भण्डारण में आदेश - लेखापरीक्षक के कार्य। एक गोदाम का लॉजिस्टिक्स ऑडिट लॉजिस्टिक्स ऑडिट के संकलन क्षेत्रों के चरण

एक भी गोदाम किसी न किसी विशेषज्ञ के बिना नहीं चल सकता, जिसकी बदौलत, वास्तव में, यह कार्य करता है। इन श्रमिकों में मुख्य रूप से गोदाम प्रबंधक, स्टोरकीपर और लोडर शामिल हैं। उनमें से प्रत्येक को क्या जिम्मेदारियाँ सौंपी गई हैं? इस पुस्तक में, हम एक गोदाम प्रबंधक के कार्यों और नौकरी की जिम्मेदारियों को देखेंगे, क्योंकि यह वह कर्मचारी है जो सीधे गोदाम लेखांकन के संगठन से संबंधित है। और यह भी कि गोदाम के काम को ठीक से कैसे व्यवस्थित किया जाए।

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पुस्तक का परिचयात्मक अंश दिया गया है गोदाम का प्रबंध करना. गोदाम प्रबंधक को नोट (आंद्रेई बैट)हमारे बुक पार्टनर - कंपनी लीटर्स द्वारा प्रदान किया गया।

अपनी आंखों से ऑडिट करें

आदेशों का समय पर निष्पादन, कार्यशालाओं में निर्बाध काम और पूरी कंपनी की प्रतिष्ठा इस बात पर निर्भर करती है कि गोदाम में काम कैसे व्यवस्थित किया जाता है। जो कुछ भी है, इससे कोई फर्क नहीं पड़ता कि यहां कौन से उत्पाद संग्रहीत हैं, इसका कार्य अपरिवर्तित रहता है: एक गोदाम एक बफर है जिसे साइटों, उत्पादन और बिक्री की क्षमताओं को सुसंगत बनाने के लिए डिज़ाइन किया गया है, जो इन्वेंट्री प्रसंस्करण के लिए एक क्षेत्र के साथ संयुक्त है, जहां सामान आकार, पूर्णता, स्थिति बदलते हैं वगैरह।

गोदाम प्रणाली के दृश्यमान बुनियादी तत्व, जो लगातार परस्पर क्रिया में रहते हैं, ये हैं:

कर्मचारी;

उपकरण;

इन्वेंट्री आइटम.

यह न भूलें कि सिस्टम के संचालन में अन्य तत्व भी शामिल हैं:

प्रक्रियाएं;

दस्तावेज़ प्रवाह और लेखा प्रणाली;

कार्य का संगठन.

आइए उनमें से प्रत्येक से बारी-बारी से निपटें।

जब, किसी गोदाम में प्रवेश करते समय, हम व्यस्त काम देखते हैं - कुछ कर्मचारी माल उतारते हैं, दूसरे उन्हें लोड करते हैं, दूसरे उन्हें गोदाम के चारों ओर ले जाते हैं, अन्य लोग दस्तावेज तैयार करते हैं, कुछ प्रबंधन करते हैं, कुछ काम करते हैं - हम अनजाने में यह भ्रम पैदा करते हैं कि सब कुछ ठीक चल रहा है यह होना चाहिए, काम जोरों पर है और हर कोई व्यस्त है। लेकिन उपद्रव प्रभावशीलता का सूचक नहीं है. इसके बिल्कुल विपरीत - यह सबूत है कि यह गोदाम "जीव" बीमार है और उसे तत्काल उपचार की आवश्यकता है।

सामान्य रूप से संगठित और प्रबंधित गोदाम प्रणाली में, परिभाषा के अनुसार, एक ही स्थान और एक समय में कर्मियों और प्रक्रियाओं की एकाग्रता नहीं हो सकती है। सुव्यवस्थित गोदामों में शांति और शांति होती है, काम मापा तरीके से किया जाता है, यहां कर्मचारियों की भीड़ नहीं होती है - केवल अकेले कर्मचारी, धीरे-धीरे और बिना ध्यान भटकाए अपना काम करते हैं।

आइए ऊपर वर्णित गोदाम के "सक्रिय" जीवन के पीछे वास्तव में क्या छिपा है, इस पर करीब से नज़र डालने की कोशिश करें, और अक्सर उत्पन्न होने वाली भीड़ और उथल-पुथल के संभावित कारणों का निर्धारण करें, जिसे हम अक्सर मामलों की प्राकृतिक स्थिति के रूप में देखते हैं:

सामग्री के क्रॉस और इंटरसेक्टिंग सामग्री प्रवाह की उपस्थिति अनुचित स्थान योजना और काम के अतार्किक वितरण को इंगित करती है, जिससे त्रुटियों की संभावना बढ़ जाती है और यह जोखिम बढ़ जाता है कि सामान गलत गंतव्य पर भेजा जाएगा।

तकनीकी क्रॉस की उपस्थिति, उपकरण और लोगों की आवाजाही के मार्गों को काटने से काम धीमा हो जाता है और क्षति का खतरा बढ़ जाता है (उपकरण और कर्मचारियों दोनों के लिए)।

गोदाम संचालन की उचित योजना का अभाव (आवश्यकतानुसार कार्य करना) इस तथ्य की ओर ले जाता है कि नियोजित संचालन समय और स्थान में ओवरलैप हो जाते हैं, जिससे गोदाम प्रणाली के समान तत्वों पर भार पैदा होता है।

कार्य के शिफ्ट संगठन की अक्षमता तब होती है जब गोदाम पर भार का आकलन औसत संकेतकों (प्रति सप्ताह, दिन) द्वारा किया जाता है और कार्य का शिफ्ट संगठन प्रक्रियाओं और संचालन पर भार की वास्तविक चोटियों को ध्यान में नहीं रखता है।

कार्य का अप्रभावी संगठन - जब लाइन मैनेजर को यह नहीं पता होता है कि क्या, किसे और कब करना चाहिए, तो कर्मचारी ये निर्णय स्वयं लेते हैं, जो एक संगठन और "कमांड सेंटर" की अनुपस्थिति में अंततः विनाशकारी साबित होता है। कोई भी प्रणाली.

ये सबसे सरल हैं, लेकिन साथ ही गोदाम की सबसे वैश्विक समस्याएं हैं, जो ध्यान से देखने पर तुरंत ध्यान आकर्षित करती हैं कि काम कैसे किया जाता है।

आइए गोदाम के कामकाजी माहौल के कुछ तत्वों पर ध्यान दें और उन पर अधिक विस्तार से विचार करें।

भंडार

"अपनी आँखों से ऑडिट" करते समय सबसे सरल कदम इन्वेंट्री आइटम की स्थिति, संचलन, भंडारण और संचलन की निगरानी करना है।

इन्वेंट्री आइटम के संबंध में, हम गोदाम प्रणाली में समस्याओं के अस्तित्व के सरल संकेतों के एक समूह की पहचान कर सकते हैं:

इन्वेंटरी और सामग्री रसद इकाइयों (बॉक्स, फूस, कंटेनर, आदि) की प्रणाली के बाहर एक गोदाम में स्थित हैं;

इन्वेंट्री और सामग्रियों को किसी भी क्षेत्र के संदर्भ के बिना सीधे फर्श पर संग्रहीत किया जाता है (लेखा प्रणाली के अनुसार पहचाना जाता है);

माल और सामग्रियों की बिक्री पैकेजिंग या भंडारण (आंदोलन) इकाई क्षतिग्रस्त हो गई है;

इन्वेंट्री आइटम बिना किसी पैकेजिंग के गोदाम में हैं;

इन्वेंट्री और सामग्रियां बिना किसी पहचान प्रणाली के गोदाम में स्थित हैं (पहचान उपस्थिति से की जाती है या मुश्किल है);

इन्वेंटरी और सामग्रियां पैकेजिंग में, एक लॉजिस्टिक्स इकाई में हैं, लेकिन ऐसे रूप में हैं जिससे उन्हें अतिरिक्त लागत और संचालन के बिना संसाधित करना असंभव हो जाता है।

गोदाम में ऐसी समस्याओं की उपस्थिति हमें निराशाजनक निष्कर्ष निकालने की अनुमति देती है:

गोदाम में भंडारण की व्यवस्था नहीं है;

इन्वेंट्री आइटम के साथ काम करने के नियम विकसित नहीं किए गए हैं या कर्मचारियों के ध्यान में नहीं लाए गए हैं;

गोदाम कर्मचारी इन्वेंट्री वस्तुओं के साथ काम करने के नियमों का पालन नहीं करते हैं;

गोदाम ने लेखांकन प्रणाली लागू नहीं की है या इसका कार्यान्वयन असंभव है;

गोदाम में कार्य अनुशासन और कार्य संगठन का स्तर निम्न है;

लेखांकन प्रणाली में शेष राशि का स्तर कभी भी वास्तविक स्तर से मेल नहीं खाता;

अस्वीकृति, पुन: पैकेजिंग, पैकेजिंग सामग्री खरीदने आदि के लिए अतिरिक्त लागतों की लगातार आवश्यकता होती है।

अक्सर ऐसे मामले होते हैं, जब अनुरोध सबमिट करने के समय, इन्वेंट्री सामग्री शिपमेंट के लिए तैयार नहीं होती है, जिससे ऑर्डर पूर्ति समय में वृद्धि होती है या इसकी विफलता होती है। क्योंकि यदि, उदाहरण के लिए, 10,000 बक्सों में से 50 क्षतिग्रस्त हो गए हैं, खो गए हैं या अनपैक्ड हैं, तो ऑर्डर को पूरी तरह से पूरा नहीं माना जा सकता है। किसी भी स्थिति में, परिणाम अतिरिक्त लागत और ऑर्डर में व्यवधान होगा।

लोगों, उपकरणों और स्थान की कमी की समस्या नियमित रूप से उत्पन्न होगी, क्योंकि संसाधनों का कुछ हिस्सा लगातार अतिरिक्त संचालन के लिए निर्देशित किया जाता है।

ऐसी स्थिति में किसी उद्यम के लिए सबसे बुरी बात विफल आदेश या बर्बाद समय से लाभ की हानि भी नहीं है। यह बहुत बुरा है अगर गोदाम कर्मचारी (लोडर, स्टोरकीपर, गोदाम प्रबंधक, लॉजिस्टिक), हर दिन इन विफलताओं और उनके परिणामों का सामना करते हैं, जो कुछ भी हो रहा है उसे सामान्य मानते हुए, उन पर ध्यान नहीं देते हैं। इस मामले में, समस्या फर्श पर पड़े किसी हिस्से की नहीं है; समस्या बहुत गहरी है और इसके समाधान के लिए पूरे सिस्टम को बदलने और संभवतः कई कर्मचारियों को बदलने की आवश्यकता होगी।

गोदाम भंडारण प्रणालियाँ

अगला तत्व जिस पर आपको "अपनी आंखों से ऑडिट" करते समय ध्यान देना चाहिए, वह है गोदाम भंडारण और पैकेजिंग सिस्टम, दूसरे शब्दों में, विभिन्न रैक संरचनाएं और उनका उपयोग कैसे किया जाता है, इन्वेंट्री आइटम कैसे संग्रहीत और संसाधित किए जाते हैं।

सरल मानदंडों का एक समूह है जो आपको रैक संरचनाओं के उपयोग के साथ समस्याओं को ठीक करने की अनुमति देता है:

1. प्रत्येक शेल्विंग प्रणाली को कुछ सिद्धांतों के अनुसार संग्रहित करने के लिए डिज़ाइन किया गया है।

पैलेट रैक पर उत्पाद इकाइयों या घटकों को संग्रहीत करना और संभालना कुशल नहीं है;

प्रवेश रैक सुरंग में विभिन्न प्रकार के वर्गीकरण रखना कुशल नहीं है;

तीन-तरफा प्रसंस्करण गलियारों के बिना ब्लॉक-फ्लोर सिस्टम में उत्पाद इकाइयों या घटकों को संग्रहीत करना कुशल नहीं है।

2. प्रत्येक रैकिंग सिस्टम को विशेष उपकरण (हाइड्रोलिक या पिकिंग ट्रॉली, स्टेकर, लोडर, आदि) के साथ प्रसंस्करण के लिए डिज़ाइन किया गया है।

मशीनरी द्वारा प्रसंस्करण के लिए इच्छित रैकिंग सिस्टम से मैन्युअल रूप से कार्गो का चयन करना प्रभावी नहीं है;

रैक संरचनाओं पर संग्रहीत भार के साथ कर्मियों को ऊंचाई पर काम करने की अनुमति देना प्रभावी नहीं है;

सभी प्रकार के रैकिंग सिस्टम के साथ काम करने के लिए एक प्रकार के उपकरण का उपयोग करना प्रभावी नहीं है।

3. प्रत्येक रैकिंग सिस्टम एक महंगी संरचना है, जो उस पर संग्रहीत उपकरण या सामान से कम मूल्यवान नहीं है। इसमें सावधानीपूर्वक उपचार की भी आवश्यकता होती है, इसलिए निम्नलिखित अस्वीकार्य हैं:

टूटे हुए खंभे और मुड़े हुए बीम;

फटे और गायब संकेत और निर्देश।

गोदाम भंडारण प्रणालियों से जुड़ी सबसे आम समस्याएं हैं:

रैकिंग सिस्टम का गलत डिज़ाइन और प्लेसमेंट (परिवहन मार्गों, कमोडिटी प्रवाह, लोडिंग और अनलोडिंग विधियों आदि को ध्यान में रखे बिना);

रैकिंग सिस्टम का अकुशल उपयोग, जिससे अनावश्यक लागतें बढ़ती हैं;

गोदाम भंडारण प्रणालियों के अनुचित संचालन से उत्पन्न होने वाली अतिरिक्त रखरखाव लागत;

अनुचित संचालन के कारण क्षतिग्रस्त रैक संरचनाओं के तत्वों का निरंतर प्रतिस्थापन;

ऑर्डर पूरा होने में लंबा समय;

कार्य करने के लिए बड़ी संख्या में कर्मियों की आवश्यकता होती है;

वर्गीकरण को समायोजित करने के लिए जगह की कमी;

सिस्टम को बनाए रखने के लिए उपकरणों की कमी;

उत्पाद चयन के लिए चयन स्थानों की कमी;

लेखांकन प्रणाली के सामान्य कामकाज की असंभवता।

सबसे बड़ी निराशा अक्सर गोदाम आधुनिकीकरण (नए परिसर का निर्माण, महंगे उपकरण और रैकिंग सिस्टम की खरीद) में निवेश से होने वाले लाभों की कमी है। इसका कारण अक्सर यह होता है कि गोदाम के कर्मचारी, जिनके काम को सुविधाजनक बनाने के लिए ये निवेश किए गए थे, सामान्य तरीके से काम कर रहे हैं, रैकिंग सिस्टम को नष्ट करके या उनका पूरा फायदा नहीं उठाकर सभी प्रयासों को नकार रहे हैं।

गोदाम उपकरण

"अपनी आंखों से ऑडिट" करते समय, आप गोदाम उपकरण को नजरअंदाज नहीं कर सकते हैं, जिसमें गोदाम में इन्वेंट्री आइटम को स्थानांतरित करने के लिए डिज़ाइन किए गए सभी प्रकार के तंत्र शामिल हैं।

प्रौद्योगिकी के संबंध में, ऑडिट को सरल बनाया गया है, क्योंकि सभी समस्या क्षेत्र, एक नियम के रूप में, काफी स्पष्ट हैं, हालांकि उन्हें अक्सर उन कर्मचारियों द्वारा भी नजरअंदाज कर दिया जाता है जो नियमित रूप से उनका सामना करते हैं:

उपकरण उचित स्थिति में नहीं है (गंदा और क्षति के संकेत);

उपकरण में शिलालेख, चित्र, उपकरण हैं जो उसके पासपोर्ट में प्रदान नहीं किए गए हैं;

सभी उपलब्ध उपकरण प्रक्रियाओं में शामिल नहीं हैं;

गोदाम या परिसर के क्षेत्र में उपकरण के "परित्यक्त" टुकड़े हैं;

संचालन के दौरान, उपकरण का चार्ज या ईंधन ख़त्म हो जाता है;

उपकरणों की कमी की समस्या लगातार बनी रहती है, कई अतिरिक्त इकाइयों की खरीद की नियमित मांग होती रहती है;

यदि ऐसे सेवा विभाग हैं जो एक अनुबंध के तहत मरम्मत करते हैं, तो हमारे अपने यांत्रिक और मरम्मत क्षेत्र भी हैं, जहां लगातार कुछ न कुछ मरम्मत की जाती है।

उपरोक्त "लक्षणों" की उपस्थिति निम्नलिखित समस्याओं के अस्तित्व को इंगित करती है:

लोड शेड्यूल के साथ समन्वित कोई अलग उपकरण संचालन शेड्यूल नहीं है;

उपकरणों की वास्तविक जरूरतों की पहचान नहीं की गई है, काम की मात्रा और आवृत्ति और उपकरणों की इकाइयों की संख्या के बीच कोई संबंध नहीं है;

उपयोग किए गए उपकरण के लिए कर्मचारी व्यक्तिगत रूप से जिम्मेदार नहीं है;

तकनीकी पासपोर्ट के अनुसार कार्य के नियमों का पालन किए बिना उपकरण का रखरखाव और सेवा की जाती है।

आश्चर्यजनक रूप से, व्यवहार में कम से कम एक गोदाम ढूंढना मुश्किल है, जिसके लिए प्रबंधक की राय में, गोदाम उपकरण की कई और इकाइयों की आवश्यकता नहीं होती है। और साथ ही, लगभग हर गोदाम में आप तर्कसंगत उपयोग और रखरखाव के माध्यम से इसकी मात्रा कम करने या इसकी उत्पादकता बढ़ाने के अवसर पा सकते हैं।

पैकेजिंग और उपभोग्य वस्तुएं

सभी गोदामों में, चाहे औद्योगिक हों या वाणिज्यिक, मुश्किल से 20% ऐसे हैं जहां पैकेजिंग और उपभोग्य सामग्रियों को संभालने के नियमों और प्रक्रियाओं को सटीक रूप से वर्णित किया गया है, उनके भंडारण के लिए क्षेत्रों को परिभाषित किया गया है और आवश्यक संसाधन आवंटित किए गए हैं। उनके साथ उत्पन्न होने वाली समस्याएँ इन्वेंट्री सामग्रियों की समस्याओं के समान हैं, हालाँकि उनमें कुछ विशिष्टताएँ हैं।

अपनी आपूर्ति और पैकेजिंग सामग्री पर नए सिरे से नज़र डालने पर, आप पाएंगे कि:

उनके पास कोई निश्चित भंडारण स्थान नहीं है, जिससे पूरे गोदाम या उद्यम में अव्यवस्था रहती है;

प्रयुक्त प्रजातियों की संख्या और उनके नामकरण पर कोई सटीक डेटा नहीं है;

वे शेष लेखांकन प्रणाली में मौजूद नहीं हैं या उनकी दर्ज की गई मात्रा कभी भी वास्तविक से मेल नहीं खाती है;

लगातार खरीद के बावजूद, नियमित रूप से उनकी कमी होती रहती है, जिससे प्रक्रियाओं में देरी होती है;

उन्हें संभालने के लिए कोई मौजूदा नियम नहीं हैं, साथ ही उनके उपयोग और उपभोग के लिए कोई जिम्मेदार नहीं है;

गलत सामग्रियों के इस्तेमाल के बारे में आपूर्तिकर्ताओं और ग्राहकों से नियमित शिकायतें आती रहती हैं।

ऐसी प्रतीत होने वाली छोटी-मोटी समस्याओं के किसी व्यवसाय के लिए बहुत गंभीर परिणाम हो सकते हैं:

सटीक लेखांकन के बिना, उत्पादन की इकाई लागत में पैकेजिंग और उपभोग्य सामग्रियों का हिस्सा कभी भी निर्धारित नहीं किया जाएगा;

पैकेजिंग और उपभोग्य सामग्रियों की लागत को सामान्य और ओवरहेड लागतों के लिए लगातार आवंटित किया जाएगा;

आप कृत्रिम उपभोग मानक बनाएंगे जिनका पालन नहीं किया जाएगा;

पैकेजिंग और उपभोग्य सामग्रियों के लिए स्थायी क्षेत्र की कमी के कारण, उनके मध्यवर्ती भंडारण स्थान हर जगह होंगे;

सामग्री के साथ अव्यवस्था लगातार मार्ग में बाधा उत्पन्न करेगी; उन्हें आवश्यकतानुसार एक स्थान से दूसरे स्थान पर स्थानांतरित किया जाएगा।

आपको यह भी समझना चाहिए कि पैकेजिंग और उपभोग्य सामग्रियों के लिए जिम्मेदार स्टोरकीपर और लोडर को नियुक्त करने से समस्या का समाधान नहीं होगा। गोदाम प्रणाली की अन्य समस्याओं के विपरीत, यह पूरी तरह से गोदाम लेखांकन की कमी में निहित है, जो लेखांकन से उतना ही अलग है जितना कि लेखांकन वित्तीय लेखांकन से अलग है। केवल इसके प्रभावी कामकाज से ही पैकेजिंग और उपभोग्य सामग्रियों का अधिक तर्कसंगत उपयोग शुरू करना संभव है।

गोदाम का स्टाफ

लोग स्टोरकीपर और लोडर नहीं बनते - वे पैदा होते हैं। इस मजाक का एक गंभीर आधार है, क्योंकि गोदाम कर्मचारी अपनी विशेषताओं में अद्वितीय हैं। कहीं भी इतनी अधिक क्रांतियाँ और हड़तालें नहीं हैं, कहीं भी इतने सारे अल्टीमेटम नहीं दिए गए हैं, और कहीं भी लोग गुणवत्तापूर्ण परिणामों की कमी के प्रति इतने उदासीन नहीं हैं। रहस्य यह है कि वे मूल्यवान कर्मचारियों की तरह महसूस नहीं करते हैं जो अतिरिक्त मूल्य बनाते हैं, लेकिन वे इस तथ्य के आदी हैं कि उन्हें हमेशा हर चीज के लिए दोषी माना जाता है।

उनके कार्य का अवलोकन करने पर इस लिंक की समस्याओं का आसानी से पता लगाया जा सकता है:

वे समूहों में चलते हैं और एक ऑपरेशन या प्रक्रिया पर 2-3 काम करते हैं;

एक या दो कार्यकर्ताओं के लिए हमेशा एक पर्यवेक्षक होता है;

यदि आप फोरमैन या स्टोरकीपर से गोदाम में काम करने वाले सभी लोगों के नाम बताने और यह बताने के लिए कहते हैं कि इस समय कौन किस प्रक्रिया पर काम कर रहा है, तो आपको स्पष्ट उत्तर नहीं सुनाई देगा;

हर बार अलग-अलग संख्या में लोग शिफ्ट में आते हैं;

सुरक्षा सावधानियों का पालन नहीं किया जाता;

वे इन्वेंट्री आइटम को लापरवाही से संभालते हैं;

वे ऐसे जूते और कपड़े पहनते हैं जो नियमों द्वारा स्थापित नहीं हैं;

वे मोबाइल फोन पर बात करते हैं और गलत जगह खाना खाते हैं;

अपवित्रता का लगातार प्रयोग किया जाता है;

परिसर में धूम्रपान की अनुमति है; कर्मचारी 3-10 लोगों के समूह में धूम्रपान क्षेत्र में जाते हैं।

यह स्थिति निम्नलिखित निष्कर्षों के लिए आधार देती है:

गोदाम में अराजकता का राज है;

गोदाम प्रबंधन अव्यवसायिक है;

कोई प्रदर्शन अनुशासन नहीं है;

कार्य प्रक्रियाओं का प्रबंधन "पुराने समय के" अनुभवी कर्मचारियों के एक समूह द्वारा किया जाता है, जो आश्वस्त होते हैं कि वे जानते हैं कि अपना काम कैसे करना है और नियमों और विनियमों को नहीं पहचानते हैं;

ऐसी स्थिति में, आप ऑर्डर और अनुरोधों को पूरा करने के लिए खुद को पूरी तरह से गोदाम श्रमिकों पर निर्भर पाते हैं, और कोई भी पारिश्रमिक प्रणाली काम की गुणवत्ता में सुधार नहीं करेगी।

वास्तव में, यह "धूम्रपान कक्ष" में देखने लायक है, तेज़ रेडियो बजते हुए सुनना, चारों ओर सब कुछ डूब जाना, कर्मचारियों को इधर-उधर भागते देखना, व्यस्त होने का नाटक करना - और यह स्वीकार करने के लिए पर्याप्त होगा कि गोदाम के कर्मचारियों के साथ समस्याएं हैं। एकमात्र अंतर इस "बीमारी" से होने वाले नुकसान की गहराई का है।

गोदाम प्रक्रियाएं

प्रक्रियाओं को निर्धारित करने की क्षमता एक प्रबंधक के जीवन को बहुत आसान बना देती है, जिससे वह काम को सबसे कुशल तरीके से व्यवस्थित कर सकता है, लगातार किए गए कार्यों के अनुक्रम को देख सकता है और समझ सकता है कि काम के किस हिस्से के लिए कौन जिम्मेदार है। लेकिन कई लोगों ने, इस पद्धति को दक्षता के लिए एक सार्वभौमिक नुस्खा के रूप में स्वीकार कर लिया है और इसे गोदाम में उपयोग करना शुरू कर दिया है, उन्हें इस तथ्य के कारण पूर्ण अस्वीकृति का सामना करना पड़ता है कि, उत्पादन गोदाम कर्मियों के विपरीत, वे अपने काम को ग्राहक और ग्राहक के लिए मूल्य बनाने के रूप में नहीं मानते हैं। संपूर्ण उद्यम, वे प्रौद्योगिकियों की अवधारणाओं, उनके अनुक्रम और उत्पादन संस्कृति के प्रति उदासीन हैं। इसलिए, इस तथ्य के लिए तैयार रहें कि आवश्यक गोदाम प्रक्रियाओं को तुरंत पंजीकृत करना और कार्यान्वित करना संभव नहीं होगा।

तो, आप गोदाम प्रक्रियाओं के संबंध में "अपनी आंखों से ऑडिट" कैसे करते हैं? ऐसे "ऑडिट" के बारे में सबसे आकर्षक बात यह है कि इसमें कोई "विशेष" या "अद्वितीय" गोदाम नहीं होते हैं, और यह लगातार याद रखने योग्य है। स्टोरकीपरों, गोदाम प्रबंधकों और यहां तक ​​कि जटिल प्रबंधकों के बयानों से धोखा न खाएं कि गोदाम में काम के संगठन में सुधार के लिए प्रस्तावित तरीके "क्योंकि..." काम नहीं करेंगे - फिर किसी भी स्पष्टीकरण का पालन करें कि यह गोदाम अपने से कैसे भिन्न है अनुरूप। लेकिन किसी भी गोदाम को समान बुनियादी कार्य करने के लिए डिज़ाइन किया गया है: स्वीकृति, प्लेसमेंट, भंडारण, पिकिंग, इन्वेंट्री, कार्गो शिपमेंट और माल के प्रसंस्करण (किट का निर्माण, पैकेजिंग, तैयारी, आदि) से संबंधित प्रक्रियाओं और संचालन का एक समूह निष्पादित करना। .

इसलिए, यह निर्धारित करने के लिए कि गोदाम में की जाने वाली प्रक्रियाएँ तकनीकी रूप से कितनी उन्नत और सही हैं, आप निम्नलिखित कार्य कर सकते हैं:

वेयरहाउस प्रक्रियाओं (विनियमों, प्रक्रियाओं, निर्देशों, एल्गोरिदम, निर्देश, आदेश इत्यादि) को विनियमित करने वाले सभी प्रकार के वेयरहाउस दस्तावेज़ों का अनुरोध करें, और प्रबंधकों और कर्मचारियों के ज्ञान की जांच करें, जिसमें ये दस्तावेज़ कितने प्रासंगिक हैं।

प्रक्रिया के बारे में किसी भी कर्मचारी की समझ की जाँच करें (उसे यह समझाने के लिए कहें कि वह ऐसा क्या, क्यों और क्यों कर रहा है, इसका क्या परिणाम होना चाहिए और यदि प्रक्रिया समय पर पूरी नहीं हुई तो क्या होगा)।

किसी ऑपरेशन या प्रक्रिया को बाधित करने का प्रयास करें और देखें कि इससे क्या परिणाम होंगे, प्रतिक्रिया और निर्णय लेने की गति पर नज़र रखें (और निर्धारित करें कि क्या परिवर्तन देखे जाएंगे)।

मामलों का उपयोग करके प्रबंधकों और श्रमिकों का प्रमाणीकरण करना, गोदाम में काम के दौरान उत्पन्न होने वाली सशर्त स्थितियों का प्रस्ताव करना और उनसे अपने कार्यों का वर्णन करने के लिए कहना। उदाहरण समस्या: क्षतिग्रस्त सामान वाली एक कार गोदाम में पहुंची, क्रय प्रबंधक अनुपलब्ध है, कार्य दिवस समाप्त होने में 1 घंटा बचा है, और ड्राइवर निकलने की जल्दी में है। ऐसे 20 प्रश्न पूछकर, आप विभिन्न स्थितियों के लिए अपने कर्मचारियों की तैयारी का निष्पक्ष रूप से आकलन करने में सक्षम होंगे।

परिचयात्मक अंश का अंत.

7. क्या ये ऑपरेशन रिसेप्शन पर किए जाने चाहिए?

8. क्या अंकन प्राप्तकर्ता क्षेत्र को "खा जाएगा"?

और भी प्रश्न हो सकते हैं, यह गोदाम की बारीकियों पर निर्भर करता है। मुख्य बात यह है कि ऑडिट स्वयं प्रबंधनीय है, और इसके आधार पर प्रबंधन निर्णय लिए जा सकते हैं। और इसके लिए, कार्य प्रक्रियाओं (और विशेष रूप से स्वीकृति) का वर्णन किया जाना चाहिए; यदि कोई विवरण नहीं है, तो इसका मतलब है कि वे स्वतःस्फूर्त हैं और कोई ऑडिट वस्तु नहीं है।

मापनीयता आवश्यकताएँ

मापने योग्य संकेतकों के बिना, ऑडिट करना व्यर्थ है। कुछ मापदंडों को मापने वाले उपकरणों का उपयोग करके निर्धारित किया जा सकता है, जैसे अनलोडिंग समय। उत्पादन मानकीकरणकर्ताओं ने हमेशा ऐसे संकेतकों के साथ काम किया है।

कुछ भौतिक मापदंडों की गणना की जाती है, उदाहरण के लिए, स्वीकृति पर पैलेट द्वारा कब्जा किया गया क्षेत्र। इसे सीधे तौर पर नहीं मापा जा सकता, लेकिन पैलेटों के क्षेत्रफल को उनकी संख्या से गुणा करके गणना करना आसान है। कुछ संकेतक सांख्यिकीय होते हैं; उन्हें बड़ी मात्रा में जानकारी, विशेष रूप से दोषों का प्रतिशत, को सारांशित करने की आवश्यकता होती है। अंत में, कुछ संकेतक विशेषज्ञ आकलन पर आधारित हो सकते हैं, उदाहरण के लिए दस-बिंदु पैमाने पर। इस प्रकार, एक बार माप तकनीक का "आविष्कार" हो जाने पर लगभग कुछ भी मापने योग्य हो सकता है। प्रक्रिया प्रदर्शन और इसकी सीमाओं को मापने के लिए भौतिक मात्राएँ अधिक उपयुक्त हैं; उन्हें गुणवत्ता प्रबंधन के लिए परिवर्तित करने की आवश्यकता होगी। इसके विपरीत, विशेषज्ञ आकलन उत्पादकता की तुलना में गुणवत्ता से अधिक संबंधित हैं। मापने योग्य मापदंडों के आधार पर, हम KPI (मुख्य प्रदर्शन संकेतक) बनाते हैं, यानी प्रमुख प्रदर्शन संकेतक।

KPI गठन के लिए दृष्टिकोण

KPI के सेट में केवल वे संकेतक शामिल होने चाहिए जो सीधे स्वीकृति प्रक्रियाओं से संबंधित हों। उदाहरण के लिए, वहां वेयरहाउस टर्नओवर को शामिल करने का कोई मतलब नहीं है, क्योंकि वेयरहाउस के संबंध में यह एक बाहरी कारक है (मौजूदा प्रक्रियाओं में सुधार के दृष्टिकोण से)। आपको कर्मचारियों को प्रेरित करने के लिए उपयोग किए जाने वाले KPI के बारे में भी सावधान रहना चाहिए। यह उद्यम प्रक्रिया प्रणाली में अतिरिक्त फीडबैक है, इसलिए यह प्रक्रियाओं को स्वयं प्रभावित कर सकता है, और हमेशा पूर्वानुमानित नहीं। प्रक्रिया ऑडिट में इस संभावित प्रभाव को ध्यान में रखा जाना चाहिए, लेकिन अधिक कुशल कार्य के लिए इन संकेतकों को विचार से बाहर रखना बेहतर है। संकेतकों के सेट का दायरा ऑडिट के लिए आवंटित संसाधनों और तकनीकी क्षमताओं पर निर्भर करता है। उदाहरण के लिए, यदि आपके पास एक सूचना प्रणाली है, तो आंकड़े डेटाबेस से निकाले जा सकते हैं, लेकिन यदि आपके पास नहीं है, तो आपको दस्तावेजों का एक पहाड़ "फावड़ा" लगाना होगा।

ऑडिट से उत्पन्न होने वाले संभावित उपायों पर पहले से विचार करना भी उचित है। वे प्रक्रिया को प्रभावित करने की संभावनाओं से निर्धारित होते हैं, उदाहरण के लिए, बजट द्वारा। आगे के प्रबंधन निर्णयों के लिए केवल विशिष्ट उद्देश्यों के लिए जानकारी एकत्र करना और उसका विश्लेषण करना आवश्यक है। मेरे अभ्यास में, एक मामला था जब कार्मिक सेवा ने प्रत्येक कर्मचारी द्वारा काम किए गए घंटों के आंकड़े एकत्र करने की पेशकश की थी। जब विभाग प्रमुखों से पूछा गया कि क्या हम ओवरटाइम का भुगतान करेंगे, स्टाफिंग का अनुकूलन करेंगे, या कुछ और करेंगे, तो कार्मिक प्रमुख ने जवाब दिया कि उन्हें नहीं पता - हमें पहले आंकड़े एकत्र करने होंगे। ऐसे आंकड़ों की जरूरत नहीं! जानकारी प्रबंधन पर प्रभाव डालने वाली होनी चाहिए और केवल इसी उद्देश्य के लिए पुनर्प्राप्त की जानी चाहिए। अन्यथा यह समय की बर्बादी है.

KPI विकास के उदाहरण

यहां KPI के उदाहरण दिए गए हैं जिनका उपयोग स्वीकृति ऑडिट में किया जा सकता है। अल्पावधि में माल ढुलाई का औसत मूल्य स्थिर है। दैनिक और साप्ताहिक चक्र लगभग समान हैं। ऑडिट प्रक्रिया के दौरान, आप किसी अवधि के लिए टन, क्यूबिक मीटर, कार्गो इकाइयों या टुकड़ों में आने वाले प्रवाह की मात्रा निर्धारित कर सकते हैं। आप आपूर्ति लॉट का औसत आकार भी निर्धारित कर सकते हैं। यह अभी तक KPI नहीं है, विशेष रूप से चूंकि गोदाम इस पर प्रभाव नहीं डालता है। लेकिन अधिकतम आने वाला प्रवाह, प्राप्त करने वाला थ्रूपुट, इस बात से निर्धारित होता है कि प्रक्रिया कैसे व्यवस्थित की जाती है। लेकिन यह प्रक्रिया का सूचक नहीं, बल्कि व्यवस्था की सीमा है. इसे ऑडिट प्रक्रिया के दौरान निर्धारित किया जा सकता है। यह गोदाम अतिप्रवाह के तथ्यों को रिकॉर्ड करने और इन अवधियों के दौरान स्वीकृति प्रवाह निर्धारित करने के लिए पर्याप्त है।

पहला KPI स्वीकृति क्षमता आरक्षित हो सकता है, जिसे अधिकतम आने वाले प्रवाह और वर्तमान या औसत आने वाले प्रवाह और अधिकतम आने वाले प्रवाह के बीच अंतर के अनुपात के रूप में परिभाषित किया गया है। तदनुसार, हम औसत और वर्तमान बिजली आरक्षित प्राप्त करते हैं। यह सूत्र इस तरह दिखता है: आर = (पी अधिकतम - पी टी (सीपी)) / पी अधिकतम, जहां आर आरक्षित है, पी अधिकतम अधिकतम प्रवाह है, पी टी (सीपी) वर्तमान (या औसत) प्रवाह है। यदि भंडार न्यूनतम है, तो ऑडिट का परिणाम अधिकतम थ्रूपुट बढ़ाने के उपाय होना चाहिए। और यदि भंडार पर्याप्त हैं, तो औसत बिजली आरक्षित को एक मानक के रूप में लिया जा सकता है, सहनशीलता जिसके भीतर वर्तमान प्रवाह निर्धारित किया जाना चाहिए, निर्धारित किया जा सकता है, और कर्मियों की योजना, प्रबंधन और, कुछ हद तक, स्वीकृति को लागू करना प्रक्रियाओं पर परिचालन निगरानी और प्रक्रिया पर ऐसे प्रभाव का आरोप लगाया जा सकता है, जो उसे सहनशीलता के भीतर रखेगा।

हमें अनलोडिंग के लिए परिवहन के डाउनटाइम में भी रुचि हो सकती है। उपयोगितावादी दृष्टिकोण से, हमें इसमें रुचि नहीं है, बल्कि डाउनटाइम के लिए जुर्माने की राशि में रुचि है। इसलिए, दूसरा KPI रूबल में बिल्कुल इतनी ही राशि का हो सकता है। यह रोलिंग स्टॉक के प्रत्येक वर्ग के लिए व्यक्तिगत रूप से निर्धारित किया जाता है (प्रत्येक इकाई के लिए सीमा में, लेकिन पहले आपको कम से कम वर्ग के लिए हल करने की आवश्यकता है)। एक साधारण यूरोट्रक, स्वाभाविक रूप से, एक साधारण गज़ेल से अधिक महंगा है। ऑडिट के परिणामस्वरूप, इस KPI को मापा जाता है और इसे शून्य तक कम करने के लिए एकमुश्त या चल रहे उपायों की योजना बनाई जाती है।

कई और KPI परिवहन से संबंधित हो सकते हैं। उदाहरण के लिए, उत्पाद पैकेजिंग की गुणवत्ता। यह भी गोदाम से बाहर की एक प्रक्रिया है; आप इसे सेट में तभी शामिल कर सकते हैं जब आपूर्तिकर्ता के साथ गतिविधियों से कुछ हासिल हो, अन्यथा ऐसे संकेतकों का अर्थ छोटा है। हालाँकि दूसरे दृष्टिकोण से, यह हमारी प्रक्रियाओं की गुणवत्ता को प्रभावित करता है, और हम उनमें सुधार कर सकते हैं। डिलीवरी को पैलेटाइज़्ड और बल्क में विभाजित करना पर्याप्त नहीं है। पैलेटों को सही ढंग से और किसी तरह मोड़ा जा सकता है। पैलेट में पैकिंग सूची, एएसएन, बारकोड हो भी सकता है और नहीं भी। थोक में बक्सों को वस्तुओं के अनुसार बड़े करीने से और क्रम से रखा जा सकता है, या उन्हें बेतरतीब ढंग से डंप किया जा सकता है। इन सभी विकल्पों को अलग किया जाना चाहिए, कुल जनसंख्या में उनकी हिस्सेदारी, कार्यप्रणाली और प्रसंस्करण मानकों को निर्धारित किया जाना चाहिए।

मात्रात्मक KPI - प्रदर्शन संकेतक, निश्चित रूप से, गुणवत्ता को प्रभावित करते हैं, और प्रत्येक गोदाम में ऑडिट के दौरान उनका एक उचित सेट निर्धारित किया जा सकता है। चलिए गुणवत्ता की ओर बढ़ते हैं। यह कोई रहस्य नहीं है कि कई गोदामों में पैकेज खोलना और आंतरिक नियंत्रण करना भी आवश्यक है। इसके लिए, एक ओर, कुछ श्रम लागतों (एक अन्य KPI) की आवश्यकता होती है, और दूसरी ओर, यदि आप कोई विसंगति चूक जाते हैं, तो यह आपके ग्राहक से बूमरैंग की तरह आपके पास वापस आ जाएगी। इसलिए, दो संकेतक दर्ज करना आवश्यक है: आपूर्तिकर्ता से प्राप्त गैर-अनुरूपता का प्रतिशत, और उपभोक्ता द्वारा पता चला गैर-अनुरूपता का प्रतिशत। उन्हें एक तक सीमित करना संभव नहीं होगा; हम दोनों पहलुओं में रुचि रखते हैं, और उन पर गतिविधियाँ अलग-अलग होंगी। शिकायतों के प्रतिशत को इस आधार पर भी विभाजित करने की आवश्यकता है कि दोष कहां हुआ: क्या आपके गोदाम ने गलती की (और किसने, स्वीकृति? या गलती बाद में की गई थी?) या आपके आपूर्तिकर्ता की गलती से स्वीकृति चूक गई।

यह शिकायतों और पीक लोड और सामान्य तौर पर बिजली भंडार के बीच संबंध का पता लगाने के लिए भी उपयोगी है। संभवतः, त्रुटियों की संख्या तब अधिक होगी जब रिसेप्शन स्टाफ पर भारी भार होगा और, विरोधाभासी रूप से, उस अवधि के दौरान जब कार्यभार शून्य के करीब होगा। गुणवत्ता के लिए स्वर और लय की आवश्यकता होती है, और ओवरलोड और अंडरलोड समान रूप से इसे कम करते हैं।

रिसेप्शन पर, सहायक कार्य भी हो सकते हैं, जैसे गुणवत्ता नियंत्रण, उत्पाद लेबलिंग, चिपकाना, भंडारण क्षेत्रों में छंटाई करना, वजन करना। ऑडिट के दौरान प्रक्रिया और गुणवत्ता में उनकी हिस्सेदारी निर्धारित करना अनिवार्य है।

KPI का अनुप्रयोग और गतिविधियों का विकास

तथ्यों को स्थापित करने और आंकड़े प्राप्त करने के बाद, प्रक्रिया में सुधार के उपायों के विकास और कार्यान्वयन के लिए आगे बढ़ना आवश्यक है, क्योंकि सिस्टम की प्रक्रियाओं पर प्रभाव पैदा करने के उद्देश्य से ऑडिट किया जाता है। अधिकांश गतिविधियाँ ऑडिट योजना चरण में पहले से ही निहित थीं और अब उन्हें वास्तविकता में तब्दील किया जाना चाहिए। प्रभाव के स्थान के आधार पर गतिविधियों को कई श्रेणियों में विभाजित किया जा सकता है:

1. व्यवसाय के लिए बाहरी. व्यवसाय एक खुली प्रणाली है, इसलिए बाहरी दुनिया (हमारे मामले में, आपूर्तिकर्ताओं और वाहक) को प्रभावित करना आवश्यक है।

2. गोदाम के बाहर. व्यवसाय में, सब कुछ आपस में जुड़ा हुआ है, गोदाम व्यवसाय के कमोडिटी प्रवाह की सेवा करता है, और गोदाम का संचालन उद्यम की अन्य प्रक्रियाओं पर निर्भर करता है।

3. स्वीकृति के लिए बाह्य. उदाहरण के लिए, एक संबंधित ऑपरेशन भंडारण क्षेत्रों में सामान रखना है। यदि इस ऑपरेशन की क्षमता प्राप्त करने की क्षमता से कम है, तो प्राप्त क्षेत्र में ओवरस्टॉकिंग हो सकती है।

4. स्वीकृति संचालन से संबंधित आंतरिक।

समय अंतराल के अनुसार, इन सभी गतिविधियों को एक बार, चक्रीय और स्थायी, और प्रबंधन के स्तर के अनुसार - परिचालन और रणनीतिक में विभाजित किया जा सकता है। क्षमता बढ़ाने के लिए गतिविधियां (सभी श्रेणियों में) इस तरह दिख सकती हैं।

डिस्पोजेबल:

1. व्यवसाय से बाहर:

ए) यूरो पैलेट पर सभी सामानों की डिलीवरी पर स्विच करना, जिससे वाहन को उतारने/लोड करने की प्रक्रिया 1.5 - 2 गुना कम हो जाती है;

बी) माल की पैकेजिंग के लिए आपूर्तिकर्ता के लिए आवश्यकताएं बनाना।

2. गोदाम के बाहर:

ए) क्रय विभाग और गोदाम के बीच परस्पर विरोधी डिलीवरी के लिए कार्यों का पुनर्वितरण।

3. स्वीकृति के लिए बाहरी:

ए) शिपिंग क्षेत्र की कीमत पर स्वीकृति क्षेत्र बढ़ाना।

4. आंतरिक:

ए) अनलोडिंग, लेबलिंग, स्वीकृति और दस्तावेज़ प्रसंस्करण कार्यों को अलग करना;

बी) अधिकतम भार को ध्यान में रखते हुए, कई पारियों में काम का संगठन;

ग) उत्पाद लेबलिंग के लिए भंडारण बफर का आयोजन।

चक्रीय:

1. व्यवसाय से बाहर:

ए) आपूर्तिकर्ताओं का प्रमाणीकरण।

2. गोदाम के बाहर:

ए) स्वीकृति प्रबंधकों की भागीदारी के साथ गुणवत्ता के मुद्दों पर नियमित उद्यम-व्यापी बैठकें।

3. स्वीकृति के लिए बाहरी:

ए) गोदाम त्रुटियों के दावों की गोदाम प्रबंधक द्वारा नियमित निगरानी।

4. आंतरिक:

ए) अनुभव को स्थानांतरित करने के लिए टीमों के बीच कर्मियों का पुनर्वितरण;

बी) प्रशिक्षण और पुनर्प्रशिक्षण कार्यक्रम;

ग) परिचालन समय का नियंत्रण माप;

घ) माल के कब्जे वाले प्राप्त क्षेत्र का विश्लेषण, उसका अनुकूलन।

स्थायी:

आंतरिक:

ए) केपीआई का माप, जो ऑडिट के बाद असंतोषजनक पाया जाता है;

बी) शराब के नशे के लिए लोडर का नियंत्रण;

ग) नौकरी विवरण का बिना शर्त पालन;

घ) मार्गदर्शन। ■

2 टर्लाएव एवगेनी गेनाडिविच परामर्श कंपनी "प्रोफिकॉम" के संस्थापक (कंपनी का लक्ष्य उन उद्यमों के लिए व्यावसायिक समस्याओं को हल करना है जिनके पास अपने ब्रांड विकसित करने के लिए दूरदर्शी रणनीति है), बिजनेस कोच, संकट प्रबंधक, व्यवसायी। वेबसाइट पर अधिक विस्तृत जानकारी गतिविधि का क्षेत्र: व्यवसाय विकास पर परामर्श सेवाएँ; एक उच्च गुणवत्ता वाली वितरण बिक्री प्रणाली का निर्माण; व्यापार और विनिर्माण कंपनियों में बिक्री विभाग और बिक्री रणनीति के विकास में काम करना; रसद प्रणालियों का निर्माण; खुले और कॉर्पोरेट सेमिनार आयोजित करना; बिक्री और रसद में संकट प्रबंधन।

लॉजिस्टिक्स विश्लेषण का उद्देश्य मौजूदा गोदाम प्रणाली का एक विशेषज्ञ मूल्यांकन और गोदाम के संचालन में नई तकनीक की शुरूआत, माल के साथ तकनीकी संचालन के प्रसंस्करण और गोदाम परिसर के तकनीकी समर्थन के लिए एक रचनात्मक प्रस्ताव है। 4

ऑडिट का मुख्य सिद्धांत ऑडिट का मुख्य सिद्धांत मौजूदा वेयरहाउस लॉजिस्टिक्स सिस्टम को बदलने में उद्यम के वैश्विक लक्ष्यों से लेकर वेयरहाउस तकनीकी प्रक्रियाओं के विस्तृत अध्ययन, कम दक्षता के कारणों और वेयरहाउस के काम में छूटे अवसरों की ओर बढ़ना है। रसद। 5

कार्यों की परिभाषा कंपनी प्रबंधन के साथ बैठक। परिवर्तनों की एक सूची तैयार करना जो बताए गए परियोजना लक्ष्यों की पहचान करता है जिन्हें परिवर्तनों के परिणामस्वरूप प्राप्त करने की आवश्यकता है। लक्ष्यों की सूची को प्राथमिकताओं में विभाजित किया गया है - अनिवार्य, नियोजित और वांछित। अनिवार्य लक्ष्यों को परिभाषित किया जाना चाहिए। समाधान के व्यक्तिगत पहलुओं का मूल्यांकन करने के लिए नियोजित और वांछित का उपयोग किया जाता है। एक अनुबंध और गोपनीयता समझौते पर हस्ताक्षर करना। 6

कर्मचारियों के साथ संचार गोदाम में कर्मचारियों के साथ संचार, जो पांच कार्य दिवसों तक चलता है; चल रही परिवर्तन प्रक्रियाओं में उनकी अधिकतम भागीदारी, जो ऑडिट के मुख्य लक्ष्यों में से एक है; आज अधिकतम मात्रा में जानकारी प्राप्त करना और गोदाम संचालन का वस्तुनिष्ठ मूल्यांकन करना

प्राप्त जानकारी का विश्लेषण कंपनी के अन्य संरचनात्मक प्रभागों के साथ बातचीत की प्रणाली को अनुकूलित करने के लिए समाधानों का विकास; कमोडिटी प्रवाह और गोदाम में उत्पादों की नियुक्ति के आरेखों का विकास; भंडारण स्थानों की संख्या का डिजाइन और गणना; प्रकार के अनुसार गोदाम उपकरण की गणना; एक तकनीकी प्रक्रिया आरेख का विकास; गोदाम संचालन का अनुकूलन; गोदाम संचालन प्रौद्योगिकी के लिए प्रस्तावित विकल्पों के आधार पर कर्मियों की संख्या की गणना; गोदाम लेखा प्रणाली, दस्तावेज़ प्रवाह और सूचना विनिमय को अनुकूलित करने के लिए सिफारिशों का विकास।

एक ऑडिट कार्यक्रम तैयार करने और ऑडिट साक्ष्य एकत्र करने के लिए प्रक्रियाओं का चयन करने के लिए, तैयार उत्पादों और वस्तुओं के लेखांकन की जांच के लिए एक ऑडिटर प्रश्नावली तैयार करने की सलाह दी जाती है (तालिका 2.3)।

तालिका 2.3

तैयार उत्पादों और वस्तुओं के लेखांकन की जाँच के लिए लेखा परीक्षक की प्रश्नावली

			अनुरोध करने के लिए जानकारी या दस्तावेज़	नियंत्रण लेखापरीक्षा प्रक्रिया	अगला प्रश्न नं.	लेखापरीक्षक का निष्कर्ष
ए. तैयार उत्पाद
	खाता 40 "उत्पादों का उत्पादन (कार्य, सेवाएँ)" का उपयोग कार्य योजना में किया जाता है।		खातों का कार्य चार्ट	संगठन की लेखा नीति द्वारा स्थापित मूल्यांकन पद्धति के साथ तैयार उत्पादों के वास्तविक मूल्यांकन के अनुपालन की जाँच करना;		नियंत्रण संतोषजनक है
	तैयार उत्पादों का लेखांकन मानक लागत पर किया जाता है		मानक लागतों की गणना करने की प्रक्रिया	संगठन की लेखा नीति द्वारा स्थापित मूल्यांकन पद्धति के साथ शिप किए गए उत्पादों के मूल्यांकन के अनुपालन की जाँच करना;		नियंत्रण संतोषजनक है
	कंपनी अनुबंधों में एक खंड का उपयोग करती है जिसमें कहा गया है कि खरीदार को शिपमेंट के समय शिप किए गए उत्पादों का स्वामित्व प्राप्त होता है		ग्राहकों के साथ समझौते	भेजे गए और बेचे गए उत्पादों की रिकॉर्डिंग की पूर्णता और समयबद्धता की जाँच करना		नियंत्रण संतोषजनक है
	कंपनी ग्राहक द्वारा आपूर्ति किए गए कच्चे माल से उत्पाद बनाती है		ग्राहक द्वारा प्रदत्त कच्चे माल से उत्पादों के निर्माण के लिए अनुबंध	ग्राहक द्वारा प्रदत्त कच्चे माल से बने उत्पादों की रिकॉर्डिंग की शुद्धता की जाँच करना		नियंत्रण संतोषजनक है
	क्या कोई दस्तावेज़ प्रवाह शेड्यूल है?		दस्तावेज़ प्रवाह अनुसूची	तैयार उत्पादों और उनके संचलन का सही लेखा-जोखा जांचना		नियंत्रण संतोषजनक है
	क्या तैयार उत्पादों की सूची बनाई गई है?		इन्वेंटरी सूचियाँ	तैयार उत्पादों की सूची के परिणामों के लेखांकन में प्रतिबिंब की शुद्धता की जाँच करना		नियंत्रण संतोषजनक है
बी उत्पाद
	क्या गोदाम से माल की स्वीकृति और रिहाई के लिए जिम्मेदार व्यक्तियों का चक्र निर्धारित किया गया है?		पूर्ण दायित्व पर समझौता	गोदाम में माल प्राप्त करने और पोस्ट करने की प्रक्रिया का अनुपालन		नियंत्रण संतोषजनक है
	क्या माल की स्वीकृति, आंतरिक संचलन, रिहाई और बट्टे खाते में डालना प्राथमिक दस्तावेजों का उपयोग करके दर्ज किया गया है?		चालान, माल की स्वीकृति का कार्य, माल को बट्टे खाते में डालने का कार्य, मात्रात्मक और कुल लेखांकन का कार्ड, आदि।	प्रासंगिक दस्तावेजों के साथ माल की वास्तविक उपलब्धता की पुष्टि करें; माल की आवाजाही पर संचालन के दस्तावेजीकरण के लिए एक प्रक्रिया स्थापित करना; विश्लेषणात्मक लेखांकन की शुद्धता की जाँच करें;		नियंत्रण संतोषजनक है
	क्या गोदाम में माल की आवाजाही का कोई लॉग है?		गोदाम में माल की आवाजाही का जर्नल	विश्लेषणात्मक लेखांकन रजिस्टरों में प्रविष्टियों की वैधता की जाँच करें (माल के लिए गोदाम कार्ड और गोदाम में माल की आवाजाही को रिकॉर्ड करने के लिए एक जर्नल)		नियंत्रण संतोषजनक है
	माल का मूल्यांकन बिक्री मूल्य पर मार्कअप (छूट) को अलग से ध्यान में रखकर किया जाता है।		खातों का कार्य चार्ट	संगठन की लेखा नीति द्वारा स्थापित मूल्यांकन पद्धति के साथ माल के वास्तविक मूल्यांकन के अनुपालन की जाँच करना;		नियंत्रण संतोषजनक है

तालिका 2.4

पीकेपी रोमाश्का एलएलसी में तैयार उत्पादों और वस्तुओं के लेखांकन के लिए लेखापरीक्षा कार्यक्रम

प्रक्रियाओं की सूची	सूत्रों की जानकारी
माल के लेखांकन, तैयार उत्पादों के उत्पादन और बिक्री के लिए रजिस्टरों से डेटा की जाँच करना और उन्हें जनरल लेजर के खातों के साथ मिलाना	वक्तव्य, पत्रिकाएँ, आदेश, मशीन आरेख, सामान्य बहीखाता
गोदाम में तैयार उत्पादों और माल की आवाजाही का चयनात्मक नियंत्रण	तैयार उत्पादों के लिए भंडारण कार्ड; माल की मात्रात्मक और लागत लेखांकन के लिए कार्ड
शिपिंग दस्तावेजों के निष्पादन की शुद्धता और लेखांकन में उनके प्रतिबिंब की स्पॉट जांच	चालान, डिलीवरी नोट, बिक्री पुस्तिका, मशीन आरेख
मूल्य सूची में कीमतों के साथ शिपिंग दस्तावेजों में दर्शाई गई कीमतों के अनुपालन की यादृच्छिक जांच	चालान, डिलीवरी नोट, मूल्य सूची
लेखांकन रजिस्टरों और सामान्य बही-खाते में ग्राहक ऋण के प्रतिबिंब की शुद्धता का चयनात्मक सत्यापन	गणनाओं के समाधान के कार्य, मशीन आरेख, सामान्य खाता बही
बेची गई वस्तुओं की लागत और वाणिज्यिक खर्चों को बट्टे खाते में डालने की समयबद्धता और पूर्णता की जाँच करना	भेजे गए (बेचे गए) उत्पादों की वास्तविक लागत की गणना
उत्पादों और वस्तुओं के उत्पादन और बिक्री, राजस्व की प्राप्ति के लिए लेखांकन के लिए खातों के पत्राचार की शुद्धता की जाँच करना	लेखांकन नीतियां, विवरण, ऑर्डर जर्नल, मशीन आरेख, सामान्य लेजर

पीकेपी रोमाश्का एलएलसी में तैयार उत्पादों और सामानों की बिक्री के ऑडिट के दौरान सत्यापन के अधीन दस्तावेजों में, निम्नलिखित दस्तावेजों पर प्रकाश डाला गया:

तैयार उत्पादों के लेखांकन के लिए प्राथमिक दस्तावेज़:

1. संगठन की लेखा नीति पर आदेश;

2. उत्पादों की बिक्री के लिए समझौते;

3. ऑर्डर-चालान (तैयार उत्पादों की रिहाई के लिए गोदाम के लिए एक आदेश और एक चालान को मिलाकर एक संयुक्त दस्तावेज, जो जारी किए गए उत्पादों की मात्रा को रिकॉर्ड करने वाला एक संलग्न दस्तावेज है);

4. चालान;

5. खेप नोट;

6. गोदाम कार्ड;

7. गोदाम में तैयार उत्पादों की डिलीवरी के लिए स्वीकृति नोट;

8. गोदाम में तैयार उत्पादों की डिलीवरी का प्रमाण पत्र;

9. इन्वेंटरी सूचियाँ;

10. तैयार उत्पादों की बिक्री के लिए चालान, लदान के बिल।

माल के लेखांकन के लिए प्राथमिक दस्तावेज़:

माल की स्वीकृति का प्रमाण पत्र;

कंटेनर पर्दा अधिनियम;

उत्पाद लेबल;

पैकिंग सूची;

माल को बट्टे खाते में डालने पर अधिनियम;

मात्रात्मक और लागत लेखांकन का कार्ड;

उत्पाद रिपोर्ट;

कंटेनर रिपोर्ट;

चालान;

बिक्री बही.

सिंथेटिक और विश्लेषणात्मक लेखांकन रजिस्टरों में शामिल हैं:

1. सामान्य खाता-बही;

2. जर्नल - आदेश संख्या 10;

3. तैयार उत्पादों की सूची;

4. तैयार उत्पादों की शिपमेंट और बिक्री का विवरण;

5. मात्रात्मक योग कार्ड, टर्नओवर शीट।

वित्तीय विवरण:

1. फॉर्म नंबर 1 (बैलेंस शीट):

पृष्ठ 215 "तैयार उत्पाद और पुनर्विक्रय के लिए सामान";

पृष्ठ 216 "माल भेज दिया गया";

पृष्ठ 218 "अन्य माल-सूची और लागत", जो उन माल-सूची और लागतों को दर्शाता है जो बैलेंस शीट की धारा II के "इन्वेंट्री" उपधारा की अन्य पंक्तियों में परिलक्षित नहीं होते हैं;

पृष्ठ 231 "खरीदारों और ग्राहकों से प्राप्य।"

2. फॉर्म नंबर 2 (लाभ और हानि विवरण)।

वेयरहाउस ऑडिट का मुख्य उद्देश्य (लैटिन से ऑडिट)। अंकेक्षण- सुनता है) का उद्देश्य कंपनी की लॉजिस्टिक्स प्रणाली की स्थिति पर वस्तुनिष्ठ डेटा प्राप्त करना, गोदाम की दक्षता का विश्लेषण करने का अवसर है।

विदेशी व्यवहार में, निम्नलिखित प्रकार के ऑडिट होते हैं:

• वित्तीय लेखापरीक्षा - यह जांचना कि लेखांकन के सिद्धांतों और आवश्यकताओं का पालन किया गया है या नहीं।
• ऑपरेशनल ऑडिट - व्यवसाय प्रक्रिया एल्गोरिदम की जाँच करना।
• एक विशेष ऑडिट गतिविधि के एक विशिष्ट क्षेत्र पर एक विशेषज्ञ की राय है जिसे किसी अन्य पार्टी को प्रदान किया जा सकता है। उदाहरण के लिए, गोदाम स्वचालन, रसद विश्लेषण, गोदाम संचालन का अनुकूलन, गोदाम डिजाइन के लिए तकनीकी विनिर्देश।

क्या गोदाम "दोषी है"?

एक गोदाम किसी व्यवसाय के "स्वास्थ्य" का संकेतक है, क्योंकि यह गोदाम में है कि खरीद और बिक्री विभागों के असंतोषजनक प्रदर्शन से जुड़ी सभी समस्याएं केंद्रित हैं। क्रय विभाग ऐसी मात्रा में माल का ऑर्डर दे सकता है जो गोदाम की क्षमता से काफी अधिक हो। तदनुसार, अन्य वस्तुओं तक पहुंच अवरुद्ध हो जाती है और सभी गोदाम संचालन की गति कम हो जाती है। ऐसा लगेगा कि क्रय विभाग ने गलती की है, लेकिन गोदाम लिटमस पेपर जैसी समस्या का खुलासा करता है।

वेयरहाउस ऑडिट, क्या परिणाम अपेक्षित हैं:

• • इन्वेंट्री प्रबंधन की दक्षता में सुधार.
  • गोदाम रखरखाव बजट का अधिक कुशल उपयोग।
  • गोदाम स्थान और गोदाम उपकरण के कुशल उपयोग के स्तर को बढ़ाना।
  • प्रदर्शन संकेतकों में सुधार.
  • गोदाम संचालन करने के लिए व्यवसाय प्रक्रिया एल्गोरिदम की दक्षता बढ़ाना।

...जिसका अर्थ है आपके गोदाम का "स्वास्थ्य" बढ़ाना!

एक गोदाम की गतिविधियों को व्यवस्थित करने का एक व्यावहारिक उदाहरण जिसे गोदाम संचालन और ऑडिट गोदाम सुविधाओं को अनुकूलित करने की आवश्यकता है

प्रोजेक्ट से पहले क्लाइंट के लिए यह कैसा था?
वितरण कंपनी का गोदाम लगभग 3000 वर्ग मीटर है, बीम के निचले किनारे से 10 मीटर ऊंचा, 4 स्तरों में रैक, गोदी, शिपिंग/प्राप्त करने/समाप्त ऑर्डर/भंडारण/अस्वीकार क्षेत्र हैं।
समस्या का विवरण
सुबह 9:00 बजे गोदी के सामने पैरिश से लोडिंग वाहनों और भारी ट्रकों की भीड़ होती है। कारों को मैन्युअल रूप से लोड किया जाता है। आने वाले ट्रक लोडिंग खत्म होने का इंतजार कर रहे हैं। उपभोग शिपमेंट के दौरान कोई अन्य गोदाम संचालन नहीं किया जाता है। भंडारण और पैकेजिंग क्षेत्र (गलियारों सहित) में बहुत सारे बेतरतीब ढंग से बिखरे हुए सामान धूल जमा कर रहे हैं। प्रौद्योगिकी के कारण माल को 3 स्तरों से अधिक ऊंचाई पर ले जाना संभव नहीं है। तदनुसार, चौथा स्तर 90% खाली है, तीसरा स्तर 50% भरा हुआ है, और दूसरा स्तर अत्यधिक भीड़भाड़ वाला है। माल का अंकन या तो डिलीवरी की तारीख, बैच संख्या और उत्पाद कोड को इंगित किए बिना किया जाता है, या बिल्कुल भी चिह्नित नहीं किया जाता है।
3-4 स्तरों के उत्पाद इन्वेंट्री में भाग नहीं लेते हैं।
स्वीकृति पर माल की व्यवस्था करने का कोई सिद्धांत नहीं है (उदाहरण के लिए फीफो)।
कुल मात्रा का 1/3 माल वास्तव में घूमता है, 2/3 गोदाम की जगह को "डेड वेट" के रूप में लेता है। दोषपूर्ण वस्तुओं को अन्य सभी वस्तुओं के साथ रखा जाता है और सप्ताह में एक बार हटा दिया जाता है। वेयरहाउस कर्मचारी इन्वेंट्री से लेकर इन्वेंट्री तक 3 महीने तक काम करते हैं। मुख्य कार्यालय उच्च वेतन वाले इन्वेंट्री प्रबंधन विशेषज्ञों को नियुक्त करता है जो कभी गोदाम में नहीं रहे हैं और गोदाम प्रक्रियाओं के एल्गोरिदम को नहीं समझते हैं। प्राप्तियों के मानदंडों से अधिक माल की खेप के असंयमित आगमन के लिए वितरक से बोनस।
परिणामस्वरूप, गोदाम प्रक्रियाएं धीमी हो जाती हैं या पूरी तरह बंद हो जाती हैं। गोदाम "जमे हुए" सामानों से भरा हुआ है जो अच्छी तरह से नहीं चलते हैं। उत्पादों को गलियारों में रखा जाता है। गोदाम का खर्च बोनस से होने वाली आय से अधिक है।

क्या करें? हमें गोदाम अनुकूलन की आवश्यकता है!