не питаючи дозволу спеціаліста. Загальноприйнята думка говорить про те, що без згоди сторін зробити це неможливо. Однак є протилежна думка, а також роз'яснення чиновників, які її підтверджують.
Відповідно до частини другої ст. 57 ТК у договорі із співробітником обов'язково має зазначатися трудова функція. Під нею прийнято розуміти роботу за посадою відповідно до штатного розкладу, професії, спеціальності із зазначенням кваліфікації або конкретного виду обов'язків, що доручаються. Коло робіт, що становлять зміст трудової функції, може бути зазначене безпосередньо в ТД, і в цьому випадку погодження зі співробітником його нових робочих завдань не уникнути. Оскільки для коригування обов'язків, які виконує спеціаліст, потрібно внести поправки до найважливішого документа, укладеного між спеціалістом та роботодавцем – трудовий договір.
Але якщо інструкція є локальним нормативним актом, а чи не частиною трудового договору, кадровики справедливо зазначають, що юридично умови ТД не змінюються під час внесення коригування в ДІ. І в цьому випадку роботодавець має право встановлювати ті обов'язки, які йому потрібні.
Проте, побоюючись санкцій за зміну обов'язків співробітника без його згоди, кадровики, юристи, бухгалтери прагнуть отримати роз'яснення щодо правомірності таких дій у контролюючих органах. Так у листі Роструда від 07.04.2008 № 805-6-1 співробітники відомства на прохання бухгалтерів прокоментувати ситуацію відповіли так: «Наразі порядок складання посадової інструкції трудовим законодавством не врегульований. У зв'язку з цим роботодавець самостійно вирішує питання щодо порядку оформлення та зміни інструкції. Посадова інструкція зазвичай складається у двох примірниках, один з яких залишається у працівника. Під час підготовки посадової інструкції та внесення до неї змін слід враховувати вимоги Державного стандарту ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів», введеної в дію Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 р. № 65-ст. Одним із способів може бути також затвердження посадової інструкції у новій редакції». Таким чином, Роструд не виключає можливості самостійної зміни ДІ роботодавцем, без погодження зі співробітником.
Останнім аргументом за зміну посадової інструкції може бути Єдиний тарифно-кваліфікаційний довідник. Якщо працівнику планується передати обов'язки, які він не виконував раніше, але за ЕТКС фахівець цієї професії є виконавцем таких робіт, керівник має право доповнити ДІ новими функціями. При цьому вносити зміни до трудового договору не потрібно, оскільки ТД містить найменування спеціальності, яка передбачає виконання цього виду робіт.
Противники зміни посадової інструкції без згоди співробітника стверджують, що під час підписання трудового договору та ознайомлення працівника з ДІ сторони узгодили коло обов'язків, які виконуються за певну плату. Відповідно, коригування функціоналу фахівця не може статися без погодження з ним. Наведений аргумент є логічним, однак, законодавство знаходиться на боці роботодавця. І тим не менш, наданою можливістю користуються не багато компаній. Керівники намагаються затверджувати нові обов'язки підлеглих за їхньої безпосередньої участі. І на те є вагома причина: якщо людина не згодна з нав'язаними їй умовами праці, вона навряд чи затримається на своєму робочому місці.
Ірина Голова, експерт журналу "Розрахунок"
Посадова інструкція входить до переліку підприємства. Право прийняття цього документа має керівник. У ряді випадків виникає потреба відкоригувати Порядок внесення змін до цього документу, розглянемо у статті.
Загальні відомості
Під час оформлення договору сторони обумовлюють трудову функцію працівника. Її зміст становлять конкретні обов'язки за посадою, перелік яких відповідає штатному розкладу. Як правило, вони закріплюються у посадовій інструкції. Цей документ є додатком до договору.
Здійснюється за згодою сторін, якщо коригування торкаються змісту трудової функції. Законодавство передбачає окремі винятки з цієї вимоги (ст. 72.2, 73 ТК), проте, вони належать до специфічних ситуацій, куди загальні правила не поширюються.
При внесенні змін до посадової інструкції з працівником має бути укладена окрема письмова угода. Інакше нову редакцію локального документа не можна застосувати. Це правило поширюється і ситуації, коли перегляд інструкції тягне зміну інших, які пов'язані з трудовою функцією, умов договору.
Особливості розробки документа
Трудове законодавство не вимагає від наймача обов'язкової посадових інструкцій для співробітників. Проте ці документи розробляються на всіх підприємствах. Їх наявність дозволяє запобігти можливим спірним моментам.
Конфлікти, наприклад, можуть виникати щодо конкретної роботи, яку має виконувати службовець. Причиною таких суперечок є неоднозначність позначення обов'язків. Найчастіше такі конфлікти закінчуються розірванням договору. Проте, співробітники в таких ситуаціях подають до суду та успішно заперечують дії наймача. Запобігти таким наслідкам можна, грамотно склавши посадову інструкцію.
При розробці документа необхідно брати до уваги відомості Єдиного кваліфікаційного довідника з посад та професій. Однак, перелік функціональних (посадових) обов'язків не обов'язково наводити у повну відповідність до нього. Кожен наймач складає інструкції для персоналу з урахуванням особливостей діяльності підприємства.
Нюанси коригування
У Трудовому кодексі відсутня чітка. Тому для підприємства можуть бути розроблені власні правила. Але вони, однак, не повинні суперечити принципам трудового законодавства. Встановлені правила внесення змін до посадових інструкційфіксуються у локальному документі.
При коригуванні інструкцій слід враховувати:
- Спосіб оформлення документа, що зазнає зміни. Інструкція може бути додатком до договору чи окремим (самостійним) документом.
- Специфіку коригування. Необхідно визначити, чи стосуються зміни суттєвих умов договору.
Якщо інструкція оформлена як додатка до договору, вона постає як невід'ємна його часть. Відповідно, будь-які коригування супроводжуються зміною умов контракту. У разі характер змін нічого очікувати мати значення. Якщо цього правила не дотримано, співробітник може відмовитися від виконання нових обов'язків.
Якщо інструкція є окремим документом, а коригування не стосуються істотних умов договору, треба виходити з того, що фактично трудові функції службовця залишаються незмінними. Відповідно, конкретизувати ті чи інші обов'язки наймач має право без урахування думки самого співробітника.
Схема дій
Внесення змін до посадової інструкціїздійснюється наступним чином:
- Розробляється проект нової редакції документа. Можна також скласти акт, у якому закріпити перелік коригувань у діючу інструкцію.
- Стверджується нова редакція документа. Для цього складається наказ про внесення змін до посадової інструкціїабо про затвердження нової редакції.
- Співробітнику надається новий документ для ознайомлення під підписом.
Цей порядок діє у разі, якщо інструкція є додатком до договору, а коригування не стосуються зміни істотних умов контракту. Наприклад, співробітнику може доручатися виконання обов'язків, передбачених характеристиках інших посад. При цьому вони не вимагають спеціальних навичок, знань або іншої кваліфікації. У такому разі в несення змін до посадової інструкціїне зачіпатиме трудову функцію. Згода працівника у таких ситуаціях не потрібна.
Якщо коригування стосується істотних умов контракту
У такій ситуації необхідно:
- Отримати від працівника згоду на внесення змін до посадової інструкції. повідомленняспівробітника має бути складено у письмовій формі, на яке він повинен відповісти також письмово.
- Оформити додаткову угоду до договору.
- Затвердити інструкцію у новій редакції.
- Ознайомити із документом працівника під підпис.
Внесення змін до посадової інструкції: зразок розпорядження
Наказ керівника підприємства є обов'язковим документом. Його складання необхідне у всіх випадках, що зачіпають діяльність організації. Цей документ має відповідати вимогам, які передбачені у трудовому законодавстві для локальних актів.
Зразок наказу про внесення змін до посадової інструкціїмістить такі відомості:
- Дата, номер складання.
- Назва підприємства.
- Назва документу.
- Реквізити інструкції або наказу про її затвердження у початковій редакції.
- Зміст змін. Необхідно зазначити, які саме пункти втрачають чинність, викладаються у новій редакції чи які умови доповнюють документ.
- Дату набуття чинності змін. Це може бути конкретне календарне число або час (наприклад, з дня ознайомлення працівників).
- ПІБ та посада співробітника кадрового відділу, відповідального за інформування працівника про прийняті зміни.
Відмова працівника від ознайомлення з інструкцією
У таких ситуаціях наймач складає акт, у якому розписуються свідки (щонайменше двох) у складі співробітників підприємства.
Часто практично керівник направляє нову редакцію інструкції працівникові поштою. Відправлення оформляється у вигляді рекомендованого листа з описом та повідомленням. У цьому випадку вважатиметься, що співробітник ознайомлений із інструкцією у новій редакції.
Необхідно сказати, що факт відмови працівника не можна розцінювати як дисциплінарну провину. Підстави для притягнення до відповідальності виникнуть у наймача у разі, якщо співробітник згодом ухилятиметься від виконання своїх обов'язків відповідно до прийнятого документа. Незгода працівника з будь-якими пунктами інструкції не вважається підставою для її скасування.
Особливості коригування
- Посада (спеціальність, професія) та кваліфікація.
- Вид діяльності, яку має здійснювати співробітник.
Необхідно врахувати, що відсутність вказівки на посаду у штатному розкладі не можна вважати перешкодою для визнання правовідносин трудовими.
Встановити іншу трудову функцію чи суттєво змінити колишню можна за наявності згоди працівника. Фактично такі дії розглядаються як переведення працівника на іншу роботу. Без згоди особи змінювати функцію можна лише тимчасово та у випадках, визначених ТК.
Коригування обов'язків у рамках трудової діяльності з конкретної посади змінюють трудову функцію лише у тому випадку, якщо вони фактично призводять до провадження діяльності з іншої посади.
Специфіка повідомлення
Відповідно до положень 56, 57 статей ТК, предмет контракту становлять:
- Опис функції працівника.
- Умови провадження працівником трудової діяльності.
У зв'язку з тим, що зміст інструкції не регламентовано законом, у ній може бути інформація, що відноситься до предмета контракту. Зміна умов договору, у свою чергу, провадиться:
- За згодою учасників правовідносин. Це загальне правило, закріплене 72 статтею ТК. Саме тому зміни інструкції, що є частиною договору, оформлюються додатковою угодою.
- З ініціативи наймача. І тут коригування обумовлюється організаційно-технологічними змінами для підприємства. Причому трудова функція працівника залишається незмінною. У цій ситуації за 2 місяці до набуття чинності змін співробітник повідомляється про них.
Важливий момент
Слід сказати, що правила розробки інструкції або її перегляду, погодження, затвердження наказу про введення в дію змін доводити до працівника необов'язково. Справа в тому, що зазначені акти та процеси не торкаються трудових прав громадянина і не включаються до переліку відомостей, що підлягають наданню відповідно до 1 пункту 62 статті ТК. Як предмет інформування у необхідних ситуаціях є виключно зміст інструкції.
Додатково
Підставами для внесення змін до посадової інструкціїможуть бути коригування технологічних чи організаційних умов виробничої діяльності. У таких ситуаціях виникає потреба скоригувати обсяги обов'язків співробітників.
У разі зміни технологічних чи організаційних умов виробничої діяльності повідомлення персоналу про перегляд інструкцій є обов'язковим. Ця вимога діє незалежно від того, чи вона є окремим документом або додатком до контракту. Відповідно, перегляд інструкції може здійснюватись лише після отримання згоди від співробітника. За ухилення від виконання цього розпорядження до наймача можуть бути застосовані санкції.
Якщо працівник не погоджується нові умови, наймач зобов'язаний запропонувати йому вакантну посаду з його кваліфікації. Якщо й у разі співробітник не бажає продовжувати трудову діяльність, договір може бути розірвано.
Завантаження...
