Як розробляється становище. Положення як організаційно-правовий документ. Види структурних підрозділів

Найбільш різноманітна та найменш регламентована група документів організаційно-правового характеру представляє положення про відділи, зразки яких можна знайти у будь-якій організації, регламенти, інструкції, правила. Їхньою розробкою займаються відповідні служби підприємств за всіма напрямками роботи компанії.

Сутність документа

Положення про відділи, зразки яких найчастіше перебувають у кадрових працівників організації, - це правові акти, які встановлюють базові правила роботи підприємств, їх підрозділів структурного типу, підвідомчих установ, підприємств і організацій.

Інше трактування положення - це збірка правил, що регулюють певні напрямки діяльності (політичний, культурний, господарський тощо).

Окрема група документів розробляється врегулювання сукупності трудових, організаційних, інших відносин із різних конкретним вопросам. Наприклад, зразок типового положення про відділ кадрів, положення про документообіг та інше.

Крім типових актів, розробляються документи індивідуального характеру. Мета розробки цих положень вищими організаціями – регулювання діяльності конкретних підвідомчих структур, підрозділів, органів тощо.

Положення про відділи, зразки яких розробляються кожному підприємстві, ставляться до нормативним локальним актам. Їхня мета - регламентація всіх напрямків роботи конкретних підрозділів компанії.

Положення про відділи за зразком оформляються на бланках загального типу та включають такі реквізити:

• Назва підприємства.
• Найменування типу розробленого акта.
• Дата складання документа.
• Реєстраційний порядковий номер акту.
• Місце складання документа.
• Гриф "Затверджено".
• Текст документа.
• Підпис керівника організації.

Наказ про затвердження положення про відділ (зразок нижче) складається співробітниками відділу кадрів та підписується керівником підприємства.

Положення про структурні підрозділи складаються в більшості випадків із шести розділів:

1. Загальні відомості.
2. Завдання та цілі підрозділу.
3. Функції відділу.
4. Права та обов'язки структурного підрозділу.
5. Відповідальність відділу.
6. Взаємини підрозділи коїться з іншими структурними одиницями.

Загальні відомості

У загальних відомостях положення про відділ (зразок розділу нижче) вказується така інформація.

• Повна назва структурного відділу (і скорочена, якщо у статутних документах вона зафіксована).
• Вказівка ​​на місце, що займає підрозділ у структурі підприємства (організації).
• Визначення ступеня економічної та господарської самостійності.
• Інформація про те, кому безпосередньо підпорядковується вказаний підрозділ.
• Відомості про посаду особи, яка займається керівництвом структурного відділу, порядок її призначення (звільнення) з посади.

Зразок положення про відділ кадрів підприємства розробляється одним із перших, оскільки зазначені суб'єкти займаються прийомом нових співробітників.

Окремим пунктом першого розділу акта є список базових правових, нормативних, інструктивних, директивних документів, які взяті за основу для діяльності підрозділу.

Якщо у відділі міститься поділом на підвідділи, сектори, загальні положення може включатися підпункт про внутрішню структуру. У цьому підрозділі містяться відомості про внутрішній поділ відділу, вказується назва (повне, скорочене), посади керівників кожного їх підрозділу із зазначенням осіб, які безпосередньо підпорядковуються, і органів.

Заключний пункт містить інформацію про те, чи в підрозділі є окремий друк. Якщо вона є, вказується опис предмета, призначення, умови його зберігання.

Завдання та цілі підрозділу

Положення про відділ кадрів, зразок якого було представлено вище, та інших організаційних структурних підрозділах у другому розділі містить цілі та розроблені на їх основі завдання. Цей пункт має виправдовувати існування відповідного відділу у структурі організації.

Цілі, які ставить перед підрозділом керівництво, повинні відповідати вимогам реальності, довгостроковості та зв'язку між собою та іншими планами та завданнями підприємства в цілому.

Функції відділу

Зразок положення про відділ кадрів та інші структурні підрозділи повинен містити повний перелік функцій конкретного відділу з розподілом, які повноваження покладаються лише на зазначений суб'єкт, а які – на підрозділ спільно з іншими відділами.

Якщо якісь функції мають загальний характер, у розділі вказується, у якій формі у процесі реалізації повноважень бере участь той чи інший відділ. За наявності внутрішньої структури розписуються назви кожного підвідділу та його функціональні обов'язки.

Права та обов'язки структурного підрозділу

У четвертому розділі документа (зразок положення про юридичний відділ організації нижче) містяться відомості про права та обов'язки структурного підрозділу.

Зазначений пункт містить перелік правомочий цього підрозділу та обов'язків, які він несе у процесі здійснення своєї діяльності. Також у розділі фіксується характеристика прав специфічного характеру, які мають аналогічні відділи структури.

Якщо підрозділ наділений будь-якими правомочностями щодо інших структурних одиниць, в окремій графі вказується, в якому обсязі може реалізовуватися суб'єктом узаконена можливість пропонувати (вимагати, забороняти, використовувати) будь-що від підлеглого відділу.

Обсяг прав встановлюється залежно від цього, наскільки їх реалізації допоможе ефективно виконувати покладені обов'язки та здійснювати функції.

Відповідальність відділу

Розділ про відповідальність вважається одним із найважливіших в акті (наприклад, у положенні про юридичний відділ організації, зразок якого було представлено вище). У ньому фіксуються види адміністративної, дисциплінарної та у виняткових випадках кримінальної відповідальності.

Великий обов'язок лежить на співробітниках відділу закупівель (зразок положення нижче), що безпосередньо зафіксовано у відповідних федеральних законах.

Найчастіше санкційні заходи застосовуються лише до керівника відповідного підрозділу, якщо він неналежним чином виконує покладені нею обов'язки. Також розділ повинен містити точні формулювання відповідальності економічного типу стосовно ведення внутрішнього господарського розрахунку.

Взаємини підрозділу з іншими структурними одиницями та організаціями

Важливий аспект роботи підрозділів - взаємодія відділів усередині організації та із зовнішніми суб'єктами. Велику роль тут відіграє положення про юридичний відділ (зразок представлений у статті), в якому мають відображатися способи реалізації повноважень поза підприємством, оскільки фахівці правової сфери за специфікою роботи часто взаємодіють із сторонніми особами та організаціями.

У шостій частині повинен фіксуватися процес документообігу всередині підрозділу та при взаємодії з іншими відділами. Тут же зазначається перелік базових документів, які мають розробляти відповідні структурні підрозділи особисто та разом з іншими відділами.

Важливий аспект шостого розділу – визначення періодичності та термінів надання розроблених актів.

Наприкінці ділового паперу, що завершує складений акт, ставиться підпис начальника структурного підрозділу та відмітка про затвердження документа керівником усього підприємства.

Положення про колегіальні та дорадчі органи

Окремим пунктом стоїть положення про колегіальні та дорадчі органи. Воно є документом організаційного типу, що має нормативно-правовий характер.

Розглянуте положення включає такі підпункти:

• склад;
• особливості порядку формування;
• компетенція;
• порядок діяльності;
• права та обов'язки.

Органи дорадчого чи колегіального типу можуть бути керівними (наприклад, правління, рада директорів) та спеціалізованими (вчена, науково-технічна чи педагогічна рада).

У положенні про дорадчий чи колегіальний орган фіксуються такі відомості:

1. Статус суб'єкта.
2. Порядок складання планів роботи.
3. Особливості підготовки матеріалів, що розглядаються на засіданні.
4. Внесення схвалених матеріалів та інших паперів на розгляд.
5. Порядок дослідження документів та прийняття підсумкового рішення, винесеного у рамках засідання.
6. Ведення письмового протоколу.
7. Оформлення підсумкового рішення.
8. Порядок оголошення рішення перед усіма виконавцями.
9. Забезпечення засідань, що проводяться матеріально-технічним оснащенням.

Особливості складання деяких положень

Положення про персонал може складатися стосовно всіх працівників чи працівників окремого підрозділу. Наприклад, положення про комерційний відділ (зразок нижче) може розроблятися окремо, а про членів структурного відділу - окремо.

У документі, що стосується персоналу, мають відображатися такі аспекти:

• питання соціального та професійного розвитку членів робітничого колективу;
• встановлення основних принципів взаємовідносин трудового характеру між персоналом та роботодавцем;
• визначення методів організації роботи;
• розкриття кадрової концепції підприємства - принципів та системи найму, складання планів, стимулювання працездатності, політика у соціальній сфері компанії тощо;
• формулювання взаємної відповідальності персоналу та роботодавця.

Положення про відділ персоналу, зразок якого взято з практики діловодства розвинених країн, - це документ, покликаний регулювати соціально-трудові відносини у процесі формування у країні організацій та підприємств комерційного типу під час становлення інституту приватновласницьких відносин.

У зв'язку з тим, що поява нового типу актів пов'язана з виникненням фінансово-комерційних відносин, зросла роль відповідних документів. Положення про комерційному відділі, за зразком якого найчастіше складається акт, регулюючий особливості роботи персоналу, разом із документом розробляється профільними фахівцями: працівниками відділу оплати та організації праці, кадровими підрозділами, юридичною службою тощо.

Групу співробітників здебільшого очолює директор з персоналу, заступник начальника відділу розвитку підприємства чи сам керівник компанії. Трудовий кодекс не містить вимог до складання положень такого типу. У зв'язку з цим його пункти не мають відношення до громадян, які надають організації послуги з цивільно-правових договорів.

Положення про персонал містить принципи побудови взаємин між адміністрацією та співробітниками, до переліку яких включаються такі аспекти:

• дотримання норм законодавства;
• рівноправність суб'єктів;
• добровільність взяття зобов'язань;
• повноваження законних представників суб'єктів;
• недопущення обов'язкової чи примусової праці, дискримінації у робочому процесі;
• реальність виконання взятих зобов'язань.

У процесі розробки становища роботодавець має враховувати зазначені принципи взаємодії сторін, і навіть інші правила побудови взаємовідносин між роботодавцем і співробітниками. Недотримання зафіксованих вимог може спричинити притягнення до соціальної та юридичної відповідальності.

Найчастіше власники підприємств вимагають включення пунктів про заборону висловлювання критики щодо політики компанії під час розмов з конкурентами, клієнтами. Крім того, не допускається розголошення відомостей про труднощі, які є у підприємства, стороннім особам. Також категорично заборонено вчиняти дії, що підривають репутацію організації.

Єдиних макетів і форм цього положення немає. Тому кожне підприємство має розробляти акт самостійно.

Наступний особливий тип положення - акт про моральне та матеріальне заохочення. Він вважається документом локального типу, тому страхові та пенсійні органи у разі виникнення спірних моментів щодо виплат часто не приймають розроблені на підприємстві акти.

Мета розробки становища - мотивування працівників у підвищенні якості продуктивності виконання поставлених перед співробітниками завдань, сумлінному та своєчасному виконанні обов'язків, збільшенні ступеня відповідальності.

Документ повинен містити такі розділи:

• принципи застосування заохочувальних заходів;
• базові показники оцінки ефективності роботи;
• види, заходи, форми заохочення;
• порядок вибору працівників;
• компетенція керівника щодо застосування заходів;
• підстави заохочення співробітників (розпорядження, наказ);
• Процедура проведення відповідних заходів.

Найчастіше акти про застосування заходів заохочення складаються у межах дії положення про фінансовий відділ підприємства, зразок якого розробляється разом з іншими документами.

Підписанням відповідних паперів займаються заступники керівника підприємства, що регулюють роботу зазначених сфер (найчастіше більшу частину положень складають кадрові співробітники та спеціалісти юридичного відділу).

В організації найчастіше передбачається необхідність візування всіх документів, що складаються, начальником юридичної служби або іншою посадовою особою, яка відповідає за правовий аспект діяльності підприємства.

Деякі компанії вимагають, щоб перевірку документів, що складаються, проводив також головний бухгалтер, особливо, якщо положення передбачає великі фінансові витрати. Остаточне візування здійснює керівник підприємства.

Макет структури документа

Пункти даного документа схожі з розділами положення про відділ бухгалтерії (зразок нижче) та інших підрозділів підприємств. Акт повинен розкривати такі аспекти роботи компанії:

1. Положення загального характеру.
2. Базові принципи побудови роботи підприємства та взаємовідносин між керівництвом організації та персоналом.
3. Порядок фіксування трудових правовідносин.
4. Основні правомочності та обов'язки роботодавця.
5. Права та обов'язки співробітників компанії.
6. Час праці та відпочинку.
7. порядок оплати праці.
8. Соціальні гарантії.
9. Способи повішення кваліфікації працівників.
10. Забезпечення зайнятості працівників.
11. Дисциплінарні заходи впливу (стягнення та заохочення).
12. Останні пункти.

Якщо на підприємстві розроблено документ щодо персоналу, то нових працівників знайомлять із становищем перед тим, як підписати трудовий контракт.

Положення про відділи і структурні підрозділи, зразки яких є кожному підприємстві, розробляються з регулювання роботи всіх відділів організації, розподілу обов'язків з-поміж них, фіксування правомочий кожного суб'єкта підприємства міста і визначення меж відповідальності кожної одиниці, що входить у структурну систему предприятия.

Структурний підрозділ - це структурна частина організації, яка виконує певні виробничі чи функціональні завдання у рамках статуту та посадових інструкцій працівників.

Правові аспекти роботи структурних підрозділів

Структурний підрозділ не може бути розглянутий окремо від підприємства, адже він не наділений юридичною чи економічною самостійністю. Відповідно до законодавства, можна виділити такі особливості даних структурних одиниць:

• якщо керівництво підприємства ухвалило рішення про те, що необхідно створити структурний підрозділ, то немає жодної потреби або зобов'язання повідомляти про це реєстраційні органи;
• не потрібна постановка на облік у податкових органах, пенсійних та страхових фондах;
• для структурного підрозділу не ведеться окремих бухгалтерських документів, яке діяльність відбивається у загальному балансі організації;
• для цієї ланки не призначається окремий статистичний код;
• не допускається відкриття окремих банківських рахунків для структурного підрозділу.

Положення про підрозділи

Діяльність структурного підрозділу здійснюється на підставі спеціального становища, яке розробляється керівництвом підприємства відповідно до встановлених законодавчих норм. Документ містить у собі такі основні розділи:

• загальні положення, в яких провадиться опис самого підприємства, а також намірів про створення певної організаційної структури;
• огляд чисельності та складу персоналу як загалом, і по кожному підрозділу;
• функції, які має виконувати структурна ланка;
• визначення цілей його діяльності, а також постановка завдань, які забезпечать їхнє досягнення;
• призначення керівництва підрозділів, і навіть визначення кола їх повноважень;
• опис механізмів взаємодії між структурними підрозділами, і навіть з керівними органами;
• визначення відповідальності підрозділу в цілому, а також керівника та окремих працівників особисто;
• порядок ліквідації структурної ланки із зазначенням процедури, а також суттєвих причин.

Вимоги до структурних підрозділів

Щоб забезпечувати безперервну ефективну роботу, структурний підрозділ має відповідати низці обов'язкових вимог, а саме:

• підпорядкування має бути централізованим, тобто кожен із працівників має бути підзвітним безпосередньо керівнику даної структурної ланки, яка, у свою чергу, регулярно надає звітність генеральному директору;
• робота підрозділу має бути гнучкою, з можливістю швидко реагувати на будь-які зміни як усередині організації, так і у зовнішньому середовищі;
• робота кожної структурної одиниці має бути строго спеціалізованою (тобто ланка має відповідати за певну сферу діяльності);
• навантаження на одного керівника не повинно бути занадто великим (не більше 20 осіб, якщо йдеться про середню ланку);
• незалежно від свого функціонального призначення, підрозділ має всіляко забезпечувати економію фінансових ресурсів.

Функції структурних підрозділів

Кожен структурний підрозділ організації має виконувати певні функції, відображені у відповідному положенні. Їх зміст залежить від сфери та роду діяльності ланки. При розробці функцій керівництво має ґрунтуватися на таких вимогах:

• формулювання функцій має на увазі одночасну постановку завдань для їх досягнення;
• позначення функцій у документі здійснюється у спадному порядку (від основних до побічних);
• функції різних структурних підрозділів не повинні перетинатися між собою та повторюватися;
• якщо у ланки є певні зв'язки з іншими структурними одиницями, то їх функції мають бути узгоджені, щоб уникнути протиріч;
• всі функції підрозділів повинні мати чітке числове чи тимчасове вираження, щоб забезпечити можливість оцінки якості роботи;
• при розробці функцій потрібно звертати увагу на те, щоб вони не виходили за межі повноважень або прав керівництва.

Управління підрозділами

Як і підприємство в цілому, всі його ланки потребують ефективного управління. Безпосередню відповідальність виконання цього завдання несе керівник структурного підрозділи. Варто зазначити, що методика та моделі управління можуть бути обрані локальним начальством самостійно або делеговані зверху.

Залежно від сфери діяльності підрозділу, а також рамок відповідальності керівника останній має право делегувати деякі повноваження своїм підлеглим. При цьому має дотримуватися сувора система звітності та контролю. Підсумкова відповідальність за результати роботи лежить винятково на керівнику.

Діяльність має бути організована таким чином:

• на початку періоду керівник здійснює планування, що закріплюється у відповідних документах;
• далі йде безперервний моніторинг результатів роботи, щоб мати можливість вчасно відреагувати на відхилення;
• наприкінці звітного періоду проводиться перевірка на відповідність результуючих показників плановим.

Висновки

Структурний підрозділ організації - це її основний робочий осередок, який виконує ті чи інші функції, регламентовані відповідним положенням. Варто зазначити, що такий структурний поділ є доцільним лише в рамках великого підприємства, адже у невеликих фірмах повноваження можуть бути розподілені між окремими працівниками.

Важливо організувати ефективну взаємодію між різними структурними підрозділами. Їхні функції не повинні дублюватися, а також суперечити одна одній. Особлива увага приділяється питанню організації керівництва. Начальство структурної ланки хоч і має широкі повноваження щодо її управління, проте зобов'язується неухильно виконувати всі розпорядження та вимоги генерального директора.

• для розуміння того, хто чим зайнятий на робочому місці (аналіз);
• для пояснення працівникам, чим вони повинні займатися та де знаходяться межі їх компетенцій, прав та відповідальності (керівництво);
• контролю поточної діяльності організації (контроль);
• для оцінки (і самооцінки) діяльності працівників та подальшого прийняття рішення про навчання, про переміщення, заохочення та стягнення (стимулювання та управління кар'єрою працівників);
• для відбору кандидатів (залучення працівників);
• для захисту працівників, роботодавця та організації загалом (безпека);
• підтримки позитивної корпоративної культури.

Як бачимо, всі стадії класичного управлінського циклу тією чи іншою мірою вимагають інформації, що міститься в ПП та ДІ. Отже, якщо організація має бути керованою, то й ці основні документи мають бути гаразд.

Звідси випливає, що ПП та ДІ організації повинні утворювати внутрішньо узгоджену систему, тоді як сукупність трудових договорів такої системності не передбачає.

ПП та ДІ є законом не тільки для працівника, а й для роботодавця, а тому мають відповідати вимогам чинного російського законодавства та захищати законні інтереси обох сторін. У зв'язку з цим захоплення «управлінським» аспектом цих документів на шкоду правовому може призвести до негативних наслідків. Те, що з погляду теорій загального менеджменту чи управління персоналом має бути відображено у характеристиках робочих місць чи підрозділів, які завжди буде доречним у ПП чи ДІ з погляду вимог законодавства . Тому структура, форма, зміст та окремі формулювання в ПП та ДІ мають бути вивірені з погляду закону, а можливі правові колізії, пов'язані з трактуванням положень цих документів, мають бути заздалегідь оцінені.

На що можна спертися при розробці положень про підрозділи та посадові інструкції?

Законодавство Російської Федерації (у тому числі й трудове) ніяк прямо не визначає вичерпних вимог до змісту зазначених документів. У ст. 5 Трудового кодексу РФ зазначено, що трудові відносини та інші безпосередньо пов'язані з ними відносини, крім нормативно-правових актів, регулюються також колективними договорами, угодами та локальними нормативними актами, що містять норми трудового права. Водночас, ніде у кодексі не розкривається хоча б зразковий перелік таких локальних нормативних актів. Але в силу традиції, що склалася ще в радянські часи, під ними розуміються, в тому числі, ДІ і ПП, про що свідчать нижченаведені листи федеральних відомств, що регулюють трудові відносини.

У листі Федеральної служби з праці та зайнятості від 31.10.2007 № 4412-6 «Про порядок внесення змін до посадових інструкцій працівників» читаємо:

«Незважаючи на те, що у Трудовому кодексі не міститься згадки про посадову інструкцію, вона є важливим документом, змістом якого є не лише трудова функція працівника, коло посадових обов'язків, межі відповідальності, а й кваліфікаційні вимоги до посади.
Оскільки порядок складання інструкції нормативними правовими актами не врегульовано, роботодавець самостійно вирішує, як її оформити та вносити до неї зміни.»

Роструд, однак, попереджає (Лист Федеральної служби з праці та зайнятості від 09.08.2007 № 3042-6-0 «Про посадові інструкції працівників»):

«Посадова інструкція необхідна як на користь роботодавця, так і працівника. Так, відсутність посадової інструкції в окремих випадках перешкоджає роботодавцю здійснити обґрунтовану відмову у прийомі на роботу (оскільки саме в ній можуть міститися додаткові вимоги, пов'язані з діловими якостями працівника), об'єктивно оцінити діяльність працівника в період випробувального терміну, розподілити трудові функції між працівниками, тимчасово перевести працівника на іншу роботу, оцінити сумлінність та повноту виконання працівником трудової функції.
Сама собою відсутність посадової інструкції не повинна розцінюватися як порушення трудового законодавства і тягнути за собою відповідальність, однак може мати негативні наслідки у вигляді прийняття роботодавцем незаконних рішень у зв'язку з її відсутністю.»

Тим не менш, у судовій практиці посилання на ПП та ДІ при оцінці дій роботодавця та працівника використовуються широко. Так, відповідно до п. 35 Постанови Пленуму Верховного Суду РФ від 17.03.2004 № 2 (ред. Від 28.09.2010) «Про застосування судами Російської Федерації Трудового кодексу Російської Федерації»,

«…невиконанням працівником без поважних причин є невиконання трудових обов'язків або неналежне виконання з вини працівника покладених на нього трудових обов'язків (порушення вимог законодавства, зобов'язань за трудовим договором, правил внутрішнього трудового розпорядку, посадових інструкцій, положень, наказів роботодавця, технічних правил тощо). п.).»

Деякі вимоги до змісту ДІ встановлено п. 4 розділу «Загальні положення» Кваліфікаційного довідника посад керівників, фахівців та інших службовців (затвердженого постановою Мінпраці РФ від 21 серпня 1998 № 37 з наступними змінами):

«Кваліфікаційні характеристики (наведені у зазначеному довіднику – авт.) на підприємствах, в установах та організаціях можуть застосовуватись як нормативні документи прямої дії або служити основою для розробки внутрішніх організаційно-розпорядчих документів – посадових інструкцій, що містять конкретний перелік посадових обов'язків працівників з урахуванням особливостей організації виробництва, праці та управління, а також їх прав та відповідальності.»

Той самий довідник містить рекомендовані переліки посадових обов'язків, вимог до знань та кваліфікації працівників певних посад. Обсяг правий і відповідальності, низка інших важливих характеристик конкретної посади в недержавної організації законодавством не встановлюється навіть лише на рівні рекомендацій. І це зрозуміло: позначаються «особливості організації виробництва, праці та управління». З іншого боку, організація вправі формувати посади, з власної логіки бізнесу. Тому відповідні документи у ряді випадків треба розробляти самостійно або використовувати будь-які зразки.

Інтернет рясніє зразками ПП і ДІ, значна частина яких написана на основі Кваліфікаційного довідника, менша ж частина є вільною творчістю. При найближчому розгляді виявляється, що для інших посад зразків зовсім немає, для інших - у зразках йдеться зовсім не про те, для третіх - зразки містять смішні або небезпечні помилки. Наприклад:

Директор (генеральний директор, керуючий) підприємства
Організує роботу та ефективну взаємодію всіх структурних підрозділів, цехів та виробничих одиниць, спрямовує їх діяльність на розвиток та вдосконалення виробництва з урахуванням соціальних та ринкових пріоритетів, підвищення ефективності роботи підприємства, зростання обсягів продукції та збільшення прибутку, якості та конкурентоспроможності виробленої продукції, її відповідність світовим стандартам з метою завоювання вітчизняного та зарубіжного ринку та задоволення потреб населення у відповідних видах вітчизняної продукції.
Організовує виробничо-господарську діяльність на основі широкого використання новітньої техніки та технології, прогресивних форм управління та організації праці, науково-обґрунтованих нормативів матеріальних, фінансових та трудових витрат, вивчення кон'юнктури ринку та передового досвіду (вітчизняного та зарубіжного) з метою всемірного підвищення технічного рівня та якості продукції (послуг), економічної ефективності її виробництва, раціонального використання виробничих резервів та економного витрачання всіх видів ресурсів.

Це, так би мовити, пізньорадянське бароко, перероблене відповідно до досить примітивних уявлень про ринкову економіку. До речі, це точне відтворення відповідного розділу з .

Директор з розвитку
Розробляє методики з оперативного реагування на кризові та нестандартні ситуації, які можуть призвести до зриву плану розвитку підприємства, іншим несприятливим для підприємства наслідків.

Це просто прикра неоднозначність прочитання. А наступне варто вважати серйознішою помилкою:

Директор з розвитку
Призначає працівників, відповідальних за реалізацію проектів, дає загальні вказівки, здійснює безпосереднє керівництво ними та координацію їхньої діяльності.

"Призначають" наказом, накази видає генеральний директор - це вказується в Статуті організації. Отже, дане формулювання, що означає фактичне перевищення повноважень, – пряме порушення Статуту. Втім, на досягнутому автор посадової інструкції не зупиняється, сміливо зважаючи на обов'язки директора з розвитку функції засновників (пор. зі ст. 33 Федерального закону «Про товариства з обмеженою відповідальністю»):

Визначає загальну концепцію політики розвитку підприємства.

«Загальна концепція політики» сама собою звучить неабияк. Втім, автори посадових інструкцій люблять слова «загальне», «здійснювати» тощо:

"Загальне керівництво договірною роботою та загальний контроль за її здійсненням здійснює керуючий директор Товариства або інша уповноважена особа."

А тут просто загадка-матрешка (знову з ): здогадайтеся, заради чого працює начальник планово-економічного відділу:

Здійснювати керівництво роботою з економічного планування на підприємстві, спрямованому на організацію раціональної господарської діяльності, відповідно до потреб ринку та можливостей отримання необхідних ресурсів, виявлення та використання резервів виробництва з метою досягнення найбільшої ефективності роботи підприємства.

Зразки згаданої «вільної творчості», викладені на різних Інтернет-сайтах, також викликають посмішки, збентеження, здивування та побоювання:

Адміністратор магазина:
Адміністратор магазину несе колективну матеріальну відповідальність за збереження товару у магазині.

Адміністратор салону краси:
Вживає заходів щодо запобігання та ліквідації конфліктних ситуацій.

Хед-хантер:
[Має право] вимагати від замовника забезпечення організаційно-технічних умов та оформлення встановлених документів, необхідних для виконання умов договору на пошук та залучення високопрофесійних спеціалістів.

Отже, зразки слід використовувати з великою обережністю. Раптом вони читатимуть і вчитуватимуться в написане? Отже, уповноважений роботодавцем розробник ПП та ДІ повинен добре знати призначення всіх «гвинтиків» та інших деталей, із яких збираються ці документи. Тим паче важливим буде таке знання розробки документів для нетипових підрозділів чи посад.

Теорії та практиці написання ПП та ДІ присвячений цілу низку статей (, , , , , , , , , , , ). На жаль, деякі з них містять свідомо некоректні твердження (див. нижче). Найбільш повним та вивіреним джерелом з цього питання варто визнати серії книг Л.В.Труханович та Д.Л.Щура «Кадри підприємства», «Персонал організації», серед яких зазначимо, а також книгу.

Зважаючи на серйозність предмета, почнемо з невеликого відступу, який нетерплячий читач може пропустити.

Навколо положення про підрозділ та посадову інструкцію

Трохи філософії: ПП та ДІ як альфа та омега…

Альфа – тому, що кандидат у працівники організації краще визначить своє місце у ній, якщо попередньо ознайомиться з колом своїх обов'язків або якщо запропонує роботодавцю своє бачення цього місця. Так чи інакше, предметом обговорення на співбесіді буде склад функцій працівника і забезпечує виконання баланс правий і відповідальності.

Омега – тому, що ПП та ДІ є вінцем серйозного процесу під назвою «організаційне проектування»: спочатку визначаються об'єкти управління, потім – методи та функції, далі – процеси, потім – необхідні ролі учасників процесів, і лише на закінчення з ролей формуються посади, а з посад – підрозділи. Таким чином, сукупність завдань та функцій підрозділів, обов'язків, прав та відповідальності посад складається лише тоді, коли діяльність організації представлена ​​досить докладно (порівн., ).

Підкреслимо, що ДІ слід відрізняти від робочих (операційних) інструкцій, які описують послідовність дій цьому робочому місці під час виконання тієї чи іншої функції, і навіть від методичних інструкцій, які описують методи роботи незалежно від позиції виконавця.

Строго кажучи, ПП і ДІ будуть некоректними доти, доки не буде відпрацьовано весь описаний логічний ланцюжок. Однак, завдяки щасливому випадку (або в результаті еволюційного відбору) склалися досить стабільні уявлення про комплекси функцій, які традиційно доручаються підрозділу або працівнику певного профілю. Усі чудово розуміють, чим займаються бухгалтер, юрист, головний механік, виробничо-технічний чи конструкторсько-технологічний відділи. Галузева специфіка починає серйозно позначатися, коли мова заходить про функціональне навантаження робітників або службовців та фахівців нижчої ланки. Але вже функції працівників логістичних підрозділів меншою мірою залежить від галузевої власності підприємства, а функції фінансово-економічних, юридичних, кадрових служб фактично залежить від неї.

Ця обставина і дозволяє говорити про «зразки» для ПП та ДІ працівників вищої ланки управління або працівників допоміжних та підтримуючих підрозділів.

Трохи історії

Інститут ПП та ДІ бере початок в ідеї поділу праці. Оскільки крім управлінської ПП і ДІ виконують правову функцію, їх розвиток зумовлено розвитком боротьби працівників (і реакцією у відповідь роботодавців) за свої права.

У 1960 – 1980 роках у СРСР ПП і ДІ були одними з обов'язкових документів у системі адміністрування праці. Ця широка система ґрунтувалася на чіткому визначенні кола функціональних обов'язків з різних професій та посад, перелік яких був уніфікований для всієї країни, нормування праці та визначення тарифних ставок та посадових окладів (а також різних поправочних коефіцієнтів). Тому будь-яка зміна в номенклатурі професій та посад, у їх функціональних обов'язках призводила до зміни значного масиву нормативних даних у масштабах країни.

На початку 1990-х років ПП та ДІ залишалися обов'язковими лише у системі державних органів та організацій. Керівники приватних компаній вважали розробку ПП та ДІ недоцільним заняттям, оскільки умови ведення бізнесу змінювалися (і продовжують змінюватись і донині) з набагато більшою швидкістю, ніж потрібно для «виношування», розробки та впровадження осмислених і справді робочих документів.

У 2000-х роках із укрупненням приватного бізнесу, зростанням участі держави в упорядкуванні трудових відносин, розвитком судової практики в галузі трудових спорів потреба у ПП та ДІ стала зростати. Однак у зв'язку із зміною організаційно-технічних умов праці, появою абсолютно нових професій та посад пряме перенесення з радянського минулого функцій, норм, рівнів оплати виявилося неможливим. Повторення подвигу радянських трудовиків нині неможливо, та й недоцільно, оскільки приватний бізнес повинен сам собі визначити найефективніші «правила гри», зокрема і оптимальне «компонування» посад. Тому останнім часом загальнодержавні правила розробки ПП та ДІ були оновлені та знову затверджені для досить обмеженого кола посад державних службовців. Кваліфікаційний довідник, що вже згадувався, оновлюваний досить регулярно (остання редакція на момент написання статті датується 14.03.2011), слід вважати переважно спадщиною радянської епохи.

Спроба перенесення на вітчизняний ґрунт зарубіжної практики розробки ПП та ДІ наштовхується на відмінності у правових наслідках тих чи інших формулювань.

В даний час склалися більш менш усталені уявлення про форму і зміст ПП і ДІ, які, користуючись термінологією Цивільного кодексу РФ, можна віднести до «звичаїв ділового обороту». Очікувати у найближчому майбутньому визначення вимог до ПП та ДІ на рівні федерального законодавства, швидше за все, не варто.

Трохи географії

Зарубіжний аналог наших ДІ – job description (далі – JD) – є менш формалізованим, але більш ємним документом (, ).

Формат JD відповідає формату ДІ:

• Job Title – найменування посади;
• Job Location – місце посади в організаційній та територіальній структурі організації;
• Reporting To - підпорядкування, підзвітність;
• Job Summary – основні завдання посади (трохи більше двох пропозицій);
• Job Duties and Responsibilities – обов'язки та сфери відповідальності посади (від 8 до 16);
• Education and qualification – вимоги до рівня знань та наявності відповідних документів;
• Skills and specifications – вимоги до навичок.

По-перше, укладачам JD рекомендується вказувати трохи більше 8 (для працівників нижчої ланки) – 16 (для працівників вищої ланки) посадових обов'язків. Якщо JD виявляється 25 і більше функцій, такий документ «перекваліфікується» в робочу інструкцію. Вітчизняні зразки можуть містити і 30, і 40 функцій – і це для працівників вищої ланки! При уважному розгляді виявляється, більшість цих функцій – контрольні. Це означає, що функції (разом із правами та відповідальністю) фактично не делегуються підлеглим. Або свідчить про те, що автор ДІ виявився не в змозі відокремити основні функції від другорядних або схильний віддати перевагу процесу результату (адже як може спотворитися ідея процесного управління!).

По-друге, в описах функцій JD приділяє більше уваги результатам (чи, точніше, вимогам до результатів) діяльності працівника, ніж способам, якими ці результати досягаються. Звернімо увагу, що це – ще одне прояв справжнього делегування: підлеглий вільний у частині вибору коштів, але має забезпечити необхідний керівником результат. Цікаво відзначити, що укладачам не рекомендується формулювати в JD цілі діяльності працівника (ні в кількісному, ні навіть у якісному вираженні), оскільки вважається, що якщо працівник стандартно виконує свої обов'язки, цілі організації досягаються при цьому автоматично.

По-третє, у JD приділяється більше уваги вимогам до рівня знань та навичок працівника, ніж опису його діяльності. Що не дивно, оскільки платять працівникові за результати та здібності, а не за його діяльність як таку.

По-четверте, JD виявляються «легшими», ніж вітчизняні ДІ, оскільки широко використовують посилання інші локальні нормативні акти організації (методики, регламенти, робочі інструкції тощо.). Використання таких нормативних гіпертекстів полегшується тим, що вони представлені в електронному вигляді, і за посиланням завжди можна знайти потрібне положення того чи іншого документа. У нас у більшості випадків справа ускладнюється тим, що локальних нормативних актів різного рівня в організації просто немає або технічно неможливо забезпечити комп'ютерний доступ до їхнього масиву з урахуванням взаємних посилань.

Все це разом ще раз показує, наскільки ретельно зарубіжні менеджери відстежують баланс між складністю (і, отже, вартістю) робіт і кваліфікацій (знаннями та вміннями) працівника, який їх виконує.

Взяти на озброєння із зарубіжної практики необхідно таке:

• справжнє, а чи не уявне делегування функцій;
• підвищену увагу до знань та навичок працівника, який обіймає цю посаду;
• конкретність і стислість формулювань як вимог до результатів діяльності, і областей відповідальності працівника.

Трохи юриспруденції

За всієї повсякденної простоти понять «функція», «обов'язок», «право», «повноваження», «відповідальність» юридична спільнота досі обговорює тонкощі їхнього змісту.

Наприклад, деякі проводять різницю між правами та повноваженнями, вважаючи, що права надаються співробітнику доступу до ресурсів компанії (чомусь, комусь), а повноваження це особливий вид прав, пов'язані з розпорядчими функціями та прийняттям рішень .

Одні пропонують вкладати в поняття «відповідальність» не обов'язкове застосування певних санкцій до винного порушника встановлених норм (що зазвичай відображається у формулюваннях типу: «несе відповідальність за невиконання вказівок безпосереднього керівника»), але «такий аспект соціальних зв'язків і відносин людей, які характеризують процес здійснення наданих прав, виконання покладених обов'язків, заснований на виборі поведінки та її оцінці з урахуванням інтересів суспільства» (що може бути виражено словами: «несе відповідальність за повне та своєчасне виконання вказівок безпосередньо керівника»). Як бачимо, різні точки зору призводять до різних словесних описів одного, по суті, явища. Інші ж виступають проти ототожнення юридичної відповідальності з моральним чи правовим боргом.

Життя розробника ПП і ДІ ускладнює також непроясненість на законодавчому рівні низки термінів, що широко використовуються. До таких, наприклад, належать терміни «доручення» і «вказівка» – навіть стосовно Президента Російської Федерації.

Тому на практиці найчастіше спостерігається плутанина, що виражається в тому, що обов'язки записуються у права, серед функцій можна зустріти формулювання «відповідає за…» тощо. Розуміючи, що це суть прояви неоднозначності трактування базових понять, для практичної роботи над ПП і ДІ слід вибрати (і, бажано, викласти у відповідному документі) один варіант.

Трохи оподаткування

ДІ може бути основою зменшення доходів організації у сумі деяких витрат, вироблених організацією у зв'язку з забезпеченням діяльності працівника і під час ним трудових функцій, зазначених у його ДІ . До таких витрат може бути, наприклад, віднесено: транспортні витрати працівника, послуги стільникового зв'язку, оплата навчання.

Розробник ДІ повинен врахувати податкові аспекти під час підготовки документа та узгодити їх із бухгалтером.

Небагато управління якістю

ПП та ДІ є важливими елементами комплексу документів, що описують систему управління якістю у стилі ISO 9000. Хоча, як завжди, стандарт не визначає потреби, форми та змісту таких документів.

Якщо в документації системи управління якістю передбачені ПП та ДІ, то на них поширюватимуться правила управління документацією (у частині форми, змісту, а також порядку розробки, введення в дію, внесення змін та доповнень, скасування), прийняті в організації для документів системи управління якістю.

Для кого розробляються ПП та ДІ

Чинним законодавством РФ передбачена обов'язковість складання ПП та ДІ лише для працівників певного профілю (муніципальні службовці, окремі категорії державних службовців, службовців митних органів, деяких категорій персоналу навчальних закладів, приватних охоронців). Для інших категорій працівників детальний опис їхньої трудової функції, права та обов'язки в рамках трудових відносин можуть бути включені безпосередньо до трудового договору. Складання посадової інструкції у разі не требуется. Отже, організація сама визначає доцільність розробки ПП та ДІ.

Організацією може бути прийнято рішення про використання ПП та ДІ для всіх або для частини посад. У разі посадові обов'язки, правничий та відповідальність працівника повинні визначатися трудовим договором. Наскільки широким має бути коло підрозділів та посад, діяльність яких регламентується ПП та ДІ, та наскільки докладними мають бути ці документи – предмет окремого обговорення. Необхідно мати на увазі, що відсутність, так і надмірність локальних нормативних актів тягне зайві витрати на управління організацією.

ДІ розробляються для працівників, які належать до категорій керівників, фахівців та службовців відповідно до організаційної структури та штатного розкладу організації.

Для робітників розробляється аналогічний документ, який, однак, не називається посадовою інструкцією, але й усталеного найменування теж не має. Назви «робоча інструкція», «виробнича інструкція» використовувати небажано, оскільки вони вже зайняті для документів, що описують порядок та/або конкретні прийоми роботи на одному або кількох робочих місцях, наприклад: «Робоча інструкція з контролю та затвердження, організації розсилки, архівування, порядку внесення змін» або «Виробнича інструкція з експлуатації заземлюючих пристроїв електроустановок». Назва «кваліфікаційна характеристика» тим більше не підійде, оскільки використовується та однозначно трактується у .

Тим не менш, у Листі Федеральної служби з праці та зайнятості від 24.11.2008 № 6234-Т3 рекомендується:

«…для визначення змісту виконуваної трудової функції працівників, що заміщають певні посади, слід складати та затверджувати посадові інструкції, а для визначення змісту виконуваної трудової функції працівників, які приймаються на роботу за професіями робітників, слід розробляти та затверджувати виробничі (за професією) інструкції. Вважаємо, що у довідково-правових системах можна використовувати різні найменування інструкцій стосовно категорій працівників».

Статтею 57 Трудового кодексу РФ встановлено:

«Якщо відповідно до федеральних законів з виконанням робіт з певних посад, професій, спеціальностей пов'язане надання компенсацій та пільг або наявність обмежень, то найменування цих посад, професій чи спеціальностей та кваліфікаційні вимоги до них повинні відповідати найменуванням та вимогам, зазначеним у кваліфікаційних довідниках, затверджуваних у порядку, що встановлюється Урядом Російської Федерації».

Відповідно до статті 143 Трудового кодексу РФ,

«Тарифікація робіт та присвоєння тарифних розрядів працівникам здійснюються з урахуванням єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників, єдиного кваліфікаційного довідника посад керівників, спеціалістів та службовців».

Таким чином, при встановленні найменувань посад і складанні відповідних їм ДІ слід звіритися з законодавством, у тому числі, з довідниками та класифікаторами, а також з випусками Єдиного тарифно-кваліфікаційного довідника робіт та професій робітників (ЕТКС) з різних галузей економіки. Наприклад, постановою Держкомпраці СРСР та Президії ВЦРПС від 25 жовтня 1974 року №298/П-22 затверджено список виробництв, цехів, професій та посад зі шкідливими умовами праці, робота в яких дає право на додаткову відпустку та скорочений робочий день. Отже, роботодавець зобов'язаний у трудових договорах усіх працівників (і відповідно у посадових інструкціях), які виконують відповідні трудові функції, найменування професій та посад визначати відповідно до кваліфікаційних довідників.

Нерідко виникає питання необхідності ДІ для генерального директора, а також членів органів управління акціонерного товариства або товариства з обмеженою відповідальністю. Оскільки порядок призначення, підпорядкування, функції, правничий та відповідальність зазначених осіб визначається відповідними федеральними законами, Статутом організації та трудовими договорами, немає прямої необхідності розробляти цих осіб ДІ.

Для виконавчих/керівних директорів організацій, у яких повноваження одноособового виконавчого органу передані керуючій компанії, а також працівників, які перебувають у прямому підпорядкуванні ради директорів або загальних зборів акціонерів (учасників), ДІ мають бути розроблені. Ці ДІ повинні враховувати особливості трудових відносин із керівниками організацій.

Для всіх працівників слід розмежувати галузі трудових відносин, регульовані ПП та ДІ та трудовим договором. Так, наприклад, положення про обов'язок звільнення з певних підстав (у тому числі за власним бажанням) не є предметом ДІ, оскільки не належить до трудової функції працівника.

Структура ПП та ДІ

Чинне законодавство РФ не визначає вимог до структури ПП та ДІ. Таким чином, організація має право самостійно визначити такі вимоги. Тому на практиці ПП та ДІ дуже різноманітні за своєю структурою.

Проте можна виділити мінімальне «ядро» кожного документа:

Положення про структурний підрозділ

1. загальні положення
2. Основні завдання
3. Функції
4. Структура
5. Взаємодія

Посадова інструкція

1. загальні положення
2. Посадові обов'язки
3. Права
4. Взаємодія
5. Відповідальність

У ряді випадків у ПП включають розділи «Права» та «Відповідальність», описуючи в них права та відповідальність керівника підрозділу. Іноді формулюються деякі «загальні» правничий та відповідальність підрозділи.

На наш погляд, перше недоцільно, оскільки права та відповідальність керівника підрозділу доречно викласти у його ДІ. Друге ж видається некоректним, оскільки реалізація права визначається волею суб'єкта і якщо йдеться про підрозділ у цілому, то має бути визначений механізм формування та вираження цієї колективної волі, а якщо йдеться про сукупність окремих працівників підрозділу, то, як правило, далеко не всі з них насправді мають однакові права; крім того, працівник, як правило, несе персональну відповідальність, а тому склад його посадових обов'язків та прав так само має бути визначено персонально.

Форма ПП та ДІ

Форми ПП та ДІ рекомендується розробляти відповідно до ГОСТ Р 6.30-2003 «Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів» (запроваджено Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст).

Обов'язковими реквізитами ПП та ДІ є: найменування організації, найменування виду документа про затвердження, його дата та номер, місце складання, гриф затвердження. Вони розміщуються на початку тексту документа.

Підписи осіб, які узгоджують проекти ПП та ДІ, розміщуються або наприкінці тексту документа, або на окремому аркуші погодження, реквізити якого мають однозначно визначати, який документ було погоджено.

Наприкінці тексту ПП або ДІ або на окремому аркуші ознайомлення працівники проставляють свої підписи про ознайомлення з документом та отримання його копії на руки.

У цьому розділі ми подробиці розглянемо зміст ПП. Для певності вважатимемо, що цей документ розробляється для акціонерного товариства чи товариства з обмеженою відповідальністю (у прикладах формулювань організація іменуватиметься «Товариством»). Орієнтовна форма ПП наведена у додатку 1 до статті.

Розділ 1. "Загальні положення"

1.1. Дається повне та скорочене найменування структурного підрозділу (далі – Підрозділи).

1.2. Вказується, якому працівникові Товариства безпосередньо підпорядковується Підрозділ.

У цьому пункті розкривається принцип єдиноначальності стосовно розглянутого Підрозділу.

Підрозділ може:

• бути самостійним структурним підрозділом Товариства та підпорядковуватися безпосередньо генеральному директору Товариства (наприклад: служба безпеки, юридичний відділ, секретаріат);
• підпорядковуватися безпосередньо якомусь працівникові Товариства (наприклад: виробничо-технічний відділ безпосередньо підпорядковується директору з виробництва чи відділ матеріально-технічного забезпечення безпосередньо підпорядковується директору з логістики);
• входити до складу будь-якого структурного підрозділу та підпорядковуватися безпосередньо керівнику цього підрозділу (наприклад: відділ розрахунків з персоналом входить до складу бухгалтерії та підпорядковується безпосередньо головному бухгалтеру).

Підрозділ, що виконує функції внутрішнього аудиту або інші аналогічні контрольні функції, може безпосередньо підпорядковуватися Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів.

1.3. Описується порядок створення та розформування Підрозділу.

Тут можна обмежитися таким формулюванням: «Підрозділ створюється та розформовується відповідно до організаційної структури та штатного розкладу Товариства, у порядку, визначеному чинним законодавством Російської Федерації».

Для підрозділів, які підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) чи Раді директорів, необхідно зазначити: «за погодженням із Загальними зборами акціонерів (учасників) (Радою директорів)».

1.4. Вказується повне найменування посади керівника Підрозділу. Вказуються повні найменування посад оперативного, методичних чи інших керівників Підрозділу (за наявності).

Керівник Підрозділу – це працівник Підрозділу, який керує його поточною діяльністю. Компетенція Керівника Підрозділу визначається його ДІ.

Методичний керівник Підрозділу - працівник Товариства або сторонньої організації (наприклад, керуючої компанії), який не є безпосереднім або вищим прямим начальником структурного підрозділу або працівника Товариства, але в установленому в Товаристві порядку, що дає структурному підрозділу або працівнику Товариства, обов'язкові для виконання вказівки, роз'яснення, інші документи (у тому числі, типові документи), що стосуються методів та способів провадження діяльності структурним підрозділом або працівником.

Вищий прямий керівник не вказується як методичний, оскільки його вказівки, як щодо поточної діяльності, так і методичного характеру, транслюються працівникам Підрозділу з «вертикалі управління» через Керівника підрозділу.

Методичний посібник можливий при матричній організаційній структурі. Можлива (у поодиноких випадках) наявність кількох методичних керівників. Іншою поширеною ситуацією є методичне керівництво із корпоративного центру (керуючої компанії). Наприклад, головний бухгалтер організації безпосередньо підпорядковується керуючому директору, а методичне керівництво його діяльністю здійснює керівник департаменту методології бухгалтерського та податкового обліку керуючої компанії.

Оперативний керівник Підрозділу – працівник Товариства, що координує в оперативному порядку діяльність Підрозділу та деяких інших підрозділів та/або працівників, який дає Підрозділу обов'язкові для виконання вказівки щодо оперативної діяльності Підрозділу. Наприклад, під оперативним керівництвом начальника віддаленої ділянки може перебувати розташований на території цієї ділянки підрозділ транспортного забезпечення, підпорядкований безпосередньо директору з логістики. Начальник дільниці дає завдання підрозділу, визначає розстановку транспортних засобів тощо, проте не має права давати вказівки щодо методів роботи, давати пропозиції щодо кадрового складу підрозділу без погодження з директором з логістики тощо.

За наявності методичного чи оперативного керівництва необхідний локальний нормативний акт, у якому визначалися правила поведінки працівника у разі, коли вказівки безпосереднього керівника суперечать вказівкам методичного чи оперативного керівника. Якщо безпосередній, методичний та оперативний керівники працівника не узгодили свої вказівки, то рішення має приймати працівник, у прямому підпорядкуванні якого перебувають усі ці керівники (зазвичай генеральний директор).

1.5. Вказується порядок заміщення посади керівника Підрозділу у разі його відсутності.

Вказується:
конкретна посада працівника, який заміщує керівника Підрозділу (наприклад: заступник, один із керівників підпорядкованих підрозділів), або
призначення працівника, який заміщає керівника Підрозділом, наказом (розпорядженням) генерального директора Товариства.

1.6. Перераховуються нормативні акти, якими працівники Підрозділу керуються у своїй діяльності.

Зазвичай даються вказівки на:

• чинне законодавство Російської Федерації;
• траслеві нормативно-методичні документи за профілем діяльності Підрозділу (по можливості, зазначаються конкретні документи);
• Статут Товариства (для підрозділів, які мають керуватися Статутом (наприклад: юридичний відділ, служба внутрішнього аудиту);
• Рішення Загальних зборів учасників (акціонерів) (Ради директорів) (для підрозділів, що підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів);
• положення про Підрозділ;
• колективний договір;
• накази та розпорядження генерального директора Товариства;
• вказівки безпосереднього керівника, оперативного та методичних керівників (за їх наявності);
• правила внутрішнього трудового розпорядку Товариства;
• інші локальні нормативні акти Товариства.

Залежно від характеру діяльності Підрозділу зазначаються:
нормативні акти з охорони праці та промислової безпеки, правила та норми охорони праці, виробничої санітарії, протипожежного захисту, екологічної безпеки.

Наведений перелік нормативних актів може бути розширено.

1.7. Визначається режим роботи підрозділу.

Можна обмежитись формулюванням: «Режим роботи Підрозділу визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Товаристві» за наявності таких правил.

1.8. Визначається порядок затвердження та введення в дію ПП, змін та доповнень до нього.

Як правило, «Це Положення, зміни та доповнення до нього затверджуються та вводяться в дію наказом генерального директора Товариства», але для підрозділів, що підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів, необхідно зазначити: «за погодженням з Загальними зборами акціонерів ( учасників) (Радою директорів)». Більш докладно життєвий цикл ПП (у тому числі від ініціювання змін до їх набуття чинності) доцільно описати в окремому локальному нормативному акті.

Розділ 2. «Основні завдання»

У розділі «Основні завдання» наведено основні завдання Підрозділу.

Формулювання завдання має коротко описувати результат, на досягнення якого спрямовано діяльність Підрозділу та вимоги до якого визначено або ззовні Товариства (чинним законодавством, органами контролю та нагляду, замовниками тощо), або іншими структурними підрозділами Товариства.

Наприклад:

• Надання послуг з ремонту свердловин відповідно до вимог замовників.
• Забезпечення працездатності обладнання Товариства.
• Планування та контроль економічної ефективності діяльності Товариства.
• Забезпечення дотримання законності діяльності Товариства, правова захист його законних інтересів.
• Підтримка працівників Товариства щодо використання засобів зв'язку, апаратного та програмного забезпечення Товариства.
• Організація та ведення бухгалтерського та податкового обліку, підготовка бухгалтерської та податкової звітності відповідно до вимог чинного законодавства Російської Федерації.
• Контроль виконання у Товаристві вимог чинного законодавства Російської Федерації, внутрішніх нормативних документів та вимог замовників у галузі охорони праці, промислової безпеки, охорони навколишнього середовища, безпеки дорожнього руху.
• Повне та своєчасне задоволення потреб структурних підрозділів Товариства у товарно-матеріальних цінностях.
• Оптимізація витрат Товариства на закупівлю, утримання запасів та інші логістичні процеси Товариства.

Завдання структурних підрозділів мають бути узгоджені між собою та в сукупності підпорядковані основним цілям Товариства, як вони визначені у Статуті Товариства чи інших внутрішніх документах.

Завдання Підрозділи повинні бути сформульовані так, щоб наведені у розділі «Функції» функції Підрозділу логічно випливали з поставлених завдань. Для цього рекомендується використовувати одні й самі словосполучення.

Завдання та функції Підрозділи повинні відповідати чинному законодавству РФ. Зокрема, неприпустимо включати до складу завдання та функції, виконання яких вимагає обов'язкового ліцензування, за відсутності відповідних ліцензій в організації.

Розділ 3. "Функції"

У розділі «Функції» перераховуються функції, які виконує Підрозділ і спрямовані на вирішення поставлених перед ним завдань, перелічених у розділі «Основні завдання».

Опис функції має коротко викладати діяльність працівника Підрозділу або Підрозділу в цілому, що призводить до певного результату, вимоги до якого визначені або ззовні Товариства (чинним законодавством, органами контролю та нагляду, замовниками тощо) або іншими структурними підрозділами Товариства.

Опис функції Підрозділу починається дієсловом: "розробляє...", "проводить...", "організує...", "бере участь у...", "веде моніторинг...", "контролює..." і т.п. При цьому:

• «Організує …» – означає: залучає та координує дії структурних підрозділів та/або працівників Товариства для виконання будь-яких дій (робіт, заходів, проектів та ін.).
• «Бере участь у …» – означає: виконує певну частину дій (робіт, заходів, проектів та ін.) за завданням безпосереднього керівника чи уповноваженого організатора спільно з іншими структурними підрозділами та/або працівниками Товариства.
• «Забезпечує …» – означає: постачає (надає) певні ресурси для виконання будь-яких дій (робіт, заходів, проектів та ін.) або виконує якісь дії для отримання будь-яких результатів.
• «Враховує …» – означає: в установленому порядку збирає та узагальнює інформацію про результати або хід виконання будь-яких дій (робіт, заходів, проектів та ін.), що виконуються всередині Товариства; перевіряє її достовірність, несуперечність та актуальність.
• «Веде моніторинг…» – означає: збирає та обробляє інформацію про стан чи дії зовнішніх стосовно Товариства об'єктів чи суб'єктів.
• «Контролює …» – означає: зіставляє фактично отримані (або проміжні) результати виконання будь-яких дій (робіт, заходів, проектів та ін.) усередині Товариства із запланованими та/або певними відповідним нормативним актом, завданнями, критеріями тощо. (у формулюванні вказується, якими конкретно) та виконує (або ініціює) дії, спрямовані на мінімізацію виявлених відхилень.

Наприклад:

• Веде моніторинг ринку транспортних послуг у регіонах виробничої діяльності Товариства.
• Розробляє стратегічні плани розвитку Товариства у сфері надання транспортних послуг.
• Надає методичну допомогу працівникам Товариства з підготовки виробничих та інвестиційних планів.
• Організовує погодження документів працівниками Товариства відповідно до локальних нормативних актів, що регламентують документообіг Товариства, а також відповідно до доручень генерального директора.
• Бере участь у розробці проектів локальних нормативних актів Товариства з питань, що належать до компетенції Підрозділу.
• Враховує грошові кошти, що надходять, товарно-матеріальні цінності та основні засоби.
• Контролює виконання виробничої програми відповідно до вимог замовників.
• Аналізує фінансові результати діяльності Товариства та бере участь у розробці заходу щодо підвищення рентабельності, зниження собівартості, підвищення економічної ефективності Товариства.

В описі функції не допускається використовувати невизначені якісні прикметники, наприклад: «забезпечує правильну експлуатацію», «надає якісні послуги». У таких випадках рекомендується вказувати вимоги (і/або нормативний документ – джерело вимог), яким має відповідати результат виконання функції, наприклад: «забезпечує експлуатацію відповідно до посібника з експлуатації підприємства-виробника», «надає послуги відповідно до вимог замовника». У випадку, коли джерело правил або вимог зрозуміле з контексту, допускається використовувати формулювання: «в установленому порядку», «належної якості».

Опис функцій у ПП та ДІ має бути вичерпним, тобто мають бути описані всі дії, які можуть бути потрібними від Підрозділу або його працівника. Тому слід якимось чином систематизувати описувані функції. Наприклад, можна перераховувати функції у такому порядку:

• функції у галузі розробки нормативних документів для інших структурних підрозділів;
• функції у сфері методичного керівництва;
• функції у сфері моніторингу та прогнозування;
• функції у сфері планування, розробки (розділів) бюджету, інвестиційних проектів;
• функції у галузі оперативного керівництва;
• інші функції, що виконуються Підрозділом самостійно;
• інші функції, що виконуються Підрозділ спільно з іншими структурними підрозділами Товариства;
• функції у сфері курирування договорів (якщо не визначено в інших локальних нормативних актах Товариства);
• функції у сфері обліку та звітності;
• функції у сфері контролю діяльності інших працівників чи структурних підрозділів Товариства;
• функції у сфері аналізу, розробки та виконання заходів щодо розвитку Товариства.

Можливе перерахування функцій у порядку, що відображає логіку та/або хронологічну послідовність роботи підрозділу, життєвий цикл основних об'єктів управління Підрозділу. Так чи інакше, але спосіб перерахування функцій має бути зручним як для укладача (для перевірки повноти), так читача документа.

За основу формулювань функцій можуть бути прийняті формулювання, наведені у .

Разом з тим перелік функцій не повинен страждати надмірністю та зайвою деталізацією. Умови та порядок виконання окремих функцій слід викласти в інших локальних нормативних актах – регламентах, методичних та робочих інструкціях, тим паче що у ряді випадків конкретні дії виконавця значною мірою залежать від контексту.

Розділ 4. "Структура"

У розділі «Структура» зазначається, з яких структурних підрозділів складається Підрозділ, перераховуються працівники Товариства, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні керівника Підрозділу; або вказується, що «Структура та штатна чисельність Підрозділу визначаються чинною організаційною структурою та штатним розкладом Товариства». Перше зручніше тим, що з ПП можна зрозуміти, які ресурси підрозділу. Друге зручніше тим, що дозволяє не перестверджувати ПП у разі зміни організаційної структури та/або штатного розкладу.

Розділ 5. "Взаємодія"

У розділі "Взаємодія" описується інформаційний обмін Підрозділу з іншими структурними підрозділами Товариства або зовнішніми по відношенню до Товариства особами, органами та організаціями.

Якщо інформаційний обмін не визначено іншими локальними нормативними актами Товариства, то перераховуються структурні підрозділи та зовнішні стосовно Товариства особи, органи та організації із зазначенням, за якими напрямами чи в рамках яких заходів відбувається взаємодія, яка конкретно інформація виходить чи передається.

Наприклад:

«Відділ кадрів взаємодіє з:

• Контролюючими організаціями щодо заходів, що належать до організації та охорони праці;
• Пенсійним фондом РФ та статистичними органами РФ з підготовки та надання встановленої звітності;
• профспілками з контролю за дотриманням трудового законодавства та інших нормативних актів, що містять норми трудового права, організації, нормування та оплати праці;
• контрагентами – виконавцями робіт та послуг, що належать до кадрового забезпечення».

Можливий опис взаємодій у табличній формі.

Однак докладний опис взаємодій обтяжує ПП і позбавляє його гнучкості при зміні складу та/або навіть заголовків документів, що передаються в ході обміну інформацією.

Якщо інформаційний обмін визначено іншими локальними нормативними актами Товариства (наприклад, регламентом документообігу), то використовується коротке формулювання:

«Підрозділ взаємодіє:

5.1. З працівниками структурних та відокремлених підрозділів Товариства – у порядку, встановленому локальними нормативними актами Товариства.

5.2. З третіми особами – у порядку, встановленому чинним законодавством РФ.

У разі мається на увазі, що працівник виконує свої представницькі функції виходячи з доручення, виданої йому у порядку, чи інших законних підставах.

У цьому розділі ми подробиці розглянемо зміст ДІ для керівників, фахівців та службовців. Для певності продовжуємо вважати, що цей документ розробляється для акціонерного товариства чи товариства з обмеженою відповідальністю (у прикладах формулювань організація іменуватиметься «Товариством»). Орієнтовна форма ДІ наведена у додатку 2 до статті.

Розділ 1. "Загальні положення"

1.1. Дається повне та скорочене найменування посади працівника Товариства (далі – Працівника).

1.3. Вказується повне найменування посади безпосереднього керівника працівника. Вказуються повні найменування посад оперативного, методичних чи інших керівників Працівника (за наявності).

коментар до п. 1.4 ПП.

Іноді у цій частині ДІ перераховуються працівники та структурні підрозділи, які перебувають у безпосередньому підпорядкуванні, під оперативним чи методичним керівництвом даного працівника. Ця інформація представляється зайвою, оскільки міститься в організаційній структурі, що підлягають затвердженню, і штатному розкладі організації.

1.4. Описується порядок прийому на роботу та звільнення Працівника.

Як правило, «Працівник приймається на роботу і звільняється генеральним директором Товариства в установленому чинним трудовим законодавством РФ порядку за поданням … (вказується, якщо необхідно) за погодженням з … (вказується, якщо необхідно).»

1.5. Вказується порядок заміщення Працівника у разі його відсутності:

Див. коментар до п. 1.5 ПП.

1.6. Вказуються вимоги до освіти, кваліфікації або наявності спеціальних знань, дозволів, допусків, сертифікатів, а також стажу роботи Працівника.

За основу можуть бути прийняті вимоги, наведені у . Вимоги нічого не винні носити дискримінаційний характер (ст. 3 Трудового кодексу РФ).

1.7. Перераховуються нормативні акти, якими Працівник керується у своїй діяльності.

Див. коментар до п. 1.6 ПП.

1.8. Перераховуються знання, якими має мати Працівник.

Зазвичай даються вказівки на знання:

• чинного законодавства РФ та галузевих нормативних документів за профілем діяльності працівника;
• локальних нормативних актів Товариства з профілю діяльності працівника;
• структури Товариства, завдань та функцій його структурних підрозділів;
• правил та норм охорони праці.

Залежно від характеру діяльності працівника зазначаються знання:

• стратегії розвитку Товариства (для вищих керівників Товариства або посад, які мають право доступу до такої інформації) – якщо стратегія Товариства документована та належним чином затверджена;
• основ експлуатації комп'ютерної техніки, комунікацій та зв'язку – якщо робота передбачає використання таких засобів;
• і т.п.

Наведений список знань може бути розширений. За основу можуть бути прийняті вимоги до знань працівника, наведені у .

Зазначимо, що знання, що вказуються в даному розділі ДІ, повинні бути документовані і належним чином затверджені. Наявність у кандидата необхідних знань прийому працювати підтверджується пред'явленням відповідних атестатів, сертифікатів, посвідчень тощо. Знання працівника можуть бути перевірені як уповноваженими сторонніми організаціями (наприклад, центрами підвищення кваліфікації), так і шляхом внутрішніх перевірок, тестувань (порядок проведення таких перевірок має бути встановлений локальними нормативними актами організації).

1.9. Визначається режим роботи працівника. Можливо дано посилання на Правила внутрішнього трудового розпорядку. Особливості режиму роботи, у тому числі необхідність відряджень, можуть бути зазначені в цьому пункті.

1.10. Визначається порядок затвердження та введення в дію ДІ, змін та доповнень до неї.

Як правило, «Ця Посадова інструкція, зміни та доповнення до неї затверджуються та вводяться в дію наказом генерального директора Товариства», але для підрозділів, які підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів, необхідно зазначити: «за погодженням з Загальними зборами акціонерів (учасників) (Радою директорів)».

Розділ 2. «Посадові обов'язки»

Доцільно виділити у цьому розділі два підрозділи, до першого з яких включаються специфічні обов'язки (функції), які виконує працівник, який обіймає цю посаду, а у другому – обов'язки, загальні для всіх (або для певних груп) працівників.

Для керівників структурних підрозділів до складу функцій додатково включаються такі:

Керує працівниками Товариства та структурними підрозділами Товариства, які перебувають у його безпосередньому підпорядкуванні.

«Керіває…» – означає: визначає завдання учасникам виконання будь-яких дій (робіт, заходів, проектів та ін.); координує їхню діяльність; контролює досягнення необхідного та проміжних результатів; вносить на розгляд генерального директора Товариства пропозиції (подання) щодо призначення, переміщення, звільнення, заохочення, накладення дисциплінарних стягнень на підлеглих працівників. Бере участь у створенні організаційної структури, штатного розпису, форм оплати праці структурних підрозділів Товариства, що у його безпосередньому підпорядкуванні.

Для працівників, здійснюють методичне керівництво іншими працівниками, в ДІ слід зазначити, у чому полягає методичне керівництво. Наприклад:

Організує розробку комплекту форматів документів з метою планування та звітності щодо поточної, фінансової та інвестиційної діяльності бізнес-одиниць Товариства. Надає методичну допомогу керівникам структурних підрозділів Товариства, керівникам робочих груп у виконанні розрахунків, експертному аналізі розрахунків економічної ефективності запропонованих ними проектів та рішень.

Аналогічно має бути деталізовано зміст оперативного керівництва, інших видів керівництва.

Доцільно включити до складу функцій працівника його участь у певних комісіях, комітетах, радах, експертних та робочих групах тощо, особливо, якщо у Товаристві не передбачено окремої винагороди працівника за участь у роботі зазначених органів.

Функції, які наводяться у ДІ працівника підрозділу, повинні відповідати функціям цього підрозділу, закріпленим у ПП. Це означає, що працівник виконує або всю функцію, зазначену в ПП, повністю, або її частину, або виконує внутрішню для підрозділу функцію (вона може бути не вказана в ПП), необхідну для виконання функцій підрозділу.

Для зручності розробник може скласти «матрицю відповідальності» підрозділу – таблицю, в якій перераховані функції підрозділу (по рядках) та посади працівників підрозділу (по стовпцям), а на перетині рядка та стовпця вказується роль даного працівника у виконанні цієї функції: ініціює, організує, бере участь, забезпечує, виконує самостійно, контролює тощо. (Див. коментар до розділу 3 ПП). При необхідності в описі функції слід зазначити, з якою регулярністю виконується ця функція: із заданою періодичністю, за вказівкою керівника або настання інших певних подій.

Важливо відзначити, що ДІ має «працювати» не тільки у звичайній ситуації, а й у ситуації нештатної. Рекомендується, щоб у ДІ працівникові було надано право прийняти рішення щодо ситуації самому або на нього покладено обов'язок невідкладно доповісти безпосередньому керівнику про позаштатну ситуацію. Кількість функцій, що наводяться в ДІ, не повинна бути надто великою. Оптимальна кількість змінюється від 10 посад нижнього рівня до 20 посад верхнього рівня. Інакше документ перестає сприйматися і, отже, робиться неробочим. Для того, щоб виконати цю рекомендацію, розробнику рекомендується:

• об'єднати деякі функції (в розумній мірі);
• вказати вимоги до результату, а не до процесів, що ведуть до нього (формулюється як: «забезпечити такий стан об'єкта управління»);
• переглянути «вертикальний» розподіл функцій між керівником та підлеглими, старшими та молодшими, у розумній мірі делегувавши певні функції (разом із правами та відповідальністю) «згори донизу»;
• переглянути «горизонтальний» розподіл функцій між суміжниками у рамках єдиного процесу (раціональне розмежування функцій характеризується тим, що працівник відповідає за виконання логічно завершеного процесу, отримання продукту (або напівфабрикату) з певними якостями, що допускають незалежну перевірку, в такому випадку в ДІ від опису дій можна перейти до опису вимог до результатів);
• викласти докладні описи інших локальних нормативних актах (регламентах, методичних і робочих інструкціях).

Важливо мати на увазі, що склад функцій має відповідати базовій заробітній платі працівника. Базова заробітна плата працівників з ідентичними ДІ має бути однакова (пор. зі ст. 22 Трудового кодексу РФ).

Підрозділ 2.2

До другої частини розділу доцільно включити загальні всім (чи певних груп) працівників обов'язки. Частину таких обов'язків уже сформульовано у ст. 21. Трудового кодексу РФ, а тому повторювати її в ДІ немає необхідності. Доцільно вказати такі обов'язки:

2.2. Працівник зобов'язується:

2.2.1. Виконувати вказівки безпосереднього керівника, оперативного керівника, методичних керівників (за наявності).

Якщо працівник при виконанні своїх посадових обов'язків повинен дотримуватись вимог, встановлених нормативними актами третіх осіб (наприклад, замовників), то в цьому підрозділі слід вказати ці вимоги. Наприклад:

2.2.5. Дотримуватись вимог корпоративних стандартів замовників Товариства з ОП, ПБ, ООС та БДД при користуванні транспортними засобами для виконання укладених із замовниками договорів.

У такому разі роботодавець має ознайомити працівника з такими нормативними актами.

У деяких організаціях формат ДІ передбачає вказівку параметрів, якими вимірюється ефективність виконання працівником тієї чи іншої функції, чи встановлення конкретних цільових значень для таких параметрів, чи норми/нормативи виконання функций. Наприклад, можна зустріти розподіл робочого часу (у відсотках) між функціями, які виконує працівник. На нашу думку, така вказівка ​​некоректна, оскільки:

• можуть існувати функції, що виконуються нерегулярно, для яких важко оцінити норму, або функції, що виконуються у надзвичайних випадках, – закладаючи на них ненульовий відсоток часу, ми погоджуємося з тим, що надзвичайні ситуації матимуть місце;
• неясно, як враховувати фактичний розподіл часу (а робити це доведеться, оскільки вказано планові показники);
• незрозумілі правові наслідки відхилень фактичних показників (випадкових чи систематичних) від встановлених показників.

Чи вправі, наприклад, працівник вимагати будь-яких компенсацій при перевищенні на 1% часу, витраченого виконання певної функції? Адже роботодавець, стверджуючи ДІ в такій формі, по суті, зобов'язується дотримуватись встановлених норм. Чи навпаки, до працівника слід застосувати стягнення, оскільки він перевищив норму виконання однієї функції на шкоду іншій? Відхилення в 1% за робочий день можна пробачити, а за тиждень або за місяць?

Вказівка ​​будь-яких фіксованих значень параметрів позбавляє, крім того, ДІ гнучкості, оскільки змушує перестверджувати їх за зміни встановлених норм.

Розділ 3. "Права"

У розділі "Права" перераховуються права працівника, тобто нормативно закріплені можливості працівника діяти певним чином або вимагати певних дій від інших працівників Товариства. Працівник наділяється правами до виконання своїх посадових обов'язків. Роботодавець забезпечує реалізацію працівником його прав (ст. 22 Трудового кодексу РФ). Про

Основні права працівника сформульовані у ст. 21 Трудового кодексу РФ, тому повторювати їх у ДІ немає необхідності. Специфічні права працівника мають бути зумовлені його посадовими обов'язками. Права на інформаційну взаємодію, пов'язані з виконанням посадових обов'язків, є у кожного працівника:

У деяких варіантах зразків ДІ (наприклад, в) у складі прав на інформаційну взаємодію є таке формулювання: "Знайомитися з проектами рішень керівництва Товариства щодо його діяльності, діяльності очолюваного підрозділу (для керівників підрозділів)". Однак, приймаючи таке формулювання, ми потрапляємо в ту ж колізію, що і з «нарадами». «Проект рішення» – вельми невизначений об'єкт: він може існувати в усній формі, у формі численних варіантів різних інстанцій. Далеко не з кожним таким варіантом фізично можливо, та й навряд чи доцільно знайомити працівника на його звернення. Тому можна використовувати два механізми:

1. працівник знайомиться з прийнятим рішенням в обов'язковому порядку (ст. ст. 22, 68 Трудового кодексу РФ), підписуючи лист ознайомлення до наказу, розпорядження або іншого розпорядчого документа, і у разі незгоди з ним має право оскаржити його, використовуючи право на захист своїх трудових прав, свобод і законних інтересів усіма не забороненими законом методами (ст. 21 Трудового кодексу РФ);
2. облік думки виборного органу первинної профспілкової організації після прийняття локальних нормативних актів (процедура встановлено ст. ст. 372, 373 Трудового кодексу РФ; див. також п.п. 23, 24 ).

Залежно від виконуваних функцій працівник може наділятися такими правами - Представляти у порядку Товариство інших організаціях у межах своєї компетенції.

Зазвичай обсяг прав, пов'язаний із таким поданням, визначається довіреністю, що видається працівникові. Основні права пов'язані з ухваленням рішень, розпорядженням виробничими ресурсами:

• Ініціювати будь-які дії (роботи, заходи, проекти та ін.).
• Затверджувати та погоджувати документи в межах своєї компетенції (необхідно вказати конкретні види документів).
• Припиняти виконання будь-яких дій (робіт, проектів, заходів та інших.) у разі виявленого під час контролю відхилень від встановлених до виконання вимог (необхідно конкретизувати контрольований напрямок діяльності, види функцій, проектів, заходів, групи працівників, організацій тощо. п.).
• Не допускати до роботи працівників обладнання (необхідно конкретизувати, яких саме і за яких обставин).
• Розпоряджатися довіреними йому матеріальними та коштами (і/або іншими ресурсами Товариства – необхідно конкретизувати) у межах своєї компетенції.

Для працівників підрозділів внутрішнього контролю - проводити перевірки певних працівників, підрозділів та/або за певними напрямами діяльності Товариства (необхідно вказати конкретні види та підстави перевірок).

Важливим є право «горизонтальної взаємодії» – залучати працівників структурних підрозділів Товариства для спільної роботи у рамках виконання своїх посадових обов'язків за погодженням з їх безпосередніми керівниками.

Керівники підрозділів зазвичай наділяються правом - Вносити на розгляд генерального директора Товариства пропозиції (подання) щодо призначення, переміщення, звільнення, заохочення та накладення дисциплінарних стягнень на працівників очолюваного підрозділу.

Наступне «право апеляції» має гарантувати працівникові дотримання його прав Товариством - Звертатися до безпосереднього керівника за сприянням реалізації прав, передбачених ДІ, у разі їх обмеження іншими працівниками Товариства.

Перелік прав працівника може бути розширено.

Наділяючи працівників правами, варто пам'ятати, що роботодавець має забезпечувати їхню реалізацію. Наприклад, надаючи працівникові право «проходити перепідготовку (перекваліфікацію) та підвищення кваліфікації», роботодавець повинен забезпечити це право відповідним бюджетом або передбачити інші механізми реалізації цього права. Декларуючи право «просуватися по службі (право на кар'єрне зростання)», також необхідно запровадити вільне бажання працівника у правове русло, виражене у формалізованій системі внутрішніх атестацій, перевірок, навчань, конкурсів тощо.

Деякими правами працівник може наділятись умовно, а саме: ту чи іншу дію може бути виконано за згодою іншого певного працівника (як правило, безпосереднього, оперативного чи методичного керівника чи керівника того підрозділу, до якого звертається працівник), або за настання інших певних подій, чи певних межах. У таких випадках у формулюванні права присутні слова: «за погодженням з …», «протягом такого періоду …», «у разі …», «у межах бюджету …», «у межах своєї компетенції…» тощо . Наявність згоди (у тому числі відповідності прийнятого рішення встановленим умовам або межам) підтверджується погоджувальною візою відповідного працівника на документі, що відображає плановану або виконану дію.

Найчастіше можна зустріти прикре змішання посадових обов'язків та прав працівника. Просте правило визначення відмінностей між ними полягає у наступному: обов'язок має бути виконано незалежно від волі працівника, правом ж працівник може скористатися чи скористатися на власний розсуд.

Є особливість, що стосується розпорядчих прав працівника щодо інших працівників, зазначена в: при встановленні невідповідності якості продукції відвантаження має бути припинене; зупинення відвантаження - право чи обов'язок начальника відділу контролю якості? Якщо тільки право, то начальник може як користуватися, так і не користуватися ним; якщо лише обов'язок, виникає питання, виходячи з якого права начальник зупиняє відвантаження. У таких випадках рекомендується включати розпорядчі дії до складу прав, але в розділі «Відповідальність» зазначити, що працівник несе відповідальність за «невикористання або неповне використання своїх прав» або (ширше формулювання) за «заподіяння своїми діями або бездіяльністю матеріальних збитків Товариству» .

Можливо, тут варто провести різницю між правами та повноваженнями, вважаючи, що правом працівник може скористатися чи не скористатися на свій розсуд, а повноваження – такий рід обов'язки, у рамках виконання якої працівник має право надійти на свій розсуд тим чи іншим чином, але який має бути виконана незалежно від волі працівника. З цього погляду в попередньому прикладі «контролювати якість з можливістю призупиняти відвантаження» можна розглядати як повноваження начальника відділу контролю якості, не включаючи при цьому права додатково «можливість призупинення відвантажень». Так само, якщо працівник уповноважений укладати договори на постачання організації з можливістю вибору контрагента, він у результаті зобов'язаний укласти необхідний договір, але вибір контрагента визначатиметься їм самостійно; знову окреме право вибору у розділі «Права» повторювати не потрібно, а від зловживань має вберегти згадане формулювання з розділу «Відповідальність».

Розділ 4. "Взаємодія"

У розділі "Взаємодія" описується інформаційний обмін працівника з іншими структурними підрозділами та працівниками Товариства або зовнішніми по відношенню до Товариства особами, органами та організаціями. Вимоги до опису взаємодії аналогічні наведеним вимогам до опису взаємодії структурних підрозділів.

Розділ 5. "Відповідальність"

У розділі "Відповідальність" описується відповідальність працівника за невиконання або неналежне виконання своїх посадових обов'язків, порушення загальних зобов'язань. Відповідальність працівника має врівноважувати його права. У свою чергу, права та відповідальність працівника мають бути обумовлені його посадовими обов'язками. Працівника може бути притягнуто до дисциплінарної, матеріальної, цивільно-правової, адміністративної чи кримінальної відповідальності. У перших двох випадках це може зробити роботодавець; в інших - компетентні відповідно до чинного законодавства РФ органи. Інших видів відповідальності чинне законодавство РФ не встановлює, тому зовсім некоректно говорити про «фінансову, функціональну, організаційно-управлінську» відповідальність, як це робиться, наприклад, у .

Як правило, відповідальність працівника є персональною. У деяких випадках, згідно зі ст. 245 Трудового кодексу РФ, може бути встановлена ​​колективна (бригадна) матеріальна відповідальність.

Відповідальність працівника, який обіймає певну посаду, може бути встановлена ​​не тільки ДІ, але й іншими локальними нормативними актами Товариства, наприклад, регламентами, положеннями тощо. Тому в ДІ доцільно вказати лише стандартні положення про відповідальність.

5.1.2. Невиконання правил трудового розпорядку, наказів та розпоряджень по Товариству, інших локальних нормативних актів Товариства.

5.1.3. Невиконання вказівок безпосереднього керівника, оперативного та методичних керівників (за їх наявності).

5.1.4. Вчинені у процесі здійснення своєї діяльності правопорушення.

5.1.5. Заподіяння своїми діями чи бездіяльністю матеріальних збитків Товариству.

5.1.6. Незабезпечення безпеки довірених йому документів, інформації.

5.1.7. Розголошення відомостей, що становлять комерційну таємницю Товариства.

5.1.8. Недотримання правил охорони праці, техніки безпеки, промислової санітарії, протипожежної безпеки, охорони навколишнього середовища, безпеки дорожнього руху (зазначаються залежно від характеру діяльності Працівника, порівн. п. 1.7 ДІ).

Для керівників чи інших посад доцільно вказати відповідальність за участь у бізнесі інших юридичних осіб або підприємств, інтереси яких можуть увійти в суперечність із законними інтересами роботодавця. Зробити це можна, наприклад, у такий спосіб:

5.1.9. За відсутність письмової інформації:

Завершує розділ «Відповідальність» таке положення:

Відповідальність виникає як наслідок порушення певних норм. Тому «працівник несе відповідальність за невиконання …, невідповідність, … недотримання тощо». Писати «несе відповідальність за безперебійну роботу…», «… за повне і своєчасне виконання…» чи «… за якість і своєчасність» (порівн.) не можна.

Важливо, щоб вимоги, порушення яких тягнуть за собою відповідальність працівника, були досить точно сформульовані в нормативних документах (зовнішніх чи внутрішніх). В іншому випадку роботодавцю буде проблематично довести факт порушення цих вимог. Тому коли у ДІ йдеться, наприклад, про відповідальність за неякісне, несвоєчасне виконання працівником тих чи інших обов'язків, вимоги до якості та своєчасності слід зазначити безпосередньо у ДІ або дати посилання на інший нормативний документ (правила експлуатації, державні чи галузеві стандарти, положення договорів та т.п.).

Про мову документів

Читач, напевно, помітив, а професійний розробник локальних нормативних актів знає, що мова, яка використовується при написанні ПП та ДІ, відрізняється не лише від розмовної, а й від літературної російської мови. Основна відмінність – більша формальність, яка схожа на формальність мов логіки, математики, програмування або юриспруденції. Цю відмінність не слід трактувати як «канцелярит», оскільки метою написання ПП, ДІ та інших локальних нормативних актів є ясний і чіткий виклад правил роботи організації, а також забезпечення недвозначного трактування цих правил у разі виникнення конфліктів та суперечок.

1. Формулювання мають бути короткими, чіткими і допускати різних тлумачень, відповідати орфографічним нормам російської.

На практиці при написанні документа для досягнення стислості та чіткості слід встановити «ліміт» кількості пропозицій або рядків на опис, наприклад, функцій. При цьому описи посад нижнього рівня повинні бути максимально короткими (1 - 2 рядки). В іншому випадку описи треба або розбивати, або об'єднувати більш загальним, але коротким формулюванням.

Слід уникати «навіянь» працівникові шляхом багаторазового повторення в ПП або ДІ одного й того ж становища – може бути досягнуто зворотного ефекту. Тому, сформувавши проект документа, слід видалити з нього формулювання, що повторюються за змістом.

Чіткості формулювання сприяє її стилістична витриманість. Не слід використовувати надлишкові словосполучення, які за змістом не відрізняються від відповідного дієслова. Наприклад, замість "веде облік", "бере участь", "здійснює контроль", "проводить роботу" слід просто писати "враховує", "бере участь", "контролює", "виконує".

Так, замість багатослівного формулювання: здійснює контроль робіт із виконання технічного обслуговування устаткування. Краще написати: контролює технічне обслуговування обладнання.

У формулюваннях, що описують процеси, навряд чи будуть доречними якісні характеристики цих процесів. Так, у формулюванні з ДІ адміністратора торгового залу – Контролює безперебійну роботу торговельного обладнання. Слово безперебійної явно зайве: якщо робота безперебійна, то навіщо її контролювати? Невідповідність роботи підконтрольного обладнання до певних вимог – привід для притягнення працівника до відповідальності. Отже, «безперебійність», як і інші якості результату підконтрольного процесу, ставляться до положень, які описують відповідальність працівника. Таким чином, коректне коротке формулювання опису функції звучить так - Контролює роботу торговельного обладнання.

Розширений варіант цього формулювання виглядає наступним чином: контролює роботу торговельного обладнання, проведення всіх робіт з профілактичного обслуговування торговельного обладнання та у разі виходу його з ладу вживає заходів до негайного виправлення обладнання та збереження продукції.

2. У текстах документів повинна використовуватися (єдина) термінологія, або встановлена ​​відповідними нормативними актами, або відповідна усталеній практиці у тій чи іншій предметній галузі. Не допускається вживання різних термінів для позначення того самого поняття.

Наприклад, у формулюванні обов'язки начальника відділу матеріально-технічного постачання - спільно з директором із забезпечення Товариства планує потребу у ТМЦ у розрізі бізнес-одиниць підприємства; контролює виконання договорів постачання МТР. Останнє правило порушено двічі: «Суспільство» та «підприємство», так само як «МТР» (матеріально-технічний ресурс) та «ТМЦ» (товарно-матеріальна цінність), у даному контексті очевидно є синонімами, тому правильніше вибрати в кожному випадку один варіант - спільно з директором із забезпечення Товариства планує потребу у ТМЦ у розрізі бізнес-одиниць Товариства; контролює виконання договорів постачання ТМЦ.

Ще одна поширена помилка: працівник організації називається в тому самому тексті «працівником», «співробітником», «посадовцем». У ПП, ДІ та інших локальних нормативних актах стосовно особі, що у трудових відносинах з організацією, слід використовувати термін «працівник», як у Трудовому кодексі РФ.

Виглядає невідповідне формулювання, що склалося слововживання - застосовує методи матеріального і морального стимулювання. Оскільки у практиці управління персоналом використовується поняття «матеріальне та нематеріальне стимулювання». Щоб уникнути таких промахів у розробці документів, необхідно використовувати різного роду словники термінів (наприклад, аналогічні видання) або залучати профільних фахівців – хоча б на стадії редагування проекту документа. Дуже бажано, щоб термінологія у всіх локальних нормативних актах організації була однаковою. Для забезпечення цієї вимоги в організації має бути ухвалений (і підтримуватися в установленому порядку) офіційний словник термінів (глосарій); принаймні група розробників має створити такий словник для себе.

3. У текстах документів не допускається використання невизначених (з невизначеними вимогами, з невизначеним результатом, не обмежених у часі, просторі тощо) або декларативних формулювань.

Порушення цієї вимоги (разом із порушенням орфографічних та пунктуаційних правил) на практиці найбільш численні. Плата за невизначеність може бути дуже висока.

Саме щоб уникнути невизначеності в документах використовується перевантажений (з погляду нейтрального чи розмовного стилю) мову. Формулюючи будь-яке положення документа (порядок дій, вимога до стану чогось тощо) необхідно простежити, чи всі суттєві риси об'єкта чи процесу описані; чи зазначено безпосередньо у формулюванні, у її найближчому «оточенні» чи іншому контексті, ким, як, в який час і в якому місці дана дія має бути зроблена або даний об'єкт має бути представлений.

Наприклад, у формулюванні з ДІ диспетчера цеху - повідомляти про нещасний випадок, що стався в цеху, інцидент, аварію, пожежу одного з керівників Товариства. Не визначено: термін повідомлення, адресат повідомлення, форма та спосіб документування повідомлення. Слід викласти її в такій редакції - негайно усно повідомляти начальника цеху або працівника Товариства, що його заміщає, а також (протягом доби) керівнику служби ВІД, ПБ та ООС про нещасний випадок, що стався в цеху, інцидент, аварії, пожежу; фіксувати до кінця зміни зазначений факт у диспетчерському журналі.

Як варіант, наведене розширене формулювання можна включити до документа, що регламентує правила поведінки у разі інцидентів, але тільки в цьому випадку у ДІ диспетчера може бути допущене вихідне формулювання з додаванням: «в установленому порядку».

Формулювання з ДІ директора з експлуатації транспорту – знати… чинне законодавство Російської Федерації. З формальної точки зору коректна, але практично нездійсненна, тим більше, що мали на увазі куди менш великі і, головне, дійсно необхідні знання - Знати ... чинне законодавство Російської федерації, галузеві нормативні документи в галузі транспорту та дорожнього господарства.

Або навіть - Знати … статут автомобільного транспорту, нормативні документи для автомобільного транспорту, правила організації пасажирських перевезень на автомобільному транспорті, правила та вимоги перевезень великогабаритних та великовагових, небезпечних вантажів.

Як зазначалося, неприйнятною з погляду вимоги визначеності є, наприклад, формулювання - аналізує виробничу діяльність… Якщо не позначена мета аналізу. Набагато продуктивніше звучатиме - розробляє пропозиції для генерального директора Товариства щодо підвищення якості наданих Товариством послуг на основі аналізу результатів виробничої діяльності.

Аналогічно, не варто зловживати не дуже виразними словами та словосполученнями, як «ефективність», «вирішення питань» тощо. Наприклад, досить двозначно звучить формулювання - адміністратор магазину вирішує питання з банком щодо часу проведення інкасації виручки, щодо оплати послуг з інкасації.

Вже цитоване нами становище з ДІ управляючого директора - організує виробничо-господарську діяльність на основі широкого використання новітньої техніки та технології, прогресивних форм управління та організації праці, науково-обґрунтованих нормативів матеріальних, фінансових та трудових витрат, вивчення кон'юнктури ринку та передового досвіду (вітчизняного та зарубіжного) з метою всебічного підвищення технічного рівня та якості продукції (послуг). Через свою декларативність може викликати безліч питань при оцінці діяльності та визначенні винагороди керуючого директора: чи досить широко було використано новітню техніку, наскільки прогресивними були застосовані форми управління, всіляко чи фрагментарно підвищувався технічний рівень продукції, чи варто вважати науково-обґрунтованою затверджену керуючим директором норму трудовитрат на ремонт нафтопромислового обладнання, якщо розробив її фінансовий директор зі ступенем кандидата технічних наук за спеціальністю «ракетобудування»? Щоб уникнути непорозумінь від формулювань такого роду, варто позбавлятися.

Одним із критеріїв визначеності формулювання є можливість об'єктивної перевірки (оцінки) її виконання чи невиконання. Очевидно, саме цьому критерію не відповідають словосполучення на кшталт: «всесвітньо сприяє», «неухильно підвищує», «прогресивний», «новий» тощо. З іншого боку, коли в документі йдеться, скажімо, про «повне та своєчасне задоволення заявок підрозділів на матеріально-технічні ресурси», а в локальних нормативних актах організації містяться контрольні показники для вимірювання цих «повноти» та «своєчасності» (показники типу рівня обслуговування) і часу задоволення заявки) та їх цільові значення, то таке формулювання звучатиме цілком виразно.

Зазначимо, однак, що після того, як формулювання стало досить певним, розробник повинен максимально спростити його.

4. Скорочення, допоміжні або умовні терміни, що не належать до загальноприйнятих, а також короткі найменування спочатку наводяться в тексті повністю, після чого в дужках після слова "далі -" або "далі в цьому розділі -" вказується потрібне скорочення.

Наприклад: відділ матеріально-технічного забезпечення (далі – ОМТО); механічне, в тому числі, вантажопідйомне та енергетичне обладнання, обладнання, що працює під тиском, електричні, газові та теплові мережі Товариства, а також верхнє обладнання автоспецтехніки Товариства (далі в цій Посадовій інструкції – Об'єкти).

5. Слід встановити правила написання найменувань підрозділів та посад.

Зручно писати їх (не на початку пропозиції) з маленької літери, наприклад: департамент економіки та фінансів, юридичний відділ, інженерно-технологічна служба, головний інженер, відділ головного механіка, директор з розвитку бізнесу, начальник відділу зведеної бухгалтерської звітності, головний енергетик, системний адміністратор.

Втім, для назв вищих органів управління (як правило, колегіальних) та посад вищих керівників організації робляться винятки, наприклад: Загальні збори учасників, Рада директорів, Комітет з аудиту, Технічна рада, Президент, Віце-президент, Голова правління, Генеральний директор, Керуючий директор. У цьому випадку необхідно встановити правило написання похідних найменувань, наприклад: Голова Ради директорів, голова Комітету з аудиту, Перший віце-президент, перший заступник генерального директора, заступник генерального директора з економіки та фінансів, секретар керуючого директора, секретар Технічної ради.

Необхідно стежити за тим, щоб назви підрозділів та посад писалися однаково в організаційній структурі (схемі), штатному розкладі, ПП, ДІ та інших локальних нормативних актах, у листуванні тощо.

Про організацію розробки ПП та ДІ

Найбільш економним є такий спосіб розробки ПП і ДІ (порівн., ).

Генеральний директор формулює завдання щодо основних блоків діяльності підприємства (продажу, виробництва, постачання, допоміжні та підтримуючі підрозділи); далі керівники блоків формулюють мети підрозділів, після чого керівники вищої ланки спільно перевіряють повноту та несуперечність сформульованих завдань. На цьому етапі аналізується також доцільність існування підрозділів та правильність визначення меж між ними.

Далі керівники підрозділів трансформують завдання своїх підрозділів у функції своїх підрозділів та їх працівників. Після узгодження функцій кожної посади визначаються права, відповідальність, описуються взаємодії та кваліфікаційні вимоги. Одноманітність та узгодженість всього комплексу ПП та ДІ та, ширше, всього комплексу локальних нормативних актів організації повинні забезпечуватись участю у їх розробці працівника відділу кадрів чи відділу організації праці, а за наявності спеціалізованих підрозділів (наприклад, відділу інтегрованої системи менеджменту чи корпоративних технологій тощо). п.) – працівників зазначених підрозділів. Шаблони ПП та ДІ мають бути попередньо узгоджені з юридичним відділом підприємства.

Редакторську роботу повинен взяти на себе один із постійних членів робочої групи з розробки ПП та ДІ, забезпечуючи заодно і єдність стилю документів. Естетичний аспект у підготовці локальних нормативних актів не менш важливий, ніж змістовний аспект. Витонченість формулювань дозволяє уникнути переробки ПП і ДІ при зміні правил гри, зокрема, при змінах або появі нових функцій. ПП та ДІ узгоджуються, як правило, з керівниками відділу кадрів, відділу організації праці та заробітної плати, юридичного відділу, безпосереднім керівником підрозділу чи працівника, оперативним, методичними керівниками підрозділу чи працівника (за їх наявності).

ПП та ДІ затверджуються генеральним директором організації або особою, наділеною відповідними правами, шляхом видання відповідного наказу. ПП та ДІ повинні бути затверджені не пізніше за передбачувану дату першого прийому або переведення на роботу працівників у підрозділ або на посаду.

Оригінал затвердженого ПП разом із листом узгодження після реєстрації передається на зберігання до відділу кадрів. Копії затвердженого ПП передаються до відділу праці та заробітної плати, керівнику підрозділу. Оригінал затвердженої ДІ разом із листом узгодження після реєстрації передається зберігання у відділ кадрів. Копії затвердженої ДІ передаються до відділу праці та заробітної плати, керівнику підрозділу, до штату якого входить описана в ДІ посада, працівникам, які обіймають посаду.

Керівник підрозділу в строк не більше п'яти робочих днів після затвердження ПП чи ДІ ознайомлює працівників підрозділу з ПП чи ДІ та передає їм їх екземпляри ПП чи ДІ під розпис у листі ознайомлення. Оригінал ознайомлення передається на зберігання до відділу кадрів. Знову прийняті до штату підрозділи працівники під час прийому працювати повинні ознайомлені з діючими ПП і ДІ під розпис у листі ознайомлення.

Внесення доповнень або змін до ПП та ДІ обов'язково при:

• зміні структури організації, зокрема, перепідпорядкуванні підрозділів чи посад, зміні найменування підрозділів чи посад;
• зміну завдань, функцій підрозділів;
• зміну функцій, прав, відповідальності, кваліфікаційних вимог, взаємодій працівників;
• інших змін в організації роботи, що відображаються у розділах ПП або ДІ.

Доповнення, зміни до ПП та ДІ вносяться наказом генерального директора організації або особи, наділеної відповідними правами. Подібним же наказом скасовується (вважається такою, що втратила чинність) попередня редакція документа і затверджується нова. Для забезпечення єдності методичного підходу та полегшення праці розробників – спеціалістів підрозділів, рекомендується запровадити та використати методичну інструкцію з розробки ПП та ДІ. До цієї інструкції слід включити: словник термінів, основні вимоги до документів, типові формулювання та шаблони документів, порядок розробки, погодження, затвердження та зберігання ПП та ДІ, порядок ознайомлення працівників організації із затвердженими ПП та ДІ, умови та порядок внесення змін та доповнень до ПП та ДІ.

Останнє важливе для того, щоб вирішити конфлікти, пов'язані з необхідністю зміни функцій працівника. Процедура повинна пов'язувати зміни як у ДІ, і у трудовому договорі з працівником. Крім того, у методичній інструкції можуть бути докладно описані поняття, що використовуються в ПП та ДІ, наприклад: методичне керівництво, оперативне підпорядкування, опис ролей виконавців тощо. Це дозволить зробити ПП і ДІ компактнішими і коректнішими.

Програми

Не претендуючи на абсолютну істину, для зручності читача ми наводимо у додатку шаблони ПП та ДІ. Кожна організація може і має розробити власні шаблони ПП та ДІ, не відхиляючись при цьому від запропонованих рекомендацій.

У шаблонах ПП та ДІ виділено:

• підкресленням– місця тексту, у яких треба зазначити конкретні найменування, функції тощо;
• курсивом– місця тексту, у яких треба вибрати один із запропонованих варіантів;
• [Квадратними дужками] – коментарі, які необхідно видалити після формування тексту документа.

Додаток 1. Шаблон положення про структурний підрозділ

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Це Положення визначає порядок створення та розформування, підпорядкування, нормативно-правову основу діяльності, завдання та функції, взаємодію найменування підрозділу(Далі – Підрозділ) Найменування організації(Далі – Суспільство). Скорочене найменування Підрозділи – …

1.2. Підрозділ є самостійним структурним підрозділом Товариства та підпорядковується безпосередньо генеральному директору Товариства[або] підпорядковується безпосередньо [або] входить до складу найменування вищого підрозділу і підпорядковується безпосередньо найменування посади безпосереднього керівника.

1.3. Підрозділ створюється та розформовується відповідно до організаційної структури та штатного розкладу Товариства, у порядку, визначеному чинним законодавством Російської Федерації.

1.4. Підрозділом безпосередньо керує Назва посади(Далі – Керівник підрозділу). Оперативне/методичне керівництво діяльністю Підрозділи здійснюють найменування посад [за наявності оперативних чи методичних керівників].

1.5. У період відсутності Керівника підрозділ його обов'язки виконує Назва посади[або] працівник Товариства, призначений наказом генерального директора Товариства.

1.6. Під час виконання своїх функцій Підрозділ керується:

1.6.1. чинним законодавством РФ;

1.6.2. галузевими нормативними та методичними документами в області …

1.6.3. Статутом Товариства[для підрозділів, які мають контролювати дотримання Статуту];

1.6.4. [для підрозділів, що підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів];

1.6.5. цим Положенням;

1.6.6. колективним договором;

1.6.7. наказами та розпорядженнями генерального директора Товариства, вказівками безпосереднього керівника, [за їх наявності];

1.6.8. правилами внутрішнього трудового розпорядку Товариства;

1.6.9. іншими локальними нормативними актами Товариства;

1.6.10. нормативними актами з охорони праці та промислової безпеки, правилами та нормами охорони праці, виробничої санітарії, протипожежного захисту, екологічної безпеки [зазначаються залежно від характеру діяльності Підрозділу].

1.7. Режим роботи Підрозділу визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Товаристві.

1.8. Це Положення, зміни та доповнення до нього затверджуються та вводяться в дію наказом генерального директора Товариства

2. ОСНОВНІ ЗАВДАННЯ

Основними завданнями Підрозділу є:

2.1. Завдання 1.

2.2. Завдання 2.

3. ФУНКЦІЇ

Для виконання завдань, зазначених у п. 3 цього Положення, на Підрозділ покладено такі функції:

3.1. …

3.2. …

3.3. …

3.4. …

3.5. …

[Інші функції, що виконуються Підрозділом самостійно].

3.6. …

[Інші функції, які виконує Підрозділ спільно з іншими структурними підрозділами Товариства].

3.7. …

[Функції у сфері курирування договорів (вказати типи курованих договорів), (якщо вони не визначені в інших локальних нормативних актах Товариства)].

3.8. …

[Функції у сфері обліку та звітності].

3.9. …

3.10. …

3.11. …

4. СТРУКТУРА ПІДРОЗДІЛУ

4.1. Структура та штатна чисельність Підрозділи визначаються чинною організаційною структурою та штатним розкладом Товариства.

5. ВЗАЄМОДІЯ

Підрозділ взаємодіє:

5.1. З працівниками підрозділів Товариства – гаразд, встановленому локальними нормативними актами Товариства.

5.2. З третіми особами - у порядку, встановленому чинним законодавством РФ. [За наявності такої взаємодії.]

5.3. …

Додаток 2. Шаблон посадової інструкції

1. ЗАГАЛЬНІ ПОЛОЖЕННЯ

1.1. Ця Посадова інструкція визначає підпорядкування, нормативно-правову основу діяльності, посадові обов'язки, взаємодію, права та відповідальність, а також вимоги до кваліфікації Назва посади(далі – Працівник) Найменування організації(Далі – Суспільство). Скорочене найменування посади – … [вказується за потреби].

1.2. Працівник належить до категорії керівників / спеціалістів / службовців.

1.3. Працівник безпосередньо підпорядковується найменування посади безпосереднього керівника. Оперативне/методичне керівництво діяльністю Працівника здійснюють найменування посад [за наявності оперативного чи методичних керівників].

1.4. Працівник приймається працювати і звільняється генеральним директором Товариства у встановленому чинним трудовим законодавством РФ порядку за поданням Назва посади [вказується, якщо необхідно] за погодженням з найменування посад [вказується, якщо необхідно].

1.5. У період відсутності працівника його обов'язки виконує Назва посади[або] працівник, призначений наказом генерального директора Товариства.

1.6. На посаду Працівника призначається особа, яка має вища/середня/середня спеціальна/професійнаосвіта та стаж роботи на … посадах не менше … років.

1.7. Працівник під час виконання посадових обов'язків керується:

1.7.1. чинним законодавством РФ;

1.7.2. галузевими нормативними та методичними документами в області … [вказати предметну область];

1.7.3. Статутом Товариства[для посад, які мають контролювати дотримання Статуту];

1.7.4. Рішеннями Загальних зборів учасників (акціонерів) (Ради директорів)[для посад, що підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів];

1.7.5. Положення про найменування підрозділута цією Посадовою інструкцією;

1.7.6. наказами та розпорядженнями генерального директора Товариства, вказівками безпосереднього керівника, оперативного, методичних керівників[за їх наявності];

1.7.7. правилами внутрішнього трудового розпорядку Товариства;

1.7.8. іншими локальними нормативними актами Товариства;

1.7.9. нормативними актами з охорони праці та промислової безпеки, правилами та нормами виробничої санітарії, протипожежного захисту, екологічної безпеки, безпеки дорожнього руху [зазначаються залежно від характеру діяльності Працівника].

1.8. Працівник повинен знати:

1.8.1. чинне законодавство Російської Федерації та галузеві нормативні документи в області … [вказати предметну область];

1.8.2. … [перерахувати спеціальні знання];

1.8.3. стратегію розвитку Товариства [вказується для вищих керівників або посад, які мають право доступу до такої інформації, якщо стратегія Товариства документована];

1.8.4. структуру Товариства, завдання та функції його підрозділів;

1.8.5. основи експлуатації комп'ютерної техніки, комунікацій та зв'язку [зазначається залежно від характеру діяльності Працівника];

1.8.6. правила та норми охорони праці.

1.9. Режим роботи Працівника визначається відповідно до Правил внутрішнього трудового розпорядку, встановлених у Товаристві.

1.10. Ця Посадова інструкція, зміни та доповнення до неї затверджуються та вводяться в дію наказом генерального директора Товариства за погодженням із Загальними зборами акціонерів (учасників) (Радою директорів)[Для підрозділів, що підпорядковуються безпосередньо Загальним зборам акціонерів (учасників) або Раді директорів].

2. ПОСАДИ ОБОВ'ЯЗКИ

2.1. Працівник виконує такі посадові обов'язки: [Для керівників підрозділів спочатку перераховуються основні функції, що відповідають завданням очолюваного підрозділу працівника (за Положенням про підрозділ)].

2.1.1. …

[Функції у галузі розробки нормативної документації для інших підрозділів].

2.1.2. …

[Функції у сфері методичного керівництва].

2.1.3. …

[Функції у сфері моніторингу та прогнозування].

2.1.4. …

[Функції у галузі планування, розробки (розділів) бюджету, інвестиційних проектів].

2.1.5. …

[Функції у сфері оперативного керівництва].

2.1.6. …

[Інші функції, які виконує Працівник самостійно].

2.1.7. …

[Інші функції, які виконує Працівник спільно з іншими Працівниками або структурними підрозділами Товариства].

2.1.8. …

[Функції у сфері курирування договорів (вказати типи курованих договорів), якщо вони не визначені в інших локальних нормативних актах Товариства].

2.1.9. …

[Функції у сфері ведення обліку та підготовки звітності].

2.1.10. …

[Функції у сфері контролю діяльності інших працівників чи підрозділів (на відповідність певним (зазначити, яким) завданням, вимогам, нормам тощо)].

2.1.11. …

[Функції в галузі аналізу, розробки та виконання заходів щодо розвитку Товариства].

2.1.12. …

[Для керівників підрозділів – функції у сфері керівництва]

2.1.13. Координує роботу структурних підрозділів Товариства, що у його безпосередньому підпорядкуванні.

2.1.14. Бере участь у створенні організаційної структури, штатного розпису, форм оплати праці структурних підрозділів Товариства, що у його безпосередньому підпорядкуванні.

2.2. Працівник зобов'язується:

2.2.1. Виконувати вказівки безпосереднього керівника, оперативного керівника, методичних керівників[за їх наявності].

2.2.2. Виконувати обов'язки та вимоги, встановлені локальними нормативними актами Товариства.

2.2.3. Забезпечувати безпеку довірених йому документів.

2.2.4. Не розголошувати відомості за родом діяльності відомості, що відносяться до комерційної таємниці Товариства.

3. ПРАВА

Працівник має право:

3.1. Присутні на засіданнях, нарадах, зборах [необхідно конкретизувати] з питань, що стосуються його діяльності, діяльності очолюваного підрозділу[Для керівників підрозділів].

3.2. Запитувати та одержувати від працівників структурних підрозділів Товариства інформацію та документи, необхідні для виконання своїх посадових обов'язків у порядку, встановленому відповідними локальними нормативними актами Товариства.

3.3. Подавати в установленому порядку Товариство в інших організаціях з питань, що входять до його компетенції.

3.4. Ініціювати … [необхідно конкретизувати].

3.5. Узгоджувати …

3.6. Стверджувати … [необхідно зазначити конкретні види документів].

3.7. Зупиняти виконання … у разі виявленого під час контролю відхилень від встановлених до виконання вимог [необхідно конкретизувати контрольований напрямок діяльності, види функцій, проектів, заходів, групи працівників, організацій тощо].

3.8. Не допускати до роботи … [необхідно конкретизувати за недотримання яких умов реалізується це право].

3.9. Розпоряджатися довіреними йому матеріальними та грошовими коштами [і/або іншими ресурсами Товариства необхідно конкретизувати] в межах своєї компетенції.

3.10. Вносити на розгляд безпосереднього керівника пропозиції щодо вдосконалення роботи, пов'язаної з обов'язками, передбаченими цією Посадовою інструкцією.

3.11. Залучати працівників структурних підрозділів Товариства для спільної роботи у межах виконання своїх посадових обов'язків за погодженням з їх безпосередніми керівниками.

3.12. Звертатися до безпосереднього керівника за сприянням у реалізації прав, передбачених цією Посадовою інструкцією, у разі їх обмеження іншими працівниками Товариства.

3.13. Вносити на розгляд генерального директора Товариства пропозиції (подання) щодо призначення, переміщення, звільнення, заохочення та накладення стягнень на працівників очолюваного підрозділу [для керівників підрозділів].

4. ВЗАЄМОДІЯ

Працівник взаємодіє:

4.1. З працівниками структурних та відокремлених підрозділів Товариства – у порядку, встановленому локальними нормативними актами Товариства.

4.2. З третіми особами - у порядку, встановленому чинним законодавством РФ [за наявності такої взаємодії].

4.3. … [вказати інші взаємодії].

5. ВІДПОВІДАЛЬНІСТЬ

5.1. Працівник несе відповідальність у межах, визначених чинним законодавством Російської Федерації, за:

5.1.1. Невиконання (неналежне виконання) покладених на нього обов'язків, передбачених цією Посадовою інструкцією.

5.1.2. Невиконання правил внутрішнього трудового розпорядку, наказів та розпоряджень по Товариству, інших локальних нормативних актів Товариства.

5.1.3. Вчинені у процесі здійснення своєї діяльності правопорушення.

5.1.4. Заподіяння своїми діями чи бездіяльністю матеріальних збитків Товариству.

5.1.5. Незабезпечення безпеки довірених йому документів, інформації.

5.1.6. Розголошення відомостей, що становлять службову та комерційну таємницю Товариства.

5.1.7. Невиконання вказівок безпосереднього керівника, оперативного та методичних керівників[вказується у разі їх наявності].

5.1.8. Недотримання правил охорони праці, техніки безпеки, промислової санітарії, протипожежної безпеки, охорони навколишнього середовища, безпеки дорожнього руху [зазначаються залежно від характеру діяльності Працівника, порівн. п. 1.7.9 ДІ].

5.1.9. [Для керівників підрозділів] За відсутність письмової інформації:

5.1.9.1. про володіння Працівником (або його дружиною (-м), батьками, дітьми, повнорідними або неповнорідними братами та сестрами, усиновлювачами або усиновленими) акцій (часток, паїв) в юридичних особах (це зобов'язання не поширюється на володіння контрольними пакетами акцій компаній, що не є контрольними, котируються на Московській, Нью-Йоркській або Лондонській фондових біржах);

5.1.9.2. про пряму чи непряму зайнятість чи зацікавленість, участь у будь-якому вигляді чи якості (як орендодавець, замовник, агент, консультант, працівник чи інша) у бізнесі особи, яка:

• є контрагентом Товариства, контрагентом дочірньої та/або афілійованої особи Товариства; або
• веде переговори щодо укладання договору з Товариством, його дочірніми та/або афілійованими особами; або
• виступає стороною в судовому розгляді, в якому бере участь Товариство, його дочірня та/або афілійована особа; або
• реалізує з Товариством, його дочірніми та/або афілійованими особами один і той же проект;
• якщо зазначені володіння чи зайнятість чи зацікавленість створюють для Працівника ситуацію справжнього чи потенційного конфлікту його інтересів із законними інтересами Товариства.

5.2. Невиконання Працівником вимог цієї Посадової інструкції може бути підставою для розірвання трудового договору з ним.

Додаток 3. Різновиди керівництва

Повноваження керівника	Оперативний керівник	Методичний керівник	Безпосередній керівник
Ініціювання прийому працювати			+
Ініціювання звільнення			+
Розстановка, переміщення працівників усередині підрозділу			+
Ініціювання заохочення			+
Ініціювання застосування стягнень			+
Ініціювання підвищення кваліфікації			+
Визначення методів роботи		+	+
Контроль за дотриманням встановлених методів роботи		+	+
Видача поточних доручень, завдань	+		+
Контроль виконання доручень, завдань	+		+
Вимога звітів	+	+	+

Література

1. http://JobDescription.me.

2. http://www.samplejobdescriptions.org.

3. Адміністративна відповідальність як вид юридичної ответственности. Реферат / http://www.bestreferat.ru/referat-212473.html – 2011.

4. Андрєєва В.І. Посадові вказівки як частина кадрового документообігу. / http://www.emcon.ru/202.html/420-050.html.

5. Бахтерєв Б.В. Дванадцять правил складання посадової інструкції. / http://hrliga.com/index.php?module=profession&op=view&id=671. - 2007.

6. Великий тлумачний словник офіційних термінів/уклад. Ю.І.Федінський - М.: ТОВ «Видавництво Астрель». - 2004. - 1165 с.

7. В уряді запроваджено персональну відповідальність за виконання вказівок президента. / http://www.top-page.ru/daily_news/politic/1989258/.

8. ГОСТ Р 6.30-2003 Уніфіковані системи документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів (запроваджено Постановою Держстандарту Росії від 03.03.2003 № 65-ст).

9. Грідіна Н. Посадова інструкція. / Установи культури та мистецтва: бухгалтерський облік та оподаткування. – 2008. – № 8. (Див. також http://123-job.ru/articles.php?id=377.)

10. Посадові інструкції. / http://www.5elements.ru/stati_12.htm.

11. Єрин П. З якого нормативного документа розробляються посадові інструкції? / http://www.garant.ru/consult/business/328875/. - 2011.

12. Заболонкова О. Роль посадової інструкції у трудових відносинах. / Бюджетні установи освіти: бухгалтерський облік та оподаткування. - 2010. - № 4.

13. Зелепухіна С. Посадові інструкції: за та проти. / Довідник з управління персоналом. – 2006. – № 6. (Див. також http://www.consa.ru/dolzhnostnye_instrukcii.html.)

14. Катріч С. В. Посадова інструкція: вимоги до її складання. / http://www..shtml. -1997.

15. Кваліфікаційний довідник посад керівників, фахівців та інших службовців (утв. Постановою Мінпраці РФ від 21.08.1998 № 37 з наступними змінами).

16. Ковальов М. І. Радянське кримінальне право. Курс лекцій. Свердловськ. 1971. Вип. 1.

17. Коновалов А. Посадові інструкції як інструмент керування персоналом. / HR Journal. - http://www.hr-journal.ru/articles/ov/di.html. - 2004.

18. Малькова О.М. Особливості трудових відносин із керівником організації. / Кадрові рішення. – 2012 р. – №3.

19. Хлопчиків В. Типові помилки при складанні та впровадженні посадових інструкцій. / http://www.raut-trening.ru/articlespersonal/75-7.

20. Нові бізнес-технології та проектування посадових інструкцій. / http://www.big.spb.ru/publications/bigspb/nt_instruct.shtml.

21. Загальноросійський класифікатор занять ОК 010-93 (затверджений Постановою Держстандарту РФ від 30 грудня 1993 №298).

22. Загальноросійський класифікатор професій робітників, посад службовців та тарифних розрядів ОК 016-94 (прийнято і введено в дію Постановою Держстандарту Росії від 26 грудня 1994 р. № 367 з 1 січня 1996 р. з наступними змінами).

24. Персональна відповідальність у державному управлінні. Реферат / http://student.km.ru/ref_show_frame.asp?id=D49465266FBC4121B2048C87A1EF060D. - 2000.

25. Лист Федеральної служби з праці та зайнятості від 09.08.2007 № 3042-6-0 «Про посадові інструкції працівників».

26. Лист Федеральної служби з праці та зайнятості від 31.10.2007 № 4412-6 «Про порядок внесення змін до посадових інструкцій працівників».

27. Лист Федеральної служби з праці та зайнятості від 24.11.2008 № 6234-Т3.

28. Лист Федеральної служби з праці та зайнятості від 30.11.2009 № 3532-6-1.

29. Постанова Пленуму Верховного Суду РФ від 17.03.2004 № 2 (ред. Від 28.09.2010) «Про застосування судами Російської Федерації Трудового кодексу Російської Федерації». / Російська газета. - 31.12.2006. - № 297.

30. Рахманін Л.В. Стилістика ділового мовлення та редагування службових документів. М: Вища школа. - 1988. - 239 с.

31. Романченко Є. Три погляди на посадову інструкцію/http://pallada-center.ru/articles/cat2/article19.html. - 2009.

32. Россол С.В. Колективна (бригадна) матеріальна відповідальність працівників/Управління персоналом. - 2006. - № 21.

34. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Довідник з кадрового діловодства. М.: Справа та Сервіс. - 2010. - 608 с.

35. Уніфікація текстів управлінських документів. Методичні рекомендації (утв. Главархівом СРСР). М: Головархів СРСР; Всесоюзний науково-дослідний інститут документознавства та архівної справи, 1982.

36. Федеральний закон від 08.02.1998 N 14-ФЗ (ред. Від 06.12.2011) «Про товариства з обмеженою відповідальністю».

37. Чуковський К.І. Живий як життя. М.: "Зебра Е", 2009. - 304 с.

38. Еко У. Коли сцену приходить інший // Еко У. П'ять есе на теми етики. СПб.: Симпозіум. - 2000. - С. 9-24.

За зауваженням У.Еко, етика починається тоді, коли на сцену приходить Інший.

Положення про представництва, філії та відокремлені підрозділи відрізняються за формою та змістом від положення про структурний підрозділ і в цій статті не розглядаються.

Для цього підійдуть «профілі посади», «професіограми», інші документи, які мають статус робітників або аналітичних.

Різновиди посібника описані у Додатку 3.

При конкретизації необхідно уникнути широкого тлумачення поняття «нарада», оскільки до них може бути віднесено будь-яке оперативне обговорення питань групою осіб, що з двох і більше людина. Можна обмежити коло нарад, вказавши, наприклад, що розглядаються наради із заздалегідь розісланим порядком денним, за підсумками яких мають бути оформлені протоколи, або що йдеться про регулярні наради (планерки, селекторні наради тощо).

Для чого потрібне положення про структурні підрозділи організації

Чим складніша організаційна структура компанії, тим більшу користь приносять деякі локальні документи. Так положення про структурні підрозділи чітко визначає правові функції відділів та філій, а також принципи взаємодії між ними. Хоча такі документи не належать до обов'язкових з точки зору закону, їх наявність забезпечує роботодавцю цілу низку переваг. Тому якщо в організації налічується більше одного-двох відділів, доцільно розробити положення про взаємодію структурних підрозділів, а також окреме положення для кожної з існуючих служб з описом їхнього кадрового складу, функцій, повноважень, порядку формування та особливості організації праці.

Застосування положення про структурні підрозділи: 3 головні плюси

1. Оптимізує структуру компанії.
2. Дозволяє краще контролювати процес взаємодії між відділами, а також відокремленими філіями та представництвами.
3. Встановлює чіткі межі посадових повноважень, тим самим знижуючи напруженість у робочому колективі та підвищуючи продуктивність праці.

★ Варто розробити положення про структурні підрозділи туристичної організації, виробничого конгломерату, мережевої компанії та будь-якого іншого підприємства з розгалуженою багаторівневою структурою. Експерт журналу «Кадрова справа» розповість, як

Як скласти та затвердити положення про структурний підрозділ: приклад та інструкція

Перш ніж розпочати розробку положень для всіх підрозділів компанії, стандартизуйте процес. Пропишіть вимоги до документа в єдиному стандарті, орієнтуючись на актуальні російські та міжнародні ГОСТи.

Потім переходьте безпосередньо до оформлення положення!

Покрокова інструкція

Крок 1. Визначте основні цілі та завдання з огляду на специфіку конкретної компанії.

Крок 2. Призначте відповідальних за розробку. Зазвичай робота над проектом доручається співробітникам кадрової та юридичної служби. Як консультантів можуть залучатися представники та керівники інших підрозділів, які забезпечують розробників інформацією про структуру, функції та кадровий склад відділів.

Крок 3. Створити зручний шаблон. Структура може бути будь-якою, але з метою економії ресурсів можна використовувати готове положення про структурний підрозділ: зразок завантажується та доповнюється необхідними відомостями. Тематичні розділи розбиваються на окремі пункти та підпункти, організаційно-структурна схема підрозділу оформляється як додаток до основного документа. Наявність такої схеми дозволяє наочно описати порядок взаємодії між співробітниками відділу чи відокремленого підрозділу.

Крок 4. Підготуйте проект документа. Орієнтуючись на вибраний шаблон, опрацюйте кожен розділ. Таблиця, розроблена експертами «Системи Кадри», допоможе грамотно розподілити та сформулювати основні відомості про підрозділ.

Крок 5. Погодьте документ та передайте на затвердження. Зазвичай положення про структурні підрозділи візує керівник організації. Але якщо йдеться про документ, що встановлює функції та повноваження відокремленої філії чи представництва, це питання може виноситися на розгляд загальними зборами учасників товариства. Перед тим, як передати проект на остаточне затвердження, погодьте його з юристом компанії та іншими відповідальними особами.

Увага!Затвердити положення як локальний нормативний акт можна двома способами: простим візуванням чи оформлення окремого наказу.

Читайте у журналі «Кадрова справа»:

Як виглядає положення про структурні підрозділи організації: зразок

Типовий шаблон складається з «шапки» та змістовної частини. В шапці"вказують організацію, до структури якої входить описуваний підрозділ, тут же надалі ставиться гриф затвердження та інші візи. Якщо положення складається для філії або представництва, відобразіть його відокремленість у назві документа.

Поділена на розділи змістовна частинавизначає:

• місце підрозділи у структурі організації та нормативні документи, що регулюють його діяльність (їх можна дати списком);
• внутрішню ієрархію та порядок взаємодії з іншими підрозділами;
• безпосереднього керівника підрозділу та його повноваження;
• завдання та функції підрозділу, а також відповідальність за їх невиконання.

Складаючи положення про відокремлені структурні підрозділи, обов'язково пропишіть загальний порядок та цілі їх створення, а також дайте посилання на законодавчі норми, що регулюють цей процес:

Функції, права, завдання та зони відповідальності підрозділів окресліть тезово:

Якщо в структурі компанії є відокремлені підрозділи різних типів, наприклад, і філії, і представництва, відобразіть різницю їх статусів і виділіть окремий розділ для кожного типу:

Вкажіть, хто та як керує підрозділами. Наприклад, так виглядає характеристика посади директора філії, включена до положення про структурний підрозділ (зразок можна завантажити ) :

Якщо компанія має представництва, обов'язки та повноваження їх керівників описують аналогічним чином.

Наявність повноцінного положення про підрозділ, доповненого схемою взаємодії з іншими службами, матрицею відповідальності та іншими корисними додатками, допоможе рівномірно розподілити навантаження між співробітниками та грамотно організувати роботу кожної філії, представництва та відділу. Не забудьте погодити проект документа з юристом, начальником кадрової служби та генеральним директором компанії.

Є кілька застережень:

• Положення про структурні підрозділи актуальні лише тоді, коли вони є присутніми в організації.
• Їхня наявність для організації не обов'язкова.

Структурні підрозділи виділяють у порядку як частина підприємства. Не покладають самостійні функції, завдання й відповідальність. Підрозділи не мають ознак юридичної особи і не є відокремленими.

Критерій, за яким виділяють в окрему структуру деяку частину підприємства чи працівників, — наділення її особливими завданнями та функціями. За підрозділом закріплюють особливі повноваження, необхідних вирішення поставлених завдань.

Виходячи з практики управління, ефективна організація роботи та контролю можлива у тому випадку, якщо в одного керівника у підпорядкуванні перебуває не більше 10 співробітників. Таким чином, великі підрозділи бажано ділити на дрібніші:

• Відділи – на ділянки, сектори та відділення.
• Цехи – на ділянки та сектори.
• Управління – на служби та відділи.

Найважливіша частина положень – упорядкування взаємозв'язків між окремими підрозділами, і навіть розмежування зон відповідальності. Аналіз кола питань взаємодії показує зв'язків, що дублюють один одного. Тобто, не вся інформація, що надходить до певного відділу, йому потрібна. Розробка положень спрямована на впорядкування цих інформаційних потоків, зменшення часу їх проходження між керівником та виконавцем, на підвищення якості та швидкості прийняття рішень.

Розробка положення про структурний підрозділ включає:

1. Визначення завдань, вирішенням яким займатиметься новостворений структурний підрозділ. Вони мають бути реальними, тобто в принципі здійсненними. Процес комплектації підрозділу співробітниками відбувається з їх можливостей вирішення поставлених завдань. Після цього приймається рішення залучити фахівців із боку чи впоратися із завданнями зусиллями власних підібраних співробітників. На цьому етапі планується навчання персоналу.
2. Визначення необхідних функцій підрозділу на вирішення поставлених завдань.
3. Угруповання однотипних функцій за окремими напрямами, визначення кількості необхідного персоналу (функції розподіляються серед віртуальних працівників та розраховуються норми часу на їх виконання або використовують інші методи), аналіз можливості контролю керівником структурного підрозділу за виконанням функцій. У результаті аналізу визначається ступінь необхідності створення дрібніших структурних одиниць усередині підрозділи.
4. Визначення службових взаємозв'язків коїться з іншими підрозділами.

Після закінчення цієї роботи, проект «Положення» віддають зацікавленим підрозділам (визначаються попередньому етапі роботи) на узгодження. Далі аналізуються зібрані зауваження та пропозиції. За потреби збирається «погоджувальна комісія», яка вирішує розбіжності щодо змісту.

Після цього проект передають до юридичного відділу, де перевіряється його відповідність чинному законодавству. При позитивній відповіді документ затверджується у керівника.

У деяких організаціях (найчастіше це державні та муніципальні органи, бюджетні установи) розробка та затвердження Положень закріплено окремим документом, а саме «Інструкцією про порядок складання, погодження та затвердження Положення про структурні підрозділи».

Можна використовувати інший метод. За основу беруть «Кваліфікаційний довідник посад керівників, спеціалістів та інших службовців». Основні функції та завдання можуть бути похідними від обов'язків фахівців, керівників та навпаки. Але при цьому функції та завдання в обов'язковому порядку уточнюють та доповнюють відповідно до конкретної організації.

До розробки Положень найкраще застосовувати неформальний підхід. Типові, штамповані формулювання призводять до того, що співробітники звертаються до таких документів тільки при прийомі на роботу в рамках ознайомлення, тобто надалі не спираються на нього при роботі.

Обов'язки розробки Положень доручаються відділ організації та оплати праці. Якщо ж вона відсутня, то цим займається юридичний відділ чи відділ кадрів.

У положенні визначається: правове становище та порядок створення підрозділу; його структура та штатна чисельність; правничий та відповідальність, завдання, функції, порядок взаємодії коїться з іншими структурами організації.

Таким чином, Положення може включати такі розділи:

1. Загальні положення.
2. Структуру та штатну чисельність.
3. Опції.
4. Завдання.
5. Права.
6. Відповідальність.
7. Взаємодія.

(Розмір: 73,0 KiB | Завантажень: 5 509)

(Розмір: 74,5 KiB | Завантажень: 2 255)

(Розмір: 67,5 KiB | Завантажень: 1 941)

(Розмір: 71,5 KiB | Завантажень: 2 700)