संगठन की ओर से आधिकारिक पत्र. व्यावसायिक पत्राचार - पत्रों के उदाहरण. व्यावसायिक पत्र: लेखन नियम और वितरण विधियाँ

1. पत्र सफेद कागज या हल्के रंग के कागज पर A4 (210 x 297 मिमी) या A5 (148 x 210 मिमी) प्रारूप में मुद्रित होता है।

2. शीट में कम से कम फ़ील्ड होनी चाहिए:

20 मिमी - बाएँ;

10 मिमी - सही;

20 मिमी - शीर्ष;

20 मिमी - निचला।

पत्र की तारीख वही तारीख है जिस पर हस्ताक्षर किये गये थे। तारीख अरबी अंकों में इस क्रम में लिखी जाती है: महीने का दिन, महीना, वर्ष। महीने और महीने का दिन एक बिंदु से अलग अरबी अंकों के दो जोड़े में लिखा जाता है; वर्ष - चार अरबी अंक।

4. आउटगोइंग नंबर.

पत्र के पंजीकरण (आउटगोइंग) नंबर में उसका क्रमांक शामिल होता है, जिसे आपके विवेक पर एक सूचकांक के साथ पूरक किया जा सकता है (उदाहरण के लिए, दिशा के प्रमुख के शुरुआती अक्षर)। दो या दो से अधिक विभागों द्वारा संयुक्त रूप से संकलित पत्र की पंजीकरण संख्या में इनमें से प्रत्येक विभाग के पत्र की पंजीकरण संख्या शामिल होती है, जिसे एक स्लैश द्वारा अलग किया जाता है।

6. अभिभाषक

अभिभाषक संगठन, उनके संरचनात्मक प्रभाग, अधिकारी या व्यक्ति हो सकते हैं। किसी अधिकारी को पत्र संबोधित करते समय, प्रारंभिक नाम को अंतिम नाम से पहले दर्शाया जाता है। नाममात्र मामले में संगठन और उसकी संरचनात्मक इकाई का नाम दर्शाया गया है।

उदाहरण के लिए:

एलएलसी "कंपनी "नाम"

योजना विभाग

जिस व्यक्ति को पत्र संबोधित किया गया है उसकी स्थिति मूल मामले में इंगित की गई है, उदाहरण के लिए:

सीईओ को

एलएलसी "कंपनी "नाम"

ए.ए. इवानोव

एलएलसी "कंपनी "नाम"

योजना विभाग

बी.बी. पेत्रोव

पत्र में चार से अधिक पते वाले नहीं होने चाहिए। दूसरे, तीसरे, चौथे पते से पहले "कॉपी" शब्द का संकेत नहीं दिया गया है। यदि प्राप्तकर्ताओं की संख्या अधिक है, तो एक मेलिंग सूची बनाई जाती है।

"पताकर्ता" विशेषता में एक डाक पता शामिल हो सकता है। डाक पते के तत्वों को डाक सेवाओं के प्रावधान के लिए नियमों द्वारा स्थापित अनुक्रम में दर्शाया गया है।

किसी संगठन को पत्र संबोधित करते समय, उसका नाम, फिर डाक पता, इंगित करें। उदाहरण के लिए:

एलएलसी "कंपनी "नाम"

यारोस्लावस्की पीआर-केटी, 12, यारोस्लाव, 150001

किसी व्यक्ति को पत्र संबोधित करते समय, प्राप्तकर्ता का उपनाम और प्रारंभिक अक्षर बताएं, फिर डाक पता, उदाहरण के लिए:

सिदोरोव वी.वी.

अनुसूचित जनजाति। स्वोबॉडी, 5, उपयुक्त। 12,

यारोस्लाव, 150000

7. पत्र का पाठ

पत्र का पाठ एक तालिका, सुसंगत पाठ या इन संरचनाओं के संयोजन के रूप में तैयार किया गया है।

तालिका के स्तंभों और पंक्तियों में नाममात्र मामले में संज्ञा द्वारा व्यक्त शीर्षक होने चाहिए। स्तंभों और पंक्तियों के उपशीर्षक शीर्षकों के अनुरूप होने चाहिए। यदि तालिका एक से अधिक पृष्ठों पर मुद्रित है, तो तालिका के स्तंभों को क्रमांकित किया जाना चाहिए और केवल इन स्तंभों की संख्या को अगले पृष्ठों पर मुद्रित किया जाना चाहिए।

एक कनेक्टेड टेक्स्ट में आमतौर पर दो भाग होते हैं। पहला भाग पत्र लिखने के कारणों, आधारों, लक्ष्यों को इंगित करता है, दूसरा (अंतिम) - निर्णय, निष्कर्ष, अनुरोध, प्रस्ताव, सिफारिशें। पाठ में एक अंतिम भाग हो सकता है (उदाहरण के लिए, स्पष्टीकरण के बिना एक अनुरोध)।

अन्य संगठनों के दस्तावेजों के आधार पर तैयार किए गए पत्र के पाठ में, उनका विवरण दर्शाया गया है: दस्तावेज़ का नाम, संगठन का नाम - दस्तावेज़ का लेखक, दस्तावेज़ की तारीख, दस्तावेज़ की पंजीकरण संख्या, शीर्षक टेक्स्ट।

पत्र में प्रस्तुति के निम्नलिखित रूपों का उपयोग किया जाता है:

प्रथम व्यक्ति बहुवचन ( "कृपया भेजें", "विचारार्थ भेजें");

प्रथम व्यक्ति एकवचन ( "मैं इसे आवश्यक मानता हूं", "कृपया उजागर करें");

अन्य पुरुष एकवचन ( "समाज आपत्ति नहीं करता", "नाम" एलएलसी इसे संभव मानता है").

8. आवेदन

पत्र के पाठ में नामित अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट जारी किया जाता है इस अनुसार:

आवेदन: 5 एल के लिए. 2 प्रतियों में.

यदि पत्र में कोई अनुलग्नक है जिसका नाम पाठ में नहीं है, तो उसका नाम, शीटों की संख्या और प्रतियों की संख्या इंगित करें; यदि कई आवेदन हैं, तो उन्हें क्रमांकित किया जाता है, उदाहरण के लिए:

परिशिष्ट: 1. 5 लीटर के लिए पट्टा समझौता। 2 प्रतियों में.

2. 1 लीटर के लिए स्थानांतरण एवं स्वीकृति प्रमाण पत्र। 2 प्रतियों में.

यदि आवेदन पत्र बाध्य हैं, तो शीटों की संख्या इंगित नहीं की गई है।

यदि पत्र के साथ कोई अन्य दस्तावेज़ संलग्न है, जिसमें एक अनुलग्नक भी है, तो अनुलग्नक की उपस्थिति का संकेत देने वाला एक नोट जारी किया जाता है इस अनुसार:

परिशिष्ट: रूसी संघ के आंतरिक मामलों के मंत्रालय का पत्र दिनांक 05.05.2007 एन 02-6/172 और इसका एक परिशिष्ट, केवल 3 पृष्ठ।

यदि आवेदन दस्तावेज़ में निर्दिष्ट सभी पतों पर नहीं भेजा जाता है, तो इसकी उपलब्धता का संकेत देने वाला एक नोट जारी किया जाता है इस अनुसार:

आवेदन: 3 एल के लिए. 5 प्रतियों में. केवल पहले पते पर.

9. हस्ताक्षर

"हस्ताक्षर" विवरण में शामिल हैं: पत्र पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति की स्थिति का शीर्षक (यदि पत्र लेटरहेड पर तैयार नहीं किया गया है, और लेटरहेड पर तैयार किए गए पत्र के लिए संक्षिप्त है) और हस्ताक्षर की एक प्रतिलिपि ( आद्याक्षर, उपनाम), उदाहरण के लिए:

जब किसी पत्र पर कई अधिकारियों द्वारा हस्ताक्षर किए जाते हैं, तो उनके हस्ताक्षर उनके पद के अनुरूप क्रम में एक के नीचे एक रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

किसी दस्तावेज़ पर समान पद के कई व्यक्तियों द्वारा हस्ताक्षर करते समय, उनके हस्ताक्षर समान स्तर पर रखे जाते हैं, उदाहरण के लिए:

10. प्रिंट करें

मुहर की छाप वित्तीय निधियों से संबंधित तथ्यों को दर्ज करने वाले व्यक्तियों के अधिकारों को प्रमाणित करने वाले दस्तावेजों के साथ-साथ प्रामाणिक हस्ताक्षर का प्रमाणीकरण प्रदान करने वाले अन्य दस्तावेजों पर एक अधिकारी के हस्ताक्षर की प्रामाणिकता को प्रमाणित करती है।

11. कलाकार

निष्पादक के बारे में चिह्न में दस्तावेज़ के निष्पादक के प्रारंभिक नाम और उपनाम और उसका टेलीफोन नंबर शामिल है। कलाकार के बारे में एक निशान दस्तावेज़ की अंतिम शीट के सामने या पीछे निचले बाएँ कोने में लगाया जाता है, उदाहरण के लिए:

मेरे प्रिय ग्राहकों और ब्लॉग अतिथियों को फिर से नमस्कार। आप आधिकारिक दस्तावेज़ों के बारे में कैसा महसूस करते हैं? क्या आप उन्हें भरना पसंद करते हैं? मैं साहसपूर्वक कहता हूं कि आपमें से अधिकांश लोग नकारात्मक उत्तर देंगे।

पत्र अवश्य पढ़ा जाना चाहिए

यह स्पष्ट है कि आधिकारिक पत्र एक निश्चित नमूने का उपयोग करके, कभी-कभी एक विशेष प्रपत्र पर तैयार किए गए दस्तावेज़ होते हैं। आप में से प्रत्येक ने अपने जीवन में कम से कम एक बार ऐसे दस्तावेज़ तैयार किए हैं। यह एक व्याख्यात्मक नोट, एक बयान, आभार पत्र, गारंटी पत्र, एक शिकायत आदि हो सकता है। अत: आप इस प्रकार के संदेश को पूरा करने की प्रक्रिया से परिचित हैं।

मुख्य उद्देश्यव्यावसायिक पत्र - प्राप्तकर्ता को अपरिवर्तित जानकारी देना। यदि आप कृतज्ञता पत्र लिख रहे हैं, तो उस कारण का उल्लेख करना सुनिश्चित करें जिसके लिए इस या उस व्यक्ति ने आपकी मदद की। उसका अंतिम नाम और आद्याक्षर शामिल करना न भूलें। शून्य में भेजा गया पत्र कभी नहीं पढ़ा जाएगा, इसलिए, प्राप्तकर्ता और आदर्श रूप से प्रेषक के पते को इंगित करना न भूलें।

कृपया ध्यान दें कि ईमेल के माध्यम से पत्र कैसे भेजे जाते हैं:

• आप "पत्र लिखें" बटन दबाएँ;
• एक संदेश लिखें;
• प्राप्तकर्ता की पता पंक्ति भरें;
• “सबमिट” बटन पर क्लिक करें।

बेशक, क्रियाओं का क्रम बदला जा सकता है (पहले पता पंक्ति भरें, फिर एक पत्र बनाएं), लेकिन अंतिम क्रिया हमेशा भेजना होगी। क्या आप सहमत हैं? अब मुझे बताएं: "क्या ईमेल पता न होने पर संदेश भेजना संभव है?" स्वाभाविक रूप से नहीं. इसलिए, डेटा का पता लगाना, याद रखना और लिखना सुनिश्चित करें ताकि आप किसी भी समय अपने लिए महत्वपूर्ण किसी व्यक्ति से संपर्क कर सकें।

अपने आप को अपने संदेश के प्राप्तकर्ता की जगह पर रखना याद रखें। इस तरह आप सृजन के दौरान की गई गलतियों को देख सकते हैं, संदेश को ठीक कर सकते हैं, दोहरे अर्थ वाले शब्दों को हटा सकते हैं, आदि। क्या आपको लगता है कि प्राप्तकर्ता लिफ़ाफ़ा खोलकर, पत्र प्रिंट करके और यह देखकर प्रसन्न होगा कि यह संदेश व्यक्तिगत रूप से उसके लिए है। वह इसे कैसे समझता है? बिल्कुल सरलता से: किसी भी पत्र की शुरुआत एक पते और अभिवादन से होनी चाहिए (यही वह चीज़ है जो प्रेषक को प्राप्तकर्ता का दिल जीतने में मदद करती है)।

यदि किसी कारण से आप उस व्यक्ति का पहला और अंतिम नाम नहीं ढूंढ पाए, तो उन्हें दूसरे नाम से बदलें: श्रीमान, निदेशक, आदरणीय, आदि। किसी भी परिस्थिति में इन शब्दों को संक्षिप्त नहीं किया जाना चाहिए। अन्यथा, संदेश का लेखक अपने असंतोष, क्रोध और अन्य नकारात्मक चरित्र लक्षणों को प्रकट करता है। इसलिए, जानकारी संप्रेषित करने और समझने की प्राप्तकर्ता की प्रवृत्ति के बारे में बात करना उचित नहीं है।

मैं तुरंत कहूंगा कि मुझे भी ईमेल द्वारा संदिग्ध प्रकृति के बहुत सारे पत्र प्राप्त होते हैं, इसलिए, मैं उनकी सामग्री की सावधानीपूर्वक निगरानी करता हूं। जब मुझे कोई पत्र मिलता है तो मैं उसे खोलता हूं और उसके महत्व का आकलन करने के लिए उसे तुरंत पढ़ने की कोशिश करता हूं। क्या आप भी ऐसा ही करते हैं? किसी विशेष पत्र की प्रतीक्षा करते समय, आप प्राप्त संदेशों का अध्ययन करने में घंटों बिता सकते हैं, तो क्यों न सीखें कि उन्हें तुरंत कैसे देखा जाए?

भेजे गए संदेश में एक शीर्षक होना चाहिए (इलेक्ट्रॉनिक संस्करण में, आपको विषय को इंगित करना होगा)। ऐसी सरल औपचारिकता प्राप्तकर्ता को संदेश के महत्व की सराहना करने की अनुमति देती है। और यदि यह किसी बड़े संगठन के वितरण केंद्र में समाप्त हो जाता है, तो इसे प्राप्तकर्ता को बिना किसी अनावश्यक समस्या के शांतिपूर्वक भेजा जा सकता है। आप चाहते हैं कि आपका संदेश प्राप्तकर्ता तक यथाशीघ्र पहुंचे, है ना?

पत्र प्रारूप और सामग्री

अब आप जानते हैं कि यह कैसे सुनिश्चित किया जाए कि आपका पत्र प्राप्तकर्ता तक कम से कम समय में पहुंचे:

• उसका पता जानें;
• संदेश का विषय इंगित करें;
• अपने पत्र की शुरुआत पाठक का अभिवादन करके करें।

हालाँकि, व्यावसायिक पत्र बनाने की ये सभी विशेषताएँ नहीं हैं। एक महत्वपूर्ण भूमिका निभाई जाती है: प्रस्तुति की शैली, जानकारी प्रस्तुत करने की विधि, ऐसे दस्तावेजों का निष्पादन, आदि। आइए आगे जानें कि यह कैसे सुनिश्चित किया जाए कि प्राप्तकर्ता पत्र को ई-मेल की विशालता में स्पैम फ़ोल्डर में न भेजे और आपके संदेश को कूड़ेदान में न फेंके।

पहलाक्या होना चाहिए - अभिभाषक के लिए अभिवादन और संबोधन। ध्यान दें कि पाठक को मुक्त करना अच्छा होगा। ऐसा करने के लिए, बस तारीफों से शुरुआत करें, ध्यान दें कि वह कितना व्यस्त है, आदि। अपना संदेश इस प्रकार लिखें कि प्राप्तकर्ता हर शब्द से सहमत हो, क्योंकि इस मामले में उसे सौदे के निष्कर्ष तक पहुंचाना काफी आसान होगा।

आखिरी टिप्पणी शायद सबसे महत्वपूर्ण है. इसका तात्पर्य उन शब्दों, वाक्यांशों और अभिव्यक्तियों के उपयोग से है जो प्रकृति में अस्पष्ट हैं। संपूर्ण मुद्दा यह है कि प्रेषक प्राप्तकर्ता के दिमाग में घुसकर उसकी जागरूकता के स्तर का पता नहीं लगा सकता है। यही कारण है कि, किसी संदेश को भेजने से पहले, उसे कई बार पढ़ना पड़ता है और, यदि आवश्यक हो, तो दोहरे अर्थ वाले शब्दों को हटाकर सही किया जाता है।

एक आधिकारिक पत्र की संरचना

आधिकारिक पत्र विशेष प्रपत्रों पर लिखे जाते हैं, जिन पर पहले से ही कुछ चिह्न होते हैं। फॉर्म के शीर्ष पर (दाएं कोने में) हमेशा एक "हेडर" होता है जिसमें विवरणों का पूरा सेट होता है (प्राप्तकर्ता का अंतिम नाम और प्रारंभिक अक्षर, कंपनी का पता, टेलीफोन नंबर, विभाग का नाम, हथियारों का कोट या कंपनी के प्रतीक आदि)। ). कृपया ध्यान दें कि सभी फ़ील्ड जितनी अधिक स्पष्टता से भरी जाएंगी, संदेश के वितरित होने और पढ़े जाने की संभावना उतनी ही अधिक होगी।

यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो उनके नाम वरिष्ठ पद से लेकर अधीनस्थों तक के पदानुक्रम क्रम में सूचीबद्ध किए जाने चाहिए। यह एक ऐसा नियम है जिसे तोड़ना उचित नहीं है। चूँकि ऊपरी बाएँ भाग में जगह बची हुई है, इसलिए प्रेषक (उनके प्रारंभिक और दिनांक) और प्राप्तकर्ता (वही) द्वारा एक निशान लगाया जाता है।

जैसा कि आप जानते हैं, एक व्यावसायिक पत्र, एक स्कूल निबंध की तरह होना चाहिए 3 खंड: प्रस्तावना, मुख्य भाग और निष्कर्ष। यह सही है, पहले भाग को पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता यह निष्कर्ष निकालने में सक्षम होगा कि क्या यह संदेश अत्यावश्यक है, या क्या इसका थोड़ा अध्ययन किया जा सकता है। कृपया ध्यान दें कि परिचय एप्लिकेशन के अतिरिक्त इलेक्ट्रॉनिक संस्करण के लिए लिखा गया है। इसलिए, किसी एक को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको चाहिए:

• एक संदेश और शुभकामनाएँ छोड़ें;
• तारीफों के एक हिस्से को उजागर करें;
• अपने अनुरोध का कारण संक्षेप में बताएं।

सामग्री प्रस्तुत करते समय एक महत्वपूर्ण कारक प्रस्तुति का तरीका, जानकारी प्रस्तुत करते समय पूर्णता और ईमानदारी है (किसी भी परिस्थिति में प्राप्तकर्ता को धोखा न दें)। याद रखें, आपकी अपील पढ़ते समय, प्राप्तकर्ता को वह प्रदान करना होगा जो वर्णित है, इसलिए विवरण आवश्यक होगा, लेकिन अतिरिक्त तथ्यों, तिथियों आदि के साथ उनका समर्थन करना न भूलें।

भाषण और सामग्री प्रस्तुत करने की शैली पर ध्यान दें। यदि यह एक आधिकारिक दस्तावेज़ है, तो पत्र व्यावसायिक शैली में लिखा गया है। यह अनुमान लगाने योग्य है कि प्राप्तकर्ता को ऐसे बहुत से पत्र प्राप्त होते हैं, और उसके पास प्रत्येक को विस्तार से जानने के लिए पर्याप्त समय नहीं होगा। इसलिए, सामग्री को अनावश्यक अतिशयोक्ति और रंग के बिना, संक्षेप में, संक्षिप्त रूप से प्रस्तुत किया जाना चाहिए। केवल इस मामले में ही आप प्राप्तकर्ता से त्वरित प्रतिक्रिया पर भरोसा कर सकते हैं।

अंत में, आपको अपनी इच्छाओं को इंगित करने की आवश्यकता है (कभी-कभी अनुरोध के साथ), जो कुछ कहा गया है उसे संक्षेप में प्रस्तुत करने के लिए। यह पता चला है कि आधिकारिक पत्र के इस भाग को पढ़ने के बाद, प्राप्तकर्ता को वर्तमान स्थिति (समस्या) से बाहर निकलने के लिए आपका प्रस्ताव देखना चाहिए। वह केवल इससे सहमत हो सकता है, या अपना विकल्प स्वयं चुन सकता है।

एक आधिकारिक पत्र अनिवार्य हस्ताक्षर और तैयारी की तारीख के साथ समाप्त होता है। आप इसे आधिकारिक पत्रों के कई नमूनों का अध्ययन करके देख सकते हैं।

भेजने से पहले, दस्तावेज़ को दोबारा पढ़ना सुनिश्चित करें, जांचें कि विवरण मेल खाते हैं, और संदेश सही ढंग से प्रारूपित है। प्रस्तुति की साक्षरता का मूल्यांकन करना न भूलें, पाठ किस फ़ॉन्ट में मुद्रित है (क्या इसे पढ़ना आसान है), आदि।

बस इतना ही। यह पता चला है कि आधिकारिक दस्तावेज़ तैयार करना इतना कठिन नहीं है। ऐसा करने के लिए, बस आवश्यक फॉर्म लें, जहां कुछ विशेषताएं पहले ही लागू हो चुकी हैं, इसे ऊपर वर्णित नियमों के अनुसार भरें और पते वाले को भेजें। यदि आपके पास अभी भी प्रश्न हैं, तो आप उन्हें "टिप्पणियाँ" अनुभाग में पोस्ट करके उनके उत्तर प्राप्त कर सकते हैं।

क्या आपने पहले ही अपने दोस्तों और परिचितों को बताया है कि आधिकारिक दस्तावेज़ ठीक से कैसे तैयार करें? यदि नहीं, तो कृपया इस समीक्षा का लिंक उनके साथ साझा करें। ऐसा करने के लिए, आपको उन सामाजिक नेटवर्क के बटनों पर क्लिक करना होगा जिनमें आप पंजीकृत हैं और अपने व्यक्तिगत पेज पर जानकारी जोड़ने के लिए सहमत हैं। इन जोड़तोड़ों को अंजाम देकर, आप लोगों को इस समीक्षा को देखने, इससे परिचित होने और सभी प्रकार के दस्तावेज़ों को सही ढंग से भरने का तरीका सीखने की अनुमति देंगे।

मैं तुम्हें अलविदा नहीं कहता, बल्कि कहता हूं: "अलविदा।" सूचना व्यवसाय पर अपनी रचनाओं के पाठक के रूप में आपको दोबारा देखकर मुझे खुशी होगी। मुझे आशा है कि मेरी समीक्षाएँ आपको कार्रवाई करने के लिए प्रेरित करेंगी और उपयोगी जानकारी प्राप्त करने में मदद करेंगी।

सादर, ऐलेना इज़ोटोवा।

एक आधिकारिक पत्र एक दस्तावेज़ है जो व्यावसायिक संचार का एक अभिन्न अंग है। अधिकतर यह डाक सेवा के माध्यम से प्रसारित होता है और सूचनाओं के आदान-प्रदान के एक विशेष तरीके के रूप में कार्य करता है।

बुनियादी अवधारणाओं

विभिन्न आर्थिक या उत्पादन मुद्दों को हल करने के लिए व्यावसायिक पत्राचार की आवश्यकता होती है। इसकी मदद से, उद्यम और संगठन बाहरी वातावरण के साथ संवाद करते हैं: भागीदार, ग्राहक या सरकारी एजेंसियां। आमतौर पर इसके लिए सर्विस लेटर का इस्तेमाल किया जाता है.

यह लिखित दस्तावेज़ का सामान्य नाम है, जो हो सकता है:

• पहले प्राप्त संदेशों या अनुरोधों का जवाब देना;
• अन्य दस्तावेजों या सामग्रियों के साथ प्राप्तकर्ता को भेजा गया संलग्न कागज;
• एक पहल पत्र, ऐसे मामलों में जहां संचार का कोई अन्य तरीका असंभव है।

सूचीबद्ध विकल्पों में से प्रत्येक की अपनी विशेषताएं हैं। फिर भी, ऐसे सामान्य नियम हैं जिनके अनुसार आमतौर पर कोई भी आधिकारिक पत्र तैयार किया जाता है। यह समझ में आने योग्य है, क्योंकि उदाहरण के लिए, अधिकांश लेन-देन का निष्कर्ष व्यावसायिक पत्राचार से ही शुरू होता है। उचित ढंग से निष्पादित दस्तावेज़ प्राप्तकर्ता पर भावी संभावित भागीदार के बारे में अनुकूल प्रभाव पैदा कर सकता है।

व्यावसायिक पत्रों के प्रकार

सेवा पत्र में मौजूद जानकारी के आधार पर, यह हो सकता है:

1. साथ में। उस स्थिति में जब इसमें एक संदेश होता है जिसमें कहा गया है कि इसके लिए एक एप्लिकेशन पैकेज है।
2. दिखावटी. अर्थात् यह किसी विशेष स्थिति (दावे) से असंतोष व्यक्त करता है।
3. शिक्षाप्रद. पाठ विशिष्ट निर्देश देता है.
4. गारंटीशुदा. प्रेषक दस्तावेज़ में निर्धारित दायित्वों की भविष्य की पूर्ति की पुष्टि करता है।
5. सूचनात्मक. पत्र में ऐसी जानकारी होती है जो प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर हो सकती है।
6. विज्ञापन देना। सहयोग आकर्षित करने के लिए जानकारी प्रदान की जाती है।
7. अधिसूचना पत्र। सार्वजनिक आयोजनों की जानकारी.
8. पुष्टिकरण पत्र। कुछ दस्तावेज़ या सामग्री प्राप्त करना।
9. अनुरोध पत्र. पाठ में प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करने की अपील है।
10. सन्देश पत्र द्वारा. इसमें प्रेषक पार्टियों को पारस्परिक हित की विशिष्ट जानकारी प्रदान करता है।

इन दस्तावेज़ों का उद्देश्य संगठनों या उसके संरचनात्मक प्रभागों के बीच संबंध बनाए रखना है।

दावा पत्र तैयार करना

सहयोग के मामलों में, कभी-कभी ऐसी स्थितियाँ उत्पन्न होती हैं जब कोई एक पक्ष, किसी न किसी कारण से, अपने दायित्वों को पूरा नहीं करता है। इस मामले में, भागीदार पहले अपने प्रतिपक्ष को एक पत्र भेजता है। इसमें, वह आम तौर पर अपने कानूनी अधिकारों के उल्लंघन को खत्म करने के लिए अपने प्रस्ताव रखता है। यह एक सेवा पत्र है. ऐसे दस्तावेज़ का एक नमूना मनमाने ढंग से तैयार किया जा सकता है। निम्नलिखित बातों को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. साझेदारी की मानसिकता के साथ औपचारिक और व्यवसायिक होना चाहिए।
2. शिकायत का सार बहुत स्पष्ट रूप से व्यक्त किया जाना चाहिए।
3. जानकारी प्रस्तुत करते समय, आपको विशिष्ट तथ्यों के साथ दृढ़तापूर्वक काम करने की आवश्यकता है।

दावे के पत्र में शामिल होना चाहिए:

• प्रेषक का विवरण (नाम, वापसी पता और संपर्क नंबर);
• प्राप्तकर्ता के बारे में पूरी जानकारी;
• उन परिस्थितियों का विवरण जिनके तहत संघर्ष की स्थिति उत्पन्न हुई;
• कानूनी मानदंडों का संदर्भ जिसका प्रतिपक्ष ने अपनी ओर से उल्लंघन किया;
• उल्लंघन को खत्म करने के लिए विशिष्ट आवश्यकताएं, उनके कार्यान्वयन की समय सीमा का संकेत;
• यदि विरोधी पक्ष अपने निष्पादन से बचता है तो परिणाम हो सकते हैं।

आधिकारिक पत्र कैसे लिखा जाता है, इस पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। पैटर्न को इस प्रकार डिज़ाइन किया जाना चाहिए कि घुसपैठिया इसे खतरे के रूप में न समझे। यह याद रखना चाहिए कि यह केवल कानून का पालन करने के लिए एक अनुस्मारक है।

डिज़ाइन नियम

आधिकारिक पत्रों के डिज़ाइन पर विशेष ध्यान दिया जाना चाहिए। सच है, कानून इसके लिए कोई सख्त नियम-कायदे मुहैया नहीं कराता।

इसके बावजूद, ऐसे दस्तावेज़ तैयार करते समय निम्नलिखित अनिवार्य बिंदुओं को ध्यान में रखा जाना चाहिए:

1. कोई भी आधिकारिक पत्र लेटरहेड पर लिखा जाना चाहिए। इसे कार्यालय प्रबंधन विशेषज्ञों द्वारा अग्रिम रूप से विकसित किया जाता है और उद्यम के प्रमुख के आदेश द्वारा अनुमोदित किया जाता है।

2. दस्तावेज़ में कुछ विवरण होने चाहिए:

2.1. प्राप्तकर्ता और प्रेषक के बारे में जानकारी.

2.2. इस पत्र की जावक संख्या और तारीख. पंजीकरण के लिए यह आवश्यक है.

2.4. शीर्षक।

2.5. किसी भी आवेदन की उपस्थिति के बारे में जानकारी, उनके नाम और संख्या दर्शाते हुए।

2.6. इस दस्तावेज़ पर हस्ताक्षर करने वाले व्यक्ति के बारे में जानकारी (स्थिति और पूरा नाम)।

3. पत्र में केवल एक ही मुद्दे का जिक्र होना चाहिए। एकाधिक थीम होने से कलाकार का चयन करना कठिन हो जाएगा।

4. जानकारी यथासंभव संक्षिप्त, लेकिन स्पष्ट रूप से प्रस्तुत की जानी चाहिए। यह सलाह दी जाती है कि पाठ दो पृष्ठों से अधिक न हो।

5. प्राप्तकर्ता का विवरण सही-सही बताएं। यदि हम किसी संगठन के बारे में बात कर रहे हैं, तो निम्नलिखित क्रम का पालन करना आवश्यक है:

5.1. कंपनी का नाम (नाममात्र मामले में)।

5.2. संरचनात्मक इकाई (यदि आवश्यक हो)।

5.3. प्राप्तकर्ता की स्थिति (मूल मामले में)।

5.4. उसके आद्याक्षर.

5.5. उद्यम का डाक पता.

6. यदि कई प्राप्तकर्ता हैं, तो पहले मुख्य को इंगित किया जाता है, और फिर अन्य सभी को।

यदि आप इन सभी बिंदुओं को ध्यान में रखते हैं, तो सैद्धांतिक रूप से आधिकारिक पत्र तैयार करना मुश्किल नहीं होगा।

प्रस्तुति का क्रम

किसी दस्तावेज़ को सही ढंग से तैयार करने के लिए, उसमें जानकारी प्रस्तुत करने के एक निश्चित क्रम को ध्यान में रखना आवश्यक है। उदाहरण के लिए, आप एक पेशेवर प्रतिक्रिया पत्र लिखने के विकल्प पर विचार कर सकते हैं। सबसे पहले, आपको यह याद रखना होगा कि, शिष्टाचार के नियमों के अनुसार, आपको सूचना प्राप्त होने के 24 घंटे के भीतर उसका जवाब देना होगा। यदि हम इलेक्ट्रॉनिक संदेश के बारे में बात कर रहे हैं, तो इष्टतम समय दो घंटे से अधिक नहीं होगा। ऐसे मामलों में जहां ऐसे नियम का पालन करना संभव नहीं है, अपने साथी को उचित संदेश भेजना बेहतर है।

पत्र में मूलतः दो भाग होंगे:

1. परिचयात्मक। प्रेषक अपने लेखन का विषय, कारण और कारण बताता है। यहां आप उन विनियमों का उल्लेख कर सकते हैं, जो कानून के अनुसार, उत्तर प्रदान करने के आधार के रूप में कार्य करते हैं। इसके अलावा, प्रश्न में स्थिति के संबंध में कुछ बिंदुओं पर ध्यान देना उचित है। वे मुद्दे का सार प्रकट करने में मदद करेंगे।
2. मुख्य। इस भाग का उद्देश्य स्पष्ट करना और राजी करना है। पाठ स्पष्ट, संक्षिप्त और संक्षिप्त होना चाहिए, और प्रस्तुत तथ्य सत्यापित और वस्तुनिष्ठ होने चाहिए। यदि आवश्यक हो, तो वास्तविक संख्याओं से उनकी पुष्टि की जा सकती है।

इस पाठ के बाद आमतौर पर अनुप्रयोगों की एक सूची आती है। दस्तावेज़ प्रेषक के हस्ताक्षर के साथ समाप्त होता है। इसके अलावा, आपको यह जानना होगा कि सेवा पत्र कैसे लिखना है ताकि प्राप्तकर्ता को ठेस न पहुंचे। सबसे पहले, उसे "प्रिय" वाक्यांश से संबोधित करना शुरू करना उचित है। दूसरे, आप पाठ में क्रियाविशेषण वाक्यांशों का उपयोग कर सकते हैं जैसे "अपने प्रस्तावों का सावधानीपूर्वक अध्ययन किया है" या "अपनी टिप्पणियों की सावधानीपूर्वक जाँच की है।" शिष्टाचार के ऐसे पालन से दोनों पक्षों को ही लाभ होगा।

प्रक्रिया

आधिकारिक पत्रों का मसौदा तैयार करना इन कर्तव्यों को सौंपे गए क्लर्कों, सचिवों या अन्य कर्मचारियों की जिम्मेदारी है। काम शुरू करते समय, उन्हें अपने कार्यों में एक निश्चित क्रम का पालन करना चाहिए। ऐसे दस्तावेज़ को तैयार करने की प्रक्रिया आमतौर पर निम्नलिखित चरणों से गुज़रती है:

1. इस मुद्दे की परिस्थितियों का गहन अध्ययन। इसे हल करने के संभावित तरीकों का सही आकलन करने के लिए स्थिति पर पूरी तरह से महारत हासिल करना आवश्यक है।
2. एक पत्र का मसौदा तैयार करना. यहां उपरोक्त सभी आवश्यकताओं को ध्यान में रखना आवश्यक है।
3. तैयार पाठ का समन्वय. कभी-कभी प्रबंधक की टिप्पणियों को ध्यान में रखते हुए इसे संपादित करना पड़ता है। वह इस विषय पर कुछ स्पष्टीकरण या स्पष्टीकरण दे सकते हैं।
4. उसके पर्यवेक्षक द्वारा अनुमोदन.
5. दस्तावेज़ का अंतिम निष्पादन और हस्ताक्षर।
6. एक पत्र पंजीकृत करना.
7. प्राप्तकर्ता को पत्राचार भेजना।

इन सभी चरणों से गुजरने के बाद ही पत्र प्राप्तकर्ता तक पहुंचकर उसे सौंपे गए मिशन को पूरा करने में सक्षम होगा।

अनिवार्य नियम

सेवा पत्र जारी करने के लिए आपको इस बात का ध्यान रखना होगा कि उसका पहला पृष्ठ एक विशेष प्रपत्र पर मुद्रित होना चाहिए। बाकी के लिए, आप नियमित खाली A4 शीट का उपयोग कर सकते हैं। यहां आपको यह याद रखना होगा कि टेक्स्ट फ़ील्ड की अपनी सीमाएं हैं: ऊपर और नीचे 2 सेंटीमीटर, बायां - 3.5 सेंटीमीटर, दायां - 1 सेंटीमीटर है। जानकारी को एक शीट पर फ़िट करने के लिए आपको मानक आकारों का उल्लंघन नहीं करना चाहिए। सभी नियमों का पालन करना और केवल एक अतिरिक्त पृष्ठ जोड़ना बेहतर है।

आपको टेक्स्ट को सभी नियमों के अनुसार टाइप करना होगा:

1. मुद्रण के लिए, मानक टाइम्स न्यू रोमन फ़ॉन्ट का उपयोग करें। अन्य विकल्पों का उपयोग न करना ही बेहतर है।

2. फ़ॉन्ट आकार भी विनियमित हैं:

• मुख्य पाठ के लिए - 14;
• पृष्ठों की व्यवस्था एवं निष्पादन चिह्न - 12.

3. विवरण का प्लेसमेंट भी नियमों के अनुसार किया जाता है:

• पंक्ति रिक्ति - 1;
• पाठ "चौड़ाई के अनुसार" संरेखित है;
• हाइफ़न स्वचालित रूप से रखे जाते हैं;
• पंजीकरण संख्या से शीर्षक तक की दूरी 2 पंक्ति रिक्ति है, और उससे मुख्य पाठ तक - 3.

उचित प्रयोजन हेतु पत्रों के सही निष्पादन हेतु इन मानकों का अनुपालन अनिवार्य है।

विवरण का स्थान

एक मानक व्यावसायिक पत्र को सही ढंग से लिखने के लिए, आपको स्पष्ट रूप से यह जानना होगा कि इसका विवरण और घटक कहाँ स्थित होने चाहिए। GOST R 6.30-2003 में इन प्रश्नों के उत्तर शामिल हैं। इसमें सेवा पत्र के स्वरूप का विस्तार से वर्णन किया गया है। मूलतः, यह एक नमूना है जिसमें दस्तावेज़ के सभी विवरणों की समग्रता एक निश्चित तरीके से स्थित होती है। इसके लिए यह आवश्यक है:

1. आधिकारिक (व्यावसायिक) पत्र जारी करने की प्रक्रिया को एकीकृत करें।
2. कुछ कार्यों को मैन्युअल रूप से करने की आवश्यकता को कम करते हुए, मानक प्रपत्रों को पहले से केंद्रीय रूप से तैयार करने में सक्षम हो।
3. जानकारी के लिए दृश्य खोज को सुविधाजनक बनाना और समय कम करना।
4. कंप्यूटर और अन्य उपकरणों का उपयोग करके पत्रों को संसाधित करने की क्षमताओं का विस्तार करें।

इस प्रकार, एक नियमित व्यावसायिक पत्र के लिए 30 मानक विवरणों का उपयोग किया जाता है, जो ग्यारह अनिवार्य क्षेत्रों में स्थित हैं:

• प्रतीक और हथियारों का कोट;
• लेखक;
• स्रोत डेटा;
• शीर्षक;
• बयान;
• अभिभाषक;
• संकल्प;
• मूलपाठ;
• हस्ताक्षर और संलग्नक;
• अनुमोदन और आश्वासन;
• निशान।

कुछ क्षेत्रों में जानकारी रखने से विशेषज्ञों को दस्तावेज़ को बेहतर ढंग से नेविगेट करने की अनुमति मिलती है, और सामान्य उपयोगकर्ताओं के लिए इसे संकलित करना आसान हो जाता है।

प्राथमिक आवश्यकताएँ

कुछ प्रबंधक गलती से मानते हैं कि व्यावसायिक पत्राचार बिना किसी नियम और विनियम का पालन किए मनमाने ढंग से किया जा सकता है। लेकिन जो विशेषज्ञ इसके लिए ज़िम्मेदार हैं उन्हें आधिकारिक पत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताओं को जानना चाहिए:

1. एक विशेष (कंपनी) फॉर्म की उपलब्धता।
2. विवरण का उचित उपयोग और स्थान।
3. पाठ पठनीय और अच्छी तरह से संपादित होना चाहिए। मुद्दे का सार प्रस्तुत करने के लिए सरल सामान्य वाक्यों को प्राथमिकता देना बेहतर है। आपको स्वयं को संक्षेप में व्यक्त करने की आवश्यकता है ताकि प्रत्येक शब्द में यथासंभव अधिक जानकारी हो।
4. प्रकार के आधार पर, दस्तावेज़ उसी के अनुसार तैयार किया जाना चाहिए। पत्र में कई पहलू भी हो सकते हैं. ऐसे में प्रस्तुत करते समय उन्हें संयोजित करने का प्रयास करना आवश्यक है।
5. टाइपिंग के लिए स्थापित मानकों का सही ढंग से प्रयोग करें।
6. यह सुनिश्चित करने का प्रयास करें कि पत्र की सामग्री में स्पष्ट अभिव्यक्तियाँ न हों। प्राप्तकर्ता इन वाक्यांशों को धमकी के रूप में समझ सकता है। वाक्य बनाते समय, "स्पष्ट रूप से," "जैसा कि ज्ञात है," "संभवतः," और "इस प्रकार" जैसे परिचयात्मक शब्दों का उपयोग करना बेहतर है।

व्यवहार में इन आवश्यकताओं को पूरा करने से उद्यम में दस्तावेज़ प्रवाह को ठीक से प्रबंधित करने में मदद मिलती है।

एक व्यावसायिक पत्र कैसे लिखें जो "सूचना कचरे" में खो न जाए और पढ़ा जा सके? नियम, सिफ़ारिशें, उदाहरण

यह शब्द एक सुलभ व्यावसायिक उपकरण है। व्यवसाय जगत में ऐसा व्यक्ति मिलना असंभव है जो अपने काम में शब्दों का प्रयोग न करता हो।

आधुनिक व्यवसाय धीरे-धीरे पत्राचार व्यवसाय में बदलता जा रहा है। पत्रों की मदद से - इलेक्ट्रॉनिक या पारंपरिक - ग्राहकों, व्यापार भागीदारों और नियोक्ताओं के साथ संचार होता है। पत्र में लेखक को या तो एक पेशेवर या एक ऐसे व्यक्ति के रूप में दर्शाया गया है जिसके साथ आपको संबंध जारी नहीं रखना चाहिए।

एक पेशेवर को लिखने में सक्षम होना चाहिए

• यह स्पष्ट है
• प्रभावी रूप से
• ज़ोर देकर
• दिलचस्प

और यह सीखने में कभी देर नहीं होती। आइए बुनियादी बातों से शुरू करें: व्यवसाय और नियमित लेखन के बीच अंतर को समझें।

एक सेवा पत्र एक नियमित पत्र से किस प्रकार भिन्न है? व्यावसायिक पत्र की विशिष्टताएँ

पत्र एक या दो पृष्ठों का संक्षिप्त पाठ होता है, जिसका उद्देश्य किसी बात के बारे में जानकारी प्राप्तकर्ता तक पहुँचाना होता है।

सूचना की प्रकृति और प्रेषक और पत्र के प्राप्तकर्ता के बीच संबंध पत्राचार को विभाजित करते हैं

• व्यवसाय (औपचारिक)
• व्यक्तिगत (अनौपचारिक)

एक व्यावसायिक पत्र की विशेषता है:

• संक्षिप्तता
• शुद्धता
• तर्क और तर्क
• जानकारी सामग्री
• मूल्यांकनात्मक और भावनात्मक तटस्थता
• मानकीकरण:
• आधिकारिक प्रपत्रों का उपयोग किया जाता है
• भाषण के स्थिर अलंकारों, विशेष लिपिकीय शब्दों और निर्माणों का उपयोग किया जाता है
• विषयों की संख्या - 1-2
• को लक्षित
• आदेश की स्पष्ट रूप से परिभाषित श्रृंखला (यदि आवश्यक हो)

व्यावसायिक पत्र किस प्रकार के होते हैं?

व्यावसायिक पत्र का प्रकार निर्धारित होता है

1. इसे लिखने का उद्देश्य

वाणिज्यिक प्रयोजनों

• आप एक सौदा समाप्त करना चाहते हैं और इसकी विशिष्ट शर्तों का प्रस्ताव करना चाहते हैं - प्राप्तकर्ता के लिए एक प्रस्ताव पत्र (प्रस्ताव) तैयार करें

• यदि आपने लेनदेन की स्वीकार्य शर्तों पर निर्णय नहीं लिया है, तो अनुरोध पत्र भेजें
• क्या आप अपने प्राप्तकर्ता को उसकी ओर से संविदात्मक दायित्वों के उल्लंघन के बारे में सूचित करना चाहते हैं? दावा पत्र लिखें (शिकायत)

गैर-लाभकारी उद्देश्य

• धन्यवाद पत्र में धन्यवाद दें
• गारंटी पत्र के साथ अपने दायित्वों की पुष्टि करें और पुष्टि पत्र के साथ अपनी सहमति की पुष्टि करें
• यदि आपको लगता है कि आपकी जानकारी प्राप्तकर्ता के लिए रुचिकर होगी तो न्यूज़लेटर लिखें
• अनुस्मारक पत्रों के साथ महत्वपूर्ण समझौतों, दायित्वों, दंडों के बारे में याद दिलाएँ
• बधाई पत्रों में बधाई दें, अनुरोध पत्रों में पूछें, संवेदना पत्रों में शोक व्यक्त करें
• यदि आपको महत्वपूर्ण दस्तावेज़ या भौतिक संपत्ति भेजने की आवश्यकता है, तो अपने कार्गो के लिए एक कवर लेटर तैयार करना सुनिश्चित करें

2. प्राप्तकर्ता

यदि आप एक साथ कई प्राप्तकर्ताओं को पत्र संबोधित कर रहे हैं, तो आप एक वृत्ताकार पत्र लिख रहे हैं

आपका पत्र एक ही समय में कई विषयों को छू सकता है, जो स्वचालित रूप से इसे बहुआयामी बनाता है

4. संरचना

विनियमित पत्रों में एक निश्चित पैटर्न के अनुसार पत्र के पाठ भाग को संकलित करना शामिल होता है, जबकि अनियमित पत्रों में प्रस्तुति का एक स्वतंत्र रूप होता है

5. प्रस्थान का स्वरूप

• एक लिफाफे में
• इलेक्ट्रोनिक
• फैक्स द्वारा

व्यावसायिक पत्र की संरचना: परिचय, मुख्य भाग, निष्कर्ष

एक मानक व्यावसायिक पत्र की संरचना पर अधिक सावधानीपूर्वक विचार करने की आवश्यकता होती है।

एक सही ढंग से प्रारूपित पत्र निम्नलिखित रूपरेखा के अनुरूप होना चाहिए:

आइए योजना के कुछ बिंदुओं पर करीब से नज़र डालें:

1. शीर्षक

आमतौर पर, यह पत्र के विषय का संक्षिप्त सारांश है।

महत्वपूर्ण: यदि आप चाहते हैं कि प्राप्तकर्ता आपका पत्र पढ़े तो शीर्षक सही लिखें।

व्यावसायिक पत्राचार में शीर्षकों की अनुपस्थिति उन शुरुआती लोगों के लिए विशिष्ट है जिनके पास व्यावसायिक पत्राचार करने में बुनियादी कौशल नहीं है।

2. अपील

• पारंपरिक रूप है "प्रिय"
• पंक्ति के मध्य में बड़े अक्षर से लिखें

महत्वपूर्ण: संक्षिप्ताक्षरों का प्रयोग वर्जित है!

3.प्रस्तावना

• प्राप्तकर्ता को पत्र के मुख्य विचार से परिचित कराता है
• पत्र में निहित बाद की जानकारी की सही धारणा के लिए प्राप्तकर्ता को तैयार करता है

4. पाठ का मुख्य भाग प्रस्तावना में निर्धारित मुख्य विचार की पुष्टि करता है

पत्र के इस भाग में

• आप प्रस्ताव/अपील का सार स्पष्ट रूप से इंगित करते हैं
• तर्क प्रदान करें: पत्र के विषय पर तथ्य, आंकड़े, अन्य विशिष्टताएँ। विशेषज्ञ की राय, अपना सकारात्मक/नकारात्मक अनुभव

औचित्य में आसानी के लिए, आप निम्नलिखित चित्र का उपयोग कर सकते हैं:

महत्वपूर्ण: अंतिम पैराग्राफ में एक वाक्यांश होना चाहिए जो एक विशिष्ट कदम या अपेक्षित परिणाम का संकेत देता हो और प्राप्तकर्ता को कार्रवाई करने के लिए प्रोत्साहित करता हो

5. निष्कर्ष में:

6. "हस्ताक्षर" विंडो में, प्राप्तकर्ता के बारे में जानकारी अवश्य दर्शाई जानी चाहिए:

• नौकरी का नाम

लेखन शैली चुनने में गलती कैसे न करें?

व्यावसायिक पत्राचार में, आपको लगातार लिखने की शैली और प्राप्तकर्ता के साथ संचार के लहजे के संबंध में चुनाव करना पड़ता है। आपका संदेश कितना शुष्क, औपचारिक या, इसके विपरीत, कितना जीवंत, गर्मजोशी भरा और मानवीय होना चाहिए?

• व्यावसायिक पत्राचार में व्यक्तिगत शैली पत्र लिखने वाले व्यक्ति के व्यक्तिगत गुणों पर जोर देती है
• औपचारिक शैली का उपयोग करते समय, तथ्य प्रस्तुत किए जाते हैं और उनके आधार पर उचित निष्कर्ष निकाले जाते हैं।
• व्यक्तिगत शैली में पत्र के लेखक और प्राप्तकर्ता के बीच समान आधार पर संचार शामिल होता है
• औपचारिक शैली आदेश की एक स्पष्ट श्रृंखला और एक शक्ति को प्रदर्शित करती है जिसे पत्र के पाठक मानने के लिए मजबूर हो जाते हैं।

व्यावसायिक पत्र में सही संचार शैली चुनने के लिए, इस पर विचार करें:

• आप और आपका प्राप्तकर्ता किस भार वर्ग में हैं?
• आप सौहार्दपूर्ण ढंग से बातचीत करना चाहते हैं या मजबूत स्थिति से दबाव डालना चाहते हैं

चुनी हुई शैली से कैसे जुड़े रहें?

व्यक्तिगत शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों की उपस्थिति: मैं, हम, आप
  उदाहरण के लिए: मैं आपसे माफी मांगता हूं और पूरी उम्मीद करता हूं कि ऐसी गलतियां दोबारा नहीं होंगी।
• सीधी अपीलें और अनुरोध
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• भावनात्मक मूल्यांकनात्मक अभिव्यक्तियों का उपयोग: सितारा यौवन, बहरा कर देने वाली विफलता

औपचारिक शैली

• व्यक्तिगत सर्वनामों को अमूर्त संज्ञाओं से बदलना
  उदाहरण के लिए: शाम के शो का शेड्यूल बदलने के लिए सिनेमा प्रशासन ईमानदारी से माफी मांगता है
• व्यक्तिगत अपीलों और अनुरोधों को बयानों से बदलना
  उदाहरण के लिए: कृपया व्यक्तिगत वस्तुओं को लावारिस न छोड़ें
• सामान्य लिपिकवाद का उपयोग: मैं इस तथ्य के कारण आपका ध्यान आकर्षित करता हूँ

यदि आप कृतज्ञता पत्र या शोक पत्र लिख रहे हैं, यानी वे व्यावसायिक पत्र जिनमें आपको भावनाओं को व्यक्त करने की आवश्यकता है, तो औपचारिक शैली बिल्कुल उपयुक्त नहीं है। ऐसी स्थिति में जहां आप अनुरोध पत्र या प्रस्ताव पत्र लिख रहे हों, व्यक्तिगत शैली पर कायम रहना भी बेहतर है।

शिकायत पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें? यह अन्य प्रकार के पत्रों से किस प्रकार भिन्न है?

महत्वपूर्ण: पत्र लिखते समय, प्राप्तकर्ता का ध्यान इस बात पर केंद्रित करें कि आप उससे किन कार्यों की अपेक्षा करते हैं। आपके द्वारा निर्धारित कार्यों के कार्यान्वयन के लिए विशिष्ट समय सीमा भी बताएं।

शिकायत पत्र टेम्पलेट आपको इसे सही ढंग से लिखने में मदद करेगा:

प्रतिक्रिया पत्र क्या है और इसे कैसे लिखें?

सलाह पत्र दो प्रकार के होते हैं:

• इनकार का पत्र
• सकारात्मक प्रतिक्रिया वाला पत्र

दोनों प्रकार के पत्रों के प्रारूपण में दो सामान्य नियम हैं (बशर्ते कि पहल पत्र सही ढंग से तैयार किया गया हो):
1. प्रतिक्रिया पत्र पहल पत्र की शब्दावली और भाषण पैटर्न को बरकरार रखता है
2. प्रतिक्रिया पत्र के पाठ में इसके बारे में जानकारी नहीं होनी चाहिए

• पहल पत्र तैयार करने की तिथि
• इसका रजिस्ट्रेशन नंबर

मैत्रीपूर्ण और सही इनकार पत्र का एक उदाहरण नीचे दिया गया है:

हालाँकि, इनकार का हमेशा नरम होना ज़रूरी नहीं है। ऐसी परिस्थितियाँ होती हैं जब एक सख्त और कठोर संचार शैली आवश्यक होती है। कठोर से नरम तक, सभी अवसरों के लिए अस्वीकृति पत्रों का एक टेम्पलेट नीचे दिया गया है:

सूचना पत्र : प्रतिक्रिया पत्र एवं शिकायत पत्र से इसका अंतर

सूचना पत्र बहुक्रियाशील है:

• रिपोर्ट (उदाहरण के लिए, मूल्य सूची में मूल्य परिवर्तन के बारे में)
• सूचित करता है (निदेशक मंडल के सदस्यों के पुनः चुनाव की)
• सूचित करता है (माल के शिपमेंट के बारे में)
• (इरादों की) घोषणा करता है
• पुष्टि करता है (माल की प्राप्ति)
• याद दिलाता है (अनुबंध के तहत ग्रहण किए गए दायित्वों की पूर्ति की)
• विज्ञापन और सूचना देता है (सामान्यतः कंपनी के बारे में, विशेष रूप से वस्तुओं/सेवाओं के बारे में)

शायद आज सबसे बड़ा मुद्दा यह है कि विज्ञापन और सूचना पत्र को सही ढंग से कैसे तैयार किया जाए।

1. संरचना का अभाव
2. पत्र के पाठ में कठबोली भाषा या अनौपचारिक भाषा की उपस्थिति
3. मैला डिज़ाइन
4. वर्तनी, वाक्यविन्यास, शैलीगत त्रुटियों की प्रचुरता
5. पत्र में विश्वसनीय तथ्यों एवं वस्तुनिष्ठ जानकारी का अभाव
6. विनम्रता के बुनियादी नियमों का उल्लंघन (विशेषकर शिकायत पत्रों में)
7. पाठ में बोझिल एवं अस्पष्ट वाक्यों का प्रयोग
8. सामग्री के प्रस्तुतीकरण में तर्क का अभाव
9. संक्षिप्ताक्षरों की व्याख्या का अभाव
10. यदि पाठ को लक्ष्यहीन ढंग से संकलित किया गया है तो उसका सामान्य धुंधलापन

व्यावसायिक पत्रों के बारे में आपको और क्या जानने की आवश्यकता है?

1. आधुनिक व्यावसायिक पत्राचार के लिए पाठ रचना की ब्लॉक संरचना विधि का उपयोग किया जाता है।
यह विधि समय बचाती है और सभी व्यावसायिक दस्तावेज़ीकरण की समग्र शैली को बनाए रखती है। विधि की एक विशिष्ट विशेषता खुला विराम चिह्न या अवधि/अल्पविराम की अनुपस्थिति है (उदाहरण के लिए, सूचियाँ बनाते समय)

2. पत्र के शीर्षक के लिए एक सेन्स-सेरिफ़ फ़ॉन्ट (उदाहरण के लिए, एरियल) का उपयोग किया जा सकता है। ऐसे फ़ॉन्ट को अवचेतन स्तर पर स्थिर और ठोस माना जाता है।

3. बॉडी टेक्स्ट में सेरिफ़ फ़ॉन्ट्स (टाइम्स न्यूज़ रोमन) का उपयोग किया जाना चाहिए। सेरिफ़ आपकी आंखों के लिए एक अक्षर से दूसरे अक्षर पर जाना आसान बनाते हैं, जिससे पढ़ना तेज़ हो जाता है।

महत्वपूर्ण: कुछ ऐसे पत्र भी होते हैं जो हमेशा हाथ से ही लिखे जाते हैं!
ये बधाई के पत्र हैं, संवेदना के पत्र हैं, कृतज्ञता के पत्र हैं

व्यावसायिक पत्रों की संरचना के संबंध में बड़ी मात्रा में उपयोगी जानकारी साशा करेपिना के वीडियो में पाई जा सकती है।

वीडियो: कवर लेटर और बायोडाटा कैसे लिखें

वीडियो: "कहानीकारों से सीखना।" ग्रंथ बेचने का रहस्य

एक उद्यमी को अधिकारियों (उदाहरण के लिए, सरकारी एजेंसियों के प्रतिनिधियों) और "अर्ध-आधिकारिक" - भागीदारों, ठेकेदारों, फ्रीलांस विशेषज्ञों, आदि दोनों के साथ सक्रिय पत्राचार करना होता है। लिखित संचार का कौशल बहुत तेजी से विकसित होता है, लेकिन शुरुआत में आप कई गलतियाँ कर सकते हैं और अपने प्राप्तकर्ताओं पर सबसे सुखद प्रभाव नहीं डाल सकते हैं। इस लेख में हम नियमित व्यावसायिक पत्र (कागज पर) और इलेक्ट्रॉनिक संदेश दोनों लिखने की विशेषताओं के बारे में बात करेंगे।

पत्र का स्वरूप एवं डिज़ाइन

अपनी कंपनी के लेटरहेड का उपयोग करना सुनिश्चित करें। यह हमेशा एक प्रभाव डालता है और "वार्ताकारों" की वफादारी बढ़ाता है। प्रपत्रों के प्रकार, उन्हें भरने के मानक और डिज़ाइन तत्वों को संगठन के आदेश (या कार्यालय कार्य के लिए निर्देश) में निर्दिष्ट किया जाना चाहिए। व्यावसायिक पत्र प्रपत्रों के लिए बुनियादी आवश्यकताएँ GOST 2003 "दस्तावेज़ों की तैयारी के लिए आवश्यकताएँ" में पाई जा सकती हैं।

कंपनी के बारे में बुनियादी जानकारी को फॉर्म में "निचोड़ने" की सलाह दी जाती है:

• नाम (और संक्षिप्त नाम);
• वास्तविक और डाक पते;
• मेल पता;
• संपर्क फ़ोन नंबर;
• वेबसाइट का पता।

यह आवश्यक डेटा की सूची नहीं है, बल्कि केवल एक नमूना सूची है। अगर चाहें तो आप कुछ जोड़ या हटा सकते हैं।

पत्र लिखने की सामान्य आवश्यकताएँ इस प्रकार हैं:

• न्यूनतम इंडेंटेशन - दाईं ओर 10 मिमी और बाईं ओर, ऊपर और नीचे 20 मिमी;
• यदि पत्र दो या दो से अधिक शीटों पर लिखा गया है, तो उनमें से प्रत्येक को शीर्ष पर बीच में क्रमांकित किया जाना चाहिए;
• प्रत्येक आवेदन को अलग से क्रमांकित किया गया है;
• ऊपरी बाएँ कोने में पत्र की आउटगोइंग संख्या इंगित की गई है (दस्तावेज़ पंजीकरण लॉग में इसे दर्ज करना न भूलें);
• ऊपरी दाएं कोने में संगठन का नाम, प्राप्तकर्ता की स्थिति और आद्याक्षर के साथ उसका उपनाम दर्शाया गया है;
• निचले बाएँ कोने में - आपकी स्थिति, आद्याक्षर और हस्ताक्षर के साथ उपनाम;
• नीचे पत्र लिखे जाने की तारीख अवश्य लिखें।

हालाँकि, GOST 2003 न केवल कोणीय, बल्कि विवरण की अनुदैर्ध्य व्यवस्था (जब वे केंद्र में इंगित किए गए हैं) के साथ रूपों के उपयोग की अनुमति देता है। कोने की व्यवस्था अधिक परिचित लगती है और पढ़ने में आसान है, इसलिए इस विकल्प को चुनना बेहतर है।

सामान्य लेखन नियम

व्यावसायिक पत्र के पाठ की क्लासिक संरचना में तीन तत्व शामिल होते हैं:

• परिचयात्मक भाग (पत्र क्यों लिखा जा रहा है, इसके कारणों का संक्षिप्त विवरण, इसका उद्देश्य);
• सामग्री (स्थिति का विवरण, समाधान का प्रस्ताव, निष्कर्ष और सिफारिशों का विवरण);
• सारांश भाग (एक संक्षिप्त सारांश जिसमें स्पष्ट संकेत हो कि आप प्राप्तकर्ता से क्या अपेक्षा करते हैं)।

आपको हमेशा यह समझना चाहिए कि आप पत्र किस उद्देश्य से लिख रहे हैं। क्या आप सहयोग की पेशकश करना चाहते हैं? अपनी शिकायतें बताएं? किसी प्रस्तुतिकरण या अन्य कार्यक्रम में आमंत्रित करें? केवल इसके बारे में लिखें और लंबे तर्कों और धारणाओं से विचलित न हों जो मामले से प्रासंगिक नहीं हैं।

प्रत्येक व्यावसायिक पत्र का एक विशिष्ट उद्देश्य होना चाहिए। यदि आप इसमें कई मुद्दों को छूते हैं, तो उनका आपस में गहरा संबंध होना चाहिए। यदि आपको कई अलग-अलग विषयों पर एक ही संगठन से संपर्क करने की आवश्यकता है, तो उनमें से प्रत्येक के लिए एक अलग पत्र लिखना बेहतर है।

भाषा लिखें

व्यावसायिक पत्राचार की शैली "हल्के" आधिकारिक व्यवसाय की है। वाक्यांशों को मानकीकृत करना, कुछ घिसी-पिटी बातों का उपयोग करना संभव और आवश्यक है, लेकिन नौकरशाही को शुष्क करने के लिए यह सब कम करने की अनुशंसा नहीं की जाती है। "जीवित" भाषा हमेशा आसानी से और अनुकूल रूप से समझी जाती है। बेशक, व्यावसायिक लेखन को शिष्टाचार के मानदंडों का पालन करना चाहिए (जिस पर नीचे चर्चा की जाएगी), लेकिन मुद्दे का सार स्पष्ट और संक्षिप्त रूप से बताया जाना चाहिए।

कुछ व्यावहारिक सुझाव:

• सरल शब्दों का उपयोग करें: "स्मार्ट" शब्दों को कम समझा जाता है और अक्सर उस व्यक्ति को परेशान करते हैं जिसे उन्हें पढ़ने और समझने के लिए मजबूर किया जाता है;
• क्रियाओं का अधिक और विशेषणों का कम प्रयोग करें;
• अपने विचारों को पेड़ पर न फैलाएं - केवल विशिष्ट बातें और केवल किसी दिए गए विषय के ढांचे के भीतर, बिना कई विवरणों और महत्वहीन विवरणों के;
• लंबे वक्तव्यों से बचें, यदि संभव हो तो सहभागी और सहभागी वाक्यांशों का प्रयोग न करें;
• विशेष रूप से लिखें: विभिन्न "इसके बारे में", "वे/वह/वह" अस्वीकार्य हैं;
• तार्किक विसंगतियों और एक सिमेंटिक ब्लॉक से दूसरे सिमेंटिक ब्लॉक में अचानक बदलाव से बचें;
• लिखी गई हर चीज़ को कान से जांचें: लगभग हर असंपादित पाठ में वाक् त्रुटियाँ होती हैं।

व्यावसायिक पत्र लिखने के मुख्य नियमों में से एक है: संदेश साक्षर और शैलीगत रूप से सही होना चाहिए।

अभिभाषक को संबोधित करने की विशेषताएं

एक नियम के रूप में, पत्र की शुरुआत में, प्राप्तकर्ता को एक बार संबोधित किया जाता है। यह तीन तरीकों से किया जा सकता है.

1. यदि आप किसी व्यक्ति को पहली बार संबोधित कर रहे हैं (या यदि आपके और प्राप्तकर्ता के बीच पूरी तरह से आधिकारिक संबंध स्थापित हो गया है), तो आपको ऐसे पते का उपयोग करना चाहिए जो एक निश्चित दूरी को इंगित करता हो। उदाहरण: "प्रिय श्री इवानोव!"
2. यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को संबोधित कर रहे हैं जिसके साथ आपने लंबे समय से एक भरोसेमंद व्यावसायिक संबंध स्थापित किया है, तो उसे उसके पहले नाम और संरक्षक नाम से बुलाना बेहतर है। उदाहरण: "प्रिय एकातेरिना लियोनिदोव्ना!"
3. किसी समूह को संबोधित करते समय, मानक वाक्यांश "प्रिय महोदय!" का उपयोग करें।

अंतिम भाग में आपको तथाकथित समापन वाक्यांश का उपयोग करने की आवश्यकता है। यहां और भी विकल्प हैं:

• "सम्मान सहित," "ईमानदारी से आपका";
• "शुभकामनाएं";
• "निरंतर सहयोग की आशा के साथ";
• "हम आपको सेवा प्रदान करने में हमेशा प्रसन्न होते हैं";
• वगैरह।

एक शब्द में, अंतिम वाक्यांश का चुनाव स्वाद का मामला है।

व्यवसाय लेखन नैतिकता

यहां तक ​​कि व्यावसायिक पत्र में छिपा हुआ तिरस्कार भी किसी का ध्यान नहीं जाता। बेशक, इस मामले में, आप अब अपने प्रति सकारात्मक या समान रवैये पर भरोसा नहीं कर पाएंगे। निष्कर्ष स्पष्ट है: भावनाओं के आगे न झुकें और अपने आप को सीमा के भीतर रखें, भले ही प्राप्तकर्ता वास्तव में आपको परेशान करता हो। हमेशा संदेश के लहजे पर ध्यान दें.

किसी इनकार वाले पत्र का मसौदा तैयार करते समय आपको विशेष रूप से सावधान रहना चाहिए। इस तरह के संदेश को किसी न किसी रूप में स्पष्ट "नहीं" के साथ शुरू करना बेहद नासमझी है - इससे व्यक्ति में यह भावना पैदा होगी कि उसे बस भेजा गया था। पहले ठोस (अस्थिर नहीं) स्पष्टीकरण देने का प्रयास करें। इनकार के कारणों को संक्षेप में रेखांकित करने के बाद, किसी को आसानी से अपने बयान पर आगे बढ़ना चाहिए। इस मामले में, आप निम्नलिखित फॉर्मूलेशन का उपयोग कर सकते हैं:

• "दुर्भाग्य से, हमें आपके अनुरोध को पूरा करने का कोई रास्ता नहीं दिख रहा है";
• "आपका अनुरोध निम्नलिखित कारणों से स्वीकार नहीं किया जा सकता...";
• "हमें गहरा अफसोस है, लेकिन हम आपके प्रस्ताव को अस्वीकार करने के लिए मजबूर हैं।"

आदर्श रूप से, इनकार को उचित ठहराने से पहले भी - पत्र की शुरुआत में - आपको प्राप्तकर्ता के अनुरोध को संक्षेप में दोहराना चाहिए। वह समझ जाएगा कि आपने उसके अनुरोध या प्रस्ताव को ध्यान से पढ़ा है, और वह संभवतः इसकी सराहना करेगा। शायद भविष्य में आप फिर से एक साथ काम करेंगे - नकारात्मकता को तुरंत प्रसारित क्यों करें और अत्यधिक कठोरता से व्यक्ति को डराएं?

कभी भी दूसरी अति पर न जाएं. चापलूसी और सच्चे स्नेह के अनेक आश्वासन कपटता के स्पष्ट लक्षण हैं। निष्ठाहीनता हमेशा अस्वीकृति का कारण बनती है।

ईमेल लिखना

कागज पर संदेश पहले ही अप्रचलित हो चुके हैं। बेशक, "कागजी" पत्राचार कभी भी पूरी तरह से गायब नहीं होगा, लेकिन कुछ वर्षों में क्लासिक लेटरहेड पर लिखे गए पत्र दुर्लभ हो जाएंगे। बातचीत तेजी से इलेक्ट्रॉनिक रूप से आयोजित की जा रही है। एक आधुनिक उद्यमी अब नियमित मेल की तुलना में ईमेल द्वारा बहुत अधिक पत्र भेजता है।

ईमेल द्वारा भेजे गए व्यावसायिक पत्र उन्हीं सामान्य नियमों के अनुसार लिखे जाते हैं। भाषा, शैली और लहजे की आवश्यकताएं, शिष्टाचार मानकों का पालन - ये सभी अनिवार्य तत्व नहीं बदलते हैं। हालाँकि, इलेक्ट्रॉनिक संदेशों की भी अपनी विशिष्ट विशेषताएं होती हैं।

1. सुनिश्चित करें कि आपका लॉगिन ठोस या कम से कम पर्याप्त दिखे। [ईमेल सुरक्षित]- अच्छा, [ईमेल सुरक्षित]- बुरी तरह।
2. विषय फ़ील्ड को हमेशा भरना बहुत महत्वपूर्ण है। यह वह रेखा है जो यह निर्धारित करती है कि कोई व्यक्ति आने वाले संदेश को खोलेगा या नहीं। यदि आप किसी ऐसे व्यक्ति को लिख रहे हैं जिसे आप नहीं जानते हैं, तो आपको एक दिलचस्प शीर्षक के साथ प्रयास करना चाहिए। लेकिन इसे ज़्यादा मत करो - "तत्काल!!!" जैसे विषय। अनोखा ऑफर, अभी खुला!” वे आपको केवल शीर्ष पर कूड़ेदान आइकन पर तुरंत क्लिक करने के लिए प्रेरित करते हैं। शीर्षक में 3-5 शब्द होने चाहिए और संदेश की सामग्री प्रतिबिंबित होनी चाहिए।
3. यदि आप प्राप्तकर्ता से परिचित नहीं हैं, तो संक्षेप में बताएं कि आप कौन हैं और आपको उसके बारे में कैसे पता चला। इस आवश्यक परिचय के बिना, संदेश को स्पैम माना जा सकता है और तुरंत हटा दिया जा सकता है।
4. सेटिंग्स में उद्धरण अक्षम न करें - पिछले पत्राचार को कट के नीचे प्रदर्शित होने दें।
5. स्क्रीन से पढ़ना एक संदिग्ध आनंद है। एक कागजी पत्र उठाया जा सकता है, और केवल इसी कारण से इसे इलेक्ट्रॉनिक पत्र की तुलना में अचेतन स्तर पर अधिक गंभीरता से माना जाता है। इसे ध्यान में रखें।
6. ईमेल संदेश जितना छोटा होगा, उसका उत्तर उतनी ही तेजी से दिया जाएगा।
7. केवल मानक फ़ॉन्ट का उपयोग करें.
8. टेक्स्ट हाइलाइटिंग का अत्यधिक उपयोग न करें - आप सबसे महत्वपूर्ण बिंदुओं के लिए "बोल्ड" का उपयोग कर सकते हैं, लेकिन विभिन्न रंगों का उपयोग अस्वीकार्य है।
9. कोई सीमाएँ नहीं। कभी नहीं। उपशीर्षकों में भी. यही बात डुप्लिकेट विराम चिह्नों पर भी लागू होती है।
10. अपने टेक्स्ट को पैराग्राफों में विभाजित करें और उनके बीच में जगह छोड़ें (बस एक खाली लाइन छोड़ें)।
11. आप किसी ईमेल में छवियाँ या टेक्स्ट फ़ाइलें संलग्न कर सकते हैं। अतिरिक्त सामग्री और स्पष्टीकरण, टिप्पणियाँ, विस्तृत विवरण - यह सब संलग्न फाइलों में होना चाहिए, लेकिन पत्र के मुख्य भाग में नहीं।
12. उन लोगों के साथ व्यावसायिक पत्राचार में जिनके साथ आपने भरोसेमंद संबंध स्थापित किए हैं (हम विश्वसनीय भागीदारों, विश्वसनीय ठेकेदारों के बारे में बात कर रहे हैं), आप कभी-कभी इमोटिकॉन्स का उपयोग कर सकते हैं। यह संचार को "पुनर्जीवित" करेगा - स्क्रीन पर इमोटिकॉन्स (यहां तक ​​कि एक व्यावसायिक संदेश में भी) काफी सकारात्मक रूप से देखे जाते हैं। बेशक, उनका उपयोग "कागजी" अक्षरों में नहीं किया जा सकता है।
13. हस्ताक्षर अवश्य करें. ईमेल में, इसमें आमतौर पर 3-6 पंक्तियाँ होती हैं और इसमें प्रेषक का पहला और अंतिम नाम, उसकी स्थिति, कंपनी का नाम, वेबसाइट का पता और संपर्क फ़ोन नंबर शामिल होता है।

हस्ताक्षर उदाहरण:

ईमानदारी से,

इवान इवानोव

[ईमेल सुरक्षित]

http://site.com.

हम आपको एक नमूना व्यावसायिक पत्र प्रदान करते हैं।

उपसंहार

हालाँकि सब कुछ काफी सरल है, सही ढंग से लिखे गए व्यावसायिक पत्रों के उदाहरण इतने अधिक नहीं हैं। उद्यमी नियमित रूप से डिज़ाइन में भ्रमित हो जाते हैं, पूरी तरह से सही पते का उपयोग नहीं करते हैं और महत्वपूर्ण बारीकियों के बारे में भूल जाते हैं।

आइए अच्छे व्यावसायिक संदेशों की मुख्य विशेषताएं सूचीबद्ध करें:

• निष्पक्षता;
• संक्षिप्तता (यह सलाह दी जाती है कि पत्र एक पृष्ठ से अधिक न हो);
• प्रस्तुति का तटस्थ स्वर;
• तर्क, कथन की कमी, अत्यधिक विवरण;
• भावनात्मक मूल्यांकन की कमी;
• पाठ के कुछ हिस्सों और व्यक्तिगत वाक्यांशों के बीच एक स्पष्ट तार्किक संबंध।

यह एक प्रकार की चेकलिस्ट है जिसे आप सबसे पहले जांच सकते हैं। सैकड़ों व्यावसायिक संदेश संकलित और भेजे जाने के बाद इसकी कोई आवश्यकता नहीं होगी। ऊपर बताए गए नियमों को नज़रअंदाज न करें और याद रखें: "उत्साहित" व्यावसायिक पत्राचार कौशल आपकी प्रतिष्ठा और तदनुसार, कंपनी की छवि में काफी सुधार करते हैं।