ПОЛОЖЕННЯ
про проведення тендеру на надання послуг
у сфері управління персоналом
1. Загальні положення
1.1. Це Положення регулює відносини, що виникають у ході проведення тендеру між Компанією N ( далі- Організатор) та Учасниками тендеру; визначає загальний порядок організації та процедуру проведення тендеру на право надання консалтингових (тренінгових, рекрутингових тощо) послуг Організатору; основні умови участі у тендері зацікавлених компаній; порядок розгляду тендерних пропозицій, порядок ухвалення рішень, а також порядок затвердження та оформлення результатів тендеру.
1.2. Цілі проведення тендеру:
Залучення найкращих фахівців та компаній, здатних надати Організатору консалтингові (тренінгові, рекрутингові тощо) послуги на високому професійному рівні;
- вибір найкращої пропозиції щодо надання консалтингових (тренінгових, рекрутингових тощо) послуг.
1.3. Предметом тендеру є право надання консалтингових (тренінгових, рекрутингових тощо) послуг Організатору. Обсяг послуг визначається договором.
1.4. Вимоги до тендерної пропозиції формулюються тендерною комісією та доводяться до учасників у повідомленні про оголошення тендеру.
2. Умови участі у тендері
2.1. Учасником тендеру ( далі- учасник) може стати організація, яка має успішний досвід реалізації проектів у сфері надання консалтингових (тренінгових, рекрутингових тощо) послуг, позитивну репутацію, необхідні фінансові засоби та матеріальні можливості; має в своєму розпорядженні трудові ресурси (з відповідними професійними знаннями та кваліфікацією) для виконання умов договору. Участь у тендері можуть брати як вітчизняні, і зарубіжні компанії різних форм власності.
2.2. Учасники самостійно несуть усі витрати, пов'язані з участю у тендері.
2.3. Усі матеріали, подані Учасниками для розгляду в рамках проведення тендеру, є їх власністю. Використання Організатором матеріалів, які були передані для участі в тендері, без згоди Учасника не допускається.
2.4. Не допускаються недобросовісні дії Учасників:
Пряму чи непряму пропозицію, передачу чи згоду передати будь-якій посадовій Організатору (у тому числі члену тендерної комісії) або залученому експерту винагороди в будь-якій формі (пропозиція про найм на роботу, надання послуги, гроші, цінні папери тощо) з метою надання впливу на проведення процедур тендеру та прийняття рішень тендерною комісією;
- подання Учасником недостовірних відомостей.
У разі встановлення недобросовісних дій Учасника тендерна комісія має право як відхилити від розгляду його тендерну пропозицію та усунути її від участі у тендері, так і розірвати вже укладений з переможцем тендеру договір.
3. Тендерна комісія та незалежні експерти
3.1. Для підготовки та проведення тендеру, прийняття рішень про переможців формується тендерна комісія ( далі- Комісія) у кількості не менше п'яти осіб. Персональний склад Комісії на чолі з її головою затверджується наказом керівника Компанії N. До складу Комісії входять: голова Комісії, секретар Комісії, члени Комісії. Голова керує діяльністю Комісії, затверджує регламент її роботи, визначає дати та порядок денний засідань, веде засідання Комісії, організує роботу Комісії відповідно до цього Положення, оголошує переможців торгів та спільно з ними підписує Протокол проведення тендеру. (Типова форма Протоколу результатів проведення тендеру наводиться у Додаток 1 до Положення про тендер.)
3.2. Засідання Комісії є правомочним за участю у ньому щонайменше дві третини від загальної кількості її членів. Комісія самостійно розробляє та затверджує регламент своєї роботи. Рішення Комісії приймаються простою більшістю голосів. Кожен член Комісії голосує один раз. За рівності голосів голос голови є вирішальним.
3.3. Члени Комісії зобов'язані відповідати на будь-який запит учасників щодо роз'яснення порядку та процедур проведення тендеру, підготовки тендерних пропозицій. Якщо відповідь на запит представляє інтерес для інших Учасників, вона доводиться до всіх Учасників. У разі потреби Комісія в установленому нею порядку організує доступ учасників до додаткової інформації.
3.4. Комісія на своєму першому засіданні деталізує вимоги цього Положення, встановлює склад та послідовність основних тендерних заходів, строки їх проведення та відповідальних виконавців.
3.5. Комісія визначає критерії оцінки тендерних пропозицій, розглядає подані тендерні пропозиції учасників та здійснює вибір переможця тендеру.
3.6. Комісія має право залучати до оцінки тендерних пропозицій незалежних експертів та використовувати їх висновки при визначенні переможців тендеру. Експерти підписують Добровільну декларацію. Додаток 2 до Положення про тендер).
При залученні Експертів до оцінки тендерних пропозицій, Комісія зобов'язана забезпечити анонімність матеріалів, що передаються Експертам для підготовки висновків. Анонімність забезпечується шляхом передачі на експертизу копій тендерних пропозицій, у яких інформація про найменування компанії - Учасника тендеру та її реквізити, замінена номером Учасника тендеру.
Прямі переговори Експертів із Учасниками не допускаються. У разі потреби отримання додаткової інформації, уточнення термінів чи роз'яснень Експерт передає питання Комісії.
3.7. Після проведення експертизи тендерних пропозицій, Експерти надають висновки (звіти), які передають під розписку голові Комісії (вся інформація, подана Експертами, є конфіденційною). Усі члени Комісії знайомляться зі звітами. Експерти дають коментарі щодо розглянутих матеріалів, а також відповідають на запитання членів Комісії. Усі отримані для роботи матеріали Експерти зобов'язані повернути Комісії у встановлений термін.
4. Умови участі у конкурсному відборі
4.1. Для участі у конкурсному відборі компанія, яка претендує на включення до списку учасників тендеру ( далі- претендент), подає до Комісії заявку на участь у тендері. До заявки додаються такі документи:
Загальна інформація про компанію;
- інформація про виконані компанією проекти із зазначенням підприємств, яким надавалися послуги у сфері управління персоналом;
- свідоцтво про внесення запису до Єдиного державного реєстру юридичних;
- копії ліцензій на право провадження відповідних видів діяльності;
- тендерна пропозиція щодо технічних характеристик затребуваних послуг ( далі- Технічна пропозиція);
- тендерна пропозиція щодо вартості затребуваних послуг ( далі- фінансова пропозиція);
- опис механізму відповідальності Претендента за якість методів та підходів, які використовуються при наданні затребуваних послуг;
- Опис методики розрахунку ефективності запропонованих послуг;
- інформація про штатних співробітників Претендента, які безпосередньо будуть залучені для надання послуг;
- зразок звіту про надані послуги;
- Опис поданих документів.
Претендент має право додати додаткові матеріали щодо своєї компанії.
4.2. Усі перелічені документи подаються до Комісії в одному примірнику у запечатаному конверті у строк, зазначений у повідомленні про проведення тендеру.
4.3. Претендент відповідає за достовірність поданої інформації.
4.4. До участі у конкурсному відборі допускаються компанії, які відповідають встановленим цим Положенням вимогам.
4.5. Претендент не допускається до участі у конкурсному відборі, якщо їм подано не всі документи, зазначені у підпункті 4.1 цього Положення, або документи подано пізніше строку, зазначеного у повідомленні про проведення тендеру.
4.6. З моменту прийняття Комісією рішення про включення Претендента до списку Учасників тендеру, консалтингова компанія набуває статусу Учасника тендеру ( далі- учасник).
4.7. Комісія може відмовити Претенденту у включенні його до списку Учасників тендеру у разі:
Невідповідності Претендента до вимог цього Положення;
- недостовірності поданої Претендентом інформації;
- Наявності фактів порушення Претендентом прийнятих етичних норм професійної діяльності та рекламацій.
5. Порядок проведення тендеру
5.1. Організатор сповіщає про проведення тендеру у повідомленні. Повідомлення про проведення тендеру може бути опубліковане у спеціалізованих виданнях та інтернет-ресурсах, на сайті Організатора, або надіслано безпосередньо потенційним Учасникам тендеру.
5.2. Повідомлення про тендер публікується не менше ніж за 60 днів до його проведення та включає:
Координати Комісії;
- дату та місце проведення тендеру;
- цілі та завдання проведення тендеру;
- вимоги до претендентів для участі в тендері;
- терміни прийому заявок, перелік документів, що подаються Претендентами
Експерти ринку про те, як максимально ефективно підготуватись до тендеру.
Участь у тендері — один із найважливіших, життєво необхідних та напружених моментів у роботі кожного рекламного агентства. Від його підсумку залежить бюджет компанії, зарплата співробітників та, по суті, майбутнє бізнесу. Які фактори визначають успішність участі у тендері, як правильно до нього готуватися та організувати, Sostav.ru запитав у експертів ринку.
Ми вирішили розпочати з тендерів на медіаобслуговування. Не секрет, що саме цей сегмент генерує найбільший виторг на ринку, і в умовах фінансової нестабільності отримання кожного нового клієнта — це великий успіх. Навпаки, втрата клієнта, найнезначнішого ще зовсім у недавньому минулому, може в умовах кризи бути вкрай небезпечною для агентства.
Зараз компанії значно скоротили обрій планування, і контракти з агентствами укладаються на більш короткі терміни. А це означає, що знервованості більше, а конкурентна боротьба посилилася до краю. Життєво необхідно у цих непростих умовах чітко розуміти, що як робити задля досягнення потрібних цілей.
Тож які вони, критерії ідеального тендеру на медіаобслуговування? Головне — зрозумілі умови його проведення, в один голос кажуть експерти. Чіткі вимоги та виразна логіка при оцінці пропозицій. Це дозволить краще зрозуміти завдання клієнта та, відповідно, краще підготувати пропозицію.
Руслан Самаєв, генеральний директор агенції Arena Magic Box
Окрім чітких умов проведення тендеру та критеріїв оцінки пропозицій агентств, рекламодавцю важливо заздалегідь розібратися з «паперовою» складовою тендеру: заздалегідь позначити перелік необхідних документів, додати договір та фінансові умови співробітництва.
Нижче наведено ТОП-5 умов, без яких тендер може перетворитися на кошмар. Ми попросили експертів щодо можливості проаналізувати також можливі кроки з боку клієнта.
Денис Міфтахутдінов, заступник директора з нового бізнесу OMD OM Group
Денис Максимов, керуючий директор OMD Media Direction PHD Group
Олександр Ніжельський, генеральний директор агенції Maxus
Денис Михалєв, Head of Strategy агентства MediaCom
Модерація. Модерувати вхідний потік запрошень до тендеру і мати мужність відмовитися від сумнівних.
Тендерна презентація – штучний продукт, який у стислий термін вимагає значних зусиль не найдурніших персоналій агентства. За існуючою та спірною практикою, час і досвід цих людей, як і розроблені ними ідеї, ніяк не оплачуються. По суті, агенції кредитують потенційного клієнта, сподіваючись на виграш, проте на перевірку 80% тендерів виявляються «суботниками», і ця надія є недоречною в принципі.
Недоліки «суботника» у витрачених ресурсах, а й у серйозної демотивації команди; в неї доведеться додатково інвестувати (не суть як), щоб повернути до точки ДО тендера.
Що робити:
У модерації тендерних пропозицій настав час керуватися принципом: «краще не взяти участь у хорошому тендері, ніж взяти участь у свідомо поганому».
Незважаючи на поточну ситуацію на ринку, незважаючи на бюджетні обіцянки, у вас мають бути яйця, відмовитися від того, де шансів немає.
Клієнт насамперед. Знати клієнта в обличчя і спробувати зрозуміти його мотив.
Якщо тендер влаштовується не для перевірки цін поточного агентства, а з можливою метою його змінити, було б припустити, що рішення про зміну хтось приймає.
Тендерні презентації, пишуться «для» та «про» клієнта, проте найчастіше під «клієнтом» розуміються бренди, продукти та частки ринку. Клієнт це в першу чергу люди і максимально важливе завдання, крім медіа аналізу всього і вся, є завдання визначення мотивації цих людей.
Що робити:
Зібрати всю інформацію якусь тільки можна зібрати не сильно порушуючи КК РФ!) Починаючи з персональних інтерв'ю і статей, закінчуючи плейлистом вконтакті, інтересами, улюбленим кольором і серіалом, який дивиться ваш візаві.
Важливо зрозуміти, що за людина перед вами, щоб нарешті прочитати бриф правильно, давши самому собі відповідь на запитання: «що ж так турбує, що він вирішив затіяти цей пітч, чорт забирай?». В результаті у вас з'явиться шанс показати те, що дійсно турбує клієнта, а не те, що вам хочеться показати.
Не бути темною конячкою. Зробити все можливе щоб клієнт познайомився з вами.
Щоб знайомство було продуктивним, воно має бути обопільним. Інакше це культ, обожнювання, фан клуб Бібера, загалом нічого хорошого. Людям, які знають один одного, знаходити спільну мову та й сприймати один одного банально простіше. Погодьтеся, дивно сподіватися на позитивну реакцію, якщо все, що ви розповіли про себе – ім'я та позиція. Ну і, якщо регламент дозволяє, Credentials агентства: «ми дуже великі, радійте, що ми приїхали».
Що робити:
Познайомити клієнта з командою до того, як увімкнеться проектор, не так вже й складно. До брифінгу та дебрифінгу сесіям, наприклад, можна підготуватися. Підготувавшись трохи більше, ніж «я пробіг очима, начебто все ок» ви зможете поставити нормальні питання, дискутувати, та й взагалі здатися адекватним. Ніхто не заважає керівництву агентства опублікувати статтю за близькою категорією з власним баченням того, що відбувається в ній, а тендерній команді завести блог «Як ми писали пітч за Х», оновлюючи який раз на 3 дні можна заочно познайомити клієнта з усією командою.
Люди запам'ятовують емоції. Необхідно, щоб клієнт із презентації виніс емоції, а не лише цифри.
Шоу маст гоу він, народ вимагає хліба та видовищ, як то кажуть, медіа стратегії ж переживають творчу кризу. Зрозуміло, що типова їхня структура, заснована на традиційному огляді ринку, активності конкурентів, медіа споживанні та приліпленому до цього інсайте це не той контент, яким можна виграти чи хоча б здивувати. Дослідження та економетрія — речі, які давно перестали бути провидінням, ними не користується хіба що лінивий, ставити на них як на POD пропозиції – наївно.
В очах клієнта медійні презентації є одноманітним і в цілому нудним потоком слайдів з охопленнями, афініті і, якщо пощастить, вартістю у фіналі.
Що робити:
Варто витратити час і придумати як додати процесу презентації і самому продукту емоцій. Розкажіть клієнту цікаву історію, розкажіть по ролях, зіграйте п'єсу, пов'язавши кульмінацію з мотивами клієнта. Погодьтеся, позитивне враження від емоційної презентації – це краще, ніж стан коми, спричинений перерахуванням слайдів, пов'язаних брифом та флоучартом.
Хто рано встав, того й капці. Необхідно почати писати презентацію якомога раніше.
Дуже складно відразу включитися в роботу і почати писати презентацію вчасно, тому момент запалювання повинен статися asap за рахунок формулювання заголовків, копі-паста слайдів з інших презентацій або пошуку інсайту в індустріальних дослідженнях.
Практика показує, що лише незнання назви бренду може зупинити вас від підготовки матеріалів по ньому, адже левова частка необхідного матеріалу доступна ще до отримання брифу. Навіщо ж чекати?
Пастка тут полягає в тому, що почавши «копати» і не маючи напряму, легко втратити суть того, навіщо ви це взагалі робите і що хочете викопати. Команда в такому разі має невиразне розуміння про те, що роблять інші і чи взагалі роблять щось.
Що робити:
Для того, щоб момент запалення не пройшов вхолосту, необхідно відразу визначитися з тим, що ви взагалі збираєтеся робити. Це маніфест, що заповнюється протягом 48 годин після отримання брифа та визначає загальний напрямок презентації. Незважаючи на всю «попередність» робота стає набагато предметнішою і ситуації, описаної в популярній байці вдасться уникнути.
Тендер- конкурентна форма відбору послуг на поставку продуктів, пропозицію послуг або виконання робіт по заздалегідь заявленим у документації умовам, в обов'язкові терміни на поняттях змагальності, справедливості та продуктивності. Договір укладається з переможцем тендеру - співучасником, який подав пропозицію, що відповідає вимогам документації, в якому запропоновано найкращі умови
рис.1. Закупівлі.Тендер
Суть конкурсних торгів (тендерів) полягає в тому, що: споживач () заявляє конкурс для продавців (генпостачальників) на товар або послуги з заздалегідь визначеними даними; зіставляє отримані пропозиції; Після зіставлення підписує договір () з тим продавцем або постачальником, який запропонував найцікавіші для споживача (клієнта) умови.
Завдання проведення тендеру – вибір кращої пропозиції. Тендер ведеться на безоплатній базі та згідно з певними правилами. Отже, тендер є добровільним вільним змаганням постачальників за отримання замовлення.
Залучення кращих експертів і фірм, здатних створити призвідникові консалтингові (тренінгові, рекрутингові і так далі) пропозиції на високому професійному рівні;
Вибір кращої пропозиції щодо надання консалтингових (тренінгових, рекрутингових і так далі) послуг
Види тендерів:
-відкриті тендери;
-закриті тендери;
-спеціалізовані закриті торги;
-Двоетапні тендери;
-Запити котирувань;
-Закупівлі у єдиного джерела.
Основним способом муніципальних закупівель вважаються тендери - спосіб видачі заявок на постачання товарів, надання послуг або проведення підрядних справ за заздалегідь заявленими в конкурсній документації умовами, в обумовлені терміни на принципах змагальності, справедливості та продуктивності. Муніципальний договір укладається з переможцем цього тендеру - співучасником, який подав пропозицію, що відповідає вимогам конкурсної документації і містить найкращі умови (не дуже потрібно - мале за вартістю). Конкурси поділяються на відкриті і замкнуті, можуть проводитися в 1 або 2 кроки. У відкритих конкурсах (тендерах) можуть взяти участь всілякі правомочні постачальники. Коли предметом конкурсу вважається договір на постачання технічно трудомістких продуктів (справ, послуг), що виконуються урізаною кількістю постачальників (виконавців), а також коли йдеться про закупівлі, пов'язані з державною таємницею (постачання на справи оборони та держбезпеки) ведуться замкнуті тендери. У такій ситуації в конкурсі можуть брати участь тільки постачальники, які отримали індивідуальне запрошення. 
рис.2 По суті це і є укладання контракту між двома сторонами
Процедури державних закупівель:
1)Тендери з урізаною участю.Список учасників заздалегідь не відомий, хоча урізаний якимись критеріями, наприклад наявністю особливого допуску, належністю до конкретної держави, це тендер з урізаним участю. Операція тендерних закупівель з урізаним колом учасників використовується тоді, коли вона носить трудомісткий або вузькоспеціалізований характер, а також у подібній операції мають шанси взяти участь обмежена кількість учасників. У період проведення тендерів з урізаною участю тендерні пропозиції правомочні давати лише ті учасники, які запрошені замовником взяти участь у процедурі закупівлі.
2) За допустимістю зміни конкурсних вимог.Тендери також можна означати за допустимістю зміни конкурсних претензій до продукції під час обговорення конкурсних замовлень між ініціатором і учасниками.
Одноетапні тендери- вид тендера, який ведеться в один крок, де особа, яка хоче взяти участь у тендері, подає одночасно документи для визначення співучасників тендера і фаворита тендера. У цьому виді тендеру переговори заборонені.
Двоетапні тендери- вид тендеру, який проходить у 2 кроки з проведенням на першому кроці переговорів щодо тих. частки послуг постачальників. Двоетапні тендери (відкриті або замкнуті) організуються у разі закупівель важкої продукції, коли клієнту проблемно безпосередньо сформулювати вимоги до предмета конкурсу або потрібно було провести переговори з постачальниками (виконавцями) з метою визначення їх можливостей вирішити завдання.
Найчастіше цей прийом застосовується під час виконання конкурсів рішення муніципального договору виконання науково - дослідних, дослідно - конструкторських і тих. справ (НДДКР), а також у будівництві. Операція двоетапного тендера враховує, що ініціатор тендера першому етапі розробляє початковий (приблизний) варіант техзавдання, з урахуванням якого постачальники готують початкові тендерні замовлення (без зазначення вартості та інших платних умов). Потім ініціатор тендера проводить переговори, у яких узгоджуються різні варіанти вирішення завдання, запропоновані постачальниками, за підсумками яких ініціатор тендера готує кінцевий варіант техзавдання.
На другому етапі постачальники (виключно ті, які взяли участь у першому етапі) подають завершальні конкурсні замовлення з тих. пропозицією (приготовленою згідно з уточненим варіантом конкурсної документації) та платною пропозицією (вартості або ціни, строки поставки та графік платежів, умови поставки тощо) у тому ж порядку, в якому відбувається підготовка та подання конкурсних замовлень у процесі відкритого тендеру.
Отримавши ці завершальні тендерні замовлення, ініціатор тендеру гарантує їх порівняння та оцінку, обирає дилера, що переміг, і укладає з ним договір. Двоетапні тендери застосовуються досить часто внаслідок складності і тривалості операцій. Вони застосовуються у разі закупівлі важкої (оригінальної) дорогої продукції.
3) Класифікація тендерів за складом учасників.Відкриті тендери (у тендері можуть брати участь будь-які організації. Про проведення відкритих тендерів публікуються оголошення в періодичній пресі. Значна кількість учасників загострює змагальність, що дозволяє розмістити заявки на найбільш привабливих умовах).
Замкнуті тендери (тендери оголошуються виключно для спеціально запрошених учасників, відібраних ініціаторами торгів. Зазвичай, у замкнутих тендерах візьмуть участь більш солідні компанії або їх консорціуми).
Тендери з урізаною участю (якщо коло постачальників напевно не визначено, хоча урізане деякими критеріями, наприклад державою, наявністю особливого допуску і т.д. Операція закупівлі з урізаною кількістю постачальників використовується тоді, коли закупівля справ або послуг носить важкий або ж спеціалізований характер і може бути запропонована урізаному числу кандидатів). У період проведення тендерів з урізаною участю тендерні пропозиції правомочні давати лише ті учасники, які запрошені замовником взяти участь у процедурі закупівлі.
4) Класифікація тендерів щодо процедури допуску до тендеру.Із підготовчим кваліфікаційним відбором. Замовлення щодо участі у тендері мали бути зацікавленими підготовлені претендентами і вчасно спрямовані на обговорення організатору тендера.
Замкнений тендер ведеться так само, як і відкритий. Є лише різниця у виборі співучасників. Відповідно, і відомості про ефекти замкнутого тендеру не публікуються.
Відкритий тендер вважається базовим прийомом конкурентних закупівель. У відкритому тендері можуть взяти участь усі постачальники, що діють згідно із законодавством і відгукнулися на повідомлення про проведення тендеру, які поширив покупець.
5) Запити котирувань та закупівля у єдиного джерела.Запити котирувань пов'язані з закупівлями серійної продукції, тому вони запитуються, як правило, у трьох організацій і більше, а вибір постачальника відбувається порівняно цін. Прийом запиту котирувань досить оперативний та економічний. При цьому кожен постачальник може запропонувати тільки одну цінову котирування, використовуючи типову форму, без можливості її зміни.
Під запитом котирувань передбачається прийом розміщення замовлення, при якому про потреби в товарах, роботах, пропозиціях для муніципальних або міських потреб розповідається нелімітованому колу осіб методом розміщення на офіційному веб-сайті оголошення про проведення запиту котирувань та переможцем у проведенні запиту котирувань погоджується співучасник розміщення замовлення. , що запропонував найменшу вартість договору
Запит цінових котирувань виробляється не нижче ніж у трьох постачальників. Будь-який співучасник аналогічних закупівель зможе запропонувати виключно 1 цінове котирування. При цьому закупівля може проводитися навіть у разі, коли після запиту встановлено, що тільки один постачальник здатний зробити - в такій ситуації ведеться закупівля у єдиного джерела.
Порядок проведення тендерів:
Бажаючі взяти участь у тендерах у терміни, зазначені на веб-сайті, для отримання тендерної документації звертаються до підрозділів-ініціаторів по контактних телефонних апаратах, зазначених у громадському оголошенні (додаткової інформації). Для участі у тендері кандидат зобов'язаний припустити такі документи (відомості про організацію):
Заявку на участь у тендері (спочатку копія заявки для реєстрації надсилається факсом, із зазначенням структурного підрозділу, який розмістив повідомлення про проведення тендеру);
- копія свідоцтва про постановку на облік у податковому органі;
- копія виписки зі Статуту: назва, адреса, виконавчий орган та його права;
- копія рішення про призначення справного органу;
- копія ліцензії (при потребі);
- копію сертифіката стандарту якості ISO 9001 (якщо є);
- конкурсна пропозиція (копія разом із заявкою факсом).
рис.3 Підписання тендеру
Конкурсна пропозиція складається з двох частин:
Технічна частина:
У технічному реченні повинна перебувати докладна інформація про товарі (роботах, пропозиціях), про якість продукції (співвідношення ГОСТ, ТУ, СПиП та інших даних); відсутність будь-якої інформації з перерахованих питань буде розцінюватися як невиконання вимог технічних умов.
Комерційна частина:
Комерційна частина пропозиції має містити інформацію про вартості предмета тендера з невід'ємним зазначенням єдиної ціни. Тут вказуються також умови оплати (розрахунків) і цілком можливі бонуси; розміри та терміни поставок (виконаних робіт, послуг); умови постачання (виконання справ, пропозиції послуг), віднесення витрат з доставки товару.
Тендерні комісії при ухваленні рішення керуються наступними критеріями:
Вартість товару (справ, послуг) та умови оплати (передплата, відстрочка);
- якість товару (справ, послуг);
- Забезпеченість фірми технічними засобами;
- Присутність своїх розробників та дослідницької бази у фірми;
- Економічний стан фірми.
Конкурсні пропозиції повинні бути дійсні протягом 30 днів після дати проведення тендеру. Усі виставлені конкурсні пропозиції та включені до їх документів після їх розгляду не повертаються Співучасникам тендеру. Співучасники тендеру, які отримали тендерну документацію зобов'язані поводитися з нею як з конфіденційним документом і зовсім не мають права розголошувати інформацію, що стосується тендеру, будь-якій третій стороні без отримання на це попередньої письмової згоди Ініціатора тендеру.
Ініціатор залишає за собою право вибрати переможцем будь-якого Співучасника тендера, навіть, і якщо ж запропонована співучасником ціна вище, ніж у інших учасників тендеру, а так само відкинути будь-яку Конкурсну пропозицію, або всі Конкурсні пропозиції без пояснення учасникам тендеру причин такого рішення. Якщо ж виключно мала вартість предмета тендеру, запропонована Співучасниками тендеру, перевищує розрахункову вартість Ініціатора, Ініціатор матиме право відкинути всі Конкурсні пропозиції та провести повторний тендер. Розміщення в глобальній мережі звістки про тендер, що проводиться, не вважаються офертою. Усі, пов'язані з підготовкою та поданням Конкурсної пропозиції, несе Співучасник тендеру. Терміни подання Конкурсних послуг зазначаються у громадському оголошенні, розміщеному на веб-сайті. Конкурсні пропозиції, придбані пізніше за вищевказаний термін, розглядатися не стануть. Само собою проведення конкурсних торгів або тендеру вважаються відкритою дією.
Здобувачі мають можливість припустити, відстояти, а також аргументувати свої тендерні пропозиції. Одним з умов торгів вважається термін здачі послуг для участі в торгах. Не пізніше цього часу всі, хто бере участь у торгах компанії (оференти), подають тендер, оформлений належним чином, під розпис до тендерного комітету. Пропозиції подаються на замкнутих опечатаних конвертах (часто подвійних), щоб уникнути передчасного витоку відомостей, якими можуть скористатися конкуренти. На зовнішньому конверті вказується адреса прийому послуг, на внутрішньому - номер тендера, його назва (мета) і дата, встановлена прийому документів. Наступний крок проведення торгів - зіставлення поданих послуг, підбиття результатів та визначення переможця. У обумовлений день і годину тендерний комітет розкриває конверти з послугами, що надійшли. Операція розкриття пакетів з послугами може бути досконала в умовах гласності, у присутності всіх учасників торгів, представників коштів глобальної інформації. Ці торги називають голосними.
Під час виконання негласних торгів тендерні комітети розкривають пакети на замкнутому засіданні. Вибір лідера торгів може наслідувати відразу після розкриттям і повідомленням надійшли послуг у разі, коли переслідується завдання підібрати пропозицію з найнижчими тарифами за інших однакових умов. Але найчастіше для ухвалення рішення про вибір постачальника (постачальника на зведення об'єкта) знадобиться час, щоб ретельно вивчити подані пропозиції та відібрати те з них, яке найкраще підходить цілям торгів. Термін, протягом якого тендерні комітети досліджують і аналізують пропозиції оферентів (оферти), залежить від обсягу інформації (тех., платної та інших.), яку належить вивчити, зазвичай - від кількох тижнів за кілька місяців. Рішення тендерного комітету про вибір лідера торгів то, можливо голосним, то, можливо і замкнутим.
Стандартизований цикл роботи над проектною формою для проведення тендеру
1 етап. Складання всередині фірми переліку завдань, що виносяться на тендер і узгодження типу організацій, що приймають у ньому роль.
Ухвалення рішення про проведення тендеру. Практика показує цей рубіж зовсім не зайвий, тому що від того як загальним стане свідомість завдань, що виносять на тендер, різними працівниками фірми, залежить швидкість прийняття рішення по всіх подальших кроках робіт. Добре так само домогтися порозуміння з питань, якого роду та масштабу постачальників буде запрошено до участі в тендері, відкритим чи закритим він буде.
2 етап. Створення «Брифу» (Запрошення до участі).
На цьому етапі працівник, серйозний у компанії - замовнику за підготовку і проведення тендера, повинен розповісти в окремому документі мети проекту (проведення тендера) і вимоги до учасників змагання. Такий бриф (Запрошення до участі) потім буде спрямований потенційним учасникам тендера на розгляд.
Шаблонний бриф представляє наступний склад:
-опис компанії-замовника
-Постановка проблеми
-Опис бажаного ефекту
-вимоги до співучасників тендеру
-опис форми подання замовлення (критерії документа)
-критерії оцінки кандидатів
-Терміни проведення тендеру
Кожна частина цієї заявки вважається розумною і функціональною частиною документа. Само собою, що ваша компанія може виявитися від будь-якої з них, або декількох негайно, але це, тільки ускладнить ваше поводження з потенційними постачальниками рішень.
3 етап. Вибір фірм – співучасників.
І вже, після формування брифа, вам надається можливість хоробро запрошувати до участі в тендері заінтриговані організації. Зазвичай, якщо оголошується «тендер вартості», то до участі запрошуються 3 -4 організації. Якщо задумано проведення двоетапного «тендера рішень», то чисельність учасників на першому етапі може бути від 5 до 9, а на 2 етап виходять 2 - 3 співучасники, які підготували найцікавіші пропозиції. Є відкритий тендер, до участі в якому ви кличете всі організації, що відповідають вимогам. Відкритий тендер оголошують через спеціалізовані ЗМІ, Онлайн веб ресурси або професійного суспільства. Такий вид проведення тендерів повинні використовувати, наприклад, державні організації.
Замкнений тендер враховує запрошення учасників компанією-організатором. Для запрошення до участі у першому кроці фірми учасниці відбираються за цінними для ініціатора аспектами. І вже, заявивши про початок тендеру, ви з нетерпінням очікуєте на отримання початкових замовлень.
4 етап. Уточнення позицій.
На цьому етапі справ, компанії, які подали початкові замовлення на участь у тендері, будуть звертатися до вас за додатковою інформацією. Уточнювати ваше бачення труднощі та бажані шляхи її вирішення. Для того, щоб кінцеві пропозиції учасників виглядали не тільки персоналізованими, а й розумними, вам потрібно витратити на розгляд деяку кількість часу. Ось тут ви і спробуйте згадати про осмислене обмеження кількості учасників тендеру, про яке писалося вище. У тому випадку, коли тендер намічений двох етапний після розгляду попередньої заявки, компанії вийшли у другий тур, готують підсумкові документи.
5 етап. Демонстрація підсумкових послуг.
У такий свідомий момент сухим документом не обмежитися фіналістів конкурсу звуть на зустріч у організацію ініціатор. Саме на цій зустрічі, представляючи своє рішення, представники провайдера і можуть запевнити вас в тому, що їх рішення єдино правильне. І якщо роботи з попередніх кроків могли проводитися силами одного-двох співробітників належного підрозділу, то на підсумкову презентацію запрошуються глави тих підрозділів, які будуть виступати у вас внутрішніми замовниками за проектом.
6 етап. Завершальний відбір.
Після проведення демонстрацій, і обережного вивчення отриманої пропозиції, свідомі глави вашої компанії колегіально приймають рішення про вибір якогось дилера. У деяких фірмах це рішення сприймається на нараді, з допомогою усного обговорення та уточнення думки внутрішніх клієнтів. В інших формальних варіантах, створюється рейтингова таблиця, де за допомогою методу середньозваженого коефіцієнта орієнтується підсумковий бал будь-якого учасника конкурсу.
7етап. Оголошення переможців.
Це, безперечно, наймиліший і тривожний крок для всіх учасників. Як не сумно, в російській практиці нерідко виявляється що фірми, які не перемогли тендер, дізнаються про його закінчення, коли їхній суперник вже на всю роботу над планом.
Будьте в курсі всіх важливих подій United Traders - підписуйтесь на наш
Бажаючі взяти участь у тендерах, що проводяться, у строки, вказані на сайті, для отримання тендерної документації звертаються до підрозділів-ініціаторів за контактними телефонами, зазначеними у публічному оголошенні (додаткової інформації). Для участі у тендері претендент має подати такі документи (відомості про організацію):
Заявку на участь у тендері (спочатку копія заявки для реєстрації надсилається факсом, із зазначенням структурного підрозділу, який розмістив повідомлення про проведення тендеру);
Копія свідоцтва про постановку на облік у податковому органі;
Копія виписки зі Статуту: найменування, адреса, виконавчий орган та його права;
Копія рішення про призначення виконавчого органу;
Копія ліцензії (за потреби);
Копію сертифіката стандарту якості ISO 9001 (якщо є);
Конкурсна пропозиція (копія разом із заявкою факсом).
Конкурсна пропозиція складається з двох частин:
Технічна частина:
У технічному реченні повинна міститися вичерпна інформація про товар (роботи, послуги, що виконуються), про якість продукції (відповідності ГОСТ, ТУ, СПиП та інших характеристик); відсутність будь-якої інформації з перерахованих питань розцінюватиметься як невиконання вимог технічних умов.
Комерційна частина:
Комерційна частина пропозиції має містити відомості про ціну предмета тендеру з обов'язковим зазначенням загальної вартості. Тут зазначаються також умови оплати (розрахунків) та можливі знижки; обсяги та строки поставок (виконаних робіт, послуг, що надаються); умови постачання (виконання робіт, надання послуг), віднесення витрат на доставку товару.
Тендерні комісії при ухваленні рішення керуються такими критеріями:
Ціна товару (робіт, послуг) та умови оплати (передоплата, відстрочка);
Якість товару (робіт, послуг);
Забезпеченість підприємства технічними засобами;
Наявність власних розробників та дослідницької бази у підприємства;
Фінансовий стан підприємства.
Конкурсні пропозиції мають бути дійсними протягом 30 днів після дати проведення тендеру.
Усі подані конкурсні пропозиції та включені до них документи після їх розгляду не повертаються Учасникам тендеру. Учасники тендеру, які отримали тендерну документацію, повинні звертатися з нею як з конфіденційним документом і не мають права розголошувати інформацію щодо тендеру будь-якій третій стороні без отримання на це попередньої письмової згоди Організатора тендера. Організатор залишає за собою право обрати переможцем будь-якого Учасника тендеру, у тому числі і у разі якщо запропонована учасником ціна вища, ніж у інших учасників тендеру, а також відхилити будь-яку Конкурсну пропозицію, або всі Конкурсні пропозиції без пояснення учасникам тендеру причин такого рішення. У разі якщо найнижча ціна предмета тендеру, запропонована Учасниками тендеру, перевищує розрахункову вартість Організатора, Організатор матиме право відхилити усі Конкурсні пропозиції та провести повторний тендер. Розміщення в мережі інтернет повідомлення про тендер, що проводиться, не є офертою. Усі витрати, пов'язані з підготовкою та поданням Конкурсної пропозиції, несе Учасник тендеру.
Терміни подання Конкурсних пропозицій зазначаються у публічному оголошенні, розміщеному на сайті. Конкурсні пропозиції, отримані пізніше вищезазначеного терміну, не розглядатимуться. Саме собою проведення конкурсних торгів чи тендеру є відкритим процесом. Претенденти мають можливість подати, захистити, а також обґрунтувати власні тендерні пропозиції. Однією з умов торгів є термін здачі пропозицій щодо участі у торгах. Не пізніше цього часу всі фірми (оференти), що беруть участь у торгах, подають тендер, оформлений належним чином, під розпис до тендерного комітету.
Пропозиції подаються в закритих опечатаних конвертах (часто подвійних), щоб уникнути дострокового витоку відомостей, якими можуть скористатися конкуренти. На зовнішньому конверті вказується адреса прийому пропозицій, на внутрішньому - номер тендера, його назва (мета) і дата, встановлена прийому документів. Наступний етап проведення торгів - порівняння поданих пропозицій, підбиття підсумків та визначення переможця. У призначений день і годину тендерний комітет розкриває конверти з пропозиціями, що надійшли. Процедура розкриття пакетів із пропозиціями може бути здійснена за умов гласності, у присутності всіх учасників торгів, представників засобів масової інформації. Такі торги називають голосними.
Під час проведення негласних торгів тендерні комітети розкривають пакети на закритому засіданні. Вибір переможця торгів може відбутися відразу після розкриття і оголошенням пропозицій, що надійшли в тому випадку, коли переслідується мета вибрати пропозицію з найнижчими цінами за інших рівних умов. Однак найчастіше для ухвалення рішення про вибір постачальника (підрядника на будівництво об'єкта) потрібен час, щоб уважно проаналізувати подані пропозиції та відібрати те з них, яке найкраще відповідає цілям торгів. Термін, протягом якого тендерні комітети вивчають та аналізують пропозиції оферентів (оферти), залежить від обсягу інформації (технічної, комерційної та ін.), яку належить проаналізувати, зазвичай – від кількох тижнів до кількох місяців. Рішення тендерного комітету про вибір переможця торгів може бути гласним, а може бути закритим. У першому випадку це рішення повідомляється всім учасникам торгів, а також через засоби інформації.
У другому випадку рішення про передачу замовлення повідомляється переможцю у конфіденційній формі. Оферент, який виграв торги, відповідно до їх умов, як правило, вносить другу гарантійну заставу. Його величина зазвичай становить від 5 до 10% вартості замовлення. Після виконання замовлення гарантійна застава повертається.
З переможцями торгів підписується контракт, у якому обумовлюються всі необхідні умови. Контракти набирають чинності після схвалення урядовими службами. Укладання угоди за результатами торгів може здійснюватися шляхом прийняття пропозиції (акцепту) без подальшого підписання договору обома сторонами.
Стандартизований цикл роботи над проектом проведення тендеру.
1 етап. Формування всередині компанії списку завдань, що виносяться на тендер і узгодження типу організацій, що беруть у ньому участь. Ухвалення рішення про проведення тендеру.
Як показує практика, цей етап зовсім не зайвий, оскільки від того наскільки єдиним буде розуміння завдань, що виносяться на тендер, різними співробітниками компанії, залежить швидкість прийняття рішення по всіх наступних етапах робіт. Не погано також досягти взаєморозуміння з питань, якого роду і масштабу постачальників буде запрошено до участі в тендері, відкритим чи закритим він буде.
2 етап. Створення "Брифу" (Запрошення до участі).
На цьому етапі співробітник, відповідальний у компанії – замовнику за підготовку та проведення тендеру, має викласти в єдиному документі мету проекту (проведення тендеру) та вимоги до учасників змагання.
Такий бриф (Запрошення до участі) буде спрямований потенційним учасникам тендеру для розгляду.
Стандартний бриф передбачає наступний склад:
Опис компанії-замовника
Постановка проблеми
Опис бажаного результату
Вимоги до учасників тендеру
Опис форми подання заявки (критерії документа)
Критерії оцінки претендентів
Термін проведення тендеру
Кожна частина цієї заявки є осмисленою і функціональною частиною документа. Зрозуміло, що ваша компанія може виявитися від будь-якої з них, або кількох відразу, але це лише ускладнить ваше спілкування з потенційними постачальниками рішень.
3 етап. Вибір компаній – учасників.
Тепер після формування брифу ви можете сміливо запрошувати до участі в тендері зацікавлені організації. Зазвичай, якщо оголошується тендер ціни, то до участі запрошуються 3 -4 організації. Якщо ж заплановано проведення двоетапного «тендеру рішень», то кількість учасників на першому етапі може бути від 5 до 9, а на другий етап виходять два – три учасники, які підготували найцікавіші пропозиції.
Як же визначити склад компаній – учасників для тендеру?
Існує відкритий тендер, до участі у якому ви запрошуєте усі організації, які відповідають вимогам. Відкритий тендер оголошують через спеціалізовані ЗМІ, Інтернет-сайти або професійні спільноти. Такий вид проведення тендерів мають використати, наприклад, державні організації.
Закритий тендер передбачає запрошення учасників компанією-організатором. Для запрошення до участі у першому етапі компанії учасниці відбираються за значимими для організатора критеріями. Тепер, оголосивши про початок тендеру, ви з нетерпінням чекаєте на отримання початкових заявок.
4 етап. Уточнення позицій.
На цьому етапі робіт компанії, які подали початкові заявки на участь у тендері, звертатимуться до вас за додатковою інформацією. Уточнювати ваше бачення проблеми та бажані шляхи її вирішення. Для того, щоб остаточні пропозиції учасників виглядали не тільки персоналізованими, але й осмисленими, вам потрібно витратити на обговорення деяку кількість часу. Ось тут ви і згадаєте про розумне обмеження числа учасників тендеру, про яке писалося вище.
У тому випадку, коли тендер намічено двох етапів після розгляду попередньої заявки, компанії, що вийшли у другий тур, готують підсумкові документи.
5 етап. Презентація підсумкових пропозицій.
У такий відповідальний момент сухим документом не обійтися фіналістів конкурсу запрошують на зустріч організатор. Саме на цій зустрічі, презентуючи своє рішення, представники провайдера і мають можливість переконати вас у тому, що їхнє рішення єдине правильне.
І якщо роботи на попередніх етапах могли проводитися силами одного двох співробітників відповідного підрозділу, то на підсумкову презентацію запрошуються керівники тих підрозділів, які виступатимуть у вас внутрішніми замовниками за проектом.
6 етап. Остаточний відбір.
Після проведення презентацій та уважного вивчення отриманої пропозиції відповідальні керівники вашої компанії колегіально приймають рішення про вибір того чи іншого постачальника. У деяких компаніях це рішення приймається на нараді за допомогою усного обговорення та уточнення думки внутрішніх замовників. В інших формальних випадках, створюється рейтингова таблиця, де за допомогою методу середньозваженого коефіцієнта визначається підсумковий бал кожного учасника тендера.
7 етап. Оголошення переможців.
Це, безперечно, найприємніший і хвилюючий етап для всіх учасників. На жаль, у російській практиці часто виявляється, що компанії, які не виграли тендер, дізнаються про його завершення, коли їх конкурент вже на всю роботу над проектом. Погодьтеся, така поведінка не прикрашає Замовника. Хорошим тоном вважається на загальних зборах або через ЗМІ (при відкритому тендері) або в персональному порядку (якщо тендер був закритий) оповістити всіх учасників про завершення робіт та вибір остаточного постачальника рішень.
Як видно, робота над тендером не становить непереборних проблем із погляду організації. Головна складність у цьому полягає саме у усвідомленні замовником вирішуваної проблеми та виборі адекватного рішення. І якщо ви хочете знайти найекономічніше рішення вашого завдання, то, напевно, варто говорити лише про порівняння цін на однакові послуги.
Організація та проведення закупівель на підставі тендерів.
Проведення тендеру.
Проведення як спосіб вибору найбільш адекватного рішення завдання, що стоїть перед компанією, останнім часом ставати поширеною практикою.
Правила та порядок проведення тендерів стають загальноприйнятими, а самі тендери – дедалі прозорішими.
Причини оголошення тендерів.
Як правило, компанії оголошують тендер із двох причин.
Перша з них – це корпоративні вимоги, що існують у сфері політики закупівель.
Так, у багатьох організаціях усього світу прийнято приймати рішення про вибір постачальника на підставі відкритого або закритого тендеру. Сьогодні аналогічна вимога пред'являється до всіх замовлень, що оголошуються державними організаціями, вартість яких перевищує 100 тис. рублів.
Друга причина – бажання компанії, організатора тендера, отримати найкраще за найкращу ціну.
Які бувають тендери?
Перший різновид тендеру – це «тендер ціни».
У цьому випадку замовник точно знає, які види робіт і в якому обсязі будуть потрібні для виконання завдання. А виконавці (учасники тендеру) висувають свої пропозиції щодо конкретних видів робіт, термінів, періоду гарантійного обслуговування, додаткових послуг – і головне за ціною. Цей вид тендерів зазвичай не приносить сюрпризів ні компанії-замовнику, ні учасникам тендеру. Вибір між підрядниками проводиться головним чином за ціною.
Другий вид тендерів – це так званий тендер відкритих рішень (тендер відкритого брифа). Такий тендер організовується в тому випадку, коли фахівці компанії лише приблизно надають якісь і послуг, знадобляться їм для досягнення бажаного результату. Тендер «відкритих рішень» може оголошуватися так само, якщо бажаний результат можна досягти за допомогою різних методів і рішень.
В цьому випадку в описі умов тендеру (брифе) вказує проблему, яку їй необхідно вирішити або результат, який бажано досягти. - Учасники зі свого боку пропонують своє бачення вирішення проблеми.
Такий тендер, звичайно, має на увазі набагато більший розкид за цінами та запропонованими рішеннями, але натомість компанія – отримує унікальний шанс розглянути творчі розробки різних компаній.
Як показує практика, найбільш обґрунтованою (принаймні у разі складних рішень) ставати двоетапна модель тендеру. У першому етапі якої компанія замовник вибирає концепцію рішення, але в другому – цінову пропозицію.
Правила підготовки тендеру
Як і будь-який, тендер має свої правила підготовки та проведення.
Для того, щоб компанії-учасники тендеру змогли запропонувати рішення, яке найкраще відповідає побажанням, необхідно чітко і чітко пояснити їм, що ви від них хочете. Ну, а щоб сам процес вибору та перегляду запропонованих рішень у вашій компанії не затягнувся в часі і не перетворився на погану нескінченність переговорів та засідань, вам необхідно чітко описати критерії та терміни вибору учасників, а потім і переможця тендеру.
Перед вами стандартизований цикл роботи над проектом проведення тендеру.
1 етап. Формування всередині компанії списку завдань, що виносяться на тендер і узгодження типу організацій, що беруть у ньому участь. Ухвалення рішення про проведення тендеру.
Як показує практика, цей етап зовсім не зайвий, оскільки від того залежить, наскільки єдиним буде розуміння завдань, що виносяться на тендер, різними співробітниками компанії, залежить швидкість прийняття рішення по всіх наступних етапах робіт. Не погано також досягти взаєморозуміння з питань, якого роду і масштабу постачальників буде запрошено до участі в тендері, відкритим чи закритим він буде.
2 етап. Створення "Брифу" (Запрошення до участі).
На цьому етапі співробітник, відповідальний у компанії – замовнику за підготовку та проведення тендеру, має викласти в єдиному документі мету проекту (проведення тендеру) та вимоги до учасників змагання.
Такий бриф (Запрошення до участі) буде спрямований потенційним учасникам тендеру для розгляду.
Стандартний бриф передбачає наступний склад:
1. опис компанії-замовника
2. постановка проблеми
3. опис бажаного результату
4. вимоги до учасників тендеру
5. опис форми подання заявки (документа)
6. критерії оцінки претендентів
7. термін проведення тендера
Кожна частина цієї заявки є осмисленою і функціональною частиною . Зрозуміло, що ваша компанія може відмовитися від будь-якої з них, або кількох відразу, але це лише ускладнить спілкування з потенційними постачальниками рішень.
Докладніше зміст брифа.
1. Завжди є щось, що обов'язково знати провайдеру про вашу для успішної підготовки пропозиції. Історія компанії, її чисельність, сектор економіки, в якому ви працюєте, вид бізнесу та його специфічні особливості – все це буде важливим для підготовки персоніфікованої пропозиції. Достатньо інформації, яку ви зазвичай публікуєте про компанію. Вкажіть адресу вашого сайту, де постачальник послуг зможе отримати повніше уявлення про вашу компанію.
2. Розділ «Постановка проблеми» повинен продемонструвати вашому адресату, що саме вас турбує, відповіді на які питання ви плануєте шукати, що не влаштовує в ситуації, що склалася. показує, що цей розділ брифа неодноразово уточнюється під час наступних переговорів.
3. У цьому розділі ви повинні дати волю своєму перу. По-перше, опишіть яких змін (цілей) бажає досягти організація в результаті. По-друге, опишіть найактуальніші та термінові завдання, які хочете вирішити. Нарешті, по-третє, опишіть якісь продукти (рішення) повинні стати результатом робіт.
4. Вимоги до учасників тендеру зазвичай описують критичні для компанії параметри організації – учасника. Серед вимог може бути досвід проведення аналогічних проектів, наявність відгуків попередніх клієнтів або термін існування самої компанії – провайдера. До опису вимог варто підходить з достатньою обережністю: адже надмірно посиливши їх, ви можете зіткнутися з недостатнім вибором, як за ціною, так і за якістю пропозицій. У той же час, відсутність обмежень призведе до того, що вам буде складно зробити початковий вибір.
5. Чіткий опис форми заявки на участь у тендері покликаний полегшити подальшу роботу. Обробляти та порівнювати пропозиції, створені за єдиною схемою, суттєво простіше, ніж уніфікувати збори різноманітних документів. У цьому розділі компанія – замовник обговорює ті розділи, які мають фігурувати у заявці (Пропозиції) від компанії – учасниці тендеру.
6. Розділ «Критерії оцінки» викликає найбільші розбіжності у складанні документа. Справді, важливо розумне поєднання різних критеріїв щодо одного реченні. Так би мовити, співвідношення ціна/якість. Однак якщо один із параметрів є для вас критичним (ціна, час проекту, відсутність співвиконавців, використання специфічного ПЗ), варто звернути на нього увагу ваших постачальників. Хоча б для того, що вони не виконували свідомо порожньої роботи.
7. Термін проведення тендеру можна не виділяти в окремий розділ, але вказати в брифі обов'язково. Зазвичай вказують термін оголошення тендеру, термін початку та закінчення прийому заявок, орієнтовний термін розгляду заявок.
3 етап. Вибір компаній – учасників.
Тепер після формування брифу ви можете сміливо запрошувати до участі в тендері зацікавлені організації. Зазвичай, якщо оголошується тендер ціни, то до участі запрошуються 3 -4 організації. Якщо ж заплановано проведення двоетапного «тендеру рішень», кількість учасників на першому етапі може бути від 5 до 9, а на другий етап виходять два – три учасники, які підготували найцікавіші пропозиції.
Як визначити склад компаній – учасників для тендеру?
Існує відкритий тендер, до участі у якому ви запрошуєте усі організації, які відповідають вимогам. Відкритий тендер оголошують через спеціалізовані ЗМІ, Інтернет-сайти або професійні спільноти. Такий вид проведення тендерів мають використати, наприклад, державні організації.
Закритий тендер передбачає запрошення учасників компанією-організатором. Для запрошення до участі у першому етапі компанії учасниці відбираються за значимими для організатора критеріями. Наприклад, це може бути досвід проведення подібних робіт, відгуки партерів, матеріали відкритої преси, сайти компаній в Інтернеті, участь їх у рейтингах, професійних виставках, конференціях та ін. У цьому випадку ви самі на підставі ваших критеріїв надсилаєте персональне запрошення взяти участь у тендері тієї чи іншої компанії. Імена учасників тендеру не афішуються.
Тепер, оголосивши про початок тендеру, ви чекаєте на отримання початкових заявок.
4 етап. Уточнення позицій.
На цьому етапі робіт, які подали початкові заявки на участь у тендері, звертатимуться до вас за додатковою інформацією. Уточнювати бачення та бажані шляхи її вирішення. Для того, щоб остаточні пропозиції учасників виглядали не лише персоналізованими, а й осмисленими, потрібно витратити на обговорення деяку кількість часу. У тому випадку, коли тендер намічений двоетапний після розгляду попередньої заявки, компанії, які вийшли у другий тур, готують підсумкові документи.
5 етап. Презентація підсумкових пропозицій.
У такий відповідальний момент сухим документом не обійтися, фіналістів конкурсу запрошують на зустріч до компанії. Саме на цій зустрічі, презентуючи своє рішення, представники провайдера і мають можливість переконати вас у тому, що їхнє рішення єдине правильне.
І якщо роботи на попередніх етапах могли проводитися силами одного - двох відповідного підрозділу, то на підсумкову презентацію запрошуються керівники тих підрозділів, які виступатимуть внутрішніми замовниками за проектом.
6 етап. Остаточний відбір.
Після проведення презентацій та уважного вивчення отриманої пропозиції, відповідальні керівники вашої компанії колегіально приймають рішення про вибір того чи іншого. У деяких компаніях це рішення приймається на нараді за допомогою усного обговорення та уточнення думки внутрішніх замовників. В інших формальних випадках, створюється рейтингова таблиця, де за допомогою методу середньозваженого коефіцієнта визначається підсумковий бал кожного учасника тендера.
7 етап. Оголошення переможців.
Оголошення переможців. Старт роботи над проектом
Завантаження...
